كيفية تحسين الكفاءة التشغيلية في 5 خطوات سهلة

سواء كنت من شركة صغيرة أو شركة قائمة مديرًا أو موظفًا ، فإن فهم الكفاءة التشغيلية وتحسينها يمكن أن يساعدك أنت وفريقك على النجاح. ستستكشف هذه المقالة تعريفات وفوائد الكفاءة التشغيلية ، وتقدم نصائح حول كيفية تحسينها ، وتوضح بعض الطرق الرئيسية لتعزيز الكفاءة التشغيلية بأقل جهد ممكن.

لذلك ، دعنا نتعمق ونبدأ في تحسين الكفاءة التشغيلية.

ما هي الكفاءة التشغيلية

الكفاءة التشغيلية هي الفعالية وسعة الحيلة التي تنتج بها الشركة أو المنظمة سلعًا أو خدمات. إنه مقياس لمدى استخدام الشركة لموظفيها ومعداتها وعملياتها لإنتاج المخرجات المرغوبة. باختصار - إنه مدى جودة أداء شركتك لما تفعله.

غالبًا ما تُستخدم الكفاءة التشغيلية لتقييم مدى جودة عمل العمليات الداخلية للشركة وسلسلة التوريد وأنظمة التوزيع معًا كنظام شامل. غالبًا ما تعني الكفاءة التشغيلية العالية أداءً عامًا أفضل للأعمال ويمكن أن تؤثر بشكل كبير على الربحية والقدرة التنافسية.

لكي تكون فعالة من الناحية التشغيلية ، يجب على الشركة:

• أن تكون قادرًا على إنتاج سلع أو خدمات بأعلى المستويات الممكنة. قلل من النفايات وحواجز الطرق
• تبسيط العمليات لتعظيم استخدام الموارد
• التحسين المستمر من خلال التكيف مع ظروف العمل المتطورة.

غالبًا ما يتم تقييم الكفاءة التشغيلية باستخدام مقاييس مثل التكلفة لكل وحدة ووقت الدورة والإخراج لكل وحدة من المدخلات. من خلال تحسين هذه المقاييس الرئيسية ، يمكن للشركات تعزيز كفاءتها التشغيلية وخفض تكاليفها ، مما يؤدي إلى تحسين الربحية والقدرة التنافسية.

لماذا الكفاءة التشغيلية مهمة

تضمن الكفاءة التشغيلية أن مؤسستك يمكنها إنتاج مخرجاتها المرغوبة باستخدام أقل عدد ممكن من الموارد. تعتبر الكفاءة التشغيلية مهمة لأنها توفر المال وتزيد من الإنتاجية وتحسن رضا العملاء.

لذلك ، دعونا نلقي نظرة على الأسباب الأكثر انتشارًا لضرورة الكفاءة التشغيلية:

توفير في التكاليف

من خلال تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء ، يمكن للمؤسسات الاستفادة بشكل أفضل من مواردها والتوقف عن الإنفاق على الموارد والإجراءات التي لا توفر عائدًا إيجابيًا.

زيادة الإنتاجية

من خلال تحديد الاختناقات وأوجه عدم الكفاءة والقضاء عليها ، يمكن للمؤسسات زيادة سرعة عملياتها وإنتاجها ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

تحسين رضا العملاء

من خلال تقليل أوقات الانتظار والأخطاء ، يمكن للمؤسسات تحسين تجربة العملاء وزيادة رضا العملاء.

ميزة تنافسية

يمكن للمنظمات التي تعمل بكفاءة تقديم أسعار أقل وخدمة أفضل ، مما يمنحها ميزة تنافسية في السوق.

تخصيص الموارد الذكية

باستخدام الموارد بشكل أكثر كفاءة ، يمكن للمؤسسات تقليل تأثيرها على البيئة والمساعدة في الحفاظ على الموارد القيمة.

تحسين الاستثمار

يمكن تحسين المحافظ الاستثمارية بشكل كبير من خلال الكفاءة التشغيلية وتوفير فرص أكبر لمستقبل عملك.

فوائد الكفاءة التشغيلية

تجلب الكفاءة التشغيلية العديد من الفوائد للشركات. نظرًا لأن طلب العملاء لا يزال هو المحرك الأكبر في معظم مجالات الأعمال ، فإن تحسين الكفاءة التشغيلية يسمح لشركتك بالبقاء مرنًا لتلبية احتياجات السوق المتغيرة. بدلاً من الاستجابة للاتجاهات ، تتحكم الشركات ذات الكفاءة التشغيلية في المحادثة وتتفوق على منافسيها.

لذلك ، دعنا نستكشف بعض الفوائد التي ستختبرها شركتك إذا استثمرت في الكفاءة التشغيلية.

زيادة الاحتفاظ بالعملاء

يمكن أن يزيد الاحتفاظ بالعملاء بشكل كبير. تقوم الشركات ذات الكفاءة التشغيلية بمعالجة العملاء بسرعة أكبر ، وخدمة العملاء بشكل كامل ، وملء احتياجات السوق المتغيرة بشكل أكثر مرونة.

رشاقة أعمال أفضل

يعد إنشاء أنظمة قابلة للتكيف والمواءمة والإجراءات والعمليات جزءًا كبيرًا من الكفاءة التشغيلية. تعني سرعة الأعمال دعم جهود العمل وإدارة تعاون الفريق بشكل أفضل واستخدام اتخاذ القرارات الذكية.

توسيع الخدمة

توفر التكاليف المنخفضة والعمليات التشغيلية المبسطة مساحة للنمو وتوسيع خدمات عملك. تستخدم الشركات ذات الكفاءة التشغيلية البيانات والتحليلات لتحديد احتياجات السوق غير الملباة ، وإنشاء خدمات (أو منتجات) أفضل وموسعة لتلبية تلك الاحتياجات.

الفوائد تتحدث عن نفسها. ولكن كيف يمكنك تحسين الكفاءة التشغيلية لمؤسستك؟ واصل القراة حتى تفهم.

كيفية تحسين الكفاءة التشغيلية في 5 خطوات

يمكن أن يكون تحسين الكفاءة التشغيلية عملية معقدة ومستمرة ، ولكن هناك بعض الخطوات الأساسية التي يمكنك اتخاذها على الفور للبدء.

تحديد مجالات التحسين

تتمثل الخطوة الأولى في تحسين الكفاءة التشغيلية في تحديد المجالات التي تهدر فيها المنظمة الموارد أو حيث تكون العمليات غير فعالة. يمكن القيام بذلك من خلال تحليل البيانات وتصور البيانات ، مع مناقشة حول المقاييس التي تحقق أكبر قدر من البصيرة.

ضع أهدافًا وأهدافًا واضحة

وقم بمواءمة أهدافك حولها. بمجرد وضع النتيجة النهائية في الاعتبار ، يمكن العثور على الكفاءات التشغيلية التي تمكّن هذه النتائج. يجب أن تكون الأهداف والغايات التي تحددها محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART) . تضمن أهداف SMART أن مؤسستك تركز على التحسينات الصحيحة ويمكنها تتبع تقدمها. لمعرفة كيفية تطبيق مبادئ أهداف SMART ، انتقل إلى مقالتنا هنا.

تبسيط العمليات

بمجرد تحديد الأهداف والغايات ، فإن الخطوة التالية هي تحديد طرق لتبسيط العمليات. يمكن أن يتضمن هذا إعادة تنظيم سير العمل. يستخدم العديد من المديرين التشغيليين أداة مكان عمل رقمية الكل في واحد تدعم العديد من تتبع المشاريع والتعاون الجماعي مع البيانات في المقدمة.

الثقة في التكنولوجيا

يمكن للتقدم في التكنولوجيا في كثير من الأحيان أن يساعد المنظمات على تحسين الكفاءة التشغيلية. يمكن أن يشمل ذلك استخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي وتحليلات البيانات لتبسيط العمليات وتوفير الوقت.

استعراض مستمر

من المهم مراقبة التقدم نحو تحسين الكفاءة التشغيلية بانتظام. إن تحقيق نتائج ملحوظة ليس نشاطًا محددًا وننسى. يتطلب التكيف والتعديل والقياس المستمر. قم بإجراء تقييمات منتظمة للعمليات والعمليات واشرك فريقك عن كثب في تحليل هذه المقاييس.

كيفية قياس الكفاءة التشغيلية

لتحسين الكفاءة التشغيلية ، تحتاج إلى قياسها وتحليلها بانتظام. بالطبع ، يعتمد قياسه على الأهداف والغايات المحددة للمنظمة. ومع ذلك ، فإن بعض المقاييس الشائعة لقياس الكفاءة التشغيلية تشمل:

• التكلفة لكل وحدة : يقيس هذا المقياس تكلفة إنتاج كل وحدة من المنتج أو الخدمة. يمكن أن تشير التكلفة المنخفضة لكل وحدة إلى أن المؤسسة تستخدم مواردها أكثر
• الإنتاجية : تقيس الإنتاجية مخرجات المنظمة بالنسبة إلى مدخلاتها. يمكن حساب ذلك كنسبة من المخرجات إلى المدخلات ، أو كقيمة إجمالية للمخرجات المنتجة لكل وحدة من المدخلات.
• وقت الإنتاج: يقيس وقت الإنتاجية الوقت الذي يستغرقه إنتاج منتج أو خدمة ، من البداية إلى النهاية. يمكن أن يشير وقت النقل الأقصر إلى أن المنظمة تستخدم مواردها بشكل أكثر كفاءة.
• عائد الاستثمار (ROI) : يقيس عائد الاستثمار ربحية الاستثمار. غالبًا ما يؤدي الاستثمار في الموارد والأدوات والبرامج الداخلية التي تستخدمها فرقك إلى زيادة الربحية بشكل مباشر.

من المفيد تتبع مجموعة من المقاييس المذكورة أعلاه للحصول على عرض أكثر شمولاً وتفصيلاً للكفاءة التشغيلية لمؤسستك. قد يكون أحد المقاييس مصادفة دائمًا. يعتبر مقياسان أو أكثر أكثر قيمة للتحليل.

إحدى الأدوات الرائعة التي يستخدمها العديد من المديرين التشغيليين لقياس الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لمؤسستهم هي مكان عمل رقمي متعدد الإمكانات. على سبيل المثال ، إذا كانت لدى إحدى المؤسسات أهدافًا لتحسين التعاون الجماعي وتحليلات البيانات ، فيمكن لمكان العمل الرقمي مثل Slingshot تحديد مجالات النمو بسرعة. إليك الطريقة:

تبسيط الاتصال والتعاون

يوفر مكان العمل الرقمي مركزًا واحدًا للاتصال والتعاون ، مما يسمح للفرق بمشاركة المعلومات بسهولة والعمل في المشاريع معًا والبقاء على اطلاع دائم بحالة المهام. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين الكفاءة والمساءلة في سير العمل وتقليل الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهام.

تعزيز استخدام البيانات

يمكن أن يوفر مكان العمل الرقمي مستودعًا مركزيًا للبيانات ، مما يسمح للفرق بالوصول إلى البيانات ومشاركتها بسهولة حسب الحاجة. يمكن أن يساعد ذلك الفرق على اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين كفاءة عملهم دون تبديل التطبيقات وإضاعة الوقت.

مراقبة وتتبع التقدم

يمكن أن يوفر مكان العمل الرقمي أدوات لتتبع التقدم المحرز ومراقبته ، مثل برنامج إدارة المشاريع وتتبع المهام وتحليلات البيانات. يمكن أن يساعد هذا المؤسسات على فهم كفاءتها التشغيلية بشكل أفضل وتحديد مجالات التحسين.

تعزيز الأمان والامتثال

يعمل مكان العمل الرقمي على تحسين الأمان والامتثال لأدوات إدارة الوصول إلى البيانات والمستندات. يمكن أن يساعد ذلك في حماية البيانات الحساسة والتأكد من أن المؤسسة تعمل بشكل متوافق.

Slingshot هي أداة شاملة مع كل ميزة مطلوبة لإنشاء عملية شاملة لتحسين الكفاءة التشغيلية لمؤسستك. ابدأ بإصدار تجريبي مجاني وانظر بنفسك.