Как организовать личные дела сотрудников

Персональные файлы сотрудников содержат важную информацию о ваших сотрудниках, такую ​​как налоговые документы, отчеты о производительности, трудовые договоры и многое другое.

Без четкой организационной структуры личных дел важные данные могут быть утеряны или помещены не на место. Это затрудняет поиск нужной информации сотрудникам отдела кадров (HR), администраторам заработной платы и менеджерам. Кроме того, потеря информации о сотрудниках может привести к нарушению вашей компанией законодательства штата и федерального трудового законодательства. Это также затрудняет понимание того, когда документы необходимо обновить или заменить.

В этом руководстве мы объясним, что входит в личное дело сотрудника, и предложим пять советов по организации личных дел сотрудников.

Что такое личное дело?

Личное дело сотрудника представляет собой набор документов, связанных с пребыванием сотрудника в вашей компании. Он служит записью их занятости с момента подачи заявления на работу до момента увольнения.

Личные дела важны для различных внутренних бизнес-целей и требований законодательства. Они служат отправной точкой для всех административных, управленческих, контрактных и компенсационных, связанных с развитием и дисциплинарных вопросов, связанных с работником.

Файлы сотрудников также важны для соблюдения нормативных требований и обычно содержат данные, которые работодатели обязаны хранить по закону. Сюда входят налоговые документы сотрудников, такие как форма W-4, которая требуется IRS, и записи о компенсации, которые требуются в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

Кроме того, файлы сотрудников являются безопасным хранилищем для юридических документов , таких как трудовые договоры и соглашения о неконкуренции. Крайне важно, чтобы ваша компания имела доступ к этим документам в случае возникновения трудового спора.

Кто отвечает за организацию HR-файлов?

Администраторы отдела кадров обычно несут ответственность за организацию файлов человеческих ресурсов и ежедневную работу с документами в личных делах. Они также несут ответственность за актуальность документов и предоставление доступа к файлам тем, кто в них нуждается.

Менеджерам также может быть поручено добавлять такие документы, как обзоры производительности, в файлы сотрудников. В этом случае они должны иметь представление о системе организации файлов.

Что содержится в личном деле сотрудника?

Первым шагом в изучении того, как организовать файлы HR, является решение, какие формы и данные должны быть включены в них. Мы перечислим некоторые общие документы, которые отдел кадров обычно хранит в личных делах.

Документы соответствия

Документы соответствия — это любые документы, касающиеся сотрудников, которые ваша компания обязана хранить в соответствии с федеральным законодательством или законодательством штата. К ним относятся:

• налог IRS формы удержания (например, формы W-4 и W-9)
• Иммиграционные документы (например, формы I-9)
• Табель учета рабочего времени, платежные ведомости и другие документы по заработной плате
• Демографические данные (включая имя, номер социального страхования, пол и адрес)
• Должностная инструкция для каждой должности сотрудника
• Формы регистрации льгот для сотрудников (например, регистрационные формы 401(k))
• Документы об оплате труда
• Данные об увольнении, включая страховку COBRA и документы по безработице

Документы компании

Документы компании — это любые файлы, которые используются внутри вашей компании или содержат запись истории сотрудника в вашей компании. Они могут включать:

• Резюме и сопроводительное письмо о приеме на работу
• Подписанное письмо с предложением работы
• Договор найма
• Документы по обзору эффективности
• Запись повышений и повышений
• Подписанное подтверждение политики компании, включая руководство для сотрудников
• Соглашения о неконкуренции или неразглашении
• Дисциплинарные записи
• Заявление об увольнении и документы о выходе из интервью

Конфиденциальные файлы сотрудников

Важно отметить, что вашей компании, скорее всего, потребуется вести один или несколько наборов конфиденциальных личных записей отдельно от ваших основных дел сотрудников .

Документы в этих конфиденциальных файлах должны быть доступны только администраторам отдела кадров , которым необходимо их просмотреть. Они не должны быть доступны руководителям, а процесс их просмотра должен жестко контролироваться.

Файлы, которые должны находиться в конфиденциальном деле сотрудника, включают:

• Проверка биографических данных
• Результаты теста на наркотики
• Документы на алименты
• Записи об аресте заработной платы
• Информация о бенефициаре
• Любые записи, связанные с текущим судебным разбирательством

Вам также необходимо подумать о том, как хранить файлы сотрудников, содержащие медицинскую информацию . Медицинские данные защищены Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Он должен храниться в собственном конфиденциальном медицинском файле, отдельно от других типов конфиденциальных данных.

Медицинские файлы могут включать:

• Регистрационные формы медицинского, стоматологического и офтальмологического страхования
• Регистрационные формы страхования жизни
• Страховые претензии и справки от врача
• Документация на отпуск по болезни
• Запросы на жилье для инвалидов

Бумажные и электронные файлы сотрудников

Одно важное решение, которое вам нужно будет принять, — это использовать бумажные или электронные файлы.

Десятилетиями все файлы сотрудников были бумажными. У большинства предприятий были закрытые картотечные шкафы, к которым имели доступ только администраторы отдела кадров. У каждого сотрудника был свой манильский конверт, который со временем постепенно заполнялся бумажными документами.

В наши дни редко можно увидеть компании, хранящие бумажные документы. Лучший способ организовать файлы сотрудников — в электронном виде. Цифровые файлы сотрудников обычно более удобны и предоставляют несколько важных преимуществ.

Во-первых, электронные документы доступны для поиска. Вы можете быстро получить последнюю оценку эффективности конкретного сотрудника, просто выполнив поиск имени сотрудника в файловом менеджере или системе управления документами. Это экономит много времени по сравнению с копанием в картотеке в поисках определенного листа бумаги.

Кроме того , хранить электронные записи более экономично и компактно . Вам не нужно занимать ценную недвижимость массивным шкафом для документов в главном офисе. Также нет затрат на печать или измельчение.

Кроме того, электронные записи могут быть более безопасными, чем бумажные . Администраторы отдела кадров могут настроить права доступа, чтобы менеджеры могли видеть файлы сотрудников только для своих непосредственных подчиненных. Эти разрешения устраняют риск того, что файлы сотрудников могут быть просмотрены кем-то, кто не имеет прав на их просмотр.

С точки зрения регулирования бумажные и электронные документы в значительной степени эквивалентны. Ваша компания может использовать программное обеспечение для заполнения и подписания форм полностью онлайн или сканирования бумажных форм для создания цифровых копий. В большинстве случаев после создания цифровой копии документа вы можете свободно распоряжаться исходной бумажной копией. Существует несколько заметных исключений, таких как рентгеновские изображения, как того требует Управление по охране труда.

Независимо от того, предпочитаете ли вы хранить бумажные или цифровые файлы сотрудников, рекомендуется сохранять резервные копии . Для бумажных документов это означает хранение копий всех ваших документов вне офиса — например, в коммерческом хранилище документов.

Для цифровых записей вы можете сохранять резервные копии на жесткий диск или хранить их в облаке с помощью такой службы, как Google Drive. Многие системы управления персоналом, которые предлагают хранилище документов, такие как Connecteam, автоматически создают резервные копии ваших файлов сотрудников в облаке.

Прочтите наш подробный обзор лучших систем управления документами 2023 года.

Как организовать файлы сотрудников: 5 советов

Теперь, когда мы ответили, что такое личное дело, и вы знаете, что включать в него, у нас есть 5 советов, как организовать дела сотрудников в электронном виде.

Наш первый совет о том, как организовать файлы человеческих ресурсов, касается согласованности. Как бы вы ни решили упорядочить свои файлы, сделайте это во всей системе управления персоналом.

На уровне отдельных файлов используйте стандартизированный подход к именованию документов. Например, вы можете назвать документы, используя формулу:

[Фамилия сотрудника] [Имя сотрудника] – [Имя документа] – [Год]

Эта схема именования позволяет легко увидеть, кому принадлежит документ, что это за документ и сколько ему лет.

На уровне папок сотрудников можно применить аналогичную стандартизацию. Например, у каждого сотрудника может быть папка с его именем или номером сотрудника. В этой папке у вас могут быть подпапки с пометками «Ввод», «Заработная плата», «Обзоры производительности» и так далее. Затем поместите одинаковые типы документов в каждую из этих подпапок для каждого сотрудника.

Использование специального приложения для организации документов может значительно упростить управление файлами сотрудников. Системы управления документами позволяют перетаскивать файлы между папками, искать документы по имени или содержимому и многое другое.

Некоторые системы управления документами, такие как Connecteam , также позволяют сотрудникам безопасно загружать необходимые кадровые документы в вашу систему. Программное обеспечение использует автоматизацию, чтобы поместить каждый личный файл сотрудника и сформировать его там, где он должен быть, экономя время и уменьшая количество ошибок.

Connecteam также предлагает портал самообслуживания для менеджеров и сотрудников для просмотра документов. Например, вы можете разрешить менеджерам просматривать отчеты о производительности сотрудников, а сотрудникам — просматривать платежные квитанции. Это освобождает вашу HR-команду, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, чем постоянное реагирование на запросы документов.

Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Connecteam прямо сейчас

Важной частью изучения того, как организовать файлы сотрудников в электронном виде, является настройка прав доступа. Разрешения на доступ определяют, кто в вашей компании может видеть какие файлы сотрудников. Они необходимы для обеспечения того, чтобы конфиденциальные данные сотрудников были видны только тем, кому это необходимо. Разрешения также помогают предотвратить случайное перемещение, редактирование или удаление файлов.

С приложением для управления файлами для организации документов должно быть просто установить права доступа. Для начала неплохо предоставить менеджерам доступ к неконфиденциальным файлам только для их непосредственных подчиненных. Старшим менеджерам может потребоваться доступ к файлам для отчетов на два уровня ниже.

Только старшие администраторы отдела кадров и менеджеры по льготам должны иметь доступ к информации о льготах сотрудников и другим конфиденциальным документам. Только члены юридического отдела вашей компании должны иметь доступ к файлам, связанным с текущим судебным разбирательством.

Еще один совет по организации личных дел — использование форм и контрольных списков , подобных тем, которые доступны в Connecteam. Это гарантирует, что сотрудники заполняют все документы, которые от них требуются.

И формы, и контрольные списки особенно полезны во время адаптации и в начале каждого года, когда у сотрудников есть множество документов для предоставления. Как сотрудникам, так и менеджерам по персоналу будет легко увидеть, отсутствует ли важный файл или форма.

Один из самых сложных аспектов управления файлами сотрудников — следить за обновлениями форм и сроками действия сертификатов . Вопрос заключается в том, как организовать личные дела сотрудников таким образом, чтобы вы могли быть уверены, что ваши формы сотрудников всегда актуальны.

Опять же, может помочь использование системы управления документами . Когда администратор отдела кадров загружает документ, он может назначить ему срок действия. Это может быть один год со дня загрузки формы, даты истечения срока действия сертификата или последнего дня года.

Connecteam, например, позволяет вам устанавливать даты истечения срока действия для каждой записи документа или для каждого типа. Назначение срока действия по типу (например, один год или 18 месяцев) избавляет вас от необходимости делать это вручную для каждого документа.

Затем ваша система управления документами автоматически уведомит вас или сотрудника о приближении даты истечения срока действия. Это гарантирует, что файлы и формы будут обновлены до истечения срока их действия, чтобы не было нарушений.

Резюме

Понимание того, как упорядочить файлы сотрудников, может иметь огромное значение для работы отдела кадров в вашем бизнесе. Хорошо организованные файлы сотрудников облегчают администраторам и менеджерам отдела кадров поиск необходимой информации. Они также имеют решающее значение для обеспечения того, чтобы ваш бизнес оставался в соответствии с налоговым и трудовым законодательством.

Лучший способ организовать файлы сотрудников — в электронном виде, в идеале — с помощью специальной системы управления кадровыми документами, такой как Connecteam . Вы можете создать стандартизированную систему именования файлов, контролировать права доступа, легко следить за сроками действия документов и многое другое.

Легко управляйте личными делами сотрудников с помощью Connecteam

Connecteam — это идеальное решение для управления личными делами сотрудников. Наша специальная платформа управления персоналом предлагает безопасное хранение документов, легкий доступ и расширенные разрешения для конфиденциальной информации.

Connecteam помогает оптимизировать процессы управления персоналом, от контрактов с сотрудниками и аттестаций до сертификатов об обучении и запросов на отпуск, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном — своем бизнесе.

Подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию сегодня и ощутите на себе преимущества Connecteam.