직원 인사 파일을 구성하는 방법

직원 인사 파일에는 세금 문서, 성과 검토, 고용 계약 등과 같은 직원에 대한 중요한 정보가 포함되어 있습니다.

인사 파일에 대한 명확한 조직 구조가 없으면 중요한 데이터가 손실되거나 잘못 배치될 수 있습니다. 이로 인해 HR(Human Resources) 직원, 급여 관리자 및 관리자가 필요한 정보를 찾기가 더 어려워집니다. 또한 직원 데이터를 추적하지 못하면 회사가 주 및 연방 노동법을 준수하지 못하게 될 수 있습니다. 또한 문서를 업데이트하거나 교체해야 하는 시기를 알기가 더 어렵습니다.

이 가이드에서는 직원 인사 파일에 포함된 내용을 설명하고 직원 인사 파일을 구성하는 방법에 대한 5가지 팁을 제공합니다.

인사 파일이란 무엇입니까?

직원 인사 파일은 직원의 회사 재직 기간과 관련된 문서 모음입니다. 구직 신청부터 퇴사까지의 고용 기록 역할을합니다.

인사 파일은 다양한 내부 비즈니스 목적 및 법적 요구 사항에 중요합니다. 그들은 직원과 관련된 모든 관리, 관리, 계약 및 보상, 개발 및 징계 질문에 대한 기준점 역할을 합니다.

직원 파일은 규정 준수에도 중요하며 일반적으로 고용주가 법에 따라 보관해야 하는 데이터를 포함합니다. 여기에는 IRS에서 요구하는 양식 W-4와 같은 직원 세금 문서와 공정근로기준법(FLSA)에서 요구하는 보상 기록이 포함됩니다.

또한 직원 파일은 고용 계약 및 경쟁 금지 계약과 같은 법적 문서를 위한 안전한 장소를 제공합니다. 노동 분쟁이 발생할 경우 회사에서 이러한 문서에 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

HR 파일 정리를 담당하는 사람은 누구입니까?

HR 관리자는 일반적으로 인사 파일을 구성하고 매일 인사 파일의 문서를 처리하는 일을 담당합니다. 또한 문서를 최신 상태로 유지하고 파일이 필요한 사람들에게 파일에 대한 액세스를 제공할 책임이 있습니다.

관리자는 성과 검토와 같은 문서를 직원 파일에 추가하는 작업을 맡을 수도 있습니다. 이 경우 파일 구성 시스템에 대해 제대로 이해하고 있어야 합니다.

직원 인사 파일에는 무엇이 들어가나요?

HR 파일을 구성하는 방법을 배우는 첫 번째 단계는 어떤 양식과 데이터가 포함되어야 하는지 결정하는 것입니다. 인적 자원이 일반적으로 인사 파일에 보관하는 일반적인 문서 중 일부를 나열합니다.

규정 준수 문서

규정 준수 문서는 연방법 또는 주법에 따라 회사에서 보관해야 하는 직원 관련 문서입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• IRS 세금 원천징수 양식(예: W-4 및 W-9 양식)
• 이민 문서(예: I-9 양식)
• 직원 근무 시간표, 급여 명세서 및 기타 급여 기록
• 인구 통계 데이터(이름, 주민등록번호, 성별 및 주소 포함)
• 각 직원의 직책에 대한 직무 설명
• 직원 혜택 등록 양식(예: 401(k) 등록 양식)
• 근로자 보상 문서
• COBRA 보험 및 실업 문서를 포함한 해고 데이터

회사 문서

회사 문서는 회사에서 내부적으로 사용하거나 직원 기록을 회사에 제공하는 모든 파일입니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 이력서 및 입사지원서 커버레터
• 서명된 채용 제안서
• 고용 계약
• 성과 검토 문서
• 승진 및 인상 기록
• 직원 핸드북을 포함한 회사 정책에 대한 서명된 확인서
• 경쟁 금지 또는 비공개 계약
• 징계 기록
• 사직서 및 퇴사 면접 서류

기밀 직원 파일

중요한 것은 귀사가 주요 직원 파일과 별도로 하나 이상의 기밀 개인 기록 세트를 보관해야 할 가능성이 높다는 것입니다.

이러한 기밀 파일의 문서는 문서를 볼 필요가 있는 HR 관리자만 액세스 할 수 있어야 합니다. 관리자가 액세스할 수 없어야 하며 조회 프로세스를 엄격하게 통제해야 합니다.

직원의 기밀 파일에 포함되어야 하는 파일은 다음과 같습니다.

• 배경 조사
• 약물 검사 결과
• 자녀 양육 서류
• 임금 압류 기록
• 수혜자 정보
• 진행중인 소송과 관련된 모든 기록

의료 정보가 포함된 직원 파일을 저장하는 방법도 고려해야 합니다. 의료 데이터는 HIPAA(Health Insurance Portability and Accountability Act)에 따라 보호됩니다. 다른 유형의 기밀 데이터와 별도로 자체 기밀 의료 파일에 저장해야 합니다.

의료 파일에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 건강, 치과 및 안과 보험 가입 양식
• 생명 보험 가입 양식
• 보험 청구 및 의사의 메모
• 병가 요청 문서
• 장애인 편의시설 요청

종이 대 전자 직원 파일

종이 파일을 사용할지 전자 파일을 사용할지 결정해야 하는 중요한 결정 중 하나입니다.

수십 년 동안 직원 파일은 모두 종이 기록이었습니다. 대부분의 기업은 HR 관리자만 액세스할 수 있는 파일 캐비넷을 잠갔습니다. 각 직원은 시간이 지남에 따라 점차적으로 종이 문서로 채워지는 자신의 마닐라 봉투를 가지고 있었습니다.

요즘에는 종이 기록을 보유하고 있는 회사를 보기가 어렵습니다. 직원 파일을 구성하는 가장 좋은 방법은 전자적으로 구성하는 것입니다. 디지털 직원 파일은 일반적으로 더 편리하며 몇 가지 중요한 이점을 제공합니다.

첫째, 전자 문서를 검색할 수 있습니다. 파일 관리자 또는 문서 관리 시스템에서 직원의 이름을 검색하기만 하면 특정 직원의 최신 성과 검토를 빠르게 가져올 수 있습니다. 서류 캐비넷을 뒤지고 특정 종이를 찾는 것과 비교하여 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

또한 전자 기록을 보관하는 것이 더 비용 효율적이고 공간 효율적 입니다. 본사에 있는 방대한 파일 캐비넷으로 귀중한 부동산을 차지할 필요가 없습니다. 인쇄나 파쇄 비용도 없습니다.

또한 전자 기록은 종이 기록보다 더 안전 할 수 있습니다. HR 관리자는 관리자가 부하 직원의 직원 파일만 볼 수 있도록 액세스 권한을 구성할 수 있습니다. 이러한 권한은 직원 파일을 볼 수 있는 권한이 없는 사람이 직원 파일을 볼 수 있는 위험을 제거합니다.

규제 관점에서 볼 때 종이 문서와 전자 문서는 거의 동일합니다. 회사는 소프트웨어를 사용하여 온라인으로 완전히 양식을 작성하고 서명하거나 종이 양식을 스캔하여 디지털 사본을 만들 수 있습니다. 대부분의 경우 문서의 디지털 사본을 만든 후에는 원본 종이 사본을 자유롭게 폐기할 수 있습니다. Occupational Safety and Health Administration에서 요구하는 X-ray 이미지와 같은 몇 가지 주목할만한 예외가 있습니다.

종이 파일을 보관하든 디지털 직원 파일을 보관하든 관계없이 백업을 유지하는 것이 좋습니다. 종이 기록의 경우 이는 모든 문서의 사본을 오프사이트(예: 상업용 문서 저장 시설)에 저장하는 것을 의미합니다.

디지털 기록의 경우 백업을 하드 드라이브에 저장하거나 Google 드라이브와 같은 서비스를 사용하여 클라우드에 저장할 수 있습니다. Connecteam과 같이 문서 저장소를 제공하는 많은 HR 관리 시스템은 직원 파일을 클라우드에 자동으로 백업합니다.

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직원 파일 정리 방법: 5가지 팁

이제 인사 파일이 무엇인지 답했고 파일에 무엇을 포함해야 하는지 알았으므로 직원 파일을 전자적으로 구성하는 방법에 대한 5가지 팁이 있습니다.

인적 자원 파일을 구성하는 방법에 대한 첫 번째 팁은 일관성에 관한 것입니다. 그러나 파일을 정리하기로 결정했다면 전체 HR 시스템에서 그렇게 하십시오.

개별 파일 수준에서 표준화된 접근 방식을 사용하여 문서 이름을 지정합니다. 예를 들어 다음 공식을 사용하여 문서 이름을 지정할 수 있습니다.

[직원 성] [직원 이름] – [문서 이름] – [연도]

이 이름 지정 체계를 사용하면 문서가 속한 사람, 문서가 무엇인지, 얼마나 오래되었는지 쉽게 알 수 있습니다.

직원 폴더 수준에서 유사한 표준화를 적용할 수 있습니다. 예를 들어 각 직원은 이름이나 직원 번호가 있는 폴더를 가질 수 있습니다. 해당 폴더 내에는 "Onboarding", "Payroll", "Performance Reviews" 등의 레이블이 지정된 하위 폴더가 있을 수 있습니다. 그런 다음 동일한 유형의 문서를 각 직원의 각 하위 폴더에 넣습니다.

전용 앱을 사용하여 문서를 정리하면 직원 파일을 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다. 문서 관리 시스템을 사용하면 폴더 간에 파일을 끌어다 놓고 이름이나 내용으로 문서를 검색하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

Connecteam과 같은 일부 문서 관리 시스템을 사용하면 직원이 필요한 HR 문서를 시스템에 안전하게 업로드할 수도 있습니다. 이 소프트웨어는 자동화를 사용하여 모든 직원 인사 파일과 양식을 원래 위치에 배치하여 시간을 절약하고 오류를 줄입니다.

Connecteam은 관리자와 직원이 문서를 볼 수 있는 셀프 서비스 포털도 제공합니다. 예를 들어 관리자는 직원 성과 검토를 보고 직원은 급여 명세서를 보도록 허용할 수 있습니다. 이렇게 하면 HR 팀이 문서 요청에 지속적으로 응답하는 것보다 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.

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직원 파일을 전자적으로 구성하는 방법을 배우는 데 중요한 부분은 액세스 권한을 설정하는 것입니다. 액세스 권한은 회사에서 직원 파일을 볼 수 있는 사람을 결정합니다. 중요한 직원 데이터가 필요한 사람에게만 표시되도록 하는 데 필수적입니다. 권한은 또한 파일이 실수로 이동, 편집 또는 삭제되는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

문서를 정리하는 파일 관리 앱을 사용하면 액세스 권한을 설정하는 것이 간단해야 합니다. 시작하기 좋은 곳은 직속 부하 직원에게만 기밀이 아닌 파일에 대한 액세스 권한을 관리자에게 부여하는 것입니다. 고위 관리자는 두 계층 아래의 보고서 파일에 액세스해야 할 수 있습니다.

선임 HR 관리자와 복리후생 관리자만 직원 복리후생 정보 및 기타 기밀 문서에 액세스할 수 있어야 합니다. 회사의 법무팀 구성원만 진행 중인 소송과 관련된 파일에 액세스할 수 있어야 합니다.

인사 파일을 구성하는 방법에 대한 또 다른 팁은 Connecteam에서 사용할 수 있는 것과 같은 양식 및 체크리스트를 사용하는 것입니다. 이를 통해 직원은 필요한 모든 문서를 작성할 수 있습니다.

양식과 체크리스트는 직원이 제공해야 할 문서가 많을 때 온보딩과 매년 초에 특히 유용합니다. 직원과 HR 관리자 모두 중요한 파일이나 양식이 누락되었는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

직원 파일 관리의 까다로운 측면 중 하나는 양식 갱신 및 인증 만료를 파악하는 것 입니다. 문제는 직원 양식이 항상 최신 상태임을 확인할 수 있는 방식으로 직원의 인사 파일을 구성하는 방법입니다.

다시 한 번 문서 관리 시스템을 사용하면 도움이 될 수 있습니다. HR 관리자는 문서를 업로드할 때 만료 날짜를 지정할 수 있습니다. 양식이 업로드된 날, 인증이 만료된 날짜 또는 연도의 마지막 날로부터 1년이 될 수 있습니다.

예를 들어 Connecteam을 사용하면 문서 항목 또는 유형별로 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 유형별로 만료 날짜(예: 1년 또는 18개월)를 지정하면 각 문서에 대해 수동으로 지정하지 않아도 됩니다.

문서 관리 시스템은 만료 날짜가 다가오면 자동으로 귀하 또는 직원에게 알립니다. 이렇게 하면 파일과 양식이 만료되기 전에 갱신되므로 규정 준수가 중단되지 않습니다.

요약

직원 파일을 구성하는 방법을 이해하면 비즈니스의 HR 운영에 큰 차이를 만들 수 있습니다. 잘 구성된 직원 파일을 사용하면 HR 관리자와 관리자가 필요한 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 귀하의 비즈니스가 세금 및 노동법을 준수하는지 확인하는 데 중요합니다.

직원 파일을 구성하는 가장 좋은 방법은 전자적으로, 이상적으로는 Connecteam 과 같은 전용 HR 문서 관리 시스템을 사용하는 것입니다. 표준화된 파일 명명 시스템을 생성하고, 액세스 권한을 제어하고, 문서 만료를 쉽게 파악하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

Connecteam으로 직원 인사 파일을 쉽게 관리

Connecteam은 직원 인사 파일을 관리하기 위한 궁극적인 솔루션입니다. 당사의 전용 HR 관리 플랫폼은 안전한 문서 저장, 쉬운 액세스 및 기밀 정보에 대한 고급 권한을 제공합니다.

직원 계약 및 성과 검토에서 교육 수료증 및 휴가 요청에 이르기까지 Connecteam은 HR 프로세스를 간소화하여 가장 중요한 비즈니스에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

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