Cara Mengatur File Personalia Karyawan

File personel karyawan berisi informasi penting tentang karyawan Anda seperti dokumen pajak, ulasan kinerja, kontrak kerja, dan lainnya.

Tanpa struktur organisasi yang jelas untuk file personalia, data penting bisa hilang atau salah tempat. Itu mempersulit pekerja sumber daya manusia (SDM), administrator penggajian, dan manajer untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Selain itu, kehilangan data karyawan dapat membuat perusahaan Anda tidak mematuhi undang-undang ketenagakerjaan negara bagian dan federal. Itu juga mempersulit untuk mengetahui kapan dokumen perlu diperbarui atau diganti.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa saja yang disertakan dalam file personalia karyawan dan menawarkan lima tip tentang cara mengatur file personalia karyawan.

Apa itu File Personalia?

File personel karyawan adalah kumpulan dokumen yang terkait dengan masa kerja karyawan di perusahaan Anda. Ini berfungsi sebagai catatan pekerjaan mereka sejak mereka melamar pekerjaan hingga saat mereka pergi.

File personalia penting untuk berbagai tujuan bisnis internal dan persyaratan hukum. Mereka berfungsi sebagai titik referensi untuk semua pertanyaan administratif, manajerial, kontrak dan kompensasi, pengembangan, dan disiplin yang terkait dengan seorang karyawan.

File karyawan juga penting untuk kepatuhan terhadap peraturan dan biasanya berisi data yang diwajibkan oleh hukum untuk disimpan oleh pemberi kerja. Ini termasuk dokumen pajak karyawan seperti Formulir W-4, yang diwajibkan oleh IRS, dan catatan kompensasi, yang diwajibkan oleh Fair Labor Standards Act (FLSA).

Selain itu, file karyawan menyediakan tempat yang aman untuk dokumen hukum , seperti kontrak kerja dan perjanjian non-persaingan. Adalah penting bahwa perusahaan Anda memiliki dokumen-dokumen ini yang mudah diakses jika terjadi perselisihan perburuhan.

Siapa yang Bertanggung Jawab untuk Mengatur File HR?

Administrator SDM biasanya bertanggung jawab untuk mengatur file sumber daya manusia dan menangani dokumen dalam file personel setiap hari. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen selalu mutakhir dan menyediakan akses ke file bagi mereka yang membutuhkannya.

Manajer juga dapat ditugaskan untuk menambahkan dokumen seperti ulasan kinerja ke file karyawan. Dalam hal ini, mereka harus memiliki pemahaman yang baik tentang sistem organisasi file.

Apa yang Ada di File Personalia Karyawan?

Langkah pertama dalam mempelajari cara mengatur file SDM adalah memutuskan formulir dan data apa yang harus disertakan di dalamnya. Kami akan membuat daftar beberapa dokumen umum yang biasanya disimpan oleh sumber daya manusia di file personalia.

Dokumen kepatuhan

Dokumen kepatuhan adalah dokumen terkait karyawan yang wajib disimpan oleh bisnis Anda oleh undang-undang federal atau undang-undang negara bagian. Ini termasuk:

• pajak IRS formulir pemotongan (seperti formulir W-4 dan W-9)
• Dokumen imigrasi (seperti formulir I-9)
• Lembar waktu karyawan, stub pembayaran, dan catatan penggajian lainnya
• Data demografis (termasuk nama, nomor jaminan sosial, jenis kelamin, dan alamat)
• Deskripsi pekerjaan untuk setiap posisi karyawan
• Formulir pendaftaran tunjangan karyawan (seperti formulir pendaftaran 401(k))
• Dokumen kompensasi pekerja
• Data penghentian, termasuk asuransi COBRA dan dokumen pengangguran

dokumen perusahaan

Dokumen perusahaan adalah file apa pun yang digunakan secara internal oleh perusahaan Anda atau memberikan catatan riwayat karyawan dengan perusahaan Anda. Mereka mungkin termasuk:

• Resume dan surat lamaran kerja
• Surat penawaran kerja yang ditandatangani
• Kontrak kerja
• Dokumen tinjauan kinerja
• Catatan promosi dan kenaikan gaji
• Pengakuan yang ditandatangani atas kebijakan perusahaan, termasuk buku pegangan karyawan Anda
• Perjanjian non-bersaing atau non-disclosure
• Catatan disiplin
• Surat pengunduran diri dan dokumentasi exit interview

File Karyawan Rahasia

Yang penting, perusahaan Anda mungkin perlu menyimpan satu atau beberapa set catatan personalia rahasia yang terpisah dari file karyawan utama Anda .

Dokumen dalam file rahasia ini hanya dapat diakses oleh administrator SDM yang perlu melihatnya. Mereka tidak boleh dapat diakses oleh manajer, dan proses untuk melihatnya harus dikontrol dengan ketat.

File yang harus masuk dalam file rahasia karyawan meliputi:

• Pemeriksaan latar belakang
• Hasil tes narkoba
• Dokumen tunjangan anak
• Catatan pemotongan gaji
• Informasi penerima manfaat
• Setiap catatan yang terkait dengan litigasi yang sedang berlangsung

Anda juga perlu mempertimbangkan cara menyimpan file karyawan yang menyertakan informasi medis . Data medis dilindungi berdasarkan Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Itu harus disimpan dalam file medis rahasianya sendiri, terpisah dari jenis data rahasia lainnya.

File medis mungkin termasuk:

• Formulir pendaftaran asuransi kesehatan, gigi, dan penglihatan
• Formulir pendaftaran asuransi jiwa
• Klaim asuransi dan catatan dokter
• Dokumentasi permintaan cuti medis
• Permintaan akomodasi disabilitas

Kertas vs File Karyawan Elektronik

Satu keputusan besar yang harus Anda ambil adalah apakah akan menggunakan file kertas atau elektronik.

Selama beberapa dekade, file karyawan semuanya adalah catatan kertas. Sebagian besar bisnis telah mengunci lemari arsip yang hanya dapat diakses oleh administrator SDM. Setiap karyawan memiliki amplop manilla mereka sendiri yang secara bertahap akan terisi dengan dokumen kertas dari waktu ke waktu.

Hari-hari ini, sangat jarang melihat perusahaan memegang catatan kertas. Cara terbaik untuk mengatur file karyawan adalah secara elektronik. File karyawan digital biasanya lebih nyaman dan memberikan beberapa keuntungan penting.

Pertama, dokumen elektronik dapat dicari. Anda dapat dengan cepat mendapatkan ulasan kinerja terbaru karyawan tertentu hanya dengan mencari nama karyawan di pengelola file atau sistem manajemen dokumen Anda. Itu menghemat banyak waktu dibandingkan dengan menggali melalui lemari arsip dan mencari selembar kertas tertentu.

Ini juga lebih hemat biaya dan ruang untuk menyimpan catatan elektronik . Anda tidak perlu mengambil real estat yang berharga dengan lemari arsip besar di kantor utama Anda. Tidak ada biaya pencetakan atau penghancuran juga.

Selain itu, arsip elektronik dapat lebih aman daripada arsip kertas . Administrator SDM dapat mengonfigurasi izin akses sehingga manajer hanya dapat melihat file karyawan untuk bawahan langsung mereka. Izin ini menghilangkan risiko file karyawan dapat dilihat oleh seseorang yang tidak berwenang untuk melihatnya.

Dari sudut pandang peraturan , dokumen kertas dan elektronik sebagian besar setara. Perusahaan Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengisi dan menandatangani formulir secara online atau memindai formulir kertas untuk membuat salinan digital. Dalam kebanyakan kasus, setelah Anda membuat salinan digital dari sebuah dokumen, Anda bebas membuang salinan kertas aslinya. Ada beberapa pengecualian penting, seperti gambar sinar-X, seperti yang dipersyaratkan oleh Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

Apakah Anda memilih untuk menyimpan file karyawan kertas atau digital, ada baiknya untuk memelihara cadangan . Untuk catatan kertas, ini berarti menyimpan salinan semua dokumen Anda di luar lokasi—di fasilitas penyimpanan dokumen komersial, misalnya.

Untuk catatan digital, Anda dapat menyimpan cadangan ke hard drive atau menyimpannya di cloud menggunakan layanan seperti Google Drive. Banyak sistem manajemen SDM yang menawarkan penyimpanan dokumen, seperti Connecteam, secara otomatis mencadangkan file karyawan Anda di cloud.

Baca ulasan mendalam kami tentang sistem manajemen dokumen terbaik tahun 2023

Cara Mengatur File Karyawan: 5 Tips

Sekarang kami telah menjawab apa itu file personalia dan Anda tahu apa yang harus dimasukkan ke dalamnya, kami memiliki 5 tip tentang cara mengatur file karyawan secara elektronik.

Tip pertama kami tentang cara mengatur file sumber daya manusia adalah tentang konsistensi. Bagaimanapun Anda memutuskan untuk mengatur file Anda, lakukan di seluruh sistem SDM Anda.

Pada tingkat file individu , gunakan pendekatan standar untuk menamai dokumen. Misalnya, Anda dapat memberi nama dokumen menggunakan rumus:

[Nama Belakang Karyawan] [Nama Depan Karyawan] – [Nama Dokumen] – [Tahun]

Skema penamaan ini memudahkan untuk melihat milik siapa dokumen itu, apa dokumen itu, dan berapa umurnya.

Pada level folder karyawan , Anda dapat menerapkan standarisasi serupa. Misalnya, setiap karyawan dapat memiliki folder dengan nama atau nomor karyawannya. Di dalam folder tersebut, Anda dapat memiliki sub-folder berlabel “Onboarding”, “Payroll”, “Performance Review”, dan seterusnya. Kemudian, masukkan jenis dokumen yang sama ke dalam setiap sub-folder ini untuk setiap karyawan.

Menggunakan aplikasi khusus untuk mengatur dokumen dapat mempermudah pengelolaan file karyawan secara signifikan. Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk menarik dan melepas file di antara folder, mencari dokumen berdasarkan nama atau konten, dan banyak lagi.

Beberapa sistem manajemen dokumen, seperti Connecteam , juga memungkinkan karyawan mengunggah sendiri dokumen SDM yang diperlukan ke sistem Anda dengan aman. Perangkat lunak ini menggunakan otomatisasi untuk menempatkan setiap file dan formulir personel karyawan di tempat yang seharusnya, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Connecteam juga menawarkan portal swalayan bagi manajer dan karyawan untuk melihat dokumen. Misalnya, Anda mungkin ingin mengizinkan manajer untuk melihat ulasan kinerja karyawan dan karyawan untuk melihat slip gaji. Ini membebaskan tim SDM Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting daripada terus-menerus menanggapi permintaan dokumen.

Mulai uji coba Connecteam 14 hari gratis Anda sekarang

Bagian penting dari mempelajari cara mengatur file karyawan secara elektronik adalah menyiapkan izin akses. Izin akses menentukan siapa di perusahaan Anda yang dapat melihat file karyawan yang mana. Mereka penting untuk memastikan bahwa data sensitif karyawan hanya dapat dilihat oleh mereka yang perlu melihatnya. Izin juga membantu mencegah file dipindahkan, diedit, atau dihapus secara tidak sengaja.

Dengan aplikasi manajemen file untuk mengatur dokumen, seharusnya mudah untuk membuat izin akses. Tempat yang baik untuk memulai adalah memberi manajer akses ke file non-rahasia hanya untuk bawahan langsung mereka. Manajer senior mungkin memerlukan akses ke file untuk laporan dua tingkat ke bawah.

Hanya administrator SDM senior dan manajer tunjangan yang boleh memiliki akses ke informasi tunjangan karyawan dan dokumen rahasia lainnya. Hanya anggota tim hukum perusahaan Anda yang boleh memiliki akses ke file terkait litigasi yang sedang berlangsung.

Kiat lain tentang cara mengatur file personel adalah dengan menggunakan formulir dan daftar periksa , seperti yang tersedia di Connecteam. Ini memastikan bahwa karyawan mengisi setiap dokumen yang diminta.

Baik formulir maupun daftar periksa sangat membantu selama orientasi dan di awal setiap tahun, saat karyawan memiliki banyak dokumen untuk disediakan. Akan mudah bagi karyawan dan manajer SDM untuk melihat apakah ada file atau formulir penting yang hilang.

Salah satu aspek yang lebih rumit dalam mengelola file karyawan adalah tetap mengikuti pembaruan formulir dan masa berlaku sertifikasi . Pertanyaannya adalah bagaimana mengatur file kepegawaian karyawan sedemikian rupa sehingga Anda bisa yakin formulir karyawan Anda selalu up to date.

Sekali lagi, menggunakan sistem manajemen dokumen dapat membantu. Saat administrator SDM mengunggah dokumen, mereka dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk dokumen tersebut. Ini mungkin satu tahun sejak formulir diunggah, tanggal berakhirnya sertifikasi, atau hari terakhir tahun itu.

Connecteam, misalnya, memungkinkan Anda menyetel tanggal kedaluwarsa per entri dokumen atau per jenis. Menetapkan tanggal kedaluwarsa berdasarkan jenis (misalnya, satu tahun atau 18 bulan) menyelamatkan Anda dari keharusan melakukannya secara manual untuk setiap dokumen.

Sistem manajemen dokumen Anda kemudian akan secara otomatis memberi tahu Anda atau karyawan ketika tanggal kedaluwarsa semakin dekat. Hal ini memastikan bahwa file dan formulir diperbarui sebelum kedaluwarsa sehingga tidak ada jeda kepatuhan.

Ringkasan

Memahami cara mengatur file karyawan dapat membuat perbedaan besar dalam operasi SDM bisnis Anda. File karyawan yang terorganisir dengan baik memudahkan administrator dan manajer SDM untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Mereka juga penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda tetap mematuhi undang-undang pajak dan tenaga kerja.

Cara terbaik untuk mengatur file karyawan adalah secara elektronik, idealnya menggunakan sistem manajemen dokumen SDM khusus seperti Connecteam . Anda dapat membuat sistem penamaan file standar, mengontrol izin akses, dengan mudah memantau kedaluwarsa dokumen, dan banyak lagi.

Mudah Mengelola File Personil Karyawan dengan Connecteam

Connecteam adalah solusi terbaik untuk mengelola file personel karyawan. Platform manajemen SDM khusus kami menawarkan penyimpanan dokumen yang aman, akses mudah, dan izin tingkat lanjut untuk informasi rahasia.

Dari kontrak karyawan dan ulasan kinerja hingga sertifikat pelatihan dan permintaan liburan, Connecteam membantu merampingkan proses SDM Anda sehingga Anda dapat fokus pada hal yang paling penting – bisnis Anda.

Daftar untuk uji coba 14 hari gratis hari ini dan rasakan manfaat Connecteam untuk Anda sendiri.