Gestionarea datelor: scalarea eficientă a utilizării datelor

Bazele de date de afaceri sunt pline de date. Acest lucru poate face foarte dificilă găsirea unor perspective semnificative de afaceri pentru a alimenta strategia și operațiunile. Gestionarea corectă a datelor rezolvă această problemă.

Recomandări cheie

• Managementul datelor este practica de supraveghere eficientă a datelor de-a lungul ciclului de viață, de la crearea datelor până la distrugere.
• Din perspectiva marketingului, managementul datelor promovează o cultură bazată pe date și asigură că datele pe care le colectați și le stocați sunt fiabile și demne de încredere.
• Tehnicile și soluțiile pentru crearea unor strategii solide de gestionare a datelor includ pregătirea datelor, conductele ETL, guvernarea datelor și multe altele.
• Gestionarea datelor nu este simplă și vine cu provocări. Urmați cele mai bune practici pentru a crea o strategie eficientă pe care toți cei din companie o pot sprijini.

Ce este managementul datelor?

Managementul datelor este practica de supraveghere eficientă a datelor de-a lungul ciclului lor de viață, într-un mod rentabil și sigur. Scopul principal este de a organiza, stoca și gestiona datele într-un mod care să permită accesul, recuperarea și utilizarea ușoară. Aceasta include sarcini precum:

1. Colectarea datelor din diverse surse;
2. Stocarea datelor într-un mod sigur și organizat;
3. Asigurarea datelor exacte și actualizate;
4. Protejarea datelor de accesul neautorizat sau de falsificare; și
5. Analizarea și interpretarea datelor pentru a extrage informații și a permite luarea deciziilor.

În ceea ce privește marketingul, procesele bine stabilite de gestionare a datelor clienților promovează o cultură bazată pe date în cadrul departamentului. Vă asigură că stocați date de înaltă calitate pentru a obține o imagine precisă și cuprinzătoare a eforturilor dvs. de marketing și a clienților la diferite puncte de contact. Acest lucru, la rândul său, vă ajută să înțelegeți mai bine publicul țintă, să comunicați valorile care se potrivesc cu durerile publicului dvs. și să identificați strategiile cele mai performante, care au șanse mai mari de a crește rentabilitatea investiției în marketing (ROMI).

De ce este important managementul datelor?

Gestionarea eficientă a datelor creează ordine în cantitatea mare de date pe care companiile le colectează.

Oferă organizațiilor o foaie de parcurs despre cum să colecteze și să manipuleze corect datele pentru a preveni ca acestea să devină dezordonate sau inutilizabile, permițându-le să ia decizii rapid și să răspundă prompt nevoilor pieței.

De asemenea, eliberează resursele angajaților. De exemplu, un sondaj realizat de Vicky Boykis, inginer senior de învățare automată la Duo și un influent notabil în nișă, arată că majoritatea cercetătorilor de date își petrec 60% din timp curățând și mutănd date:

Soluțiile de gestionare a datelor pot automatiza complet sarcinile manuale și pot permite analiștilor să-și facă treaba în loc să repare datele brute.

Soluții și tehnici de gestionare a datelor

Vestea bună este că petabytes de date brute și slabe pot fi gestionați. Cu politici clare și instrumente potrivite, afacerea dvs. va prospera cu o cultură bazată pe date și cu angajați care își asumă întreaga responsabilitate pentru datele pe care le colectează.

Pregătirea datelor

Nu este un secret pentru nimeni că multe companii se luptă cu date de proastă calitate. Datele lor pot fi inconsecvente și redundante sau stocate în diferite formate, fără o taxonomie consecventă.

Pregătirea datelor este procesul de agregare, transformare și structurare a datelor brute pentru a le pregăti pentru analize ulterioare. Instrumentele de pregătire a datelor reunesc datele într-un format unificat, elimină inconsecvențele, semnalează erorile și combină datele automat. Una peste alta, acest proces asigură că informațiile pe care le obține echipa ta în timpul analizei și rapoartele pe care le privești sunt valide, deoarece datele pe care se bazează sunt de înaltă calitate.

Conducta de date

O conductă de date este o serie automată de activități care începe cu asimilarea de date și se termină cu un colector de date, cum ar fi un depozit de date, un serviciu de stocare sau o altă aplicație. Ea eficientizează procesarea datelor prin eliminarea introducerii și manipulării manuale a datelor, accelerând semnificativ procesele de analiză și raportare de marketing.

Conducta ETL

Extragere, transformare și încărcare (ETL) este un subset al unei conducte de date.

Procesul ETL automatizează extragerea datelor din una sau mai multe surse, le transformă într-un format standardizat și utilizabil și le încarcă într-un punct final, cum ar fi un depozit de date sau un software BI.

Acest punct final devine sursa unică de adevăr (SSOT) a organizației. Datele stocate aici sunt deja curate, formatate și gata pentru analiză, vizualizare sau raportare.

De exemplu, instrumentele avansate de analiză de marketing, cum ar fi Improvado, folosesc ETL pentru a extrage date din peste 300 de surse de date de marketing și vânzări, cum ar fi Shopify, Facebook Ads, Google Analytics și altele, transformă datele în format pregătit pentru analiză și le încarcă la destinația desemnată. , adică un depozit de date de marketing sau un instrument de BI, de vizualizare sau de analiză.

Depozitul de date

Un depozit de date este zona de stocare a datelor istorice și în timp real ale companiei dvs. De obicei, stochează date structurate din mai multe surse, cum ar fi diverse platforme publicitare, rețele sociale și multe altele.

În primele etape ale lucrului cu analize, companiile folosesc adesea foi de calcul pentru a-și stoca datele. În cele din urmă, totuși, ajung la sfârșitul foii de calcul. În acest moment, seturile de date au devenit prea mari și interogările se opresc. Companiile avansate din punct de vedere tehnic migrează către depozitele de date în cloud, cum ar fi Google Big Query, pentru a permite echipelor de analiză să interogă mai des datele și să-și sporească productivitatea generală.

Securitatea datelor

Securitatea datelor este practica de a pune măsuri de precauție pentru a proteja datele companiei împotriva corupției sau a accesului neautorizat pe tot parcursul ciclului de viață. De asemenea, se asigură că afacerea respectă legile și reglementările privind confidențialitatea datelor, cum ar fi HIPAA, SOC-2 și GDPR.

Guvernarea datelor

Guvernarea datelor este fundamentul datelor de bună calitate. Este un proces care detaliază politicile și procedurile de guvernare pentru colectarea, organizarea, stocarea și analiza datelor. Scopul său este de a asigura date exacte, complete, consecvente, în timp util, valide și unice.

Cadre de management al datelor

Echipele lucrează împreună cu aceste soluții și tehnici pentru a obține calitatea datelor și pentru a configura corect toate procesele pentru a gestiona datele. Nu puteți obține cea mai înaltă calitate a datelor fără a implementa guvernanța datelor, securitatea datelor, arhitectura sistemelor informatice etc., toate odată.

Un cadru de gestionare a datelor este un set de reguli și tehnici necesare pentru implementarea managementului datelor în compania dvs. În prezent, există două cadre general recunoscute.

DAMA-DMBOK 2

DAMA-DMBOK 2 înseamnă Data Management Association - Data Management Body of Knowledge versiunea 2. Este a doua ediție a cadrului care a fost publicată inițial în 2009.

Cadrul identifică 11 domenii de cunoștințe interconectate care constituie managementul datelor. Când urmează acest cadru, o companie trebuie să ia în considerare toate domeniile.

DMBOK 2 implică, de asemenea, că nu numai profesioniștii în gestionarea datelor se ocupă de procesele de gestionare a datelor; toți profesioniștii din afaceri sunt implicați în ea. Hexagonul DAMA arată o relație directă între oameni, procese și tehnologii.

DMBOK 2 definește misiunea principală a managementului datelor în felul următor: „Pentru a satisface nevoile de disponibilitate, calitate și securitate a datelor ale tuturor părților interesate”. De asemenea, prezintă instrumentele, participanții, valorile și livrabilele implicate în procesul de gestionare a datelor.

Cu toate acestea, acest cadru are un dezavantaj semnificativ. Nu descrie relația dintre diferitele domenii de cunoaștere, lăsând totul să fie decis de tine. În total, DMBOK 2 oferă multe cunoștințe teoretice, dar nu atât de multe sfaturi practice.

DCAM

În timp ce DMBOK 2 este un cadru accesibil publicului, DCAM (Modelul de evaluare a capacității de gestionare a datelor) este închis pentru acces public. Numai membrii Consiliului de management al datelor Enterprise (EDC) pot accesa acest cadru.

Cadrul descrie gestionarea datelor în termeni de diferite capacități cu diferite niveluri de maturitate. Chiar dacă DCAM are un accent practic și operațional, nu oferă un punct de vedere clar asupra implementării managementului datelor.

Companiile folosesc DCAM pentru a-și evalua procesele, pentru a educa părțile interesate și pentru a identifica punctele slabe în programele lor de gestionare a datelor. De asemenea, vă ajută să atenuați riscurile de încălcare a reglementărilor privind confidențialitatea datelor, inclusiv GDPR.

Deoarece cadrul nu este disponibil public, nu există prea multe informații despre cele mai bune practici și recomandări ale acestuia. Cu toate acestea, Consiliul de gestionare a datelor pentru întreprinderi a publicat recent o versiune publică a Cadrului de capabilități de gestionare a datelor în cloud, care aruncă o lumină asupra abordării pe care EDC o folosește pentru a-și defini cadrele.

Ambele cadre ar putea servi ca un bun punct de plecare în călătoria dvs. de gestionare a datelor. Acestea conturează concepte cruciale, astfel încât să păstrați claritatea totală atunci când implementați pentru prima dată gestionarea datelor.

Provocări ale managementului datelor

Veți întâmpina multe provocări în eforturile dvs. de a gestiona datele organizației dvs. Dar când ești conștient de aceste provocări potențiale, vei fi mai bine pregătit să le faci față.

Securizarea datelor de afaceri

Există multe amenințări interne și externe la adresa securității și integrității datelor. Și încălcările de date pot avea loc în orice moment. Acest lucru pune în pericol datele private și personale ale clienților dvs.

Iată cum DMBOK-2 definește procesul de securitate a datelor:

Cel mai bine este întotdeauna să abordați riscurile de securitate cu eforturi coordonate, în loc de încercări individuale. Procesul implică prea multe sarcini de care să se ocupe un singur angajat. La o scară mai mare, securitatea datelor se învârte în jurul a patru activități principale:

• Identificați și clasificați activele de date sensibile;
• Localizați date sensibile în cadrul companiei;
• Determinați cum trebuie protejat fiecare bun; și
• Înțelegeți cum interacționează aceste informații cu procesele de afaceri.

Apoi, trebuie să evaluezi și amenințările externe, cum ar fi ignoranța sau neatenția angajaților tăi. Gestionarea accesului la date și conformitatea cu politicile reduc riscul expunerii datelor sensibile și mărește nivelul de securitate al infrastructurii afacerii dumneavoastră.

Se confruntă cu prea multe date

Până la 73% din date sunt neutilizate, deoarece multe companii se luptă să țină pasul cu cantitatea uriașă de date care provin din diferite surse. Organizațiile care nu au reguli de gestionare a datelor pentru analiza omnicanal sunt copleșite, așa că inventează lucrurile sau nu folosesc datele disponibile.

Cu toate acestea, nu încercați să gestionați toate datele simultan. Companiile produc seturi mari de date, dintre care o mare parte nu este niciodată folosită. De aceea, ciclul de viață de gestionare a datelor recomandă să se concentreze pe cele mai critice date și să minimizeze ROT (date care sunt redundante, învechite sau triviale).

Combinarea datelor din diferite surse

Gândiți-vă la zecile de instrumente pe care le folosește afacerea dvs. Chiar și în cadrul departamentului de marketing, probabil că utilizați mai multe instrumente de colectare și analiză a datelor.

Acest lucru poate crea silozuri de date, ceea ce se întâmplă deoarece datele sunt stocate în soluții de stocare izolate care nu comunică între ele. Ca rezultat, fiecare departament se bazează pe datele sale, ceea ce face colaborarea între departamente mai dificilă.

Date de slabă calitate

Organizațiile cheltuiesc aproape un sfert din veniturile lor pentru rezolvarea problemelor legate de calitatea datelor.

Datele de slabă calitate rezultă din erori în timpul introducerii datelor, coruperea datelor la transportul datelor de la un instrument la altul sau lipsa unor practici standardizate.

Iată o prezentare cuprinzătoare a managementului calității datelor de către DMBOK-2:

Ciclul de viață al managementului datelor, guvernarea datelor și concentrarea asupra datelor critice sunt câțiva dintre cei mai importanți factori de luat în considerare atunci când încercați să creșteți calitatea datelor dvs.

Rețineți că „calitatea datelor” este un termen colectiv care include 12 caracteristici pe care ar trebui să le aibă un set de date de încredere.

Lipsa de analiști de date calificați

În ciuda tuturor discuțiilor despre importanța datelor pentru afacerile digitale și moderne, analiștii experți de date sunt greu de găsit. Angajarea unui analist calificat necesită timp, iar pregătirea noilor angajați poate fi costisitoare și consumatoare de timp.

Lipsa guvernării datelor

Multe companii creează standarde de guvernare a datelor ca o idee ulterioară, atunci când datele lor au devenit deja dezordonate. Fără guvernanța datelor, organizațiile sunt acoperite cu date de proastă calitate. Drept urmare, analiștii petrec prea mult timp cu buruienile curățându-l, iar utilizatorii finali petrec prea mult timp încercând să-i dea sens.

Cele mai bune practici de gestionare a datelor

Gestionarea datelor este o sarcină mare care implică o mulțime de părți în mișcare. Dar există cele mai bune practici de gestionare a datelor care vă pot porni cu piciorul bun.

Prioritizează protecția și securitatea datelor

Încălcările securității datelor sunt probleme de milioane de dolari care pot fi prevenite cu principii bune de gestionare a datelor.

Unele măsuri de protecție a datelor includ permisiunile adecvate ale utilizatorului, un sistem centralizat care gestionează și gestionează datele și utilizarea numai a software-ului care aderă la legile privind confidențialitatea datelor.

Integrați-vă toate datele și construiți o singură sursă de adevăr

Organizațiile au o mulțime de date care pot fi stocate în silozuri de date. Aceasta înseamnă că este dificil să obțineți o imagine completă a peisajului de afaceri. Pentru profesioniștii în marketing, acest lucru îi împiedică să vadă diferite puncte de contact ale clienților.

Atunci când integrați toate datele într-o zonă de stocare centralizată folosind o conductă ETL, de exemplu, devine mai ușor să obțineți informații despre venituri.

Utilizați software de management al datelor de calitate

Manipularea manuală a datelor nu o mai reduce cu volumul de date cu care se confruntă companiile.

Din fericire, există multe tehnologii noi și soluții software de automatizare care fac colectarea și analiza datelor mai ușoare și mai rapide. Utilizați software de bună calitate care se integrează bine cu alte aplicații.

Creați un glosar al metadatelor organizației dvs

Aveți o definiție standardizată a tuturor datelor pe care le colectați (numită și „metadate”). Includeți detalii specifice, cum ar fi atributele datelor, data creării, numele creatorului și zona de stocare.

Acest lucru asigură transparența și alinierea în întreaga organizație.

Faceți pe toți cei responsabili pentru calitatea datelor

Calitatea datelor este o responsabilitate comună. Doar făcându-i pe toți membrii organizației răspunzători și responsabili pentru aceasta, problemele comune legate de date pot fi reduse.

Care este rolul marketerului în acest sens? Specialiștii în marketing sunt parțial responsabili pentru colectarea datelor primare – cunosc taxonomia etichetelor UTM, marcajul campaniilor de publicitate și conturile pe care trebuie să le urmărească. Între timp, inginerii de date și analiștii sunt responsabili pentru calitatea datelor în alte etape ale fluxului de date.

Primii pași pentru stabilirea practicilor de gestionare a datelor

Drumul pentru a deveni o organizație bazată pe date începe cu practici adecvate de gestionare a datelor. Sprijiniți această transformare urmând practicile la care aderă companiile de succes bazate pe date.

1. Investiți C-suite în crearea unui plan de gestionare a datelor

Gestionarea datelor este o provocare atunci când C-suite nu este investit în întreaga întreprindere. Ei trebuie să vadă valoarea unei strategii de gestionare a datelor executate corespunzător, astfel încât să devină proactivi în implementarea acesteia.

2. Auditarea datelor curente

Cel mai probabil, compania dvs. adună deja o mulțime de date. Auditează ceea ce ai deja. Observați întinderea terenului și faceți un plan de gestionare a datelor bazat pe datele pe care le aveți deja, ținând cont de obiectivele și resursele organizației dvs.

3. Folosiți instrumentele de automatizare cât mai mult posibil

Eroarea umană este o cauză comună a calității slabe a datelor. Gestionarea datelor devine mai rapidă și mai ușoară dacă alegeți instrumentele de automatizare potrivite. De asemenea, veți reduce semnificativ erorile umane în timpul colectării, manipulării și analizei datelor.

4. Planifică creșterea

Datele pe care compania ta le colectează vor crește doar. Faceți-vă strategia de gestionare a datelor flexibilă, astfel încât să crească odată cu compania dvs. și să stimuleze scalarea fără efort.

5. Găsiți un partener tehnologic de încredere

Construirea unei stive tehnologice și găsirea partenerilor potriviți sunt vitale pentru stabilirea unor procese fiabile de gestionare a datelor, mai ales atunci când este în joc securitatea datelor clienților. Improvado este o soluție avansată de analiză de marketing care se încadrează în mediul de analiză existent și promovează cultura datelor în organizație. Soluția este gestionarea și raportarea automată a datelor de marketing, ceea ce asigură că echipa dvs. se bazează doar pe date de înaltă calitate și actualizate pentru a stimula performanța afacerii.

Randul tau

Urmând cele mai bune practici de gestionare a datelor prezentate în acest ghid, vă va ajuta să vă curățați datele și să vă aducă organizația într-o gândire mai bazată pe date. Nu va fi un proces ușor. Este o călătorie. Dar merită să o faceți pentru a obține date de înaltă calitate în care toți membrii companiei dvs. se pot baza și pe care să se bazeze pentru a obține informații utile despre afaceri.