9 sfaturi pentru a vă ajuta să gestionați mai multe proiecte ca freelancer

Mulți freelanceri au probleme în a-și găsi următorul client. Cu toate acestea, unii freelanceri se confruntă cu exact opusă problemă: cum să gestionezi mai multe proiecte și să faci față cu mulți clienți.

Vestea bună este că există modalități prin care puteți gestiona mai multe proiecte ca freelancer. Tot ce trebuie să faceți este să vă abordați munca în mod strategic. Odată ce ați înțeles, veți învăța cum să vă optimizați fluxul de lucru și să vă maximizați potențialul de câștig.

Indiferent dacă sunteți scriitor independent, fotograf sau dezvoltator full-stack, urmați aceste sfaturi pentru a gestiona eficient mai multe proiecte simultane:

1. Păstrați un program

Deoarece gestionați mai multe proiecte, ar trebui să păstrați un program de proiect pentru fiecare client. Managementul timpului este cheia unui management de succes al proiectelor.

Mai întâi, stabiliți termenul limită al proiectului pentru fiecare client pentru care lucrați. Păstrați aceste termene marcate în calendarul dvs. de freelancing. Vom detalia caracteristicile unui calendar independent mai târziu în acest articol.

Apoi, programați-vă munca astfel încât să puteți respecta aceste termene limită și să finalizați toate lucrările pe care le aveți în curs. Din nou, trebuie să anticipați timpul de care aveți nevoie pentru a finaliza fiecare proiect în crearea programului dvs. Cu cât este mai precis timpul estimat pentru finalizarea fiecărui proiect, cu atât mai bine vă puteți asigura un proces de lucru fără probleme.

Luați în considerare și întâlnirile programate cu echipele de proiect. Aceasta este doar o planificare responsabilă a proiectului.

2. Gestionați așteptările clienților

Comunicarea corectă este vitală atunci când se manipulează mai mulți clienți. Când transmiteți clientului orice sughiț pe care îl întâmpinați în timp ce lucrați la un proiect, este posibil ca clienții dvs. să nu vă întâmpine pentru orice întârziere.

Spuneți clienților dacă nu puteți respecta planul sau programul inițial al proiectului. Dacă un client schimbă domeniul de aplicare al proiectului în ultimul moment, fiți sincer dacă veți putea face față lucrărilor suplimentare sau nu. Dacă termenul limită al unui client vă afectează capacitatea de a respecta un alt termen limită, informați clientul că veți avea un eșec minor.

De asemenea, este util să ținem la curent sponsorii proiectului cu privire la progresul proiectului prin rapoarte săptămânale. Anunțați-le dacă veți avea nevoie de resurse suplimentare sau dacă vă actualizați costul pe baza riscurilor neașteptate ale proiectului.

Proprietarii de afaceri apreciază transparența, mai ales că ei înșiși au părțile interesate de proiect cărora să le raporteze. Amintiți-vă că atingerea obiectivelor lor se bazează pe capacitatea personalului lor de a livra. Deci, fii profesionist. Dacă nu le puteți finaliza proiectele la timp, spuneți așa. Acest lucru va permite clientului să facă orice ajustări necesare.

3. Monitorizați mesajele clienților și progresul proiectului

Dacă vă ocupați de două, trei sau cinci proiecte, poate fi dificil să vă amintiți cerințele fiecărui client pentru fiecare proiect și starea fiecărui proiect.

Acestea fiind spuse, cel mai bine este să vă păstrați întreaga comunicare pe o singură platformă. Această platformă ar trebui să vă permită să vă vedeți toate mesajele cu fiecare client dintr-o privire. Vei pierde prea mult timp doar dacă schimbi constant canalele de comunicare.

Asta nu înseamnă că veți rămâne ferm la o singură platformă de comunicare. La urma urmei, mai trebuie să amâni la preferințele clientului tău. Dacă unii preferă să vă trimită mesaje pe Slack, în timp ce alții preferă Skype, WhatsApp, Viber sau o adresă de e-mail dedicată, atunci așa să fie. Asigurați-vă că toate mesajele fiecărui client sunt găsite într-un singur loc.

O platformă de management de proiect, cum ar fi Trello și Hectic, vă poate ajuta, de asemenea, să vedeți la prima vedere starea fiecărui proiect al clientului dvs. Vom detalia funcțiile și caracteristicile unei platforme de management de proiect mai târziu în acest ghid.

Ideea este că păstrarea tuturor informațiilor relevante pentru fiecare proiect și client într-un singur loc vă poate ajuta să vă folosiți mai bine timpul în timp ce gestionați mai multe proiecte.

4. Creați un site web pentru marketing „pasiv”.

Extinderea potențialului vă poate ocupa mult timp. Când gestionați mai multe proiecte, doriți să petreceți cât mai mult timp posibil lucrând la acele proiecte. La urma urmei, vrei să respecti aceste termene.

Problema, însă, este că nu vă puteți permite să nu căutați clienți. La urma urmei, când ești freelancing, clienții vin și pleacă. Dacă nu vă comercializați, s-ar putea să ajungeți într-o zi cu zero clienți.

Deci, cum vă promovați în timp ce gestionați simultan mai multe proiecte ca freelancer?

Cel mai bun mod de a face acest lucru este crearea unui site web. Atunci când creați un site web, nu trebuie să efectuați în mod activ relația cu clienții potențiali atunci când sunteți ocupat cu mai multe proiecte. Asigurați-vă, totuși, că site-ul dvs. îndeplinește cerințele minime pentru ca acesta să fie eficient.

Pe site-ul dvs. de liber profesionist, specificați abilitățile dvs. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că clienții nu vă oferă de lucru dincolo de ceea ce puteți face. De asemenea, optimizează-ți site-ul web pentru cuvinte cheie relevante, astfel încât să apari mai sus în SERP-urile Google. De asemenea, puteți crea o listă Google My Business și o pagină Facebook pentru a vă crește acoperirea.

Doar pentru a facilita clienților potențiali să vă contacteze, includeți un CTA pentru rezervare de programare pe site-ul dvs.

Toate acestea nu înseamnă că nu ar trebui să mai efectuați relații cu clienții. Dacă nu mai ești ocupat, fă-ți timp pentru a contacta în mod activ companiile. Puteți căuta un anumit SRL în bazele de date online sau le puteți căuta prin LinkedIn pentru a obține adresele lor de e-mail. Uneori, o căutare rapidă pe Google va funcționa. Odată ce le primești adresele de e-mail, trimite-le e-mailul tău rece.

5. Alternează între sarcini și prioritizează

Lucrul de ore lungi la un singur proiect poate fi epuizant. Rezultatul este că freelancerul poate rămâne blocat lucrând la un singur lucru. Când sunt blocați, este posibil să nu existe progrese în proiect.

Cea mai bună modalitate de a asigura în continuare productivitatea chiar și atunci când sunteți blocat cu un proiect este să alternați între proiecte separate. Deci, chiar dacă nu progresezi într-unul, progresezi în altul. Puteți relua lucrul la acel alt proiect cu care ați rămas blocat când sunteți împrospătat.

Rețineți că există o diferență între multitasking și alternate-tasking.

Multi-tasking înseamnă efectuarea simultană a diferitelor activități – ceea ce nu are întotdeauna rezultate, deoarece nu acordați unei sarcini atenția pe care o merită.

Cu sarcini alternative, vă puteți concentra mai multor sarcini.

Veți învăța cum să gestionați mai multe proiecte dacă știți să prioritizați proiectele. Utilizați un instrument de gestionare a proiectelor și etichetați proiectele în funcție de urgență. Vă sugerăm să utilizați aceste etichete pentru fluxul dvs. de lucru:

• „ Acțiune în așteptare a clientului” – Aceasta înseamnă că un proiect nu poate progresa fără un element de acțiune din partea clientului. Acestea includ așteptarea unui dosar de la client sau aprobare. Puteți pune deoparte proiectele cu aceste etichete pentru o perioadă, până când veți primi răspuns și puteți continua.
• „Prioritate” – Acestea sunt sarcini care, indiferent de motiv, necesită mai întâi atenția ta. Ar putea fi un client mai plătit, un client furios sau proiecte care se apropie de un termen limită.

De asemenea, puteți seta notificări push sau mementouri prin e-mail atunci când se apropie un termen limită. Această caracteristică este standard în instrumentele de gestionare a proiectelor, despre care vom discuta mai târziu.

6. Dezvoltați obiceiuri sănătoase

Dacă doriți să învățați cum să gestionați mai multe proiecte, dezvoltați obiceiuri sănătoase. Acestea te vor ajuta să devii concentrat pe laser, o abilitate critică pentru freelanceri în aceste situații.

Există multe obiceiuri sănătoase pe care ar trebui să le adoptați. Aici sunt câțiva dintre ei:

• Abțineți-vă de la utilizarea rețelelor sociale în timp ce lucrați: feriți-vă de distrageri în timpul orelor de lucru.
• Aveți un spațiu de lucru desemnat: veți observa o creștere a productivității atunci când lucrați în altă parte, care nu este patul dvs. Dacă lucrați într-un birou desemnat suficient de des, vă puteți antrena mintea să intre automat în zonă atunci când sunteți acolo.
• Trăiți un stil de viață mai sănătos: mâncați mai multe verdețuri, faceți exerciții fizice și beți opt pahare de apă pe zi. Un corp apt din punct de vedere fizic este, de asemenea, unul care are performanțe cele mai bune din punct de vedere mental. Pentru un freelancer, aceasta înseamnă o concentrare mai bună, abilități de rezolvare a problemelor și o dispoziție mai pozitivă. De asemenea, veți reduce călătoriile la unitățile medicale, ceea ce vă poate afecta timpul de răspuns.

Cu aceste obiceiuri sănătoase, vă puteți antrena corpul și mintea pentru a gestiona mai multe proiecte. Creșteți productivitatea și calitatea în general.

7. Ia pauze

Sigur, doriți să respectați termenele limită ale acelor clienți. Dar asta nu înseamnă că ar trebui să lucrezi non-stop. Vei fi stresat și neproductiv dacă nu iei pauze. În consecință, calitatea muncii tale va fi doar afectată.

Asigurați-vă că faceți pauze esențiale. Dormi opt ore pe zi, deoarece orice lucru mai mic îți poate altera funcțiile creierului pentru a nu funcționa la fel de bine.

Pauzele tale de masă sunt și ele la fel de importante. Amintiți-vă, corpul și creierul dumneavoastră au nevoie de nutrienții corespunzători pentru a funcționa corect. Aveți acel timp de calitate pentru mine. Există un motiv pentru care angajații obișnuiți au concediu de odihnă.

Ar trebui să te tratezi ca un angajat și să programezi și vacanțe. Mergeți într-o vacanță de o săptămână la țară și respirați aer curat sau plecați în afara țării - oriunde ați alege, vă veți simți împrospătat după pauza personală.

Există și alte pauze pe care le puteți face în timp ce lucrați. În timpul programului de lucru, puteți aplica tehnica Pomodoro. Deci, pentru fiecare 25 de minute în care lucrezi non-stop, poți lua o pauză de 5 minute. Puteți viziona un videoclip YouTube sau puteți juca un joc în aceste cinci minute.

După ce au trecut cele cinci minute, mai lucrezi încă 25 de minute. În acest fel, câștigi încă cinci minute de pauză.

Fiecare set de acele 25 de minute la care lucrezi și acele cinci minute la care nu lucrezi este un „Pomodoro”. După patru Pomodoro, iei pauze mai lungi. Aceste pauze mai lungi sunt de obicei de 15-30 de minute.

Cu această metodă, puteți ajuta la reducerea nivelului de stres și la îmbunătățirea producției generale.

Automatizați-vă procesul

Sarcini precum generarea de rapoarte, facturarea etc., sunt esențiale. Dar dacă petreci prea mult timp cu ele, nu vei putea lucra la proiectul tău pentru a respecta termenul limită. Puteți petrece mai puțin timp acestor sarcini administrative prin automatizarea acestora.

Puteți folosi o aplicație pentru a trimite facturi clienților dvs. Vom detalia caracteristicile unei aplicații de facturare într-o secțiune ulterioară. Aplicațiile de gestionare a proiectelor vă pot oferi și un raport detaliat despre ceea ce ați realizat. Acestea sunt rapoarte pe care le puteți oferi clienților dvs. pentru a-i ține la curent.

De asemenea, puteți automatiza aspecte ale proiectului dvs. De exemplu, dezvoltatorii de software pot reutiliza linii de cod pentru proiecte noi în loc să înceapă de la zero. Creatorii de site-uri web pot folosi șabloane și teme pentru a crea rapid site-uri web noi. Scriitorii independenți pot folosi instrumente AI pentru a-i ajuta să parafrazeze un pasaj.

Odată ce vă automatizați procesul, vă faceți fluxul de lucru mai simplu și mai rapid. Acest lucru este esențial atunci când gestionați mai multe proiecte.

8. Nu vă asumați prea multe proiecte

Cunoaște-ți capacitatea și limitele. Ca freelancer, probabil că ai o limită stabilită pentru orele pe care ești dispus să lucrezi într-o zi. Ar trebui să cunoașteți și să vă păstrați capacitatea de muncă ca individ.

Să presupunem că ești un designer grafic independent. Dacă știți că puteți produce între trei și cinci produse pe zi, atunci lucrați în această capacitate. Nu semnați un alt contract de acord care va duce la șapte livrabile necesare pe zi.

Managerii de proiect oferă oricum o descriere detaliată a proiectului. Aceasta include domeniul de aplicare al proiectului, obiectivele proiectului și timpul estimat de realizare. Evaluați bine proiectul și vedeți dacă îl puteți adapta.

Puteți face o evaluare adecvată uitându-vă la munca finalizată anterior, similară cu noul proiect. Aflați cât timp v-a luat pentru a finaliza acel proiect anterior. Probabil că atât timp va dura până la finalizarea acestui nou.

Amintiți-vă, nu vă veți maximiza potențialul de câștig atunci când continuați să acceptați clienți. Vei deveni stresat și frustrat atunci când muști mai mult decât poți mesteca. Calitatea rezultatelor dvs. va fi afectată, de asemenea, și chiar mai rău - este posibil să rămâneți cu clienți nemulțumiți care nu vor mai lucra cu dvs.

9. Aflați cum să gestionați mai multe proiecte cu aceste instrumente

În funcție de natura serviciilor dumneavoastră independente, este posibil să aveți nevoie de instrumente diferite pentru a gestiona mai multe proiecte. Există însă câteva instrumente care vă pot ajuta indiferent de tipul de serviciu pe care îl oferiți. Aceste instrumente vă ajută, de asemenea, să deveniți mai productiv și să creșteți eficiența.

Aplicația de facturare

După cum am menționat mai devreme, o aplicație de facturare automatizează crearea facturilor, astfel încât să nu fie nevoie să le faceți de la zero.

Unele aplicații de facturare, cum ar fi QuickBooks, au integrări cu anumite conturi bancare. Caracteristica permite tranzacții mai simplificate cu clienții dvs.

Aplicația Time-Tracker

Dacă facturați la oră, puteți utiliza un instrument de urmărire a timpului pentru a monitoriza orele pe care le-ați lucrat. Instrumentele de urmărire a timpului precum Toggl Track detectează automat timpul inactiv și îl elimină din orele facturabile. Acesta este, de asemenea, un lucru bun pentru clienți, deoarece pot fi siguri că le facturați numai pentru orele pe care le-ați lucrat.

Unele instrumente de urmărire a timpului au și generatoare de facturi încorporate. Aceasta înseamnă că instrumentul poate genera o factură pe baza timpului în care ați lucrat, cu doar câteva clicuri.

Software de management de proiect

Am menționat câteva exemple de software de management de proiect într-o secțiune anterioară. O platformă de manager de proiect, cum ar fi Trello și Hectic, vă permite să urmăriți proiectele pe care le gestionați. Acest lucru este cu atât mai esențial dacă vă ocupați de mai multe proiecte.

O soluție software de management de proiect vă ajută să vă adunați toate sarcinile într-o singură listă de sarcini.

De asemenea, vă permite să vă organizați proiectele în funcție de progres, urgență și alte valori importante pentru dvs.

Cu Trello, puteți adăuga note importante de la clienți pe cardurile de proiect. Această funcție vă poate ajuta să urmăriți feedback-ul critic de la clienții cărora trebuie să vă adresați.

Managerii de proiect precum Hectic vă arată progresul într-un singur tablou de bord ușor de văzut. Dintr-o privire, puteți determina ce sarcini să prioritizați.

Cronometrul Pomodoro

Puteți obține un cronometru pentru a asigura implementarea eficientă a tehnicii Pomodoro. Acest cronometru este disponibil ca aplicație. De asemenea, puteți configura manual un cronometru cu sistemul de alertă încorporat al telefonului.

Nu vă așteptați să fiți în mod constant conștient de ora când vă aflați în zonă. Aceste instrumente vă pot ajuta să determinați când să luați o pauză sau să vă reluați munca.

Aplicația Calendar

O aplicație de calendar precum Google Calendar vă permite să programați evenimente importante, cum ar fi termene limită, întâlniri și întâlniri.

De asemenea, un calendar vă poate aminti de orice evenimente viitoare. Acest lucru face prioritățile și sarcinile mai ușor de urmărit. În plus, vizitatorii site-ului web pot rezerva o întâlnire gratuită cu dvs. prin Google Calendar.

Stăpânește arta de a lucra la mai multe proiecte

Gestionarea mai multor proiecte este un know-how necesar pentru freelanceri. Când știți cum să gestionați mai multe proiecte, vă puteți crește în cele din urmă veniturile ca freelancer.

A învăța cum să gestionezi mai multe proiecte nu este atât de dificil pe cât pare - pur și simplu nu accepta mai multe proiecte decât poți gestiona. Gestionați și așteptările clientului dvs. Asigurați-vă că respectați întotdeauna un program de lucru. Urmăriți clienții dvs., astfel încât să puteți aborda orice feedback pe care l-ar putea avea cu privire la munca dvs.

Pentru a vă asigura că nu petreceți prea mult timp în contactarea clienților atunci când sunteți ocupat, creați un site web care să vă prezinte abilitățile. Automatizați sarcini precum facturarea, astfel încât să vă puteți concentra și pe acele proiecte. În cele din urmă, investiți în instrumentele potrivite pentru această automatizare.

Urmați aceste sfaturi și veți învăța cum să gestionați mai multe proiecte cu ușurință. Nu veți ajunge doar mulțumit de creșterea veniturilor, ci și clienții dvs. vor fi mulțumiți de calitatea muncii pe care o livrați la timp.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!