9 советов, которые помогут вам управлять несколькими проектами в качестве фрилансера

Многие фрилансеры не могут найти следующего клиента. Однако некоторые фрилансеры сталкиваются с прямо противоположной проблемой: как управлять несколькими проектами и иметь дело со многими клиентами.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете управлять несколькими проектами в качестве фрилансера. Все, что вам нужно сделать, это подходить к своей работе стратегически. Как только вы освоитесь, вы узнаете, как оптимизировать рабочий процесс и максимизировать свой потенциальный доход.

Независимо от того, являетесь ли вы внештатным писателем, фотографом или полноценным разработчиком, следуйте этим советам для эффективного управления несколькими параллельными проектами:

1. Держите расписание

Поскольку вы работаете с несколькими проектами, вы должны вести график проекта для каждого клиента. Управление временем является ключом к успешному управлению проектами.

Во-первых, определите крайний срок проекта для каждого клиента, с которым вы работаете. Отметьте эти сроки в своем календаре фриланса. Мы подробно расскажем об особенностях календаря для фрилансеров позже в этой статье.

Затем запланируйте свою работу, чтобы вы могли уложиться в эти сроки и выполнить всю работу, которая у вас есть в процессе. Опять же, вам нужно предвидеть время, необходимое для завершения каждого проекта при составлении расписания. Чем точнее вы рассчитали время для завершения каждого проекта, тем лучше вы сможете обеспечить бесперебойный рабочий процесс.

Учитывайте также запланированные встречи с проектными командами. Это просто ответственное планирование проекта.

2. Управляйте ожиданиями клиентов

Правильная коммуникация жизненно важна при работе с несколькими клиентами. Когда вы сообщаете своему клиенту о любых сбоях, с которыми вы сталкиваетесь во время работы над проектом, ваши клиенты вряд ли будут ругать вас за какие-либо задержки.

Сообщите клиентам, если вы не можете соблюдать первоначальный план или график проекта. Если клиент меняет объем проекта в последнюю минуту, будьте честны в том, сможете ли вы выполнить дополнительную работу или нет. Если крайний срок клиента влияет на вашу способность уложиться в другой крайний срок, сообщите клиенту, что у вас будет небольшая неудача.

Также полезно информировать спонсоров проекта о ходе проекта с помощью еженедельных отчетов. Сообщите им, если вам потребуются дополнительные ресурсы или если вы обновляете стоимость в связи с непредвиденными рисками проекта.

Владельцы бизнеса ценят прозрачность, особенно потому, что у них самих есть заинтересованные стороны проекта, перед которыми они должны отчитываться. Помните, что достижение их целей зависит от способности их сотрудников. Итак, будьте профессионалом. Если вы не можете завершить их проекты вовремя, скажите об этом. Это позволит клиенту внести необходимые коррективы.

3. Отслеживайте сообщения клиентов и ход проекта

Если вы работаете с двумя, тремя или пятью проектами, вам может быть сложно вспомнить требования каждого клиента к каждому проекту и статус каждого проекта.

Тем не менее, лучше всего хранить все ваше общение на одной платформе. Эта платформа должна позволить вам сразу увидеть все ваши сообщения с каждым клиентом. Вы только потратите слишком много времени, если будете постоянно переключать каналы связи.

Это не означает, что вы будете категорически придерживаться только одной коммуникационной платформы. В конце концов, вам все равно придется полагаться на предпочтения вашего клиента. Если некоторые предпочитают отправлять вам сообщения в Slack, а другие предпочитают Skype, WhatsApp, Viber или выделенный адрес электронной почты, пусть будет так. Просто убедитесь, что все сообщения каждого клиента находятся в одном месте.

Платформа управления проектами, такая как Trello и Hectic, также может помочь вам с первого взгляда увидеть статус каждого из проектов вашего клиента. Мы подробно рассмотрим функции и возможности платформы управления проектами позже в этом руководстве.

Дело в том, что хранение всей необходимой информации для каждого проекта и клиента в одном месте может помочь вам лучше использовать свое время при управлении несколькими проектами.

4. Создайте веб-сайт для «пассивного» маркетинга

Работа с потенциальными клиентами может отнять у вас много времени. При управлении несколькими проектами вы хотите проводить как можно больше времени, работая над этими проектами. В конце концов, вы хотите уложиться в эти сроки.

Проблема, однако, в том, что вы не можете позволить себе не искать клиентов. В конце концов, когда вы работаете фрилансером, клиенты приходят и уходят. Если вы не рекламируете себя, в один прекрасный день у вас может не остаться ни одного клиента.

Итак, как вы продвигаете себя, одновременно работая над несколькими проектами в качестве фрилансера?

Лучший способ сделать это — создать веб-сайт. Когда вы создаете веб-сайт, вам не нужно активно работать с потенциальными клиентами, когда вы заняты несколькими проектами. Однако убедитесь, что ваш веб-сайт соответствует минимальным требованиям, чтобы он был эффективным.

На своем сайте фрилансера укажите свои навыки. Это поможет гарантировать, что клиенты не будут давать вам работу сверх того, что вы можете сделать. Кроме того, оптимизируйте свой веб-сайт для релевантных ключевых слов, чтобы вы появлялись выше в поисковой выдаче Google. Вы также можете создать список Google My Business и страницу Facebook, чтобы увеличить охват.

Просто чтобы потенциальным клиентам было проще связаться с вами, разместите на своем веб-сайте CTA для записи на прием.

Все это не означает, что вы больше не должны проводить работу с клиентами. Если вы больше не заняты, найдите время, чтобы активно связаться с компаниями. Вы можете найти конкретное LLC в онлайн-базах данных или найти их через LinkedIn, чтобы получить их адреса электронной почты. Иногда достаточно быстрого поиска в Google. Как только вы получите их адреса электронной почты, отправьте им холодное электронное письмо.

5. Чередуйте задачи и расставляйте приоритеты

Долгие часы работы над одним проектом могут утомлять. В результате фрилансер может застрять, работая над чем-то одним. Когда они застревают, в проекте может не быть прогресса.

Лучший способ сохранить продуктивность, даже если проект застопорился, — это чередовать отдельные проекты. Так что, даже если вы не прогрессируете в одном, вы прогрессируете в другом. Вы можете возобновить работу над этим другим проектом, с которым вы застряли, когда вы полностью обновитесь.

Обратите внимание, что существует разница между многозадачностью и чередованием задач.

Многозадачность означает одновременное выполнение разных действий, что не всегда срабатывает, поскольку вы не уделяете ни одной задаче того внимания, которого она заслуживает.

С альтернативным заданием вы можете полностью сосредоточиться на нескольких задачах.

Вы научитесь управлять несколькими проектами, если знаете, как расставлять приоритеты. Используйте инструмент управления проектами и отмечайте проекты по степени срочности. Мы предлагаем использовать эти теги для вашего рабочего процесса:

• « Ожидающее действие клиента» — это означает, что проект не может продвигаться без действия со стороны клиента. К ним относятся ожидание файла от клиента или утверждения. Вы можете отложить проекты с этими тегами на некоторое время, пока не услышите ответ и не сможете продолжить.
• «Приоритет» — это задачи, которые по какой-либо причине требуют вашего внимания в первую очередь. Это может быть высокооплачиваемый клиент, разгневанный клиент или проекты, приближающиеся к сроку.

Вы также можете установить push-уведомления или напоминания по электронной почте, когда приближается крайний срок. Эта функция является стандартной для инструментов управления проектами, о которых мы поговорим позже.

6. Развивайте здоровые привычки

Если вы хотите научиться управлять несколькими проектами, выработайте здоровые привычки. Это поможет вам сфокусироваться на лазере, что является важным навыком для фрилансеров в таких ситуациях.

Есть много здоровых привычек, которые вы должны принять. Вот некоторые из них:

• Воздержитесь от использования социальных сетей во время работы: не отвлекайтесь в рабочее время.
• Имейте специально отведенное рабочее место: вы заметите повышение производительности, когда будете работать в другом месте, кроме своей кровати. Если вы достаточно часто работаете в специально отведенном для этого офисе, вы можете научить свой мозг автоматически попадать в эту зону, когда вы там находитесь.
• Ведите здоровый образ жизни: ешьте больше зелени, занимайтесь спортом и выпивайте восемь стаканов воды в день. Физически здоровое тело — это также тело, которое демонстрирует лучшие умственные способности. Для фрилансера это означает лучшую концентрацию, умение решать проблемы и более позитивное настроение. Вы также сократите количество поездок в медицинские учреждения, что может повлиять на время обработки.

Благодаря этим здоровым привычкам вы можете научить свое тело и разум справляться с несколькими проектами. Вы повышаете производительность и качество в целом.

7. Делайте перерывы

Конечно, вы хотите уложиться в сроки этих клиентов. Но это не значит, что вы должны работать без перерыва. Вы будете напряжены и непродуктивны, если не будете делать перерывы. В результате качество вашей работы только пострадает.

Обязательно делайте необходимые перерывы. Спите восемь часов в день, так как меньшее количество сна может изменить работу вашего мозга и заставить его работать хуже.

Ваши обеденные перерывы также важны. Помните, что ваше тело и ваш мозг нуждаются в правильных питательных веществах, чтобы функционировать правильно. Имейте это качество «я-время». Есть причина, по которой у постоянных сотрудников есть отпуска.

Вы должны относиться к себе как к работнику и планировать отпуск. Отправляйтесь в недельный отпуск за город и подышите свежим воздухом или выезжайте за границу — где бы вы ни выбрали, вы почувствуете себя отдохнувшим после личного перерыва.

Есть и другие перерывы, которые вы можете делать во время работы. В рабочее время вы можете применять технику Помидора. Таким образом, за каждые 25 минут непрерывной работы вы можете сделать 5-минутный перерыв. В течение этих пяти минут вы можете посмотреть видео на YouTube или поиграть в игру.

По истечении пяти минут вы работаете еще 25 минут. Таким образом, вы заработаете еще пять минут перерыва.

Каждый подход из тех 25 минут, когда вы работаете, и тех пяти минут, когда вы не работаете, — это один «Помидор». После четырех Помидоров вы делаете более длительные перерывы. Эти более длительные перерывы обычно составляют 15-30 минут.

С помощью этого метода вы можете помочь снизить уровень стресса и улучшить общую производительность.

Автоматизируйте свой процесс

Такие задачи, как создание отчетов, выставление счетов и т. д., имеют важное значение. Но если вы потратите на них слишком много времени, вы не сможете работать над своим проектом, чтобы уложиться в срок. Вы можете тратить меньше времени на эти административные задачи, автоматизировав их.

Вы можете использовать приложение для отправки счетов своим клиентам. Мы подробно расскажем о функциях приложения для выставления счетов в следующем разделе. Приложения для управления проектами также могут предоставить вам подробный отчет о том, чего вы достигли. Это отчеты, которые вы можете предоставить своим клиентам, чтобы держать их в курсе.

Вы также можете автоматизировать аспекты своего проекта. Например, разработчики программного обеспечения могут перепрофилировать строки кода для новых проектов вместо того, чтобы начинать с нуля. Создатели веб-сайтов могут использовать шаблоны и темы для быстрого создания новых веб-сайтов. Писатели-фрилансеры могут использовать инструменты ИИ, чтобы помочь им перефразировать отрывок.

Как только вы автоматизируете свой процесс, вы сделаете свой рабочий процесс более простым и быстрым. Это важно при работе с несколькими проектами.

8. Не берите слишком много проектов

Знайте свои возможности и ограничения. Как фрилансер, у вас, вероятно, есть установленный лимит часов, которые вы готовы работать в день. Вы должны знать и придерживаться своей работоспособности как личности.

Предположим, вы независимый графический дизайнер. Если вы знаете, что можете производить от трех до пяти результатов в день, работайте в рамках этой мощности. Не подписывайте еще один договор соглашения, который доведет общее количество требуемых результатов до семи в день.

Руководители проектов обычно в любом случае дают подробное описание проекта. Это включает в себя масштаб проекта, цели проекта и ожидаемое время выполнения. Хорошо оцените проект и посмотрите, сможете ли вы его реализовать.

Вы можете сделать правильную оценку, взглянув на свою ранее выполненную работу, похожую на новый проект. Посмотрите, сколько времени у вас ушло на завершение предыдущего проекта. Вероятно, именно столько времени потребуется, чтобы закончить этот новый.

Помните, что вы не сможете максимизировать свой потенциальный доход, если будете продолжать принимать клиентов. Вы будете испытывать стресс и разочарование, если откусите больше, чем сможете прожевать. Качество вашей продукции тоже пострадает, и даже хуже — у вас могут остаться неудовлетворенные клиенты, которые больше не будут с вами работать.

9. Узнайте, как управлять несколькими проектами с помощью этих инструментов

В зависимости от характера ваших внештатных услуг вам могут понадобиться разные инструменты для управления несколькими проектами. Однако есть некоторые инструменты, которые могут помочь вам независимо от типа предлагаемых вами услуг. Эти инструменты также помогут вам стать более продуктивными и повысить эффективность.

Приложение для выставления счетов

Как я упоминал ранее, приложение для выставления счетов автоматизирует создание счетов, поэтому вам не нужно создавать их с нуля.

Некоторые приложения для выставления счетов, такие как QuickBooks, имеют интеграцию с определенными банковскими счетами. Эта функция позволяет упростить транзакции с вашими клиентами.

Приложение для отслеживания времени

Если вы выставляете счет по часам, вы можете использовать тайм-трекер для отслеживания отработанных часов. Трекеры времени, такие как Toggl Track, автоматически определяют время простоя и удаляют его из оплачиваемых часов. Это также хорошо для клиентов, поскольку они могут быть уверены, что вы выставите им счет только за отработанные часы.

Некоторые тайм-трекеры также имеют встроенные генераторы счетов. Это означает, что инструмент может генерировать счет на основе времени, которое вы отработали, всего за несколько кликов.

Программное обеспечение для управления проектами

Я упомянул несколько примеров программного обеспечения для управления проектами в предыдущем разделе. Платформа менеджера проектов, такая как Trello и Hectic, позволяет вам отслеживать проекты, которыми вы занимаетесь. Это тем более важно, если вы работаете с несколькими проектами.

Программное решение для управления проектами поможет вам собрать все ваши задачи в один список задач.

Он также позволяет упорядочивать проекты по прогрессу, срочности и другим важным для вас показателям.

С Trello вы можете добавлять важные заметки от клиентов в карточки проектов. Эта функция может помочь вам отслеживать критические отзывы от клиентов, к которым вам нужно обратиться.

Менеджеры проектов, такие как Hectic, показывают ваш прогресс на одной удобной панели. С первого взгляда вы можете определить, каким задачам отдать приоритет.

Помодоро Таймер

Вы можете получить таймер, чтобы гарантировать эффективное выполнение техники Pomodoro. Этот таймер доступен в виде приложения. Вы также можете вручную настроить таймер с помощью встроенной в телефон системы оповещения.

Не ожидайте, что будете постоянно знать время, когда находитесь в зоне. Эти инструменты могут помочь вам определить, когда сделать перерыв или возобновить работу.

Календарь

Приложение-календарь, такое как Календарь Google, позволяет планировать важные события, такие как крайние сроки, встречи и встречи.

Календарь также может напоминать вам о любых предстоящих событиях. Это упрощает отслеживание приоритетов и задач. Кроме того, посетители веб-сайта могут записаться на бесплатную встречу с вами через Календарь Google.

Овладейте искусством работы над несколькими проектами

Управление несколькими проектами является необходимым ноу-хау для фрилансеров. Когда вы знаете, как управлять несколькими проектами, вы можете в конечном итоге увеличить свой доход в качестве фрилансера.

Научиться управлять несколькими проектами не так сложно, как кажется — просто не берите больше проектов, чем вы можете выполнить. Управляйте ожиданиями клиентов. Старайтесь всегда следовать графику работы. Следите за своими клиентами, чтобы вы могли реагировать на любые отзывы, которые они могут оставить о вашей работе.

Чтобы не тратить слишком много времени на работу с клиентами, когда вы заняты, создайте веб-сайт, демонстрирующий ваши навыки. Автоматизируйте такие задачи, как выставление счетов, чтобы вы могли сосредоточиться и на этих проектах. Наконец, инвестируйте в правильные инструменты для этой автоматизации.

Следуйте этим советам, и вы научитесь с легкостью управлять несколькими проектами. Вы не просто будете довольны увеличением дохода — ваши клиенты также будут довольны качеством работы, которую вы выполняете вовремя.

Поддержать разговор...

Более 10 000 из нас ежедневно общаются в нашей бесплатной группе Facebook, и мы будем рады видеть вас там. Присоединяйтесь к нам!