Usando o WhatsApp para comunicação interna? 7 razões pelas quais é hora de abandonar o aplicativo

Na última década, muitas organizações em todo o mundo se voltaram para o WhatsApp como sua principal ferramenta de comunicação interna.

• É fácil de usar
• A maioria das pessoas já baixou o aplicativo no telefone
• É uma solução gratuita
• E no geral, é apenas conveniente

Esses motivos por si só tornaram atraente para os empresários usar a solução como seu chat de trabalho principal.

No entanto, muitos gerentes e funcionários estão se preocupando com as dificuldades de usar o aplicativo para fins organizacionais. Por exemplo, um excesso de informações irrelevantes e perturbadoras ou travamentos do produto.

E com o WhatsApp anunciandonovas mudanças de privacidade que entraram em vigor em fevereiro de 2021,seus 2 bilhões de usuários – especialmente aqueles que dependem do WhatsApp para comunicações comerciais – estão procurando mudar para uma solução melhor e mais segura.

Quais são as novas mudanças na política do WhatsApp?Resumindo, a coleta de dados do WhatsApp foi o primeiro marcador de alvoroço e agora em 2021, eles estão impondo a seus usuários termos de serviço totalmente novos que exigem que eles compartilhem seus dados com o Facebook. (O WhatsApp foi adquirido pelo Facebook em 2014).

Já havia sobrancelhas levantadas sobre as configurações de privacidade limitadas do WhatsApp, de fato, “dados [coletados] do US National Vulnerability Database, um repositório de falhas do governo dos EUA, revelaram 12 vulnerabilidades em 2019 – sete das quais foram classificadas como “críticas”.

Zac Doffman, da Forbes, também comentou: “Não se trata de compartilhar mais dados gerais do WhatsApp com o Facebook do que já faz, trata-se de usar seus dados e seu envolvimento com a plataforma para permitir compras e outros serviços comerciais, para fornecer uma plataforma onde as empresas podem se comunicar com você e vender para você, tudo por um preço que pagarão pelo WhatsApp.”

Agora, com essas novas vulnerabilidades em 2021 trazidas pela decisão de compartilhar dados com o Facebook, o WhatsApp tem muito a responder.

Os proprietários de empresas reconhecem que essas novas leis de privacidade do WhatsApp são apenas um catalisador para o uso de um software de comunicação interna dedicado aos negócios que permite à empresa aprimorar os processos de comunicação.

Como resultado, muitas empresas estão migrando para o aplicativo de comunicação com funcionários da Connecteam. É uma ferramenta inovadora de comunicação interna adaptada às necessidades da organização, fornecendo um balcão único para os funcionários se comunicarem entre si e com a própria empresa, de maneira profissional, segura, inteligente e eficiente.

Milhares de organizações já contam com o Connecteam para simplificar a comunicação, aumentar o envolvimento dos funcionários, limitar as perdas de conhecimento e melhorar a produtividade dos funcionários.

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Você ainda acha difícil desistir da ferramenta de comunicação no local de trabalho?

Abaixo, mergulhamos em sete questões que irão convencê-lo ainda mais a considerar uma alternativa mais eficiente para manter contato e se envolver com seus funcionários.

Todo gerente já se deparou com este cenário: você começa a trabalhar com um novo funcionário ou fornecedor e precisa enviar uma mensagem de texto para repassar as principais notícias e atualizações da empresa ou apenas interagir com eles. Mas para que isso aconteça, primeiro você precisa adicionar o número deles à sua lista de contatos particulares – caso contrário, não poderá enviar mensagens para eles no WhatsApp.É assim que o aplicativo funciona.

Claro, você não precisa salvar o número, mas consegue se lembrar de quem são todos com base no número de telefone?

Isso se torna uma tarefa frustrante. Cada vez que um novo funcionário ou fornecedor ingressa na empresa, você deve adicionar, editar e excluir manualmente as informações de contato.

E isso é apenas o começo do gerenciamento de contatos de trabalho no WhatsApp.

• Se o nome do contato não estiver correto, você perderá muito tempo procurando seus detalhes
• E se o fornecedor mudou, mas você não sabia disso, então você tem informações desatualizadas? A quem você recorre então?
• Ou você começou a trabalhar em um projeto com um grupo de funcionários, o que você faz quando o projeto é concluído? Você exclui todo o grupo? Isso apenas faz com que todas as informações sejam excluídas para que você não possa voltar para se referir à comunicação do projeto.

Portanto, todos esses exemplos se resumem a uma dor de cabeça total e desnecessária.

Naturalmente, novos funcionários ingressam na organização, mudam de cargo ou saem. Diante desse cenário, você está preparado para os seguintes cenários?

• Alguém está encarregado de remover o funcionário de todos os grupos de bate-papo que não são mais relevantes para ele?
• Como você lida com um funcionário que foi demitido e quando é a hora de tirá-lo do grupo?
• Como você ajuda os novos funcionários que acabaram de ingressar a obter todas as informações e atualizações que perderam?
• Como você pode garantir que eles não tenham acesso a informações importantes da empresa que possam usar contra você?

Aqui estão algumas histórias destinadas a causar um calafrio na espinha: um ex-vice-presidente de uma determinada empresa de varejo começou a trabalhar para a concorrência, mas permaneceu no grupo de texto por muito tempo e continuou recebendo informações cruciais não autorizadas. Sim, isso realmente aconteceu!

Ou os funcionários do departamento de RH de uma grande empresa não adicionaram novos funcionários ao bate-papo em grupo até que eles “passassem no teste”, o que significa que a ferramenta de comunicação se torna um “clube” privado e nem todos são bem-vindos. Isso leva a um sério desequilíbrio na satisfação e engajamento dos funcionários e desafia a cultura da empresa.

Além disso,não há controle administrativo disponível para regular os usuários no WhatsApp, o que prova um grande risco de comunicações pessoais e não autorizadas que podem ocorrer dentro do aplicativo.E como não é possível monitorar as comunicações que ocorrem dentro do app, qualquer pessoa pode criar um grupo não autorizado e se comunicar de forma privada.

Existem muitos outros exemplos de problemas de texto de grupo do WhatsApp, começando com nomes de contato errados e terminando com danos reais à organização.

A segurança dos dados pode prejudicar gravemente as organizações e até mesmo causar um colapso total, o que a torna uma das questões mais cruciais na empresa. Um funcionário demitido, mesmo que já tenha sido removido do chat em grupo, ainda mantém informações delicadas da empresa, como fotos, arquivos, histórico do chat e detalhes de contato. Todas essas informações são armazenadas automaticamente no smartphone do funcionário sem a necessidade de qualquer ação por parte dele. Esse funcionário insatisfeito pode entrar em contato com a concorrência e distribuir todas essas informações, apenas por despeito.

Além disso, essas informações também estão disponíveis para ele em processos judiciais envolvendo a empresa. Mas, no final das contas, o verdadeiro problema é que o departamento de SI (sistemas de informação) não terá como monitorar essas informações e descobrir o que o funcionário escolheu fazer com elas até que seja tarde demais.

“Se não forem fornecidas ferramentas de nuvem aprovadas pela empresa, os funcionários da linha de frente podem arriscar a segurança da empresa e dos dados e a conformidade regulatória para usar suas próprias. Cinquenta e três por cento dos funcionários da linha de frente usam aplicativos de mensagens como WhatsApp e Facebook Messengeraté seis vezes ao dia por motivos relacionados ao trabalho , mas 68% deles disseram que parariam se recebessem ferramentas de comunicação interna aprovadas.”- Google

Acima de tudo, o conteúdo da sua mensagem que existe pode serdescriptografado :

• Os backups não são criptografados .Isso significa que, se você ou qualquer pessoa com quem estiver conversando fizer backup do WhatsApp, esse conteúdo não será, de fato, criptografado.
• As exportações de chats não são criptografadas .Qualquer pessoa em qualquer grupo do WhatsApp ao qual você pertença pode realmente exportar todo o histórico de bate-papo do grupo como um arquivo de texto simples e publicá-lo em qualquer lugar ou enviá-lo/armazená-lo em qualquer lugar sem criptografia.\

Portanto, você deve assumir que as informações comerciais confidenciais e privadas no WhatsApp podem ser facilmente expostas a qualquer momento, apesar da criptografia de ponta a ponta que está dentro do próprio WhatsApp.

É óbvio que o tipo de conteúdo que aparece em um bate-papo privado em família ou em um grupo de amigos não é apropriado ou adequado ao ambiente de trabalho ou ao bate-papo em grupo da organização.

Seja uma piada de mau gosto, insultos, informações escancaradas sobre a empresa, assédio sexual ou até mesmo um funcionário descontente que acabou de ser demitido e solta comentários rudes, sem falar nos casos reais de funcionários que enviaram acidentalmente uma foto privada no lugar errado. grupo.

Você provavelmente pode adivinhar as consequências dessas situações, mas é mais importante entender a importância de controlar, excluir e monitorar o texto do grupo. Não é apenas importante, é obrigatório!

“Meu WhatsApp… é realmente 91% chats relacionados ao trabalho e está me incomodando até nos finais de semana… está misturado com minha vida pessoal e eu odeio isso…. Quero entrar no WhatsApp e conversar com meus amigos, não tratar de trabalho ou ser lembrado do trabalho”, diz um usuário

Quando não há separação absoluta entre textos de grupos privados e chats de trabalho, a chance de confusão aumenta significativamente. Também é muito razoável supor que funcionários e gerentes não gostariam que sua foto privada do WhatsApp aparecesse no sistema de comunicação da organização – ninguém quer ser representado na frente de seus colegas ou parceiros de negócios com uma foto pessoal embaraçosa.

Isso cria um estouro incomum e pode fazer com que informações importantes desapareçam em meio ao caos. Por exemplo, Joanna teve um filho? Parabéns! Agora você pode esperar 200 notificações push de todos desejando-lhe “Parabéns!”. Todo gerente conhece o diálogo irrelevante criado sobre atualizações diárias, anúncios do CEO, informações controversas e assim por diante. É por isso que deve haver uma separação clara entre os dois!

Em outras palavras, uma mistura confusa de conversas pessoais e de negócios não deve ocorrer em uma única interface, pois isso só leva à confusão e até mesmo à falta de motivação para realmente trabalhar.

As empresas não precisam apenas de uma ferramenta para conversar com seus funcionários, elas precisam aumentar o engajamento, compartilhar atualizações, conectar-se com colegas, aumentar a produtividade, melhorar a colaboração e muito mais.

A comunicação no local de trabalho é focada na troca de informações e ideias que são verbais e não verbais. E quando você faz isso direito, você tem uma forte cultura da empresa.

Se você não tem certeza de como deve ser uma estratégia de comunicação interna, baixe nosso e-book gratuito para começar.

Qualquer que seja a emergência, sua empresa precisa ser capaz de lidar com ela imediatamente. Exemplos de emergências incluem assédio sexual, desastres provocados pelo homem, violência no local de trabalho, ataque de segurança cibernética e muito mais. Se surgir uma emergência, seus funcionários precisam saber como denunciá-la e a quem reportar. Depois, o RH precisa lidar com a situação imediatamente.

Os gerentes também precisam saber que sua mensagem foi enviada e que os funcionários viram e leram a atualização. O WhatsApp é limitado neste caso.

E não vamos esquecer a pandemia global, COVID-19, que obrigou muitas empresas a reagir rapidamente. Os gerentes precisam ser capazes de manter todos na mesma página, distribuir informações em tempo real, gerenciar níveis de estresse e muito mais para ajudar a evitar sérias repercussões.

O resultado final do WhatsApp e da comunicação interna

Usar o WhatsApp no ​​ambiente de trabalho parece confortável e fácil. E claro, parece fácil implementar o WhatsApp de forma rápida e bem-sucedida, mesmo que não formalmente, na organização, mas se você olhar melhor, encontrará muitos defeitos que podem acabar custando caro.

No final das contas, fica claro para os empresários que sua empresa está pronta para um aplicativo de comunicação com funcionários como a próxima ferramenta de comunicação da empresa.

Hoje, mais e mais empresas em todo o mundo usam um aplicativo de comunicação com funcionários para todas as suas necessidades organizacionais.

O que é uma ferramenta de comunicação com funcionários?É uma ferramenta compatível com dispositivos móveis adaptada às necessidades da organização, a fim de ter um local para se comunicar facilmente entre si em tempo real.

A solução foi projetada para enfrentar os diferentes desafios do campo organizacional, agora milhares de empresas em todo o mundo usam o aplicativo Connecteam para funcionários para acompanhar os dados da organização, gerenciar grupos automaticamente, adicionar restrições e autorizações, criar diversos canais, produzir relatórios e executar comunicação com sucesso e profissionalmente.

O recurso de bate-papo ajuda a equipe a se manter engajada e conectada. Criamos equipes domésticas de bate-papo onde os funcionários podem comemorar conquistas e enviar atualizações sobre tudo e qualquer coisa.

Brian Jolliff, COO da Total Compass Care

Ao final do dia, migrar sua empresa para uma ferramenta de comunicação segura, como o Connecteam, o deixará tranquilo, pois seus dados e documentos estarão totalmente seguros com a máxima segurança necessária.