Używasz WhatsApp do komunikacji wewnętrznej? 7 powodów, dla których nadszedł czas, aby porzucić aplikację

W ostatniej dekadzie wiele organizacji na całym świecie zwróciło się do WhatsApp jako podstawowego narzędzia komunikacji wewnętrznej.

• Jest łatwy w użyciu
• Większość osób ma już pobraną aplikację na swój telefon
• To darmowe rozwiązanie
• I ogólnie jest to po prostu wygodne

Już same te powody sprawiły, że właściciele firm uznali to rozwiązanie za główny czat w pracy.

Jednak wielu menedżerów i pracowników zgłasza obawy dotyczące trudności w korzystaniu z aplikacji do celów organizacyjnych. Na przykład nadmiar nieistotnych i rozpraszających informacji lub awarie produktu.

A ponieważ WhatsApp ogłosiłnowe zmiany w zakresie prywatności , które weszły w życie w lutym 2021 r.,jego 2 miliardy użytkowników – zwłaszcza ci, którzy polegają na WhatsApp w komunikacji biznesowej – chce przejść na lepsze, bezpieczniejsze rozwiązanie.

Jakie są nowe zmiany zasad WhatsApp?Krótko mówiąc, gromadzenie danych przez WhatsApp było pierwszym znacznikiem zamieszania, a teraz, w 2021 r., wymuszają na swoich użytkownikach całkowicie nowe warunki świadczenia usług, które wymagają od nich udostępniania swoich danych Facebookowi. (WhatsApp został przejęty przez Facebooka w 2014 roku).

Pojawiły się już brwi z powodu ograniczonych ustawień prywatności WhatsApp, w rzeczywistości „dane [zebrane] z US National Vulnerability Database, repozytorium błędów rządu USA, ujawniły 12 luk w zabezpieczeniach w 2019 r., z których siedem zostało sklasyfikowanych jako „krytyczne”.

Zac Doffman z Forbes również skomentował: „Nie chodzi o to, by WhatsApp udostępniał Facebookowi więcej ogólnych danych niż dotychczas, ale o wykorzystywanie twoich danych i zaangażowanie w platformę, aby umożliwić zakupy i inne usługi biznesowe, zapewnić platforma, na której firmy mogą się z Tobą komunikować i sprzedawać, a wszystko to za cenę, którą zapłacą WhatsApp”.

Teraz, gdy w 2021 roku pojawiły się nowe luki w zabezpieczeniach, które pojawiły się po podjęciu decyzji o udostępnieniu danych Facebookowi, WhatsApp ma wiele do powiedzenia.

Właściciele firm uznają, że te nowe przepisy dotyczące prywatności WhatsApp są tylko katalizatorem korzystania z oprogramowania do komunikacji wewnętrznej przeznaczonego dla biznesu, które pozwala firmie usprawnić procesy komunikacji.

W rezultacie wiele firm przechodzi na aplikację Connecteam do komunikacji z pracownikami. Jest to innowacyjne narzędzie do komunikacji wewnętrznej, dostosowane do potrzeb organizacji, zapewniające pracownikom kompleksową komunikację między sobą oraz z samą firmą w sposób profesjonalny, bezpieczny, inteligentny i wydajny.

Tysiące organizacji już polegają na Connecteam, aby usprawnić komunikację, zwiększyć zaangażowanie pracowników, ograniczyć utratę wiedzy i poprawić produktywność pracowników.

Kliknij tutaj, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co Connecteam może zrobić dla komunikacji wewnętrznej Twojej firmy.

Czy nadal trudno Ci zrezygnować z narzędzia komunikacji w miejscu pracy?

Poniżej omawiamy siedem kwestii, które jeszcze bardziej przekonają Cię do rozważenia skuteczniejszej alternatywy pozostawania w kontakcie i angażowania pracowników.

Każdy menedżer spotkał się z takim scenariuszem: zaczynasz pracę z nowym pracownikiem lub dostawcą i musisz wysłać do niego SMS-a, aby przekazać mu kluczowe wiadomości i aktualizacje firmy lub po prostu nawiązać z nim kontakt. Ale aby tak się stało, musisz najpierw dodać ich numer do swojej prywatnej listy kontaktów – jeśli tego nie zrobisz, nie możesz wysłać im wiadomości na WhatsApp.Tak właśnie działa aplikacja.

Jasne, nie musisz zapisywać ich numeru, ale czy pamiętasz, kim są wszyscy na podstawie ich numeru telefonu?

Staje się to frustrującym zadaniem. Za każdym razem, gdy do firmy dołącza nowy pracownik lub dostawca, musisz ręcznie dodawać, edytować i usuwać informacje kontaktowe.

A to dopiero początek zarządzania kontaktami służbowymi w WhatsApp.

• Jeśli nazwa kontaktu nie jest dokładna, tracisz dużo czasu na szukanie jej danych
• Co jeśli dostawca się zmienił, ale nie wiedziałeś o tym, więc masz nieaktualne informacje? Do kogo się wtedy zwracasz?
• Lub zacząłeś pracę nad projektem z grupą pracowników, co robisz, gdy projekt jest zakończony? Usuwasz całą grupę? To po prostu prowadzi do usunięcia wszystkich informacji, więc nie można wrócić do komunikacji projektu.

Więc to, do czego sprowadzają się wszystkie te przykłady, to totalny, niepotrzebny ból głowy.

Naturalnie nowi pracownicy dołączają do organizacji, zmieniają stanowiska lub odchodzą. Czy w obliczu takiego scenariusza jesteś przygotowany na następujące scenariusze?

• Czy ktoś jest odpowiedzialny za usunięcie pracownika ze wszystkich grup czatu, które nie są już dla niego istotne?
• Jak postępować z pracownikiem, który został zwolniony i kiedy jest czas na wyciągnięcie go z grupy?
• Jak pomóc nowym pracownikom, którzy właśnie dołączyli, uzyskać wszystkie informacje i aktualizacje, które przegapili?
• Jak możesz zapewnić, że nie mają dostępu do kluczowych informacji firmy, które mogą wykorzystać przeciwko Tobie?

Oto kilka historii, które z pewnością przyprawią o dreszcze: były wiceprezes pewnej firmy detalicznej zaczął pracować dla konkurencji, ale pozostał w grupie przez bardzo długi czas i wciąż otrzymywał kluczowe, nieautoryzowane informacje. Tak, to wydarzyło się naprawdę!

Albo pracownicy działu HR dużej firmy nie dodawali nowych pracowników do czatu grupowego, dopóki „nie zdali egzaminu”, co oznacza, że ​​narzędzie komunikacji staje się prywatnym „klubem” i nie każdy jest mile widziany. Prowadzi to do poważnego zachwiania równowagi w zadowoleniu i zaangażowaniu pracowników oraz stanowi wyzwanie dla kultury firmy.

Ponadtonie ma dostępnej kontroli administracyjnej do regulowania użytkowników w WhatsApp, co świadczy o ogromnym ryzyku osobistej i nieautoryzowanej komunikacji, która może wystąpić w aplikacji.A ponieważ nie można monitorować komunikacji w aplikacji, każdy może utworzyć nieautoryzowaną grupę i komunikować się prywatnie.

Istnieje wiele innych przykładów problemu z tekstem grupowym WhatsApp, począwszy od błędnych nazw kontaktów, a skończywszy na rzeczywistych szkodach dla organizacji.

Bezpieczeństwo danych może poważnie zaszkodzić organizacjom, a nawet doprowadzić do całkowitego załamania, co sprawia, że ​​jest to jedna z najważniejszych kwestii w firmie. Zwolniony pracownik, nawet jeśli został już usunięty z czatu grupowego, nadal przechowuje poufne informacje firmowe, takie jak zdjęcia, pliki, historię czatu i dane kontaktowe. Wszystkie te informacje są automatycznie zapisywane w smartfonie pracownika bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań z jego strony. Ten niezadowolony pracownik może dotrzeć do konkurencji i może rozdawać te wszystkie informacje, tak po prostu na złość.

Ponadto informacje te są dla niego dostępne również w sprawach sądowych dotyczących firmy. Ale na koniec dnia prawdziwym problemem jest to, że dział IS (systemy informacyjne) nie będzie miał możliwości monitorowania tych informacji i dowiedzenia się, co pracownik zdecydował się z nimi zrobić, dopóki nie będzie za późno.

„Jeśli nie otrzymają zatwierdzonych przez firmę narzędzi chmurowych, pracownicy pierwszej linii mogą ryzykować bezpieczeństwo firmy i danych oraz zgodność z przepisami, aby korzystać z własnych. Pięćdziesiąt trzy procent pracowników pierwszej linii korzysta z aplikacji do przesyłania wiadomości, takich jak WhatsApp i Facebook Messenger, do sześciu razy dziennie z powodów związanych z pracą , ale 68% z nich stwierdziło, że przestaną, jeśli otrzymają zatwierdzone narzędzia do komunikacji wewnętrznej”.- Google

Co więcej, istniejąca treść wiadomości może byćniezaszyfrowana :

• Kopie zapasowe nie są szyfrowane .Oznacza to, że jeśli ty lub ktokolwiek, z kim rozmawiasz, utworzy kopię zapasową WhatsApp, to ta treść nie jest w rzeczywistości zaszyfrowana.
• Eksporty czatów nie są szyfrowane .Każda osoba w dowolnej grupie WhatsApp, do której należysz, może faktycznie wyeksportować całą historię czatów grupy jako zwykły plik tekstowy i opublikować go w dowolnym miejscu lub wysłać/przechowywać w dowolnym miejscu w postaci niezaszyfrowanej.\

Dlatego musisz założyć, że poufne i prywatne informacje biznesowe w WhatsApp mogą zostać łatwo ujawnione w dowolnym momencie, pomimo kompleksowego szyfrowania, które jest w samym WhatsApp.

To oczywiste, że rodzaj treści pojawiających się na czacie prywatnej rodziny lub grupy znajomych nie jest odpowiedni ani nie pasuje do środowiska pracy lub czatu grupowego organizacji.

Niezależnie od tego, czy jest to niesmaczny żart, obelgi, wygadane informacje o firmie, molestowanie seksualne, czy nawet niezadowolony pracownik, który właśnie został zwolniony i wypuszcza się z niegrzecznymi komentarzami, nie wspominając już o rzeczywistych przypadkach pracowników przypadkowo wysyłających prywatne zdjęcie w niewłaściwym miejscu Grupa.

Prawdopodobnie możesz odgadnąć konsekwencje takich sytuacji, ale najważniejsze jest zrozumienie znaczenia kontrolowania, usuwania i monitorowania tekstu grupy. To nie tylko ważne, to konieczność!

„Mój WhatsApp… to naprawdę w 91% czaty związane z pracą i denerwuje mnie nawet w weekendy… miesza się z moim życiem osobistym i nienawidzę tego…. Chcę wejść na WhatsApp i rozmawiać ze znajomymi, a nie zajmować się pracą lub otrzymywać przypomnienia o pracy” – mówi jeden z użytkowników

Kiedy nie ma absolutnej separacji między prywatnymi wiadomościami grupowymi a rozmowami w pracy, ryzyko pomyłki znacznie wzrasta. Bardzo rozsądne jest również założenie, że pracownicy i kierownictwo nie chcą, aby ich prywatne zdjęcie z WhatsApp pojawiło się w systemie komunikacyjnym organizacji – nikt nie chce być reprezentowany przed kolegami lub partnerami biznesowymi zawstydzającym zdjęciem osobistym.

Powoduje to niezwykłe przepełnienie i może spowodować zniknięcie ważnych informacji w całym chaosie. Na przykład Joanna miała syna? Gratulacje! Możesz teraz spodziewać się 200 powiadomień push od wszystkich życzących jej „Gratulacje!”. Każdy menedżer zna nieistotny dialog tworzony podczas codziennych aktualizacji, ogłoszeń prezesów, kontrowersyjnych informacji i tak dalej. Dlatego musi być wyraźny rozdział między nimi!

Innymi słowy, nieostre rozmowy osobiste i biznesowe nie powinny odbywać się w ramach jednego interfejsu, ponieważ prowadzi to jedynie do zamieszania, a nawet braku motywacji do rzeczywistej pracy.

Firmy potrzebują nie tylko narzędzia do czatowania ze swoimi pracownikami, ale także zwiększania zaangażowania, udostępniania aktualizacji, łączenia się ze współpracownikami, zwiększania produktywności, lepszej współpracy i wielu innych.

Komunikacja w miejscu pracy koncentruje się na wymianie informacji i pomysłów, zarówno werbalnych, jak i niewerbalnych. A kiedy robisz to dobrze, masz silną kulturę firmy.

Jeśli nie masz pewności, jak powinna wyglądać strategia komunikacji wewnętrznej, pobierz nasz bezpłatny eBook, aby rozpocząć.

Niezależnie od sytuacji awaryjnej Twoja firma musi być w stanie natychmiast sobie z nią poradzić. Przykłady nagłych sytuacji obejmują molestowanie seksualne, katastrofy spowodowane przez człowieka, przemoc w miejscu pracy, atak cybernetyczny i inne. W przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej Twoi pracownicy muszą wiedzieć, jak to zgłosić i do kogo się zgłosić. Po tym HR musi natychmiast zająć się tą sytuacją.

Menedżerowie muszą również wiedzieć, że ich wiadomość została przekazana, a pracownicy widzieli i czytali aktualizację. WhatsApp jest w tym przypadku ograniczony.

Nie zapominajmy też o globalnej pandemii COVID-19, która zmusiła wiele firm do szybkiej reakcji. Menedżerowie muszą być w stanie utrzymać wszystkich na tej samej stronie, rozpowszechniać informacje w czasie rzeczywistym, zarządzać poziomami stresu i wiele więcej, aby uniknąć poważnych konsekwencji.

Konkluzja dotycząca WhatsApp i komunikacji wewnętrznej

Korzystanie z WhatsApp w środowisku pracy wydaje się wygodne i łatwe. Jasne, szybkie i skuteczne wdrożenie WhatsApp w organizacji wydaje się łatwe, nawet jeśli nie formalnie, ale jeśli przyjrzysz się dokładniej, znajdziesz wiele usterek, które ostatecznie mogą okazać się bardzo kosztowne.

Ostatecznie dla właścicieli firm jest jasne, że ich firma jest gotowa na aplikację do komunikacji z pracownikami jako kolejne narzędzie komunikacji dla firmy.

Obecnie coraz więcej firm na całym świecie korzysta z aplikacji do komunikacji z pracownikami do wszystkich swoich potrzeb organizacyjnych.

Co to jest narzędzie komunikacji pracowników?To przyjazne dla urządzeń mobilnych narzędzie dostosowane do potrzeb organizacji, aby mieć jedno miejsce do łatwej komunikacji w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby sprostać różnym wyzwaniom organizacyjnym, obecnie tysiące firm na całym świecie korzysta z aplikacji pracowniczej Connecteam do śledzenia danych organizacji, automatycznego zarządzania grupami, dodawania ograniczeń i autoryzacji, tworzenia różnorodnych kanałów, tworzenia raportów i prowadzenia organizacji skutecznie i profesjonalnie komunikować się.

Funkcja czatu pomaga personelowi pozostać zaangażowanym i pozostawać w kontakcie. Stworzyliśmy zespoły na czacie domowym, w których pracownicy mogą świętować osiągnięcia i wysyłać aktualizacje o wszystkim i o niczym.

Brian Jolliff, dyrektor operacyjny w Total Compass Care

Ostatecznie przejście firmy na bezpieczne narzędzie komunikacyjne, takie jak Connecteam, uspokoi Cię, ponieważ Twoje dane i dokumenty są całkowicie bezpieczne z najwyższymi wymaganymi zabezpieczeniami.