내부 커뮤니케이션에 WhatsApp을 사용하시나요? 앱을 버려야 할 7가지 이유

지난 10년 동안 전 세계 많은 조직에서 WhatsApp을 기본 내부 통신 도구로 전환했습니다.

• 사용하기 쉽습니다.
• 대부분의 사람들은 이미 휴대폰에 앱을 다운로드했습니다.
• 무료 솔루션입니다
• 그리고 전반적으로 편리합니다.

이러한 이유만으로도 비즈니스 소유자가 솔루션을 기본 작업 채팅으로 사용하는 것이 매력적이었습니다.

그러나 많은 관리자와 직원들이 조직 목적으로 앱을 사용하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 예를 들어, 부적절하고 주의를 산만하게 하는 정보의 범람이나 제품 충돌이 있습니다.

그리고 WhatsApp이2021년 2월에 발효된 새로운 개인 정보 보호 변경 사항을발표하면서 20억 명의 사용자, 특히 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 WhatsApp을 사용하는 사람들은 더 좋고 안전한 솔루션으로 전환하기를 원하고 있습니다.

새로운 WhatsApp 정책 변경 사항은 무엇입니까?요컨대, WhatsApp의 데이터 수집은 소동의 첫 번째 지표였으며 이제 2021년에 그들은 사용자에게 Facebook과 데이터를 공유하도록 요구하는 완전히 새로운 서비스 약관을 강요하고 있습니다. (WhatsApp은 2014년에 Facebook에 인수되었습니다.)

WhatsApp의 제한된 개인정보 보호 설정에 대해 이미 사람들의 눈살을 찌푸리게 했습니다. 실제로 "미국 정부의 결함 저장소인 미국 국립 취약성 데이터베이스에서 [수집한] 데이터는 2019년에 12개의 취약점을 공개했으며 그 중 7개는 "심각한" 것으로 분류되었습니다.

포브스(Forbes)의 Zac Doffman은 또한 "이것은 이미 공유하고 있는 것보다 더 많은 일반 데이터를 Facebook과 공유하는 WhatsApp에 관한 것이 아닙니다. 이것은 쇼핑 및 기타 비즈니스 서비스를 활성화하고 기업이 WhatsApp에 지불할 가격으로 귀하와 소통하고 판매할 수 있는 플랫폼입니다."

이제 2021년에 이러한 새로운 취약점으로 인해 Facebook과 데이터를 공유하기로 결정한 WhatsApp은 답변해야 할 것이 많습니다.

비즈니스 소유자는 이러한 새로운 WhatsApp 개인 정보 보호법이 회사가 커뮤니케이션 프로세스를 향상시킬 수 있는 비즈니스 전용 내부 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하는 데 촉매 역할을 한다는 것을 알고 있습니다.

그 결과 많은 기업이 Connecteam의 직원 커뮤니케이션 앱으로 전환하고 있습니다. 직원들이 전문적이고 안전하며 스마트하고 효율적인 방식으로 서로 및 회사 자체와 통신할 수 있는 원스톱 상점을 제공하는 조직의 요구에 맞게 조정된 혁신적인 내부 통신 도구입니다.

수천 개의 조직이 이미 Connecteam을 사용하여 커뮤니케이션을 간소화하고, 직원 참여를 강화하고, 지식 손실을 제한하고, 직원 생산성을 개선하고 있습니다.

회사 내부 커뮤니케이션을 위해 Connecteam이 무엇을 할 수 있는지 자세히 알아보려면 여기를 클릭하십시오.

아직도 직장 커뮤니케이션 도구를 포기하기가 어렵습니까 ?

아래에서는 직원들과 계속 연락하고 참여하기 위한 보다 효율적인 대안을 고려하도록 설득하는 7가지 문제에 대해 자세히 설명합니다.

모든 관리자는 다음과 같은 시나리오에 직면했습니다. 새로운 직원이나 공급업체와 작업을 시작하고 회사의 주요 뉴스 및 업데이트를 전달하거나 그냥 참여하기 위해 문자를 보내야 합니다. 하지만 이렇게 하려면 먼저 개인 연락처 목록에 해당 번호를 추가해야 합니다. 그렇지 않으면 WhatsApp에서 메시지를 보낼 수 없습니다.그것이 앱이 작동하는 방식입니다.

물론, 전화번호를 저장할 필요는 없지만 전화번호만 보고 모든 사람이 누구인지 기억할 수 있습니까?

이것은 실망스러운 작업이 됩니다. 신입 사원이나 협력사가 입사할 때마다 연락처 정보를 수동으로 추가, 편집 및 삭제해야 합니다.

이는 WhatsApp에서 업무용 연락처 관리의 시작일 뿐입니다.

• 연락처 이름이 정확하지 않으면 세부 정보를 검색하는 데 많은 시간을 허비하게 됩니다.
• 공급업체가 변경되었지만 이에 대해 알지 못하여 오래된 정보가 있는 경우 어떻게 합니까? 그러면 누구에게 의지합니까?
• 또는 직원 그룹과 함께 프로젝트 작업을 시작했는데 프로젝트가 완료되면 어떻게 합니까? 전체 그룹을 삭제합니까? 이로 인해 모든 정보가 삭제되어 프로젝트 커뮤니케이션을 참조하기 위해 돌아갈 수 없습니다.

따라서 이러한 모든 예는 총체적이고 불필요한 두통으로 요약됩니다.

당연히 신입 사원이 조직에 합류하거나 직책을 변경하거나 그만 둡니다. 해당 시나리오에 직면했을 때 다음 시나리오에 대비하고 있습니까?

• 더 이상 관련이 없는 모든 채팅 그룹에서 직원을 제거하는 책임자가 있습니까?
• 해고된 직원을 어떻게 처리하고 언제 그룹에서 제외해야 합니까?
• 방금 입사한 신입 직원이 놓친 모든 정보와 업데이트를 받을 수 있도록 어떻게 도와주나요?
• 그들이 귀하에게 불리하게 사용할 수 있는 주요 회사 정보에 ​​액세스하지 못하게 하려면 어떻게 해야 합니까?

다음은 등골이 오싹해지는 이야기입니다. 한 소매 회사의 전 부사장이 경쟁을 위해 일하기 시작했지만 매우 오랫동안 그룹 텍스트에 머물면서 중요한 승인되지 않은 정보를 계속 수신했습니다. 네, 정말 일어났습니다!

또는 대기업의 HR 부서 직원이 "테스트를 통과"할 때까지 그룹 채팅에 신입 사원을 추가하지 않았습니다. 즉, 커뮤니케이션 도구가 비공개 "클럽"이 되어 모든 사람이 환영받는 것은 아닙니다. 이는 직원 만족도, 참여도의 심각한 불균형을 초래하고 회사 문화에 도전합니다.

또한 WhatsApp에서 사용자를 규제할 수 있는 관리자 컨트롤이 없으므로 앱 내에서 발생할 수 있는 개인 및 무단 통신의 위험이 큽니다.그리고 앱 내에서 발생하는 커뮤니케이션을 모니터링할 수 없기 때문에 누구나 승인되지 않은 그룹을 만들어 비공개로 커뮤니케이션할 수 있습니다.

잘못된 연락처 이름으로 시작하여 조직에 대한 실제 피해로 끝나는 WhatsApp 그룹 텍스트 문제에 대한 더 많은 예가 있습니다.

데이터 보안은 조직에 심각한 피해를 줄 수 있고 심지어 완전한 붕괴를 초래할 수 있어 회사에서 가장 중요한 문제 중 하나입니다. 해고된 직원은 이미 그룹 채팅에서 제거되었더라도 사진, 파일, 채팅 기록, 연락처 세부 정보와 같은 민감한 회사 정보를 여전히 보유하고 있습니다. 이 모든 정보는 직원이 별도의 조치를 취하지 않아도 자동으로 직원의 스마트폰에 저장됩니다. 불만을 품은 이 직원은 경쟁업체에 손을 내밀어 악의 없이 이 모든 정보를 전달할 수 있습니다.

또한 이 정보는 회사와 관련된 법적 소송에서도 사용할 수 있습니다. 그러나 결국 진짜 문제는 IS(정보 시스템) 부서가 이 정보를 모니터링하고 직원이 선택한 정보를 너무 늦기 전까지 알아낼 방법이 없다는 것입니다.

“회사에서 승인한 클라우드 도구가 제공되지 않으면 일선 작업자가 자신의 도구를 사용하기 위해 회사와 데이터 보안 및 규정 준수를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 일선 직원의 53%는업무 관련 이유로 WhatsApp 및 Facebook Messenger와 같은 메시징 앱을 하루에 최대 6번 사용하지만, 이들 중 68%는 승인된 내부 커뮤니케이션 도구가 제공되면 사용을 중단할 것이라고 말했습니다.”- Google

무엇보다도 존재하는 메시지 콘텐츠는암호화 해제 할 수 있습니다.

• 백업은 암호화되지 않습니다 .이것은 귀하 또는 귀하가 대화 중인 누군가가 그들의 WhatsApp을 백업하는 경우 해당 콘텐츠가 실제로 암호화되지 않는다는 것을 의미합니다.
• 채팅 내보내기는 암호화되지 않습니다 .귀하가 속한 WhatsApp 그룹의 모든 사람은 실제로 그룹의 전체 채팅 기록을 일반 텍스트 파일로 내보내어 어디서나 게시하거나 암호화되지 않은 곳으로 보내거나 저장할 수 있습니다.\

따라서 WhatsApp 자체에 있는 종단 간 암호화에도 불구하고 WhatsApp에 있는 민감한 개인 비즈니스 정보가 주어진 순간에 쉽게 노출될 수 있다고 가정해야 합니다.

개인 가족이나 친구 그룹 채팅에 표시되는 콘텐츠 유형이 업무 환경이나 조직의 그룹 채팅에 적합하지 않거나 적합하지 않다는 것은 명백합니다.

천박한 농담, 욕설, 불쑥 회사 소개, 성희롱, 심지어 해고된 지 얼마 안 된 직원에게 무례한 말을 퍼붓는 불만스러운 직원, 직원이 실수로 사적인 사진을 잘못 보낸 실제 사례 등 그룹.

이러한 상황의 결과를 추측할 수 있지만 그룹 텍스트를 제어, 삭제 및 모니터링하는 것의 중요성을 이해하는 것이 가장 중요합니다. 중요할 뿐만 아니라 필수입니다!

“나의 WhatsApp… 정말 91%가 업무 관련 채팅이고 주말에도 저를 괴롭힙니다… 개인 생활에 섞여 있어서 싫어요… 나는 WhatsApp에 가서 내 친구들과 채팅하고 싶지만 일을 처리하거나 일을 상기시키고 싶지 않습니다.”라고 한 사용자는 말합니다.

사적인 그룹 문자와 업무 채팅이 완전히 분리되지 않으면 혼란의 가능성이 크게 높아집니다. 또한 직원과 경영진이 개인 WhatsApp 사진이 조직의 통신 시스템에 표시되는 것을 원하지 않을 것이라고 가정하는 것도 매우 합리적입니다. 누구도 부끄러운 개인 사진으로 동료나 비즈니스 파트너 앞에서 대표되기를 원하지 않습니다.

이로 인해 비정상적인 오버플로가 발생하고 모든 혼돈 속에서 중요한 정보가 사라질 수 있습니다. 예를 들어 조안나에게 아들이 있었나요? 축하해요! 이제 그녀의 "축하합니다!"를 기원하는 모든 사람의 200개의 푸시 알림을 기대할 수 있습니다. 모든 관리자는 일일 업데이트, CEO 발표, 논란이 되는 정보 등을 통해 생성되는 관련 없는 대화를 알고 있습니다. 그렇기 때문에 둘 사이에 명확한 분리가 있어야합니다!

다시 말해, 단일 인터페이스 내에서 개인적인 대화와 비즈니스 대화가 흐릿하게 혼합되어서는 안 됩니다. 혼란만 초래하고 실제로 일할 동기가 부족하기 때문입니다.

회사는 직원과 채팅할 수 있는 도구만 필요한 것이 아니라 참여를 촉진하고, 업데이트를 공유하고, 동료와 연결하고, 생산성을 높이고, 협업을 개선하는 등 많은 일을 해야 합니다.

직장에서의 커뮤니케이션은 언어적 및 비언어적 정보와 아이디어 교환에 중점을 둡니다. 그리고 제대로 할 때 강력한 회사 문화를 갖게 됩니다.

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어떤 긴급 상황이 발생하든 귀사는 즉시 처리할 수 있어야 합니다. 긴급 상황의 예로는 성희롱, 인재, 직장 내 폭력, 사이버 보안 공격 등이 있습니다. 긴급 상황이 발생하면 직원은 보고 방법과 보고 대상을 알아야 합니다. 이후 HR은 상황을 즉시 처리해야 합니다.

또한 관리자는 메시지가 전달되었고 직원이 업데이트를 보고 읽었음을 알아야 합니다. 이 경우 WhatsApp은 제한됩니다.

그리고 많은 기업들이 신속하게 대응해야 하는 세계적인 유행병인 COVID-19를 잊지 말자. 관리자는 모든 사람이 같은 정보를 공유하고, 실시간 정보를 배포하고, 스트레스 수준을 관리하고, 심각한 역풍을 피하는 데 도움이 되는 훨씬 더 많은 기능을 수행할 수 있어야 합니다.

WhatsApp 및 내부 커뮤니케이션의 결론

작업 환경에서 WhatsApp을 사용하는 것이 편안하고 쉬워 보입니다. 그리고 확실히 조직에서 공식적으로는 아니더라도 WhatsApp을 빠르고 성공적으로 구현하는 것은 쉬운 것처럼 보이지만 자세히 살펴보면 결국 비용이 많이 드는 것으로 판명될 수 있는 많은 오작동을 발견하게 될 것입니다.

하루가 끝나면 비즈니스 소유자는 회사가 회사의 다음 커뮤니케이션 도구로 직원 커뮤니케이션 앱을 사용할 준비가 되었음을 분명히 알 수 있습니다.

오늘날 전 세계적으로 점점 더 많은 회사에서 조직의 모든 요구 사항에 직원 커뮤니케이션 앱을 사용하고 있습니다.

직원 커뮤니케이션 도구는 무엇입니까?실시간으로 서로 쉽게 통신할 수 있는 한 장소를 갖기 위해 조직의 요구에 맞게 조정된 모바일 친화적인 도구입니다.

이 솔루션은 조직 현장의 다양한 문제를 해결하도록 설계되었으며, 현재 전 세계 수천 개의 회사에서 Connecteam 직원 앱을 사용하여 조직의 데이터를 추적하고, 그룹을 자동으로 관리하고, 제한 및 권한을 추가하고, 다양한 채널을 만들고, 보고서를 생성하고, 조직을 운영합니다. 성공적으로 그리고 전문적으로 커뮤니케이션합니다.

채팅 기능은 직원들이 참여하고 연결 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다. 우리는 직원들이 성과를 축하하고 모든 것에 대한 업데이트를 보낼 수 있는 채팅 홈 팀을 만들었습니다.

Total Compass Care의 COO Brian Jolliff

결국 회사를 Connecteam과 같은 보안 통신 도구로 전환하면 데이터와 문서가 최고 수준의 보안으로 완전히 안전하므로 안심할 수 있습니다.