Por que obter um pagamento adiantado é melhor para o seu negócio freelance

O fluxo de caixa é um dos maiores problemas com os quais freelancers e proprietários de pequenas empresas lutam. Felizmente, mais pessoas estão adotando estruturas de pagamento antecipado na economia gig.

Embora não seja uma solução infalível contra clientes inescrupulosos, os pagamentos antecipados reduzem os problemas de fluxo de caixa enfrentados pela maioria dos freelancers e pequenas empresas.

O artigo de hoje irá explorar tudo sobre pagamentos antecipados e como eles são benéficos para freelancers e empreendedores autônomos. Também compartilharemos algumas dicas práticas sobre como você pode negociar seu primeiro pagamento adiantado.

O que significa pagamento antecipado?

O pagamento antecipado é uma forma de transação em que o cliente paga um depósito ou o pagamento integral de um serviço que ainda não foi entregue. Por exemplo, como designer ou redator freelancer, você pode pedir a seus clientes em potencial que façam um pagamento/depósito parcial por seus serviços antes de entregar o produto final.

As transações iniciais são usadas em muitos setores, mas provaram ser particularmente úteis na economia freelance. De acordo com uma pesquisa realizada pela Freelance Union, cerca de 71% dos freelancers lutam para ser pagos. A mesma pesquisa relatou que freelancers não remunerados perdem US$ 6.000 anualmente em média.

Adotar um sistema de pagamento antecipado é uma das poucas técnicas que podem ajudar os freelancers a serem pagos. Isso desencoraja clientes desonestos e aumenta o comprometimento de qualquer cliente que venha a bordo.

Dito isso, empreendedores autônomos e freelancers precisam ser inteligentes ao implementar o sistema de pagamento antecipado. Por exemplo, pedir um pagamento adiantado integral para um grande projeto é arriscado. Isso só serve para afugentar potenciais clientes, dependendo do projeto em questão.

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Portanto, você precisa estruturar um sistema de pagamento antecipado que funcione para ambas as partes. Uma certa porcentagem do pagamento total pago adiantado geralmente funciona para a maioria dos projetos.

Quando é necessário um pagamento antecipado e como solicitar um

Você não precisa pedir pagamentos adiantados em todos os projetos. Faz mais sentido começar o projeto em algumas situações antes de solicitar o pagamento. Por exemplo, com projetos menores custando menos de US$ 100, é mais sensato concluir o projeto antes de faturar o cliente.

Da mesma forma, ao trabalhar com empresas da Fortune 500, obter um depósito pode levar muito tempo devido à natureza burocrática de tais negócios. Isso significa que você pode acabar perdendo muito tempo esperando o pagamento, deixando-o com um prazo ainda menor para concluir o projeto real.

Portanto, é melhor trabalhar no projeto sem nenhum depósito nesses casos. Além disso, como você está trabalhando com empresas conhecidas, é seguro presumir que elas honrarão seu contrato.

O melhor momento para pedir o pagamento adiantado é quando estiver trabalhando em grandes projetos, como redação de livros, criação de software ou aplicativos complexos, execução de campanhas de SEO, etc.

Tais projetos exigem muito trabalho de você, e é por isso que você precisa de algum tipo de compromisso do cliente. Confira a última linha deste trecho do contrato de um designer freelancer:

Mas, é imperativo pedir o pagamento inicial com sabedoria. Primeiro, você pode pedir uma porcentagem específica do pagamento integral. A maioria dos freelancers pede depósitos de 25 a 50%.

Um cliente que gasta tanto dinheiro adiantado provavelmente honrará seu contrato até o fim. Se não o fizerem, você não perderá tanto dinheiro quanto perderia se trabalhasse sem nenhum depósito.

Outra técnica é dividir o projeto em várias seções. Por exemplo, se você estiver escrevendo conteúdo para uma marca de comércio eletrônico, poderá dividir o trabalho em várias seções. Da mesma forma, você pode dividir um projeto de web design ou processo de desenvolvimento de software em várias seções. Em seguida, peça ao cliente que pague antecipadamente por cada seção.

Nem todo cliente estará disposto a pagar tudo adiantado sem ver o produto final. Se for o caso, solicite o pagamento adiantado para as duas primeiras seções do projeto e faça o pagamento final assim que o produto final for entregue.

Os benefícios de obter um pagamento antecipado

Talvez o benefício mais significativo de pedir pagamentos adiantados seja que você reduz o risco de perder tudo se um cliente não honrar o contrato. Aqui estão alguns dos outros benefícios que você precisa conhecer:

Ele constrói a confiança

Pedir pagamentos adiantados ajuda a criar confiança entre você e o cliente. Isso é especialmente verdade quando se trata de novos clientes.

Se você já trabalhou com um cliente antes, pedir um adiantamento pode não ser necessário, pois você já construiu um relacionamento com ele. No entanto, se você pedir pagamentos adiantados de clientes existentes, a maioria deles pagará porque já estão familiarizados com seu trabalho e sua reputação.

Por outro lado, lidar com novos clientes é complicado porque nenhuma das partes está familiarizada com a outra. Como freelancer ou solopreneur, você ficará preocupado em não ser pago pelo seu trabalho duro. Enquanto isso, novos clientes também desconfiam de freelancers esboçados que pedem um pagamento adiantado e entregam serviços abaixo do padrão ou não entregam completamente.

É aí que os depósitos ajudam a construir a base de uma relação de trabalho bem-sucedida. Quando um cliente paga uma porcentagem do pagamento total adiantado, é provável que ele honre todo o contrato. Da mesma forma, a maioria dos clientes achará os pagamentos iniciais razoáveis ​​com um pouco de explicação sua.

Tome isso como um sinal de alerta se um cliente parecer relutante em pagar um depósito pelo projeto, apesar de suas múltiplas garantias.

Mantém o cliente envolvido

Os pagamentos adiantados têm uma maneira de ajudá-lo a ganhar a atenção do cliente. Um cliente que investe de 25 a 50% em um projeto tende a permanecer engajado e garantir que você tenha tudo o que precisa para concluir o projeto no prazo.

Por outro lado, os clientes que não pagaram nada por um projeto provavelmente estarão menos envolvidos. Isso pode significar respostas mais lentas e comunicação geralmente ruim. Isso pode ser frustrante. Além disso, é mais difícil concluir um projeto quando o cliente demora a fornecer as respostas e os recursos necessários para o trabalho.

Aumenta o fluxo de caixa

De acordo com o US Bank, 82 por cento das empresas falham devido a problemas de fluxo de caixa. As pequenas empresas administradas por empreendedores autônomos são geralmente as mais afetadas.

O mesmo problema é vivenciado por freelancers envolvidos em projetos de longo prazo. Digamos que você esteja desenvolvendo um ativo digital complexo, como um aplicativo, que pode levar dois ou mais meses para ser concluído. Isso é muito tempo para gastar em um único projeto sem receber nenhum pagamento.

Pior ainda, se você concluir o projeto e o cliente não pagar imediatamente, você pode acabar gastando ainda mais tempo e recursos perseguindo suas dívidas.

Tudo isso torna mais difícil para você escalar sua prática. É por isso que os pagamentos antecipados são críticos, especialmente em projetos de longo prazo. Além de fornecer uma rede de segurança, eles também aumentam sua liquidez, o que ajuda a manter as operações tranquilas.

Ele ajuda você a cobrir as despesas desembolsadas do projeto

Embora alguns shows freelance não tenham despesas, alguns projetos podem exigir software especial, mão de obra adicional e outras despesas. Os pagamentos antecipados aumentam sua liquidez, facilitando o pagamento de quaisquer despesas à medida que elas surgem.

Se o projeto em que você está trabalhando tiver despesas diretas, use isso em suas negociações para obter um pagamento adiantado. A maioria dos clientes achará razoável.

Como negociar a obtenção de um pagamento antecipado

Negociar seu primeiro pagamento adiantado geralmente é um desafio. No entanto, toda a experiência fica mais fácil quanto mais você faz isso.

Fornecer garantias suficientes

Uma das melhores maneiras de vender novos clientes em seu sistema de pagamento antecipado é fornecer garantias suficientes. Afinal, os clientes são tão cautelosos em perder seus investimentos quanto você.

Então, que tipo de garantias você deve fornecer? Primeiro, discuta o prazo e diga ao cliente que o projeto será concluído na data definida. Não só isso, mas você deve tê-lo escrito no contrato.

Em segundo lugar, mantenha a comunicação ideal com o cliente durante todo o projeto. Responda às perguntas deles a tempo e forneça atualizações com frequência.

Considere a criação de vários marcos para cada projeto. Informe o cliente sobre esses marcos antes do início do projeto. Anexe um prazo para cada marco e mantenha o cliente informado sempre que atingir os marcos.

Outra coisa que você pode considerar é uma política de reembolso. Uma garantia de reembolso por escrito facilita a venda de novos clientes em sua política de pagamento antecipado. Isso lhes dá paz de espírito sabendo que não têm nada a perder se você deixar de entregar o trabalho.

Pense nisso como os primeiros estágios de um mapa da jornada do cliente, onde você precisa criar conscientização e confiança com a empresa antes de fechar o negócio.

Seja profissional com sua apresentação

É provável que os clientes adotem um sistema de pagamento antecipado quando você conduz seus negócios profissionalmente. Otimizar seus perfis online é um ótimo lugar para começar.

Lembre-se de que vivemos na era da informação, onde é tão fácil obter detalhes sobre qualquer pessoa online. Um cliente pode examinar rapidamente seus perfis online antes de entrar em contato com você. Se seus perfis parecerem incompletos, o cliente ficará mais relutante em pagar um depósito.

Pelo lado positivo, se você otimizou seu perfil do LinkedIn e seu site pessoal e tem ótimas avaliações em plataformas independentes como Yelp e TrustPilot, os clientes em potencial provavelmente respeitarão você e sua maneira de fazer negócios.

Mas não para online. Você tem que se comportar profissionalmente, mesmo ao se comunicar com o cliente. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo:

• Vista-se profissionalmente: isso é fundamental ao realizar entrevistas em vídeo ou conhecer o cliente pessoalmente.
• Seja pontual: compareça pontualmente à entrevista e esteja preparado para responder a perguntas relacionadas ao projeto.
• Aprenda etiqueta de e-mail: A maioria de suas correspondências com o cliente provavelmente será por e-mail, então aprenda alguma etiqueta de e-mail. Certifique-se de responder aos e-mails no prazo, usando uma linguagem formal livre de erros de digitação.
• Minimize as distrações: isso é fundamental, especialmente durante chamadas telefônicas e videoconferências.

Outra coisa que você não quer ignorar é a mídia social. Alguns clientes podem rastrear suas redes sociais ao realizar pesquisas de antecedentes. Portanto, arrume suas contas sociais, especialmente Facebook e Twitter.

Crie um sistema de pagamento antecipado flexível

Existem três tipos comuns de sistemas de pagamento antecipado usados ​​por empreendedores autônomos e freelancers.

100% adiantado

Primeiro, você tem o pagamento adiantado completo. Com este acordo, o cliente paga 100% do pagamento à vista. Embora seja adequado para freelancers, você descobrirá que muito poucos clientes estão dispostos a pagar 100% do pagamento sem inspecionar o produto final.

Outro problema com pagamentos 100% adiantados é que os clientes podem introduzir novos requisitos pensando que estão cobertos pelo pagamento inicial. Por exemplo, eles podem pedir para você adicionar um novo recurso ao aplicativo que está desenvolvendo.

Portanto, se você estiver trabalhando com um sistema de pagamento 100% antecipado, adicione uma isenção de responsabilidade em seus termos de pagamento de que quaisquer tarefas não incluídas no contrato terão que ser pagas separadamente, também conhecido como fluência de escopo.

Pagamentos de depósito

A outra forma de pagamento antecipado envolve pagamentos de depósito. É uma estrutura bastante direta, onde os clientes pagam uma certa porcentagem do valor total adiantado.

Pagamentos de marcos

Por fim, temos o sistema de marcos. O cliente pagará um valor específico sempre que você atingir um marco acordado. Assim, por exemplo, você pode receber o primeiro pagamento após criar um protótipo de aplicativo.

Então, com qual das três opções você deve trabalhar? O truque é escolher o sistema apropriado com base em suas circunstâncias. Por exemplo, você pode rapidamente fazer com que um de seus clientes fiéis pague 100% adiantado. No entanto, é difícil vender a mesma apólice para um novo cliente. Portanto, considere um sistema baseado em depósito ou marco ao negociar com novos clientes.

Outra coisa a considerar é o escopo do projeto. Você pode obter um depósito ou pagamento adiantado de 100% se for um projeto pequeno.

No entanto, os pagamentos por etapas geralmente são a melhor opção para projetos de longo prazo. Ele garante que você obtenha um fluxo de caixa consistente que permite que você se concentre menos na busca de pagamentos e mais na entrega do produto a tempo. Também é mais fácil vender tal apólice para clientes com projetos maiores.

Portanto, o resultado final é que você não deve se prender a apenas uma estrutura de pagamento inicial. Em vez disso, analise cada projeto e ajuste seu sistema de acordo.

Saiba como fazer uma oferta atraente

A apresentação de sua política de pagamento antecipado pode afetar enormemente a forma como os clientes reagem a ela. Portanto, além de explicar ao cliente porque o sistema é necessário, você também deve apresentá-lo de forma estratégica. Uma maneira de fazer isso é fazendo uma oferta dentro da política.

Digamos, por exemplo, que você queira cobrar de um cliente $ 5.000 por um projeto. Em vez de citar esse valor para o cliente, aumente-o em cerca de 10% (certifique-se de que é um valor razoável). Isso elevaria o total para US$ 5.500.

Então, ao negociar o pagamento adiantado com o cliente, diga a ele que você fornecerá um desconto de 10% se ele fizer um pagamento inicial específico que o beneficie. Isso deve incentivar o cliente a aceitar sua oferta.

Três outras estruturas de pagamento

Existem três estruturas de pagamento comuns na indústria de shows; estruturas de pagamento por hora, fixas ou baseadas em entregas e retentores. Cada estrutura tem vários prós e contras, com os quais você deve se familiarizar antes de escolher qualquer um deles.

Pagamentos por hora

De acordo com essa estrutura, você acordará uma taxa horária específica com seu cliente. Portanto, sua renda aumentaria à medida que você passasse mais horas no projeto do cliente. Alguns clientes também podem solicitar o uso de ferramentas de rastreamento de tempo para garantir que você esteja comprometendo as horas conforme acordado.

Como não é um contrato fixo, as taxas horárias oferecem mais flexibilidade. Por exemplo, você pode optar por trabalhar em um projeto separado se receber uma oferta melhor de outro cliente.

A desvantagem, no entanto, é prever que sua renda pode se tornar difícil. Lembre-se, você concordou apenas com a taxa horária e não necessariamente com o escopo do trabalho. Portanto, o cliente pode optar por desistir do contrato a qualquer momento.

Pagamentos fixos

Como o nome sugere, os pagamentos sob essa estrutura são fixos e não dependem do tempo gasto ou da quantidade de trabalho realizado. Você negociará com o cliente esse valor fixo e definirá o “produto acabado” a ser entregue.

Existem várias maneiras de calcular as taxas de pagamento fixas. Por exemplo, em um show de redação, você pode usar sua taxa por palavra para encontrar o pagamento fixo total. Portanto, se sua taxa for de US$ 0,1 por palavra, você pode dimensionar isso para encontrar o custo total de cada show de redação.

Alternativamente, você pode usar sua taxa horária para calcular o valor do pagamento fixo. Digamos que sua taxa padrão por hora seja de US$ 18. Você então calcularia a duração necessária para concluir o projeto fornecido e multiplicaria pela taxa horária. Portanto, se um show de desenvolvimento de software levar 200 horas para ser concluído, o pagamento fixo será de US$ 18 X 200 = US$ 3.600.

O bom dos pagamentos fixos é que você pode facilmente estimar quanto ganharia com cada projeto. Também é mais fácil negociar o pagamento antecipado quando você tem um valor fixo.

Por outro lado, pequenos erros de cálculo podem resultar em perdas significativas. Por exemplo, se você subestimar o tempo que levaria para criar um determinado software, o projeto pode ser executado fora do prazo e você não receberá nenhuma compensação pelas horas extras.

Retentor

A estrutura de pagamento por retenção combina vários elementos dos sistemas de pagamento fixo e por hora. Primeiro, você concordará com o cliente em um retentor fixo para cada mês ou semana.

Por exemplo, eles podem pagar um retentor mensal de $ 800. Você deverá dedicar uma determinada quantidade de tempo ao cliente todos os meses. Você pode configurar um sistema de fatura recorrente para acompanhar os pagamentos de retenção.

Se o cliente exigir mais tempo de você do que a duração da retenção acordada, ele terá que pagar as horas extras separadamente (geralmente feito por hora).

Uma estrutura de pagamento de retenção é ideal por vários motivos. Primeiro, ele oferece fluxo de caixa previsível, o que deve lhe dar mais segurança e tranquilidade. Em segundo lugar, irá ajudá-lo a construir relações de trabalho sólidas com os clientes.

Comece a receber pagamentos antecipados!

Muitos freelancers e empreendedores autônomos perdem dinheiro para clientes que não honram seus contratos. Um sistema de pagamento antecipado é uma das poucas maneiras eficazes de eliminar esses clientes.

Ele ajuda você a identificar clientes comprometidos e dispostos a pagar pelo seu trabalho duro. Mais importante ainda, dá-lhe a paz de espírito que vem com um fluxo de caixa consistente, o que também pode ajudá-lo a expandir seus negócios.

Eu compartilhei algumas dicas sobre como negociar pagamentos adiantados neste artigo. Primeiro, forneça garantias suficientes aos seus clientes. Em segundo lugar, seja profissional com a forma como você conduz seus negócios. Certifique-se de que seus perfis online estejam apresentáveis ​​e que sua etiqueta esteja correta.

Terceiro, construa sistemas de pagamento flexíveis. Certifique-se de ajustar esses sistemas com base no projeto ou cliente com o qual você está lidando. Por fim, incentive os clientes a adotar seu sistema de pagamento antecipado, apresentando uma oferta.

Com todas essas dicas ao seu alcance, estamos confiantes de que agora você tem o que é preciso para implementar um sistema de pagamento antecipado em sua prática de freelancer.

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Jimmy Rodriguez é o COO da Shift4Shop, uma solução de comércio eletrônico de nível empresarial totalmente gratuita. Ele se dedica a ajudar os varejistas da Internet a terem sucesso on-line, desenvolvendo estratégias de marketing digital e experiências de compra otimizadas que impulsionam as conversões e melhoram o desempenho dos negócios.
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