Szablon faktury wysyłkowej

Omówienie szablonu faktury wysyłkowej

Tak jak za każdy dokonany zakup jest paragon, tak też faktura za wysyłkę jest dołączona do każdej wysłanej przesyłki. Chociaż może to brzmieć jak łamigłówka językowa, generowanie dokładnych i szczegółowych faktur wysyłkowych jest integralną częścią każdej operacji wysyłkowej. Możesz skorzystać z szablonów faktur wysyłkowych dostępnych w Internecie, jeśli nie chcesz tracić czasu na formułowanie faktury wysyłkowej.

Prawidłowa oficjalna faktura za wysyłkę zawiera wiele składników i opłat, które należy uwzględnić, a ich pominięcie może powodować problemy podczas transportu. Przewoźnicy zazwyczaj generują te faktury, aby śledzić przesyłkę za pośrednictwem swoich systemów i stworzyć ustandaryzowany i skuteczny sposób, aby zapewnić, że każda paczka dotrze do miejsca przeznaczenia.

Aby zrozumieć, jak tworzyć i używać faktur wysyłkowych, przyjrzyjmy się fakturom wysyłkowym.

1) Co to jest faktura wysyłkowa?

Z technicznego punktu widzenia faktura wysyłkowa jest dokumentem tworzonym przez sprzedawcę w celu zadeklarowania i dostarczenia informacji o produktach i usługach wysyłanych do klienta oraz instrukcji wysyłkowych. Na fakturze wysyłkowej jest wiele informacji i nie można ich przegapić ani zapomnieć.

Możesz użyć szablonu faktury za darmową wysyłkę dostępnego w Internecie lub użyć programu Word lub Excel, aby utworzyć szablon faktury za wysyłkę. W rezultacie większość firm korzysta z szablonu faktury wysyłkowej z wstępnie ustawionym polem i projektem ze wszystkimi statycznymi informacjami już w dokumencie. Wystarczy dodać zmiany informacji przy każdej wysyłce. Pozwala to na usprawnienie tworzenia i drukowania faktur wysyłkowych dla wygody przewoźnika i klienta.

Faktura za wysyłkę, zwana również listem przewozowym, służy również jako pokwitowanie wysyłki dla nadawcy i określa warunki wysyłki towarów, w tym warunki płatności. Faktura wysyłkowa działa jako dokument tytułowy dla produktów i usług, które wysyłasz do swoich klientów. Szczegóły dotyczące produktu i instrukcje wysyłki są przekazywane przez klienta, co pozwala na bezproblemową komunikację.

2) Co uwzględnić w szablonie faktury wysyłkowej?

Teraz, gdy znasz już definicję faktury wysyłkowej i cel listu przewozowego, zacznijmy od najważniejszej części tworzenia szablonu faktury wysyłkowej.

Niezależnie od tego, czy tworzysz nowy szablon faktury wysyłkowej, czy korzystasz z bezpłatnego szablonu faktury z Internetu, musisz uwzględnić te dziewięć rzeczy w swoim szablonie faktury.

2.1) Dane Nadawcy / Nadawcy

Szablon faktury wysyłkowej powinien zawierać nazwę i logo firmy oraz zawierać dokładny adres pocztowy Twojej firmy, aby nie było pomyłek w przypadku zwrotów i zagubionych przesyłek.

2.2) Dane odbiorcy

Dokładny adres klienta/odbiorcy, informacje kontaktowe i kod PIN dostawy mogą ułatwić partnerom przewoźnika dokonywanie dostaw i zmniejszyć liczbę RTO.

2.3) Dane Przewoźnika / Partnera 3PL

List przewozowy musi zawierać nazwę i dane przewoźnika, który jest odpowiedzialny za przesyłkę podczas tranzytu.

2.4) Numer referencyjny klienta / Numer zamówienia zakupu

Jeśli w szablonie faktury wysyłkowej podasz numer referencyjny lub numer zamówienia zakupu, łatwiej będzie śledzić przesyłki wewnętrznie.

2.5) Opis Produktów / Towarów

Aby uniknąć problemów z odprawą celną, możesz dołączyć ilość i opis produktów na fakturze wysyłkowej. Należy to uwzględnić w szablonie, ponieważ przepisy stanowe/międzynarodowe ciągle się zmieniają. Opis na fakturze pozwala uniknąć kłopotów i nieporozumień z władzami.

2.6) Miejsce docelowe i szczegóły frachtu

Twój szablon faktury wysyłkowej musi zawierać wagę i wymiary paczki oraz dokładne dane miejsca docelowego. Musisz podać rodzaj towaru, na przykład, czy jest on delikatny lub zawiera materiał niebezpieczny lub łatwopalny.

2.7) Data odbioru

Data odbioru oznacza datę i godzinę przekazania odpowiedzialności za przesyłkę partnerowi przewoźnika. Może być również używany do śledzenia ram czasowych dostawy.

2.8) Rodzaj opakowania

Musisz podać, czy wysyłałeś swoje produkty w pudełkach, pelletach, skrzyniach lub beczkach, aby ułatwić ich przetwarzanie.

2.9) Uwagi dotyczące dostawy i instrukcje

Podczas tworzenia szablonu faktury wysyłkowej możesz dodać kolumnę, aby przekazać specjalne instrukcje partnerowi przewoźnikowi przekazanemu przez klienta. Pozwala to poprawić jakość dostawy i poprawić satysfakcję klienta.

3) Jak wykonać szablon faktury wysyłkowej?

Tworzenie szablonu faktury wysyłkowej może być żmudnym zadaniem i musi być wykonane ostrożnie. Aby to ułatwić, zawęziliśmy zadanie do kilku prostych kroków.

3.1) Krok 1: Pobierz konfigurowalny szablon

Nawet jeśli chcesz sformułować szablon faktury wysyłkowej, pobierz bezpłatny szablon faktury wysyłkowej z Internetu, który pasuje do Twojego koloru lub z odpowiednimi odstępami i formatowaniem. Dzięki temu zaoszczędzisz dużo czasu.

3.2) Krok 2: Dodaj wymagane szczegóły.

Dodaj wiersze i miejsce osobno dla danych nadawcy, odbiorcy i przewoźnika. Upewnij się, że jest wystarczająco dużo miejsca dla stron, ponieważ pola te będą zawierać adresy i dane kontaktowe.

3.3) Krok 3: Dołącz szczegóły zamówienia

Następnie musisz dodać tabulatory i spacje na informacje o zamówieniu, w tym kody kreskowe dla numerów referencyjnych wysyłki i numerów zamówień.

3.4) Krok 4: Dodaj regulamin

Upewnij się, że dodałeś warunki i szczegóły płatności na fakturze wysyłkowej. Poprawia to jakość dostawy i ułatwia firmom kurierskim sortowanie zamówień za pobraniem.

3.5) Krok 5: Opis przedmiotu

Jeśli zazwyczaj wysyłasz przesyłki za granicę stanową i międzynarodową, najlepiej jest dodać wiersz z opisem przedmiotu do faktury wysyłkowej. Umożliwi to łatwą ocenę Twoich produktów przez władze i zapewni, że Twoje przesyłki nie utkną w odprawie celnej.

3.6) Krok 6: Uwzględnij dodatkowe opłaty/instrukcje wysyłki

Dodanie kolumny zawierającej instrukcje dotyczące wysyłki, dodatkowe opłaty itp. pomoże Ci poprawić jakość dostawy. Inne opłaty, takie jak robocizna i obsługa, mogą być bezpośrednio wymienione na fakturze wysyłkowej, aby promować przejrzystość.

4) Rodzaje faktur wysyłkowych

Jak wiemy, wysyłka i logistyka nie są prostymi procesami. Ponieważ firmy e-commerce dążą do globalnego zasięgu, naturalne jest, że jeden rodzaj faktury wysyłkowej nie był wystarczający do obsługi całego ekosystemu logistycznego. Chociaż format szablonów faktur wysyłkowych jest prawie identyczny z kilkoma drobnymi poprawkami, musisz zrozumieć różne rodzaje faktur wysyłkowych.

4.1) Faktura standardowa: Faktura standardowa to zwykła faktura za wysyłkę towaru.

4.2) Faktura handlowa: Faktura handlowa jest zwykle używana do oznaczenia importu towarów zagranicznych i określa szczegóły towarów dla celów celnych.

4.3) Faktura pro forma: Faktura pro forma jest zwykle wystawiana przed zakupem lub wysyłką towarów, aby dać kupującemu oszacowanie.

4.4) Faktura kredytowa: Faktura kredytowa jest zwykle używana do wystawienia klientowi oczekującej noty kredytowej, głównie w przypadku zwrotów lub zwrotów.

4.5) Faktura debetowa: Faktura debetowa jest zwykle używana do naliczania specjalnych opłat/kosztów towarów po dostawie.

5) Znaczenie szablonu faktury wysyłkowej

Operacje wysyłkowe i łańcuchy dostaw stają się skomplikowane wraz z rozwojem firmy. Będziesz musiał użyć oprogramowania do zarządzania wysyłką i realizacją, takiego jak ClickPost, aby pokonać wyzwania techniczne i usprawnić cały proces. Jeśli chcesz zbudować markę, prawdopodobnie zaspokoisz globalną bazę klientów.

Faktura spedycyjna staje się w takich sytuacjach niezbędna, ponieważ jest prawnie wiążącym dokumentem umowy pomiędzy nadawcą a przewoźnikiem. Ponadto faktura wysyłkowa ułatwia wewnętrzne śledzenie zamówień i zarządzanie nimi oraz rozlicza przewoźnika z zagubionych/uszkodzonych przesyłek zgodnie z warunkami umowy SLA.

Chociaż szablony faktur za darmową wysyłkę są dostępne w Internecie, być może będziesz musiał popracować nad nimi, aby dodać swoją markę i osobiste akcenty zgodnie z procesem realizacji. Jednak w przypadku organizacji klasy korporacyjnej idealnie byłoby niemożliwe wygenerowanie oddzielnej faktury wysyłkowej, ponieważ zazwyczaj obsługują one większą liczbę zamówień. W takich przypadkach samodzielne stworzenie i sformułowanie szablonu faktury wysyłkowej może znacznie przyspieszyć proces.

6) Gdzie można znaleźć wzory faktur za darmową wysyłkę?

Szablon faktury za darmową wysyłkę to najlepsze miejsce na rozpoczęcie, jeśli chcesz bezpłatnie utworzyć szablon faktury dla swojej firmy. Istnieje wiele źródeł bezpłatnych, edytowalnych szablonów faktur wysyłkowych. Tutaj możesz sprawdzić wzór faktury wysyłkowej ClickPost.

Oprócz ClickPost, jeśli szukasz opcji projektowych, istnieją szablony faktur wysyłkowych na słowo, jeśli szukasz szablonu z dużą ilością tekstu. Zaletą korzystania z konfigurowalnego szablonu wysyłki od firmy Word jest to, że jest on bezpłatny i otrzymujesz kilka opcji projektowania. Możesz nawet dodać logo swojej marki, aby zapewnić klientom spersonalizowane wrażenia związane z marką.

Jeśli jednak chcesz utworzyć szablon tabelaryczny lub użyć arkuszy programu Excel lub Google do śledzenia zamówień, lepiej poszukać szablonu faktury wysyłkowej w programie Excel. Jeśli nie możesz znaleźć projektu, który Ci się spodobał w tych trzech opcjach, możesz skorzystać z szablonów faktur za darmową wysyłkę w Google, a otrzymasz różne strony internetowe, które udostępniają szablony do pobrania za darmo. Zaletą korzystania z tych darmowych szablonów wysyłkowych jest to, że łatwo wprowadzasz dane, a nawet możesz zautomatyzować cały proces generowania. Ale nie możesz dodać dużo tekstu do tych szablonów, ponieważ Excel jest aplikacją arkusza kalkulacyjnego.

7) Szablon faktury za wysyłkę międzynarodową

Podczas wysyłki za granicę przepisy dotyczące eksportu/importu i celne mogą być trudne. Faktura wysyłkowa to dokument, który może przyspieszyć odprawę celną. Ale w tym celu musisz upewnić się, że faktura wysyłkowa spełnia wszystkie wymagania celników, aby zrealizować zamówienie.

Potrzebujesz niezawodnego szablonu faktury za wysyłkę międzynarodową, aby upewnić się, że faktury wysyłkowe nie zawierają rozbieżności. Zapewni to, że Twoje zamówienia nie będą miały problemów podczas odprawy celnej. Faktura za wysyłkę międzynarodową lub faktura handlowa jest zwykle używana do określenia wszystkich sprzedawanych przedmiotów. Faktura handlowa staje się prawnie wiążącym dokumentem i dowodem sprzedaży dla wszystkich dalszych czynności prawnych, które należy przeprowadzić w celu importu towarów do danego kraju lub stanu.

Szablon międzynarodowej faktury wysyłkowej musi być nienaganny, ponieważ rząd użyje go do nałożenia ceł na towary, oceniając rzeczywistą wartość towarów. Faktura handlowa może być również wykorzystana jako dowód zakupu/wysyłki w przypadku roszczeń ubezpieczeniowych.

8) Wniosek

Operacje wysyłkowe są podstawą każdego biznesu e-commerce. Wraz ze wzrostem popularności i wielkości zamówień coraz trudniej jest skutecznie zarządzać zamówieniami i wysyłać je bez tworzenia niezawodnego systemu. W każdym skutecznym systemie zarządzania wysyłką faktury wysyłkowe są kluczem do śledzenia i zarządzania zamówieniami u wielu przewoźników.

Faktura wysyłkowa jest nie tylko dokumentem, który może być wykorzystany do celów wewnętrznych, ale jest również dokumentem prawnie wiążącym, oznaczającym warunki omawiane między nadawcą a przewoźnikiem. Przejrzysta, zwięzła faktura wysyłkowa może być kluczem do sprawnej wysyłki i operacji realizacji. Aby jednak za każdym razem generować tę nienaganną fakturę wysyłkową, potrzebujesz niezawodnego, wszechstronnego szablonu faktury wysyłkowej, który obejmuje wszystkie Twoje podstawy. Prawidłowo sformułowany szablon faktury wysyłkowej może zminimalizować kłopoty z wygenerowaniem faktury.

W tym celu możesz skorzystać z bezpłatnych szablonów faktur wysyłkowych dostępnych w Internecie lub użyć szablonów faktur wysyłkowych Word lub szablonów faktur Excel, które są łatwo dostępne w oprogramowaniu. Możesz również skorzystać z oprogramowania do zarządzania wysyłką, takiego jak ClickPost, aby jeszcze bardziej usprawnić swoje operacje. Jeśli chcesz uzyskać dostęp do szablonu faktury wysyłkowej ClickPost, możesz zajrzeć na naszą stronę internetową lub skorzystać z linku podanego powyżej.

Jeśli obsługujesz globalną bazę klientów, musisz mieć precyzyjny szablon faktury wysyłkowej. Faktura wysyłkowa służy jako dokument tytułowy towarów podczas importu do kraju. Władze wykorzystują go jako punkt odniesienia do oceny wartości towarów i ich kwalifikowalności do wjazdu do kraju. Dlatego należy użyć szablonu faktury wysyłkowej, który zawiera wszystkie wymagane informacje na liście przewozowym, aby Twoje przesyłki nie utknęły w odprawie celnej.

Podsumowując, można powiedzieć, że szablon faktury wysyłkowej jest jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy opracowywaniu niezawodnej i wydajnej operacji wysyłkowej. Szablon pozwoli Ci usprawnić procesy i oszczędzi Ci ręcznego kłopotu z tworzeniem nowego dokumentu faktury. Możesz nawet dodać swój branding do faktury wysyłkowej, aby poprawić widoczność marki.

9) Często zadawane pytania dotyczące szablonu faktury wysyłkowej

9.1) Jak utworzyć szablon faktury wysyłkowej?

Aby utworzyć niestandardowy szablon faktury wysyłkowej, możesz otworzyć pusty dokument faktury w programie Word lub Excel lub możesz wybrać jeden z istniejących szablonów dostępnych w tym oprogramowaniu. Następnie możesz edytować pola, dodać markę i zapisać szablon. Możesz teraz używać tego szablonu do generowania własnych faktur wysyłkowych.

9.2) Czy w programie Microsoft Word lub Excel dostępne są bezpłatne szablony faktur wysyłkowych?

Istnieje kilka darmowych szablonów faktur wysyłkowych w programie Word i Excel, których możesz użyć do utworzenia własnego szablonu faktury wysyłkowej za darmo.

9.3) Co to jest list przewozowy?

Konosament to tylko kolejny termin na faktury wysyłkowe. Zawiera wszystkie niezbędne informacje wymagane do pomyślnej dostawy oraz informacje o towarach znajdujących się w przesyłkach.

9.4) Czym różni się faktura handlowa od faktury wysyłkowej?

Istotna różnica między fakturą handlową a fakturą wysyłkową polega na tym, że faktura handlowa jest zwykle generowana podczas wysyłki zamówień międzynarodowych. Faktura handlowa zawiera wartość towaru wraz z opisem. Pozwala to władzom na używanie go jako oficjalnego dokumentu dotyczącego ubezpieczenia, celnego i innych postępowań finansowych.