Versandrechnungsvorlage

Überblick über die Versandrechnungsvorlage

So wie es für jeden Einkauf eine Quittung gibt, gibt es für jede versandte Sendung eine Versandrechnung. Auch wenn das nach einem Zungenbrecher klingen mag, ist die Erstellung genauer und detaillierter Versandrechnungen ein wesentlicher Bestandteil jedes Versandvorgangs. Sie können im Internet verfügbare Versandrechnungsvorlagen verwenden, wenn Sie Ihre Zeit nicht mit der Erstellung einer Versandrechnung verschwenden möchten.

Eine ordnungsgemäße offizielle Versandrechnung enthält viele Komponenten und Gebühren, die enthalten sein müssen, und wenn sie fehlen, kann dies zu Problemen während des Transports führen. Die Spediteure erstellen normalerweise diese Rechnungen, um die Sendung über ihre Systeme zu verfolgen und eine standardisierte und effiziente Methode zu schaffen, um sicherzustellen, dass jedes Paket sein Ziel erreicht.

Um zu verstehen, wie Versandrechnungen erstellt und verwendet werden, schauen wir uns Versandrechnungen an.

1) Was ist eine Versandrechnung?

Technisch gesehen ist eine Versandrechnung ein Dokument, das vom Verkäufer erstellt wird, um Informationen über die an den Kunden gelieferten Produkte und Dienstleistungen sowie Versandanweisungen zu deklarieren und bereitzustellen. Die Versandrechnung enthält viele Informationen, von denen Sie nichts übersehen oder vergessen können.

Sie können entweder eine im Internet verfügbare kostenlose Versandrechnungsvorlage verwenden oder Word oder Excel verwenden, um eine Versandrechnungsvorlage zu erstellen. Infolgedessen verwenden die meisten Unternehmen eine Versandrechnungsvorlage mit einem voreingestellten Feld und Design mit allen statischen Informationen, die sich bereits auf dem Dokument befinden. Sie müssen nur die Informationsänderungen bei jeder Sendung hinzufügen. Auf diese Weise können Sie das Erstellen und Drucken von Versandrechnungen für Spediteure und Kunden optimieren.

Eine Versandrechnung, auch Konnossement genannt, dient auch als Versandbeleg für den Versender und enthält die Bedingungen für den Versand der Ware, einschließlich der Zahlungsbedingungen. Die Versandrechnung dient als Titeldokument für die Produkte und Dienstleistungen, die Sie an Ihre Kunden versenden. Die Details zum Produkt und die Versandanweisungen werden vom Kunden weitergegeben, was eine reibungslose Kommunikation ermöglicht.

2) Was gehört in eine Versandrechnungsvorlage?

Nachdem Sie nun mit der Definition einer Versandrechnung und dem Zweck des Frachtbriefs vertraut sind, beginnen wir mit dem wesentlichen Teil der Erstellung einer Versandrechnungsvorlage.

Unabhängig davon, ob Sie eine neue Versandrechnungsvorlage erstellen oder eine kostenlose Rechnungsvorlage aus dem Internet verwenden, müssen Sie diese neun Dinge in Ihre Rechnungsvorlage aufnehmen.

2.1) Angaben zum Absender / Versender

Die Versandrechnungsvorlage sollte den Firmennamen und das Logo enthalten und eine genaue Postanschrift Ihres Unternehmens enthalten, damit es bei Rücksendungen und verlorenen Sendungen nicht zu Verwechslungen kommt.

2.2) Angaben zum Empfänger

Eine genaue Adresse des Kunden/Empfängers, Kontaktinformationen und der PIN-Code der Zustellung können es Spediteurpartnern erleichtern, Lieferungen durchzuführen und die Anzahl der RTOs zu reduzieren.

2.3) Angaben zum Spediteur / 3PL-Partner

Der Frachtbrief muss den Namen und die Details des Spediteurs enthalten, da dieser während des Transports für das Paket verantwortlich ist.

2.4) Kundenreferenznummer / Bestellnummer

Wenn Sie die Referenznummer oder die Bestellnummer auf der Versandrechnungsvorlage angeben, ist es einfacher, die Sendungen intern zu verfolgen.

2.5) Beschreibung der Produkte / Waren

Um Probleme mit dem Zoll zu vermeiden, können Sie die Menge und Beschreibungen der Produkte auf der Versandrechnung angeben. Dies muss in die Vorlage aufgenommen werden, da sich die staatlichen / internationalen Gesetze ständig ändern. Die Beschreibung auf der Rechnung hilft Ihnen, Ärger und Verwirrung mit den Behörden zu vermeiden.

2.6) Bestimmungsort und Einzelheiten der Fracht

Ihre Versandrechnungsvorlage muss das Gewicht und die Abmessungen des Pakets sowie die genauen Angaben zum Bestimmungsort enthalten. Sie müssen die Art der Ware angeben, z. B. ob sie zerbrechlich ist oder gefährliche oder brennbare Materialien enthält.

2.7) Abholdatum

Das Abholdatum bezeichnet das Datum und die Uhrzeit, an dem die Verantwortung für die Sendung an den Spediteurpartner übergeben wurde. Es kann auch verwendet werden, um den Zeitrahmen der Lieferung zu verfolgen.

2.8) Art der Verpackung

Um die Verarbeitung zu erleichtern, müssen Sie angeben, ob Sie Kisten, Pellets, Kisten oder Fässer zum Versand Ihrer Produkte verwendet haben.

2.9) Lieferscheine und Anweisungen

Beim Erstellen Ihrer Versandrechnungsvorlage können Sie eine Spalte hinzufügen, um Ihrem Spediteurpartner besondere Anweisungen zu geben, die vom Kunden weitergegeben werden. Auf diese Weise können Sie Ihr Liefererlebnis verbessern und die Kundenzufriedenheit verbessern.

3) Wie erstelle ich eine Versandrechnungsvorlage?

Das Erstellen einer Versandrechnungsvorlage kann eine mühsame Aufgabe sein und muss sorgfältig durchgeführt werden. Um es Ihnen leicht zu machen, haben wir die Aufgabe in ein paar einfache Schritte eingegrenzt.

3.1) Schritt 1: Laden Sie eine anpassbare Vorlage herunter

Auch wenn Sie Ihre Versandrechnungsvorlage formulieren möchten, laden Sie eine kostenlose Versandrechnungsvorlage aus dem Internet herunter, die zu Ihrer Farbe oder mit geeignetem Abstand und Formatierung passt. Dadurch sparen Sie viel Zeit.

3.2) Schritt 2: Fügen Sie die erforderlichen Details hinzu.

Fügen Sie Zeilen und Leerzeichen separat für die Angaben zum Absender, Empfänger und Spediteur hinzu. Stellen Sie sicher, dass genügend Platz für die Parteien vorhanden ist, da diese Felder Adressen und Kontaktinformationen enthalten.

3.3) Schritt 3: Geben Sie die Bestelldetails ein

Als Nächstes müssen Sie Tabulatoren und Leerzeichen für Bestellinformationen hinzufügen, einschließlich Barcodes für die Versandreferenznummern und Bestellnummern.

3.4) Schritt 4: Geschäftsbedingungen hinzufügen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Zahlungsdetails auf der Versandrechnung hinzufügen. Dies verbessert das Liefererlebnis und erleichtert Kurierunternehmen das Sortieren der Nachnahmeaufträge.

3.5) Schritt 5: Artikelbeschreibung

Wenn Sie normalerweise über die Staats- und internationalen Grenzen versenden, ist es ideal, dass Sie Ihrer Versandrechnung eine Zeile mit der Artikelbeschreibung hinzufügen. Dadurch können Ihre Produkte von den Behörden leicht beurteilt werden und sichergestellt werden, dass Ihre Sendungen nicht im Zoll festsitzen.

3.6) Schritt 6: Fügen Sie zusätzliche Gebühren / Versandanweisungen hinzu

Das Hinzufügen einer Spalte zum Erwähnen von Versandanweisungen, zusätzlichen Gebühren usw. hilft Ihnen, Ihr Liefererlebnis zu verbessern. Andere Kosten wie Arbeits- und Bearbeitungskosten können direkt auf der Versandrechnung erwähnt werden, um die Transparenz zu fördern.

4) Arten von Versandrechnungen

Wie wir wissen, sind Versand und Logistik keine einfachen Prozesse. Da E-Commerce-Unternehmen eine globale Reichweite anstreben, war es natürlich, dass eine Art von Versandrechnung nicht ausreichte, um das gesamte Logistik-Ökosystem zu unterstützen. Obwohl das Format für die Versandrechnungsvorlagen mit einigen geringfügigen Änderungen fast identisch ist, müssen Sie die verschiedenen Arten von Versandrechnungen verstehen.

4.1) Standardrechnung: Die Standardrechnung ist nur eine einfache Versandrechnung für den Warenversand.

4.2) Handelsrechnung: Die Handelsrechnung wird in der Regel verwendet, um den Import ausländischer Waren zu bezeichnen und Einzelheiten zu Waren für Zollzwecke zu skizzieren.

4.3) Proforma-Rechnung: Eine Proforma-Rechnung wird in der Regel vor dem Kauf oder Versand der Waren bereitgestellt, um dem Käufer einen Kostenvoranschlag zu unterbreiten.

4.4) Gutschriftsrechnung: Eine Gutschriftsrechnung wird normalerweise verwendet, um dem Kunden eine ausstehende Gutschrift auszustellen, hauptsächlich im Falle von Rücksendungen oder Rückerstattungen.

4.5) Belastungsrechnung: Eine Belastungsrechnung wird in der Regel verwendet, um Sondergebühren/Warenkosten nach der Lieferung zu berechnen.

5) Bedeutung der Versandrechnungsvorlage

Versandvorgänge und Lieferketten werden mit zunehmendem Wachstum komplex. Sie müssen Versand- und Erfüllungsverwaltungssoftware wie ClickPost verwenden, um technische Herausforderungen zu überwinden und den gesamten Prozess zu rationalisieren. Wenn Sie eine Marke aufbauen möchten, werden Sie wahrscheinlich einen globalen Kundenstamm ansprechen.

Eine Versandrechnung wird in solchen Szenarien unerlässlich, da sie ein rechtsverbindliches Dokument der Vereinbarung zwischen dem Versender und dem Spediteur ist. Darüber hinaus erleichtert eine Versandrechnung die interne Verfolgung und Verwaltung von Bestellungen und macht den Spediteur für verlorene/beschädigte Sendungen gemäß den SLA-Bedingungen haftbar.

Obwohl kostenlose Versandrechnungsvorlagen im Internet verfügbar sind, müssen Sie möglicherweise daran arbeiten, um Ihr Branding und Ihre persönliche Note entsprechend Ihrem Fulfillment-Prozess hinzuzufügen. Aber für eine Organisation auf Unternehmensebene ist es im Idealfall unmöglich, eine separate Versandrechnung zu erstellen, da sie normalerweise ein höheres Bestellvolumen abwickelt. In solchen Fällen kann Ihnen die eigene Erstellung und Formulierung einer Versandrechnungsvorlage helfen, den Prozess erheblich zu beschleunigen.

6) Wo finden Sie kostenlose Versandrechnungsvorlagen?

Eine kostenlose Versandrechnungsvorlage ist der beste Ausgangspunkt, wenn Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage für Ihr Unternehmen erstellen möchten. Es gibt zahlreiche Quellen für kostenlos bearbeitbare Versandrechnungsvorlagen. Sie können die ClickPost-Versandrechnungsvorlage hier überprüfen.

Abgesehen von ClickPost, wenn Sie nach Designoptionen suchen, gibt es Versandrechnungsvorlagen in Word, wenn Sie nach einer textlastigen Vorlage suchen. Der Vorteil der Verwendung einer anpassbaren Versandvorlage von Word besteht darin, dass sie kostenlos ist und Sie einige Designoptionen erhalten. Sie können sogar Ihr Markenlogo hinzufügen, um Ihren Kunden ein personalisiertes Markenerlebnis zu bieten.

Wenn Sie jedoch eine tabellarische Vorlage erstellen oder Excel oder Google Sheets verwenden möchten, um Ihre Bestellungen zu verfolgen, ist es möglicherweise besser, nach einer Versandrechnungsvorlage in Excel zu suchen. Wenn Sie in diesen drei Optionen kein Design finden konnten, das Ihnen gefällt, können Sie kostenlose Versandrechnungsvorlagen googeln, und Sie erhalten verschiedene Websites, die herunterladbare Vorlagen kostenlos anbieten. Der Vorteil der Verwendung dieser kostenlosen Versandvorlagen besteht darin, dass die Dateneingabe einfach ist und Sie sogar den gesamten Generierungsprozess automatisieren können. Sie können diesen Vorlagen jedoch nicht viel Text hinzufügen, da Excel eine Tabellenkalkulationsanwendung ist.

7) Internationale Versandrechnungsvorlage

Beim internationalen Versand können Export-/Import- und Zollbestimmungen schwierig sein. Eine Versandrechnung ist ein Dokument, das die Zollabfertigung beschleunigen kann. Dafür müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre Versandrechnung alle Anforderungen der Zollbeamten erfüllt, um Ihre Bestellung abzufertigen.

Sie benötigen eine narrensichere internationale Versandrechnungsvorlage, um sicherzustellen, dass Ihre Versandrechnungen keine Abweichungen aufweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Bestellungen bei der Zollabfertigung keine Probleme haben. Internationale Versandrechnung oder Handelsrechnung wird normalerweise verwendet, um alle verkauften Artikel zu skizzieren. Die Handelsrechnung wird zum rechtsverbindlichen Dokument und Verkaufsnachweis für alle weiteren rechtlichen Schritte, die für die Einfuhr Ihrer Waren in das jeweilige Land bzw. den Staat erforderlich sind.

Die internationale Versandrechnungsvorlage muss einwandfrei sein, da die Regierung sie verwendet, um Zölle auf die Artikel zu erheben, indem sie den tatsächlichen Wert der Waren bewertet. Die Handelsrechnung kann auch als Kauf-/Versandnachweis im Falle von Versicherungsansprüchen verwendet werden.

8) Fazit

Versandvorgänge sind das Rückgrat jedes E-Commerce-Geschäfts. Mit zunehmender Beliebtheit und zunehmendem Bestellvolumen wird es immer schwieriger, Ihre Bestellungen effektiv zu verwalten und zu versenden, ohne ein narrensicheres System zu erstellen. In jedem erfolgreichen Versandmanagementsystem da draußen sind Versandrechnungen der Schlüssel zur Verfolgung und Verwaltung Ihrer Bestellungen über mehrere Spediteure hinweg.

Eine Versandrechnung ist nicht nur ein Dokument, das für interne Zwecke verwendet werden kann, sondern auch ein rechtsverbindliches Dokument, das die zwischen dem Versender und dem Spediteur besprochenen Bedingungen enthält. Eine klare, prägnante Versandrechnung kann ein Schlüssel zu effizienten Versand- und Abwicklungsvorgängen sein. Aber um diese einwandfreie Versandrechnung jedes Mal zu erstellen, benötigen Sie eine zuverlässige Allround-Versandrechnungsvorlage, die alle Ihre Grundlagen abdeckt. Eine richtig formulierte Versandrechnungsvorlage kann den Aufwand für die Erstellung der Rechnung minimieren.

Dazu können Sie die kostenlosen Versandrechnungsvorlagen verwenden, die im Internet verfügbar sind, oder Sie können die Word-Versandrechnungsvorlagen oder Excel-Rechnungsvorlagen verwenden, die in der Software leicht verfügbar sind. Sie können auch die Hilfe von Versandverwaltungssoftware wie ClickPost in Anspruch nehmen, um Ihre Abläufe weiter zu rationalisieren. Wenn Sie auf die ClickPost-Versandrechnungsvorlage zugreifen möchten, können Sie unsere Website besuchen oder dem oben angegebenen Link folgen.

Wenn Sie einen globalen Kundenstamm beliefern, benötigen Sie eine präzise Versandrechnungsvorlage. Die Versandrechnung dient als Eigentumsdokument der Waren beim Import in ein Land. Die Behörden verwenden es als Referenz, um den Wert der Waren und ihre Berechtigung zur Einreise in das Land zu bewerten. Daher sollte eine Versandrechnungsvorlage verwendet werden, die alle erforderlichen Informationen auf dem Frachtbrief enthält, damit Ihre Sendungen nicht im Zoll hängen bleiben.

Abschließend können Sie sagen, dass eine Versandrechnungsvorlage einer der wichtigsten Faktoren ist, die bei der Entwicklung eines zuverlässigen und effizienten Versandvorgangs zu berücksichtigen sind. Mit der Vorlage können Sie Ihre Prozesse rationalisieren und sich die manuelle Erstellung eines neuen Rechnungsdokuments ersparen. Sie können sogar Ihr Branding auf der Versandrechnung hinzufügen, um die Sichtbarkeit der Marke zu verbessern.

9) Häufig gestellte Fragen zur Versandrechnungsvorlage

9.1) Wie erstelle ich eine Versandrechnungsvorlage?

Um eine benutzerdefinierte Versandrechnungsvorlage zu erstellen, können Sie entweder ein leeres Rechnungsdokument in Word oder Excel öffnen oder aus den bereits vorhandenen Vorlagen auswählen, die in dieser Software verfügbar sind. Anschließend können Sie die Felder bearbeiten, Ihr Branding hinzufügen und die Vorlage speichern. Sie können diese Vorlage jetzt verwenden, um Ihre eigenen Versandrechnungen zu erstellen.

9.2) Gibt es kostenlose Versandrechnungsvorlagen in Microsoft Word oder Excel?

Es gibt einige kostenlose Versandrechnungsvorlagen in Word und Excel, mit denen Sie kostenlos Ihre eigene Versandrechnungsvorlage erstellen können.

9.3) Was ist der Frachtbrief?

Frachtbrief ist nur ein anderer Begriff für Versandrechnungen. Es enthält alle notwendigen Informationen, die für eine erfolgreiche Lieferung erforderlich sind, sowie Informationen über die Waren in den Sendungen.

9.4) Wie unterscheidet sich eine Handelsrechnung von einer Versandrechnung?

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Versandrechnung besteht darin, dass die Handelsrechnung normalerweise beim Versand internationaler Bestellungen erstellt wird. Die Handelsrechnung enthält den Warenwert zusammen mit der Beschreibung. Dies ermöglicht es den Behörden, es als offizielles Dokument für Versicherungs-, Zoll- und andere Finanzverfahren zu verwenden.