Template Faktur Pengiriman

Diterbitkan: 2022-10-20

Ikhtisar Template Faktur Pengiriman

Sama seperti ada tanda terima untuk setiap pembelian yang Anda lakukan, ada faktur pengiriman untuk setiap pengiriman yang dikirim. Meskipun itu mungkin terdengar seperti twister lidah, menghasilkan faktur pengiriman yang akurat dan terperinci merupakan bagian integral dari setiap operasi pengiriman. Anda dapat menggunakan template faktur pengiriman yang tersedia di internet jika Anda tidak ingin membuang waktu untuk menyusun faktur pengiriman.

Faktur pengiriman resmi yang tepat memiliki banyak komponen dan biaya yang perlu disertakan, dan jika terlewatkan, dapat menimbulkan masalah selama transit. Operator pengiriman biasanya membuat faktur ini untuk melacak pengiriman melalui sistem mereka dan menciptakan cara standar dan efisien untuk memastikan setiap paket mencapai tujuannya.

Untuk memahami cara membuat dan menggunakan faktur pengiriman, mari kita lihat faktur pengiriman.

1) Apa itu Faktur Pengiriman?

Secara teknis, faktur Pengiriman adalah dokumen yang dibuat oleh penjual untuk menyatakan dan memberikan informasi tentang produk dan layanan yang dikirim ke pelanggan dan instruksi pengiriman. Ada banyak informasi di faktur pengiriman, dan Anda tidak boleh melewatkan atau melupakannya.

Anda dapat menggunakan template faktur pengiriman gratis yang tersedia di internet atau menggunakan word atau excel untuk membuat template faktur pengiriman. Akibatnya, sebagian besar perusahaan menggunakan templat faktur pengiriman dengan bidang dan desain yang telah ditentukan sebelumnya dengan semua informasi statis yang sudah ada di dokumen. Anda hanya perlu menambahkan informasi perubahan dengan setiap pengiriman. Hal ini memungkinkan Anda untuk merampingkan pembuatan dan pencetakan faktur pengiriman untuk kenyamanan operator dan pelanggan.

Faktur pengiriman, juga dikenal sebagai Bill of Lading, juga berfungsi sebagai tanda terima pengiriman untuk pengirim dan menyatakan syarat dan ketentuan untuk pengiriman barang, termasuk syarat pembayaran. Faktur pengiriman berfungsi sebagai dokumen judul untuk produk dan layanan yang Anda kirim ke pelanggan Anda. Detail tentang produk dan instruksi pengiriman disampaikan oleh pelanggan, memungkinkan komunikasi yang lancar.

2) Apa yang harus disertakan dalam Template Faktur Pengiriman?

Sekarang setelah Anda mengetahui definisi faktur pengiriman dan tujuan dari bill of lading, mari kita mulai dengan bagian penting dalam membuat template faktur pengiriman.

Baik membuat template faktur pengiriman baru atau menggunakan template faktur gratis dari internet, Anda harus menyertakan sembilan hal ini pada template faktur Anda.

2.1) Rincian Pengirim/Pengirim

Template faktur pengiriman harus memiliki nama dan logo perusahaan di atasnya dan menyertakan alamat surat yang akurat dari perusahaan Anda sehingga tidak ada kebingungan jika terjadi pengembalian dan pengiriman yang hilang.

2.2) Rincian Penerima

Alamat pelanggan/penerima yang akurat, informasi kontak, dan kode pin pengiriman dapat memudahkan mitra operator untuk melakukan pengiriman dan mengurangi jumlah RTO.

2.3) Detail Operator / Mitra 3PL

Bill of Lading harus berisi nama dan rincian pengangkut karena mereka bertanggung jawab atas paket selama transit.

2.4) Nomor Referensi Pelanggan / Nomor Pesanan Pembelian

Jika Anda menyertakan nomor referensi atau nomor pesanan pembelian pada template faktur pengiriman, akan lebih mudah untuk melacak pengiriman secara internal.

2.5) Deskripsi Produk / Barang

Untuk menghindari masalah dengan bea cukai, Anda dapat mencantumkan jumlah dan deskripsi produk pada faktur pengiriman. Ini harus dimasukkan dalam template karena hukum negara bagian / internasional terus berubah. Deskripsi pada faktur memungkinkan Anda menghindari kerepotan dan kebingungan dengan pihak berwenang.

2.6) Tujuan dan Detail Pengangkutan

Templat faktur pengiriman Anda harus menyertakan berat dan dimensi paket serta detail tujuan yang akurat. Anda harus mencantumkan sifat barang tersebut, misalnya rapuh atau mengandung bahan berbahaya atau mudah terbakar.

2.7) Tanggal Pengambilan

Tanggal pengambilan menunjukkan tanggal dan waktu di mana tanggung jawab pengiriman diserahkan kepada mitra pengangkut. Ini juga dapat digunakan untuk melacak kerangka waktu pengiriman.

2.8) Jenis Kemasan

Anda harus menyertakan apakah Anda menggunakan kotak, pelet, peti atau tong untuk mengirimkan produk Anda untuk kemudahan pemrosesan.

2.9) Catatan Pengiriman dan Instruksi

Saat membuat template faktur pengiriman, Anda dapat menambahkan kolom untuk memberikan instruksi khusus kepada mitra operator yang diteruskan oleh pelanggan. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan pengalaman pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3) Bagaimana cara membuat Template Faktur Pengiriman?

Membuat template faktur pengiriman bisa menjadi tugas yang membosankan dan harus dilakukan dengan hati-hati. Untuk mempermudah Anda, kami telah mempersempit tugas menjadi beberapa langkah sederhana.

3.1) Langkah 1: Unduh template yang Dapat Disesuaikan

Bahkan jika Anda ingin memformulasi template faktur pengiriman Anda, unduh template faktur pengiriman gratis dari internet yang sesuai dengan warna Anda atau template dengan spasi dan format yang sesuai. Ini akan menghemat banyak waktu.

3.2) Langkah 2: Tambahkan detail yang diperlukan.

Tambahkan baris dan spasi secara terpisah untuk detail pengirim, penerima, dan operator. Pastikan ada cukup ruang untuk pesta, karena bidang ini akan menyertakan alamat dan informasi kontak.

3.3) Langkah 3: Sertakan Detail Pesanan

Selanjutnya, Anda perlu menambahkan tab dan spasi untuk informasi pesanan, termasuk kode batang untuk nomor referensi pengiriman dan nomor pesanan.

3.4) Langkah 4: Tambahkan syarat dan ketentuan

Pastikan Anda menambahkan syarat dan ketentuan serta detail pembayaran pada faktur pengiriman. Ini meningkatkan pengalaman pengiriman dan memudahkan perusahaan kurir untuk menyortir pesanan COD.

3.5) Langkah 5: Deskripsi Item

Jika Anda biasanya mengirim melintasi perbatasan negara bagian dan internasional, sebaiknya tambahkan baris deskripsi barang di faktur pengiriman Anda. Ini akan memungkinkan produk Anda dinilai dengan mudah oleh pihak berwenang dan memastikan bahwa pengiriman Anda tidak terjebak di Bea Cukai.

3.6) Langkah 6: Sertakan Biaya Tambahan / Petunjuk Pengiriman

Menambahkan kolom untuk menyebutkan petunjuk pengiriman, biaya tambahan, dll., akan membantu Anda meningkatkan pengalaman pengiriman. Biaya lain seperti tenaga kerja dan penanganan dapat langsung disebutkan pada faktur pengiriman untuk mempromosikan transparansi.

4) Jenis Faktur Pengiriman

Seperti yang kita ketahui, pengiriman dan logistik bukanlah proses yang sederhana. Dengan bisnis e-commerce yang membidik jangkauan global, wajar jika satu jenis invoice pengiriman saja tidak cukup untuk mendukung seluruh ekosistem logistik. Meskipun format untuk template faktur pengiriman hampir identik dengan beberapa penyesuaian kecil, Anda harus memahami berbagai jenis faktur pengiriman.

4.1) Faktur Standar: Faktur standar hanyalah faktur pengiriman sederhana untuk pengiriman barang.

4.2) Faktur Komersial: Faktur komersial biasanya digunakan untuk menunjukkan impor barang asing dan menguraikan rincian barang untuk keperluan bea cukai.

4.3) Faktur Pro-forma: Faktur pro-forma biasanya diberikan sebelum barang dibeli atau dikirim untuk memberikan perkiraan kepada pembeli.

4.4) Faktur Kredit: Faktur kredit biasanya digunakan untuk menerbitkan nota kredit yang tertunda kepada pelanggan, terutama dalam hal pengembalian atau pengembalian uang.

4.5) Faktur Debit: Faktur debit biasanya digunakan untuk membebankan biaya khusus/harga pokok barang setelah pengiriman.

5) Pentingnya Template Faktur Pengiriman

Operasi pengiriman dan rantai pasokan menjadi kompleks seiring pertumbuhan Anda. Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen pengiriman dan pemenuhan seperti ClickPost untuk mengatasi tantangan teknis masa lalu dan merampingkan seluruh proses. Jika Anda ingin membangun merek, Anda mungkin akan melayani basis pelanggan global.

Faktur pengiriman menjadi penting dalam skenario seperti itu, karena merupakan dokumen perjanjian yang mengikat secara hukum antara pengirim dan perusahaan pengangkut. Selain itu, faktur Pengiriman memudahkan pelacakan dan pengelolaan pesanan secara internal dan meminta pertanggungjawaban operator atas pengiriman yang hilang/rusak sesuai ketentuan SLA.

Meskipun templat faktur pengiriman gratis tersedia di internet, Anda mungkin harus mengerjakannya untuk menambahkan sentuhan merek dan pribadi Anda sesuai dengan proses pemenuhan Anda. Namun, untuk organisasi tingkat perusahaan, idealnya, tidak mungkin membuat faktur pengiriman terpisah, karena biasanya menangani volume pesanan yang lebih tinggi. Dalam kasus seperti itu, membuat dan memformulasi template faktur pengiriman sendiri dapat membantu Anda mempercepat proses secara signifikan.

6) Di mana Anda dapat menemukan templat faktur pengiriman gratis?

Template faktur pengiriman gratis adalah tempat terbaik untuk memulai jika Anda ingin membuat template faktur gratis untuk bisnis Anda. Ada banyak sumber template faktur pengiriman gratis yang dapat diedit. Anda dapat memeriksa template faktur pengiriman ClickPost di sini.

Selain ClickPost, jika Anda mencari opsi desain, ada templat faktur pengiriman di Word jika Anda mencari templat yang padat teks. Manfaat menggunakan template pengiriman yang dapat disesuaikan dari Word adalah gratis, dan Anda mendapatkan beberapa opsi desain. Anda bahkan dapat menambahkan logo merek Anda untuk memberikan pengalaman merek yang dipersonalisasi kepada pelanggan Anda.

Namun, jika Anda ingin membuat template tabel atau menggunakan excel atau google sheets untuk melacak pesanan Anda, mungkin lebih baik mencari template faktur pengiriman di excel. Jika Anda tidak dapat menemukan desain yang Anda sukai dalam tiga opsi ini, Anda dapat mencari template faktur pengiriman gratis di google, dan Anda akan mendapatkan berbagai situs web yang menyediakan template yang dapat diunduh secara gratis. Keuntungan menggunakan template pengiriman gratis ini adalah memudahkan untuk memasukkan data, dan Anda bahkan dapat mengotomatiskan seluruh proses pembuatan. Namun, Anda tidak dapat menambahkan banyak teks ke template ini karena excel adalah aplikasi spreadsheet.

7) Template Faktur Pengiriman Internasional

Meskipun pengiriman internasional, aturan ekspor/impor dan bea cukai bisa jadi rumit. Faktur pengiriman adalah dokumen yang dapat mempercepat kliring bea cukai. Namun, untuk itu, Anda perlu memastikan bahwa faktur pengiriman Anda memiliki semua persyaratan oleh petugas bea cukai untuk menghapus pesanan Anda.

Anda memerlukan templat faktur pengiriman internasional yang sangat mudah untuk memastikan bahwa faktur pengiriman Anda tidak memiliki perbedaan. Ini akan memastikan bahwa pesanan Anda tidak mengalami masalah saat menyelesaikan bea cukai. Faktur Pengiriman Internasional atau Faktur Komersial biasanya digunakan untuk menguraikan semua barang yang dijual. Faktur komersial menjadi dokumen yang mengikat secara hukum dan bukti penjualan untuk semua kegiatan hukum lebih lanjut yang perlu dilakukan untuk mengimpor barang Anda ke negara atau negara bagian masing-masing.

Template Faktur Pengiriman Internasional harus sempurna karena pemerintah akan menggunakannya untuk mengenakan bea masuk pada barang dengan menilai nilai sebenarnya dari barang tersebut. Faktur komersial juga dapat digunakan sebagai bukti pembelian/pengiriman jika terjadi klaim asuransi.

8) Kesimpulan

Operasi pengiriman adalah tulang punggung setiap bisnis e-niaga. Seiring dengan meningkatnya popularitas dan volume pesanan Anda, semakin sulit untuk mengelola dan mengirimkan pesanan Anda secara efektif tanpa menciptakan sistem yang sangat mudah. Dalam setiap sistem manajemen pengiriman yang sukses di luar sana, faktur pengiriman adalah kunci untuk melacak dan mengelola pesanan Anda melalui beberapa operator.

Faktur pengiriman bukan hanya dokumen yang dapat digunakan untuk keperluan internal tetapi juga merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang menunjukkan syarat dan ketentuan yang dibahas antara pengirim dan pengangkut. Faktur pengiriman yang jelas dan ringkas dapat menjadi kunci untuk operasi pengiriman dan pemenuhan yang efisien. Namun, untuk menghasilkan faktur pengiriman yang sempurna ini setiap saat, Anda memerlukan templat faktur pengiriman menyeluruh yang andal yang mencakup semua basis Anda. Template faktur pengiriman yang diformulasikan dengan benar dapat meminimalkan kerumitan pembuatan faktur.

Untuk melakukannya, Anda dapat menggunakan templat faktur pengiriman gratis yang tersedia di internet, atau Anda dapat menggunakan templat faktur pengiriman kata atau templat faktur excel yang tersedia di dalam perangkat lunak. Anda juga dapat mengambil bantuan perangkat lunak manajemen pengiriman seperti ClickPost untuk merampingkan operasi Anda lebih lanjut. Jika Anda ingin mengakses template faktur pengiriman ClickPost, Anda dapat melihat situs web kami atau mengikuti tautan yang diberikan di atas.

Jika Anda melayani basis pelanggan global, Anda harus memiliki template faktur pengiriman yang tepat. Faktur pengiriman berfungsi sebagai dokumen judul barang saat diimpor ke suatu negara. Pihak berwenang menggunakannya sebagai referensi untuk mengevaluasi nilai barang dan kelayakannya untuk masuk ke negara itu. Oleh karena itu, template faktur pengiriman harus digunakan yang memberikan semua informasi yang diperlukan pada bill of lading sehingga pengiriman Anda tidak terjebak di bea cukai.

Saat menyimpulkan, Anda dapat mengatakan bahwa templat faktur pengiriman adalah salah satu faktor paling penting untuk dipertimbangkan saat mengembangkan operasi pengiriman yang andal dan efisien. Template akan memungkinkan Anda untuk merampingkan proses Anda dan menghemat kerumitan manual membuat dokumen faktur baru. Anda bahkan dapat menambahkan merek Anda pada faktur pengiriman untuk meningkatkan visibilitas merek.

9) FAQ tentang Template Faktur Pengiriman

9.1) Bagaimana cara membuat Template Faktur Pengiriman?

Untuk membuat template faktur pengiriman kustom, Anda dapat membuka dokumen faktur kosong di word atau excel, atau Anda dapat memilih dari template yang sudah ada sebelumnya yang tersedia di perangkat lunak ini. Anda kemudian dapat mengedit bidang, menambahkan merek Anda, dan menyimpan template. Anda sekarang dapat menggunakan template ini untuk membuat faktur pengiriman Anda sendiri.

9.2) Apakah ada template faktur pengiriman gratis di Microsoft Word atau Excel?

Ada beberapa template invoice pengiriman gratis di word dan excel yang bisa anda gunakan untuk membuat template invoice pengiriman sendiri secara gratis.

9.3) Apa itu Bill of Lading?

Bill of lading hanyalah istilah lain untuk faktur pengiriman. Ini berisi semua informasi yang diperlukan yang diperlukan untuk membuat pengiriman yang sukses dan informasi tentang barang di dalam pengiriman.

9.4) Bagaimana faktur komersial berbeda dari faktur pengiriman?

Perbedaan signifikan antara faktur komersial dan faktur pengiriman adalah bahwa faktur komersial biasanya dibuat saat mengirimkan pesanan internasional. Faktur komersial berisi nilai barang beserta deskripsinya. Hal ini memungkinkan pihak berwenang untuk menggunakannya sebagai dokumen resmi mengenai asuransi, bea cukai dan proses keuangan lainnya.