Come ridurre gli ordini arretrati (e prevenirli del tutto)

Ecco un ipotetico scenario di acquisto che si verifica fin troppo spesso: un cliente ha appena visitato il tuo sito Web e ha trovato il prodotto perfetto per soddisfare un qualche tipo di esigenza o desiderio, sia che stia acquistando per sé o per qualcun altro, qualunque cosa abbia trovato è giusto per loro. Eccitati e desiderosi di acquistare, aggiungono quel prodotto al carrello, sperando di mettere le mani su questo articolo il prima possibile.

Tuttavia, quando controllano la data di spedizione prevista, vedono un avviso: "Siamo spiacenti, questo articolo è attualmente in arretrato: ti avviseremo non appena sarà disponibile". Questo cliente si è scontrato con il temuto ordine arretrato di inventario. Questo cliente si chiede cose come: "Quanto tempo impiega un ordine arretrato? Cosa significa ordine arretrato? Riceverò i miei articoli arretrati in tempo?"

Frustrati, abbandonano il carrello e cercano da qualche altra parte ciò di cui hanno bisogno: un posto che abbia l'articolo in magazzino e pronto per partire subito.

Essere in grado di prevenire gli ordini arretrati è fondamentale per mantenere i tuoi clienti soddisfatti in modo che continuino ad acquistare da te. Cos'è un ordine arretrato? In che cosa differisce dall'essere esaurito su un articolo? Ancora più importante, come puoi evitare di dover inserire articoli in arretrato?

Significato dell'ordine in arretrato per le aziende di e-commerce

Cosa significa "ordine arretrato" per un'attività di e-commerce? In poche parole, un ordine arretrato si verifica quando un articolo non è disponibile perché ci sono più ordini per l'articolo rispetto all'inventario attualmente disponibile, ma alla fine sarà disponibile un nuovo inventario dal fornitore .

Il problema con i prodotti in arretrato è che crea un notevole ritardo per i tuoi clienti. Nel mondo odierno della "spedizione gratuita in 2 giorni", molti clienti non sono disposti ad aspettare settimane per ricevere i loro prodotti. Quindi, a meno che tu non sia l' unica fonte per un determinato prodotto, potresti finire per perdere affari a causa dei concorrenti che sono in grado di evadere gli ordini immediatamente piuttosto che dover aspettare che i fornitori raggiungano il ritardo.

Qual è la differenza tra ordine arretrato ed esaurito?

Una domanda che molti nuovi proprietari di attività di e-commerce (e i loro clienti) hanno è "qual è la differenza tra qualcosa in arretrato ed essere esaurito?"

Sebbene entrambi i termini si riferiscano a una carenza di inventario di qualche tipo, c'è una netta differenza. Un articolo in arretrato soffre semplicemente di una carenza temporanea: il produttore/fornitore sta producendo/portando di più, quindi l'ordine viene solo ritardato. Un articolo che è esaurito potrebbe non essere più prodotto, quindi l'articolo potrebbe non essere mai più disponibile se non tramite una vendita di terzi.

Fondamentalmente, con un ordine arretrato, l'articolo è temporaneamente non disponibile, ma un articolo esaurito potrebbe essere andato per sempre (salvo potenziali resi/rinnovi o riedizioni di quell'articolo in futuro).

Quali sono le cause degli ordini arretrati?

Prevenire gli ordini arretrati come attività di e-commerce può essere complicato, soprattutto se hai uno spazio limitato per immagazzinare gli articoli che vendi. Anche le grandi aziende possono trovarsi ad avere problemi con gli ordini arretrati a causa di aumenti improvvisi e inaspettati della domanda.

Ad esempio, dopo l'epidemia di coronavirus, gli americani hanno dovuto affrontare un'enorme carenza di carta igienica, qualcosa che normalmente è un prodotto molto facile da trovare. Fortune ha riferito che "il 12 marzo, le vendite di TP erano aumentate del 734% rispetto allo stesso giorno dell'anno precedente... Mentre gli acquirenti si preparavano a rintanarsi a casa indefinitamente per evitare il coronavirus, hanno ripulito Amazon, poi i supermercati in tutta l'America, ripulendo il bagno di base."

Tuttavia, anche senza modelli di domanda anormali causati da emergenze, è facile rimanere a corto di scorte al punto in cui le richieste dei clienti devono essere messe in stato di ordine arretrato. Ad esempio, potrebbe esserci una carenza di materiale che colpisce il tuo fornitore/produttore che impedisce loro di raggiungere i propri obiettivi di produzione, il che significa che i tuoi ordini verranno ritardati (o annullati).

Oppure, un prodotto precedentemente a bassa richiesta potrebbe diventare oggetto di una moda passeggera (a causa dell'apparizione di un programma televisivo, di un servizio in una rivista o dell'approvazione di una celebrità), causando un livello anormale di domanda per un periodo di tempo. Questo può essere difficile da prevedere a causa della natura inaspettata del cambiamento della domanda.

Un altro problema che può portare a pesanti backorder è la mancanza di capacità di archiviazione. Se non si dispone di un ampio spazio di archiviazione in un magazzino per contenere centinaia di prodotti, è facile esaurire rapidamente il prodotto quando gli ordini iniziano ad arrivare. Altre volte, è possibile che l'inventario venga semplicemente conteggiato in modo errato,

Infine, è facile semplicemente sottovalutare la domanda di un prodotto (soprattutto di nuovo lanciato) e non essere in grado di tenere il passo con gli ordini al momento del lancio. Le aziende tecnologiche, come Apple, incontrano spesso questo problema quando lanciano un nuovo prodotto.

Come ridurre o prevenire gli ordini arretrati

Ci sono alcune cose che puoi fare come imprenditore di e-commerce per ridurre il rischio di tali carenze e come gestirle se si verificano:

• Crea una stima accurata della domanda utilizzando i modelli di acquisto passati. Una delle prime cose che un rivenditore dovrebbe fare quando determina la quantità di un determinato articolo da immagazzinare è guardare i dati di vendita passati e utilizzare tali informazioni per prevedere le tendenze future. Ad esempio, supponiamo che tu vendi maglioni personalizzati e muovi circa 100 unità al mese al mese durante l'autunno e l'inverno (dai o prendi una dozzina di unità), ma le vendite scendono a 20 unità al mese in primavera e in estate e quelle unità sono tutte in fase di spedizione negli Stati Uniti più a nord. Se questo è costantemente il caso, allora sai che devi mantenere un inventario di 100 unità al mese nei mesi più freddi e puoi ridimensionare le scorte durante i mesi più caldi.
• Collabora con il tuo fornitore per monitorare quando gli articoli in arretrato saranno disponibili. Se ti imbatti in un aumento inaspettato della domanda per un particolare prodotto o in una carenza da parte del produttore, collabora con il tuo fornitore/produttore per ottenere una sequenza temporale difficile di quando saranno disponibili gli articoli in arretrato. Avere una data di "rifornimento" prestabilita per questi articoli ti aiuta a gestire le aspettative dei clienti in modo che non saranno frustrati come se gli articoli fossero semplicemente elencati come "non disponibili".
• Aumenta la tua capacità di stoccaggio. Per contrastare improvvisi aumenti della domanda, può essere utile fare scorta di prodotti extra di un particolare prodotto subito prima dell'inizio della sua stagione di forte domanda. In molti casi, questo può significare lavorare con un magazzino o una società di logistica di terze parti per ottenere spazio aggiuntivo e gestire la gestione dell'inventario. Le scorte in eccesso destinate a tenere conto di picchi imprevisti vengono talvolta chiamate "stock di sicurezza".
• Diversifica i tuoi fornitori, se possibile. Quando possibile, è utile avere più produttori/fornitori che lavorano per mantenere alti i livelli di inventario. Questo aiuta a garantire che le interruzioni della catena di approvvigionamento in un produttore non ti lascino a bocca aperta, dal momento che avrai un'alternativa con cui lavorare. Inoltre, se la domanda è particolarmente elevata, essere in grado di fare scorte da due fonti significa essere in grado di evadere gli ordini arretrati molto più velocemente.
• Sii proattivo nella comunicazione con i clienti. Se un problema fa sì che un prodotto popolare vada in arretrato, assicurati di comunicarlo ai tuoi clienti in anticipo. Inserire un avviso sulla pagina del prodotto (insieme a una stima di quando sarà di nuovo disponibile) aiuta a evitare che le persone si sentano accecate dai ritardi. Inoltre, può essere utile notare il motivo per cui l'articolo è in arretrato per aiutare a gestire le aspettative dei clienti (problemi di fornitura del produttore, domanda elevata imprevista, ecc.). Potresti voler consentire ai clienti di scegliere di ricevere una notifica quando un articolo in arretrato è di nuovo disponibile in modo che abbiano la possibilità di riceverlo.
• Partner con una società di adempimento professionale. Invece di provare a gestire i livelli di inventario e la spedizione da soli, può essere utile collaborare con un centro di servizi di evasione ordini esperto. Ad esempio, The Fulfillment Lab ha centri di distribuzione in tutto il paese e numerosi esperti nell'arte della gestione dell'inventario che possono aiutarti a evitare problemi comuni che portano a ordini arretrati e altri problemi.

Hai bisogno di aiuto per evitare le insidie ​​di dover dire ai tuoi clienti che i loro prodotti preferiti sono in arretrato? Contatta oggi stesso The Fulfillment Lab per ricevere supporto logistico da esperti. Il nostro Global Fulfillment Software (GFS) viene fornito con un sistema di prevenzione degli ordini arretrati che monitora e gestisce l'inventario, in modo da sapere sempre cosa sta arrivando e, cosa più importante, cosa sta uscendo!