Ottieni contenuti dai clienti Mantieni i progetti in movimento

"Nella mia agenzia, ogni singolo progetto è stato bloccato a causa del contenuto".

Questa citazione proveniva da una conversazione con una signora che gestiva una piccola agenzia in Canada. Era una delle circa 15 interviste simili di "ricerca sui clienti".

Ho sempre saputo che ricevere contenuti dai clienti era un punto dolente, perché ce ne siamo occupati nella nostra stessa attività. Queste conversazioni mi hanno fatto capire che quasi tutte le agenzie e i liberi professionisti avevano a che fare con la stessa cosa.

Alcuni di loro hanno persino descritto i contenuti come il loro più grande collo di bottiglia. Un ragazzo è arrivato al punto di dire che voleva lasciare l'industria a causa di questo problema.

Whoa.

Conseguenze sui contenuti

All'inizio potrebbe non sembrare così male. È solo l'invio di e-mail di promemoria, la gestione del flusso di e-mail in arrivo e, infine, un po' di lavoro per raggruppare tutto in contenuti utilizzabili.

Quando si somma tutto questo, tuttavia, soprattutto su più clienti, può fare la differenza tra un'attività di successo e una redditività zero.

Ma c'è di più oltre al tempo. Quando devi ricordarlo costantemente ai clienti e uscirne comunque a mani vuote, può sembrare di sbattere la testa contro un muro. Aggiunge stress alla tua vita.

Nessuno ha bisogno di più stress.

Infine, i promemoria incessanti possono farti sembrare il cattivo, potenzialmente sabotando le relazioni con i clienti.

“Snellire il processo di acquisizione dei contenuti dai clienti è una di quelle cose che possono semplificare notevolmente la vita della tua azienda. "

Perché anche questo è un problema?

In superficie non ha senso; perché mai un cliente dovrebbe darti i soldi per un deposito e non fornire nemmeno le cose di cui hai bisogno per costruire la cosa per cui ti hanno pagato...?

Quando guardi un po' più a fondo, diventa chiaro.

Innanzitutto, i tuoi clienti sono imprenditori impegnati, proprio come noi. È probabile che dimenticheranno completamente che li stai aspettando. Stanno spegnendo qualche altro incendio.

È anche molto lavoro scrivere contenuti per un intero sito Web, anche se hanno materiali esistenti. I compiti di grandi dimensioni tendono a essere rimandati a meno che non siano urgenti.

Poi c'è il problema dello "schermo vuoto". Io e te sappiamo entrambi quanto può essere difficile iniziare a scrivere quando stai fissando una pagina bianca del nulla.

Risolvere il problema del contenuto

Come molte cose nel mondo degli affari, un po' di sistematizzazione fa molto.

Dobbiamo trovare una soluzione ai tre problemi appena discussi. Ecco alcuni concetti che puoi utilizzare per ottenere contenuti più velocemente:

• Problema: i clienti dimenticano
  • Soluzione: ricordaglielo!
• Problema: è troppo lavoro scriverlo tutto in una volta
  • Soluzione: spezzettarlo in pezzi più piccoli
• Problema: non sapere da dove cominciare
  • Soluzione: fornisci loro uno schema e una struttura, come una mappa del sito

La cosa importante da ricordare è che devi rendere facile per i tuoi clienti inviare contenuti. Le cose facili si fanno.

Promemoria

Vale la pena installare un sistema in anticipo (come... ora) prima che la tua attività sia così occupata da non riuscire a tenere il passo.

Esistono due modi per rimanere aggiornati sui promemoria. Puoi ricordarti di inviare un'e-mail al tuo cliente o inviare i promemoria direttamente senza che tu sia coinvolto.

Ecco alcuni dei modi migliori:

Un calendario

Questo è semplice come si arriva. In qualunque calendario utilizzi, aggiungi alcuni eventi (o eventi ricorrenti) che ti ricordano di fare il check-in con un determinato cliente. Ancora meglio, blocca tutti i tuoi promemoria in una fascia oraria ogni settimana.

Responsabile attività/progetto

Se stai già utilizzando uno strumento di gestione dei progetti come Asana, aggiungi alcuni promemoria per fare il check-in con i clienti.

Se i tuoi clienti si sentono a proprio agio nel lavorare nello stesso strumento di gestione dei progetti (fortuna che tu... è raro!) puoi assegnare loro dei compiti con dei promemoria.

Questo è uno dei miei strumenti di produttività preferiti. Quando invii un'e-mail, puoi "bcc" un indirizzo come [email protected] per rimbalzare automaticamente l'e-mail a te, così puoi continuare. "Cc" l'indirizzo e va a te e al tuo cliente.

E-mail a goccia

Se utilizzi un sistema di automazione delle e-mail (il mio preferito è Active Campaign), puoi impostare una serie di e-mail da inviare ai tuoi clienti per il check-in. Questo è completamente automatizzato, ma devi ricordarti di entrare e interrompere i promemoria quando finalmente il contenuto arriva.

Trappola del contenuto

Divulgazione completa: sono uno dei fondatori di questo strumento. Si potrebbe dire che sono un po' di parte.

Content Snare ha un sistema di follow-up automatico che ricorda ai tuoi clienti fino a quando non forniscono loro tutto ciò di cui hai bisogno. Dopo aver inviato una richiesta di contenuto al tuo cliente, fa il resto.

Struttura

La creazione di una struttura per i tuoi clienti risolve sia il problema dello "schermo vuoto" che aiuta a suddividere un grosso lavoro in parti più piccole che possono completare nel tempo.
Ecco alcuni dei modi in cui puoi gestire la struttura:

Moduli Web

Esistono molti strumenti per moduli diversi come Gravity Forms (specifico per WordPress), SurveyMonkey, Typeform, Google Forms ecc.

Il bene:

• Sono gratuiti o economici
• Ti permettono di controllare che tipo di informazioni ritorna (e-mail, numeri di telefono, caricamenti di immagini, ecc.)
• Puoi aggiungere istruzioni in ogni campo per aiutare il tuo cliente

Il cattivo:

• Sono abbastanza rigidi: potrebbe essere necessario creare un nuovo modulo per ogni cliente
• Non tutti gli strumenti hanno la capacità di salvare e tornare in un secondo momento

Modelli di documenti

A seconda degli strumenti con cui tu e il tuo cliente avete familiarità, di solito si tratta di documenti di Google Drive o di una combinazione di documenti Word e Dropbox per inviare file.

La cosa importante è che dovresti avere documenti pre-preparati con aree in cui i tuoi clienti possono digitare il loro contenuto e un modo per condividere le immagini con te.

Lo screenshot qui sotto mostra un esempio.
Il bene:

• Anche questo è gratuito o economico
• È un'interfaccia familiare per i clienti
• Google Drive salva al volo

Il cattivo:

• Non hai quasi alcun controllo su ciò che il tuo cliente può inviare (fai attenzione al testo rosso evidenziato in giallo che dice "per favore collega questa parola alla pagina dei servizi")
• Richiede tempo per estrarre il contenuto dai documenti e formattarlo correttamente per il sito web

Trappola del contenuto

Ancora una volta, la mia opinione su questo è un po' di parte.

Tuttavia, Content Snare è stato creato proprio per questo problema. Prende le parti migliori di moduli e documenti Web e aggiunge altri strumenti utili come promemoria automatici e approvazioni dei contenuti.

Avvolgendo

Farai bene se sarà più facile per i clienti fornire contenuti. È più probabile che le cose facili vengano fatte. Puoi farlo:

1. Strutturare il contenuto suddividendolo in parti più piccole e più gestibili
2. Usare un sistema per ricordare ai tuoi clienti cosa devono fare e quando

L'attesa per i contenuti è un problema nella tua azienda? Cosa hai provato in passato che funzionava o non funzionava?