La guida completa del manager agli orari fissi

Gli orari di lavoro fissi sono un aspetto essenziale della gestione dei dipendenti.

In qualità di manager, è importante creare un programma di lavoro che assicuri che il tuo team sia produttivo, soddisfi le esigenze aziendali e mantenga i dipendenti motivati.

Questa guida ha lo scopo di fornirti le conoscenze e le competenze necessarie per creare e gestire efficacemente un orario di lavoro fisso.

Comprensione degli orari di lavoro fissi

Gli orari di lavoro fissi sono un tipo comune di programma che richiede ai dipendenti di lavorare a un orario fisso ogni giorno per un determinato numero di ore al giorno.

Il programma comune "dalle nove alle cinque" è un esempio di un programma di lavoro fisso.

Questi possono essere utilizzati per turni in qualsiasi momento e per lavori sia a tempo pieno che part-time.

Cos'è un orario di lavoro fisso?

Con un orario fisso, i dipendenti lavorano alla stessa ora e nello stesso luogo per gli stessi giorni della settimana.

Gli orari fissi sono in genere turni di otto ore per cinque giorni, per un totale di 40 ore settimanali, ad esempio turni dalle 8:00 alle 17:00 con pausa pranzo.

Un'azienda può scaglionare più turni fissi, come i turni diurni e notturni, con alcune ore sovrapposte se le sue attività si svolgono 24 ore su 24.

In genere, l'organizzazione stabilisce il programma e i dipendenti hanno chiare aspettative su quando e quanto lavoreranno.

Vantaggi degli orari di lavoro fissi per aziende e dipendenti

Gli orari di lavoro fissi offrono vantaggi sia ai dipendenti che alle aziende.

Alcuni dei motivi per cui i dipendenti tendono ad apprezzarli, come la riduzione dello stress e una migliore coesione del team, aumentano la produttività e la comunicazione per l'azienda.

La prevedibilità consente l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Avere una prevedibilità basata sul programma sul lavoro rende più facile per i dipendenti pianificare attività come eventi familiari, intrattenimento e appuntamenti dal medico.

Un programma di lavoro fisso aiuta anche i lavoratori a mantenere schemi di sonno coerenti e ottenere il sonno di alta qualità di cui hanno bisogno per funzionare, aumentando la produttività e sostenendo la salute.

Il tempo condiviso rafforza le connessioni tra colleghi

I dipendenti che lavorano negli stessi turni sviluppano naturalmente migliori capacità di coordinamento del team.

Il coinvolgimento dei dipendenti è un fattore cruciale nella gestione di un team.

Una migliore comunicazione rafforza la coesione del team e i lavoratori possono sentirsi più connessi con i loro colleghi quando lavorano insieme verso obiettivi condivisi.

Impostare la pianificazione migliora la gestione del tempo e della forza lavoro

I manager apprezzano il fatto che la costruzione di orari fissi sia una prospettiva da impostare e dimenticare.

Dopo aver creato un programma di lavoro fisso ideale per la tua attività, puoi sederti e lasciare che il programma si ripeta.

Dovrai solo gestire il tempo libero o correggere il corso dove necessario. Un programma fisso rende anche più semplice misurare la produttività dei dipendenti.

Come bonus, i dipendenti a cui piace il loro turno potrebbero voler restare.

Svantaggi degli orari di lavoro fissi per aziende e dipendenti

Sebbene gli orari di lavoro fissi abbiano molti vantaggi, possono anche presentare alcuni aspetti negativi.

I dipendenti potrebbero desiderare una maggiore flessibilità o turni di lavoro migliori e i manager potrebbero avere difficoltà a organizzare turni impopolari o a distribuire equamente il tempo per i dipendenti esperti.

Meno flessibilità provoca attrito tra i dipendenti

I lavoratori con un orario fisso hanno meno spazio di manovra quando le loro situazioni di vita cambiano e non possono semplicemente scambiarsi i turni.

Alcuni si annoiano a fare la stessa cosa allo stesso tempo nello stesso posto e preferiscono orari a rotazione o flessibili. Inoltre, dati recenti suggeriscono che molti lavoratori preferiscono la flessibilità nei loro orari di lavoro.

I turni impopolari guidano il fatturato

Anche se sviluppi il programma di lavoro fisso più equo possibile, è improbabile che ogni lavoratore ottenga il proprio turno ideale.

Alcuni dovranno svolgere turni meno desiderabili, il che può portare a un alto tasso di turnover dei dipendenti poiché i lavoratori insoddisfatti abbandonano la nave alla ricerca di turni più favorevoli.

La produttività può risentirne nei programmi prestabiliti

In genere, i dipendenti con maggiore anzianità preferiscono turni migliori, il che può portare involontariamente a turni specifici impilati con i lavoratori più esperti.

Questo può portare ad alcuni turni che richiedono leader più esperti.

Alcuni lavoratori altamente efficienti finiranno le attività prestabilite prima della fine del turno prestabilito.

Se i manager non monitorano da vicino la produzione, ciò può far perdere tempo e annoiare i dipendenti.

Sviluppo di un programma di lavoro fisso efficace

L'orario di lavoro fisso ideale deve soddisfare le esigenze della tua azienda e quelle dei tuoi dipendenti.

Quando sei soddisfatto del fatto che i vantaggi degli orari di lavoro fissi superano gli svantaggi, è il momento di personalizzarne uno per la tua azienda, ma dovrai tenere a mente alcune considerazioni.

Valutazione dei requisiti aziendali

Un programma di lavoro fisso deve essere in linea con le tue esigenze aziendali prima di soddisfare altri fattori.

Considera il livello di competenza e la forza lavoro necessari per completare tutti i tuoi processi interni in modo che tutte le operazioni si svolgano senza intoppi.

Questo ti dirà con chi hai bisogno di lavorare e quando.

Determinazione della disponibilità e delle preferenze dei dipendenti

Esaminare attentamente la disponibilità dei dipendenti per evitare attriti operativi.

Non fare supposizioni sulla disponibilità dei dipendenti e sulle situazioni personali, ma impara a conoscerli.

Le persone apprezzano sempre essere trattate come persone, quindi anche se non puoi sacrificare le esigenze dell'azienda per soddisfare le preferenze personali di tutti, assicurati di fornire una comunicazione chiara sulle decisioni di pianificazione.

Pianificazione dei turni e assegnazione dei compiti

Considera le competenze e le esigenze lavorative delle attività in ogni turno.

Vuoi distribuire i tuoi lavoratori più qualificati ed esperti su turni diversi per aumentare l'efficienza ed evitare ritardi dovuti a lacune di competenze o carenza di forza lavoro.

Comunicazione del programma ai dipendenti

Informare i tuoi dipendenti sul tuo programma fisso prima di implementarlo ti dà la possibilità di considerare il loro feedback e consente loro di adattarsi rapidamente e senza intoppi.

Puoi anche spiegare la logica alla base della tua pianificazione, comprese le eventuali politiche stabilite che segui.

Gestione di orari di lavoro fissi

Mentre sviluppi il programma di lavoro fisso che funziona meglio per la tua azienda, devi anche creare politiche per supportarlo, inclusa la pianificazione in anticipo per i conflitti di pianificazione e il monitoraggio della partecipazione e della produttività.

Gestione delle richieste dei dipendenti per le modifiche all'orario

La richiesta di un programma da parte di un dipendente è uno dei problemi di pianificazione dei dipendenti più comuni, ma la soluzione non deve essere complessa.

Il software di pianificazione digitale può semplificare sia la pianificazione che le modifiche.

Offri ai dipendenti una chiara strada per richiedere modifiche per assicurarti che si sentano ascoltati e considerati, anche se alla fine non puoi soddisfare la richiesta.

Per decidere se il cambiamento funziona per l'azienda, considera le risorse disponibili nel turno a cui stanno cercando di passare e quello che sperano di interrompere.

Dovrai bilanciare la disponibilità dei dipendenti con le tue esigenze di personale.

Se l'altro turno potesse utilizzare le mani extra o l'esperienza aggiunta, potrebbe avere senso soddisfare la loro richiesta.

Ma, se si tratta di un turno popolare, non hai problemi con il personale, ti consigliamo di riflettere attentamente su cosa dovrebbe cambiare per soddisfare le loro preferenze.

Se la risposta alla richiesta di un dipendente è sì, puoi riorganizzare i turni in pochi minuti utilizzando strumenti di pianificazione digitale con funzionalità di trascinamento della selezione.

Se la risposta è no, delineare i motivi e le eventuali politiche pertinenti. Evita di dare false speranze che "forse un giorno" possano avere quel cambiamento.

Se c'è la possibilità che tu possa concedere il cambio di programma in futuro, ad esempio se rivaluti regolarmente i turni o se i dipendenti che raggiungono un determinato mandato diventano idonei per la considerazione prioritaria, comunica chiaramente tale processo al dipendente.

Gestione dei conflitti di pianificazione

Crea criteri che definiscano quando e come i dipendenti possono richiedere il permesso, incluso se i giorni di malattia e i giorni di ferie sono separati.

Assicurati che queste politiche siano chiaramente delineate nel tuo manuale per i dipendenti affinché i dipendenti possano consultarle facilmente.

Sul lato operativo, stabilisci un piano per la copertura del personale.

Puoi mantenere le tue attività commerciali se una persona è assente o puoi chiamare un altro dipendente per coprire?

Fornire ai tuoi dipendenti un modo semplice per coordinare direttamente gli scambi di turno può avere senso.

Assicurati che le tue politiche siano conformi alle leggi e alle normative locali sul lavoro e rispettale per garantire un trattamento equo di tutti i dipendenti.

Strategie per il monitoraggio delle prestazioni e delle presenze dei dipendenti

Devi assicurarti che i dipendenti si presentino e svolgano il lavoro, ma non vuoi compromettere il loro senso di autonomia.

L'assenteismo sul posto di lavoro è un vero problema che i manager devono risolvere, con poco più del 3% dei lavoratori assenti in un determinato giorno lavorativo.

Tuttavia, molti lavoratori si risentono di sentirsi microgestiti o spiati, quindi sii trasparente e comunica chiaramente la tua politica di monitoraggio sul posto di lavoro.

Cerca un sistema di gestione delle presenze facile da integrare che consenta ai dipendenti di timbrare l'entrata e l'uscita e si integri perfettamente con i tuoi sistemi di buste paga e risorse umane.

Puoi anche tenere traccia delle prestazioni con un efficace software di gestione delle attività che aiuta i dipendenti a completare i progetti rapidamente e rispettando il budget.

L'uso di liste di controllo e attività impostate rende le cose più facili da gestire e aumenta l'efficienza.

Migliori pratiche per la gestione di programmi di lavoro fissi

C'è una differenza tra la semplice gestione delle pianificazioni per assicurarti di avere le persone dove ne hai bisogno e una buona gestione delle pianificazioni.

Le best practice comprendono una comunicazione forte, la conformità alle normative, il contributo dei dipendenti e l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Comunica con i tuoi dipendenti

Le linee di comunicazione aperte sono vitali per mantenere il morale e la produttività, indipendentemente dal tipo di pianificazione che utilizzi.

La creazione di funzionalità di comunicazione e coinvolgimento trasparenti nel tuo flusso di lavoro può promuovere una cultura della fiducia.

Quando devi apportare modifiche, comunica chiaramente le tue ragioni e dai ai dipendenti il ​​maggior preavviso possibile per soddisfarle.

Garantire il rispetto delle leggi e dei regolamenti sul lavoro

Mentre crei le tue politiche di pianificazione, assicurati che siano in linea con le leggi e le normative sul lavoro federali, statali e locali pertinenti.

Dovrai rispettare la programmazione e la retribuzione degli straordinari, le ferie, le pause pranzo e riposo e il periodo di tempo per informare i lavoratori dei loro programmi, tra le altre considerazioni.

Incoraggia feedback e suggerimenti dei dipendenti

Cerca il feedback dei tuoi dipendenti in anticipo e spesso per essere sicuro di avere il polso di chi è felice e prospero nei loro ruoli e chi è sempre più frustrato.

Quando sai dove si trovano i problemi, puoi affrontarli più facilmente.

È probabile che una casella di sondaggio vecchio stile venga ignorata, ma se stai già utilizzando soluzioni digitali, puoi integrare facilmente uno strumento di feedback dei dipendenti che consente più canali di comunicazione, inclusi sondaggi e modelli personalizzabili, sondaggi dal vivo e funzionalità di chat per input veloce e diretto.

Sostenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita personale è una sfida comune tra i dipendenti.

Quasi la metà dei dipendenti riferisce sintomi di burnout, secondo uno studio di McKinsey.

Con la separazione tra lavoro e vita domestica, i lavoratori hanno una buona quantità di tempo per staccare la spina dal lavoro e ringiovanire.

I manager possono istruire i dipendenti sulle strategie per mantenere tale equilibrio, incluso avere spazi e dispositivi di lavoro designati, limiti ragionevoli per leggere e rispondere ai messaggi relativi al lavoro, abitudini sane e un programma prevedibile.

Strumenti per la gestione di programmi di lavoro fissi

La pianificazione della forza lavoro è un'impresa complessa, anche con la relativa stabilità di orari di lavoro fissi.

Supponi di gestire molti dipendenti con orari fissi diversi.

In tal caso, dedicherai più tempo alla pianificazione in anticipo e, una volta impostate le pianificazioni, non richiederanno tanto monitoraggio quanto potrebbero richiedere altri tipi di pianificazione, come le pianificazioni flessibili.

I due approcci principali alla gestione degli orari di lavoro fissi includono la programmazione manuale dei turni e il software di programmazione.

Programmazione manuale dei turni

Un manager o qualcun altro del team determina gli orari di lavoro per i turni programmati manualmente.

In genere, utilizzano un foglio di calcolo complesso per soppesare la disponibilità e le preferenze dei dipendenti rispetto alle esigenze dell'azienda e cercano di trovare una via di mezzo.

Ad alcune persone piace l'approccio pratico e l'elemento umano di considerare le preferenze, ma l'elemento umano lascia anche spazio all'errore umano.

È un processo che richiede molto tempo per impostare e monitorare se hai più di una manciata di dipendenti e l'analisi manuale dei dati è di per sé un lavoro ingrato.

Introduzione al software di programmazione

Il software di pianificazione allevia il carico di tempo della pianificazione della forza lavoro.

L'app di pianificazione dei lavori all-in-one di Connecteam può aiutarti a ottimizzare la gestione dei turni e raggiungere la massima produttività con meno problemi. Aumenta l'efficienza e la precisione e incorpora anche il reporting automatico.

Connecteam ti aiuta a semplificare tutte le attività di gestione e pianificazione del lavoro dei dipendenti, consentendo un'efficienza operativa continua, con funzionalità che consentono:

• Digitalizzazione delle attività di gestione dei dipendenti di routine come i promemoria del team e gli aggiornamenti di stato
• Monitoraggio dei dipendenti utilizzando un'app orologio
• Creazione e condivisione istantanea di programmi con i tuoi team senza scrivania
• Raccogli informazioni dai tuoi dipendenti creando report, liste di controllo, moduli e richieste online

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un orario di lavoro fisso e un orario di lavoro flessibile?

In un programma di lavoro fisso, i dipendenti in genere lavorano gli stessi turni settimanali per lo stesso numero di ore e giorni lavorati. Tuttavia, non tutti i lavori richiedono un calendario rigoroso.

Gli orari di lavoro flessibili sono meno rigidi e consentono ai dipendenti di cronometrare un certo numero di ore lavorative alla settimana o al giorno, ma quei turni non sono necessariamente negli stessi orari esatti.

Quali sono alcune alternative agli orari di lavoro fissi?

Ci sono almeno 15 tipi di programmi di lavoro che i manager possono prendere in considerazione. Altri orari di lavoro comuni includono orari flessibili in cui dipendenti e datori di lavoro collaborano per determinare quanto lavora un dipendente, orari di lavoro a turni a rotazione in cui i lavoratori alternano turni diurni e notturni, turni divisi in cui i dipendenti lavorano due fasce orarie in un giorno con un orario prolungato interruzioni intermedie e turni di guardia in cui i dipendenti lavorano secondo necessità.

Qual è l'impatto degli orari di lavoro fissi sul morale dei dipendenti?

Ogni dipendente è diverso e alcuni apprezzano la prevedibilità di un programma fisso che consente loro di delineare il proprio tempo personale dall'orario di lavoro, mentre altri possono essere annoiati dalla natura ripetitiva del loro programma o sentirsi frustrati in un turno che non gli piace.

Come posso garantire che il mio programma di lavoro fisso sia giusto ed equo per tutti i dipendenti?

Garantire in anticipo una comunicazione chiara su tutte le politiche di pianificazione e attenersi a tali politiche è il modo migliore per garantire ai dipendenti un programma di lavoro giusto ed equo.

Sii onesto quando consideri le richieste di orari e permessi preferiti e sii coerente con il modo in cui prendi in considerazione il mandato e le prestazioni. Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di pianificazione che riduca al minimo l'opportunità di prendere decisioni distorte.