Kompletny przewodnik menedżera po stałych harmonogramach

Stałe harmonogramy pracy są istotnym aspektem zarządzania pracownikami.

Jako menedżer ważne jest, aby stworzyć harmonogram pracy, który zapewnia produktywność zespołu, spełnia potrzeby biznesowe i utrzymuje motywację pracowników.

Ten przewodnik ma na celu dostarczenie Ci niezbędnej wiedzy i umiejętności, aby skutecznie tworzyć i zarządzać ustalonym harmonogramem pracy.

Zrozumienie stałych harmonogramów pracy

Stałe harmonogramy pracy to powszechny rodzaj harmonogramu, który wymaga od pracowników pracy o ustalonej porze każdego dnia przez określoną liczbę godzin dziennie.

Powszechny harmonogram „od dziewiątej do piątej” jest jednym z przykładów stałego harmonogramu pracy.

Można ich używać na zmiany w dowolnym momencie oraz do pracy w pełnym i niepełnym wymiarze godzin.

Co to jest stały harmonogram pracy?

Przy stałym grafiku pracownicy pracują w tym samym czasie i miejscu przez te same ustalone dni tygodnia.

Stałe harmonogramy to zazwyczaj ośmiogodzinne zmiany przez pięć dni, łącznie 40 godzin tygodniowo, na przykład zmiany od 8:00 do 17:00 z przerwą na lunch.

Firma może rozłożyć wiele stałych zmian, takich jak zmiany dzienne i nocne, z niektórymi nakładającymi się godzinami, jeśli jej działalność odbywa się przez całą dobę.

Ogólnie rzecz biorąc, organizacja ustala harmonogram, a pracownicy mają jasne oczekiwania co do tego, kiedy i ile będą pracować.

Korzyści ze stałych harmonogramów pracy dla firm i pracowników

Stałe harmonogramy pracy przynoszą korzyści zarówno pracownikom, jak i firmom.

Niektóre powody, dla których pracownicy je lubią — takie jak mniejszy stres i lepsza spójność zespołu — zwiększają produktywność i komunikację w firmie.

Przewidywalność umożliwia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Przewidywalność w pracy oparta na harmonogramie ułatwia pracownikom planowanie działań, takich jak imprezy rodzinne, rozrywka i wizyty u lekarza.

Stały harmonogram pracy pomaga również pracownikom utrzymać stałe wzorce snu i uzyskać wysokiej jakości sen, którego potrzebują do funkcjonowania, zwiększając produktywność i wspierając zdrowie.

Wspólny czas wzmacnia więzi między współpracownikami

Pracownicy pracujący na tych samych zmianach w naturalny sposób rozwijają lepsze umiejętności koordynacji zespołu.

Zaangażowanie pracowników jest kluczowym czynnikiem w zarządzaniu zespołem.

Lepsza komunikacja wzmacnia spójność zespołu, a pracownicy mogą czuć się bardziej związani ze swoimi współpracownikami podczas wspólnej pracy nad wspólnymi celami.

Ustalanie harmonogramów usprawnia zarządzanie czasem i siłą roboczą

Menedżerowie doceniają fakt, że budowanie stałego harmonogramu to perspektywa typu „ustaw i zapomnij”.

Po utworzeniu stałego harmonogramu pracy, idealnego dla Twojej firmy, możesz usiąść i pozwolić, aby harmonogram się powtarzał.

Będziesz musiał tylko zarządzać czasem wolnym lub korygować kurs tam, gdzie to konieczne. Stały harmonogram ułatwia również mierzenie produktywności pracowników.

Jako bonus, pracownicy, którzy lubią swoją zmianę, mogą chcieć zostać.

Wady stałych harmonogramów pracy dla firm i pracowników

Chociaż stałe harmonogramy pracy mają wiele zalet, mogą również mieć pewne wady.

Pracownicy mogą chcieć większej elastyczności lub lepszych zmian roboczych, a menedżerowie mogą mieć problemy z obsadą niepopularnych zmian lub sprawiedliwym podziałem czasu dla doświadczonych pracowników.

Mniejsza elastyczność powoduje tarcie pracowników

Pracownicy pracujący według ustalonego harmonogramu mają mniej swobody, gdy zmienia się ich sytuacja życiowa i nie mogą po prostu zamienić się zmianami.

Niektórzy nudzą się robiąc to samo w tym samym czasie w tym samym miejscu i wolą rotację lub elastyczne harmonogramy. Ponadto najnowsze dane sugerują, że wielu pracowników preferuje elastyczność w swoich harmonogramach pracy.

Niepopularne zmiany napędzają obroty

Nawet jeśli opracujesz możliwie najbardziej sprawiedliwy stały harmonogram pracy, jest mało prawdopodobne, że każdy pracownik otrzyma idealną zmianę.

Niektórzy będą musieli pracować na mniej pożądanych zmianach, co może prowadzić do wysokiej rotacji pracowników, ponieważ niezadowoleni pracownicy skaczą ze statku w pogoni za korzystniejszymi zmianami.

Produktywność może ucierpieć w ustalonych harmonogramach

Zwykle pracownicy z większym stażem preferują lepsze zmiany, co może nieumyślnie prowadzić do określonych zmian, w których pracują najbardziej doświadczeni pracownicy.

Może to prowadzić do pewnych zmian wymagających bardziej doświadczonych liderów.

Niektórzy wysoce wydajni pracownicy zakończą swoje zadania przed końcem ustalonej zmiany.

Jeśli menedżerowie nie monitorują ściśle wyników, może to powodować stratę czasu i nudę pracowników.

Opracowanie efektywnego harmonogramu pracy stałej

Idealny stały grafik pracy musi odpowiadać potrzebom Twojej firmy, a także potrzebom Twoich pracowników.

Kiedy uznasz, że zalety stałych harmonogramów pracy przeważają nad wadami, nadszedł czas, aby dostosować go do swojej firmy, ale musisz pamiętać o kilku kwestiach.

Ocena wymagań biznesowych

Ustalony harmonogram pracy musi być zgodny z potrzebami Twojej firmy, zanim spełnią się inne czynniki.

Weź pod uwagę poziom umiejętności i siłę roboczą wymaganą do ukończenia wszystkich procesów wewnętrznych, aby wszystkie operacje przebiegały płynnie.

Dzięki temu dowiesz się, kogo potrzebujesz do pracy — i kiedy.

Określanie dostępności i preferencji pracowników

Dokładnie sprawdzaj dostępność pracowników, aby uniknąć tarć operacyjnych.

Nie zakładaj z góry dostępności pracowników i sytuacji osobistych, ale poznaj ich.

Ludzie zawsze cenią sobie traktowanie po ludzku, więc chociaż nie możesz poświęcić potrzeb firmy, aby dostosować się do osobistych preferencji wszystkich, pamiętaj o zapewnieniu jasnej komunikacji na temat decyzji dotyczących harmonogramu.

Planowanie zmian i przydzielanie zadań

Weź pod uwagę wymagania dotyczące umiejętności i pracy związane z zadaniami na każdej zmianie.

Chcesz rozdzielić najbardziej wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników na różne zmiany, aby zwiększyć wydajność i uniknąć opóźnień z powodu luki w umiejętnościach lub niedoboru siły roboczej.

Komunikowanie harmonogramu pracownikom

Poinformowanie pracowników o ustalonym harmonogramie przed jego wdrożeniem daje szansę na rozważenie ich opinii i pozwala im szybko i płynnie dostosować się.

Możesz również wyjaśnić uzasadnienie swojego harmonogramu, w tym wszelkie ustalone zasady, których przestrzegasz.

Zarządzanie stałymi harmonogramami pracy

Opracowując stały harmonogram pracy, który najlepiej sprawdza się w Twojej firmie, musisz także opracować zasady, które go wspierają, w tym planowanie z wyprzedzeniem pod kątem konfliktów w harmonogramie oraz monitorowanie obecności i produktywności.

Obsługa próśb pracowników o zmiany harmonogramu

Żądanie pracownika dotyczące harmonogramu jest jednym z najczęstszych problemów związanych z planowaniem pracowników, ale rozwiązanie nie musi być skomplikowane.

Cyfrowe oprogramowanie do planowania może ułatwić zarówno planowanie, jak i wprowadzanie zmian.

Daj pracownikom jasne możliwości wnioskowania o zmiany, aby upewnić się, że poczuli się wysłuchani i rozważeni, nawet jeśli nie możesz ostatecznie uwzględnić prośby.

Aby zdecydować, czy zmiana jest odpowiednia dla firmy, weź pod uwagę dostępne zasoby na zmianie, na którą chcą się zmienić, oraz na tej, którą mają nadzieję wyłączyć.

Musisz zrównoważyć dostępność pracowników z wymaganiami kadrowymi.

Jeśli druga zmiana mogłaby skorzystać z dodatkowych rąk lub dodatkowego doświadczenia, może warto spełnić ich prośbę.

Ale jeśli jest to popularna zmiana, na którą nie masz problemów z personelem, będziesz chciał dokładnie przemyśleć, co należałoby zmienić, aby dostosować się do ich preferencji.

Jeśli odpowiedź na prośbę pracownika brzmi „tak”, możesz zmienić harmonogram zmian w ciągu kilku minut, korzystając z cyfrowych narzędzi do planowania z funkcją „przeciągnij i upuść”.

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, podaj powody i wszelkie stosowne zasady. Unikaj fałszywej nadziei, że „może kiedyś” będą mogli dokonać tej zmiany.

Jeśli istnieje szansa, że ​​będziesz w stanie przyznać zmianę harmonogramu w przyszłości — na przykład, jeśli regularnie oceniasz zmiany lub jeśli pracownicy, którzy osiągną określoną kadencję, kwalifikują się do priorytetowego traktowania — jasno poinformuj o tym procesie pracownika.

Zarządzanie konfliktami harmonogramów

Twórz zasady, które określają, kiedy i jak pracownicy mogą żądać czasu wolnego, w tym czy dni chorobowe i urlopowe są oddzielne.

Upewnij się, że te zasady są jasno opisane w podręczniku dla pracowników, aby pracownicy mogli z łatwością się do nich odnieść.

Po stronie operacyjnej ustal plan pokrycia personelu.

Czy możesz kontynuować działalność biznesową, jeśli jedna osoba jest nieobecna, lub czy możesz wezwać innego pracownika na zastępstwo?

Zapewnienie pracownikom łatwego sposobu bezpośredniego koordynowania zamiany zmian może mieć sens.

Upewnij się, że Twoje zasady są zgodne z lokalnymi przepisami i regulacjami dotyczącymi pracy i trzymaj się ich, aby zapewnić sprawiedliwe traktowanie wszystkich pracowników.

Strategie monitorowania wydajności i obecności pracowników

Musisz mieć pewność, że pracownicy pojawiają się i wykonują pracę — ale nie chcesz narażać na szwank ich poczucia autonomii.

Absencja w miejscu pracy to prawdziwy problem, który menedżerowie muszą rozwiązać, ponieważ nieco ponad 3% pracowników jest nieobecnych w danym dniu pracy.

Mimo to wielu pracowników nie lubi czuć się mikrozarządzanymi lub szpiegowanymi, więc zachowaj przejrzystość i jasno komunikuj swoją politykę monitorowania w miejscu pracy.

Poszukaj łatwego do zintegrowania systemu zarządzania obecnością, który umożliwia pracownikom rejestrowanie wejść i wyjść oraz bezproblemowo integruje się z Twoimi systemami płacowymi i kadrowymi.

Możesz także śledzić wydajność za pomocą skutecznego oprogramowania do zarządzania zadaniami, które pomaga pracownikom szybko kończyć projekty i mieścić się w budżecie.

Korzystanie z list kontrolnych i ustawiania zadań ułatwia zarządzanie i zwiększa wydajność.

Najlepsze praktyki zarządzania stałymi harmonogramami pracy

Istnieje różnica między prostym zarządzaniem harmonogramami w celu zapewnienia, że ​​masz ludzi tam, gdzie ich potrzebujesz, a dobrym zarządzaniem harmonogramami.

Najlepsze praktyki obejmują silną komunikację, zgodność z przepisami, wkład pracowników i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Komunikuj się ze swoimi pracownikami

Otwarte linie komunikacji są niezbędne do utrzymania morale i produktywności, niezależnie od rodzaju planowania, którego używasz.

Wbudowanie przejrzystych funkcji komunikacji i zaangażowania w przepływ pracy może sprzyjać kulturze zaufania.

Kiedy musisz wprowadzić zmiany, jasno przedstaw swoje powody i poinformuj pracowników jak najszybciej, aby mogli się do nich dostosować.

Zapewnij zgodność z prawem pracy i przepisami

Tworząc zasady planowania, upewnij się, że są one zgodne z odpowiednimi federalnymi, stanowymi i lokalnymi przepisami prawa pracy.

Będziesz musiał przestrzegać między innymi harmonogramu nadgodzin i wynagrodzenia, urlopów, przerw na posiłki i odpoczynek oraz ram czasowych informowania pracowników o ich harmonogramach.

Zachęcaj pracowników do wyrażania opinii i sugestii

Pozyskuj informacje zwrotne od swoich pracowników wcześnie i często, aby mieć pewność, że trzymasz rękę na pulsie, kto jest szczęśliwy i rozwija się w swoich rolach, a kto jest coraz bardziej sfrustrowany.

Kiedy wiesz, gdzie leżą problemy, możesz łatwiej je rozwiązać.

Staromodne pole ankiety prawdopodobnie zostanie zignorowane, ale jeśli już korzystasz z rozwiązań cyfrowych, możesz łatwo zintegrować narzędzie do zbierania opinii pracowników, które udostępnia wiele kanałów komunikacji — w tym dostosowywane ankiety i szablony, ankiety na żywo i funkcje czatu dla szybkie i bezpośrednie wejście.

Wspieraj równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Zachowanie właściwej równowagi między pracą a życiem osobistym jest częstym wyzwaniem wśród pracowników.

Według badania McKinsey prawie połowa pracowników zgłasza objawy wypalenia zawodowego.

Dzięki rozdzieleniu życia zawodowego i domowego pracownicy mają dużo czasu na oderwanie się od pracy i regenerację sił.

Menedżerowie mogą szkolić pracowników w zakresie strategii utrzymywania tej równowagi, w tym wyznaczania miejsc pracy i urządzeń, rozsądnych granic czytania wiadomości związanych z pracą i odpowiadania na nie, zdrowych nawyków i przewidywalnego harmonogramu.

Narzędzia do zarządzania stałymi harmonogramami pracy

Planowanie siły roboczej jest złożonym przedsięwzięciem, nawet przy względnej stabilności ustalonych harmonogramów pracy.

Załóżmy, że zarządzasz wieloma pracownikami według różnych ustalonych harmonogramów.

W takim przypadku spędzisz więcej czasu na planowaniu z góry, a po ustaleniu harmonogramów nie będą one wymagały tak dużego monitorowania, jak niektóre inne typy planowania, takie jak elastyczne harmonogramy.

Dwa główne podejścia do zarządzania stałymi harmonogramami pracy obejmują ręczne planowanie zmian i oprogramowanie do planowania.

Ręczne planowanie zmian

Kierownik lub inna osoba w zespole ustala harmonogramy pracy dla ręcznie planowanych zmian.

Zazwyczaj używają złożonego arkusza kalkulacyjnego, aby porównać dostępność i preferencje pracowników z potrzebami firmy i spróbować znaleźć złoty środek.

Niektórzy ludzie lubią praktyczne podejście i ludzki element rozważania preferencji, ale element ludzki pozostawia również miejsce na ludzki błąd.

Konfigurowanie i monitorowanie jest czasochłonnym procesem, jeśli masz więcej niż garstkę pracowników, a ręczna analiza danych jest sama w sobie obowiązkiem.

Wprowadzenie do oprogramowania do planowania

Oprogramowanie do planowania zmniejsza obciążenie czasowe związane z planowaniem siły roboczej.

Kompleksowa aplikacja Connecteam do planowania zadań może pomóc zoptymalizować zarządzanie zmianami i osiągnąć najwyższą produktywność przy mniejszym wysiłku. Zwiększa wydajność i dokładność, a także zawiera automatyczne raportowanie.

Connecteam pomaga usprawnić wszystkie zadania związane z zarządzaniem pracownikami i planowaniem pracy, umożliwiając ciągłą wydajność operacyjną dzięki funkcjom, które umożliwiają:

• Cyfryzacja rutynowych zadań związanych z zarządzaniem pracownikami, takich jak przypomnienia zespołowe i aktualizacje statusu
• Śledzenie pracowników za pomocą aplikacji zegara czasu
• Błyskawiczne tworzenie i udostępnianie harmonogramów zespołom bez biurka
• Zbieranie informacji od pracowników poprzez tworzenie raportów, list kontrolnych, formularzy i wniosków online

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między stałym harmonogramem pracy a elastycznym harmonogramem pracy?

W ramach ustalonego harmonogramu pracy pracownicy zazwyczaj pracują na tych samych tygodniowych zmianach przez taką samą liczbę przepracowanych godzin i dni. Jednak nie wszystkie prace wymagają ścisłego harmonogramu.

Elastyczne harmonogramy pracy są mniej sztywne i pozwalają pracownikom przepracować określoną liczbę godzin pracy w tygodniu lub dniu, ale te zmiany niekoniecznie odbywają się w tych samych dokładnych godzinach.

Jakie są alternatywy dla stałych harmonogramów pracy?

Menedżerowie mogą rozważyć co najmniej 15 rodzajów harmonogramów pracy. Inne popularne harmonogramy pracy obejmują elastyczne harmonogramy, w których pracownicy i pracodawcy współpracują w celu ustalenia, ile pracownik pracuje, rotacyjne harmonogramy pracy zmianowej, w których pracownicy przechodzą przez zmiany dzienne i nocne, zmiany podzielone, w których pracownicy pracują w dwóch przedziałach czasowych w ciągu jednego dnia z wydłużonym przerwy pomiędzy nimi oraz dyżury dyżurne, w ramach których pracownicy pracują w miarę potrzeb.

Jaki jest wpływ sztywnych grafików pracy na morale pracowników?

Każdy pracownik jest inny i niektórzy doceniają przewidywalność ustalonego harmonogramu, który pozwala im oddzielić czas prywatny od czasu pracy, podczas gdy inni mogą być znudzeni powtarzalnością harmonogramu lub frustrować się zmianą, której nie lubią.

Jak mogę zapewnić, że mój ustalony harmonogram pracy jest sprawiedliwy i sprawiedliwy dla wszystkich pracowników?

Zapewnienie jasnej komunikacji na temat wszystkich zasad planowania z góry i trzymanie się tych zasad to najlepszy sposób na zapewnienie pracownikom uczciwego i sprawiedliwego harmonogramu pracy.

Bądź uczciwy podczas rozpatrywania próśb o preferowane harmonogramy i czas wolny oraz bądź konsekwentny w uwzględnianiu stażu pracy i wyników. Rozważ użycie oprogramowania do planowania, które minimalizuje możliwość stronniczego podejmowania decyzji.