Biaya Tersembunyi dari Transformasi Digital: Mengapa Bisnis Modern Membutuhkan Solusi SaaS yang Kuat

Ketika bisnis berusaha untuk tetap kompetitif dan tumbuh di dunia yang lebih digital saat ini, transformasi digital menjadi suatu keharusan. Namun, banyak organisasi meremehkan seluruh biaya transisi ke teknologi dan platform digital baru. Investasi awal yang cukup besar pada perangkat lunak, perangkat keras, dan layanan baru hanyalah permulaan dari biaya tersembunyi yang dapat meroket dengan cepat jika tidak dikelola dengan baik.

Agar berhasil dalam transformasi digital, perusahaan memerlukan solusi software-as-a-service (SaaS) yang baik dan fleksibel yang dapat tumbuh seiring dengan perubahan kebutuhan bisnis sekaligus menjaga total biaya kepemilikan tetap terkendali. Artikel ini akan mengungkap beberapa biaya tersembunyi yang besar dari transformasi digital dan menunjukkan mengapa memanfaatkan platform dan mitra SaaS yang tepat adalah kunci untuk mengelola transformasi secara efisien dan efektif.

Daya Tarik dan Ambisi Transformasi Digital

Transformasi digital mengacu pada integrasi teknologi digital ke dalam semua bidang bisnis, yang secara mendasar mengubah cara perusahaan beroperasi dan memberikan nilai kepada pelanggan. Hal ini lebih dari sekadar memindahkan sistem ke cloud atau mendigitalkan catatan. Transformasi digital yang menyeluruh mengubah cara seluruh organisasi berpikir, berkolaborasi, dan menyusun operasi seputar kemampuan digital dan pengalaman pelanggan – pembelajaran sering kali tercermin dalam panduan tentang cara membangun produk SaaS, yang mengutamakan inovasi digital dan fokus pengguna.

Janji transformasi digital menarik karena alasan yang bagus. Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang berkomitmen penuh terhadap kematangan digital organisasi dan pengembangan kemampuan akan memperoleh manfaat yang cukup besar, termasuk:

• Peningkatan Pendapatan: Perusahaan-perusahaan yang sudah matang secara digital 23% lebih menguntungkan dibandingkan perusahaan-perusahaan yang kurang matang secara digital. Para pemimpin digital juga mengalami pertumbuhan pendapatan sebesar 9% lebih tinggi dalam tiga tahun.
• Peningkatan Efisiensi: Perusahaan dengan adopsi digital tingkat lanjut memiliki kemungkinan dua kali lebih besar untuk memiliki posisi terdepan di industri dalam hal biaya. Alat digital memungkinkan organisasi mengotomatiskan tugas-tugas manual, menyederhanakan operasi, dan mengurangi biaya.
• Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik: 79% pelanggan kini mengharapkan interaksi yang konsisten di seluruh saluran. Kemampuan digital memungkinkan bisnis memberikan pengalaman pelanggan omnichannel yang lancar sehingga mendorong loyalitas dan pertumbuhan.
• Inovasi yang Lebih Baik: Perusahaan yang sudah matang secara digital hampir dua kali lebih mungkin mengembangkan sumber pendapatan baru dari inovasi teknologi. Transformasi digital mendorong lahirnya ide dan menghadirkan produk dan layanan baru ke pasar dengan lebih cepat.

Namun, bagi banyak perusahaan, mewujudkan potensi penuh dari transformasi digital masih merupakan target yang ambisius dan mengharukan. Penelitian menunjukkan bahwa 70% transformasi digital tidak memenuhi harapan.

Untuk mengatasi tantangan perubahan di seluruh perusahaan, diperlukan tinjauan ke masa depan terhadap banyaknya biaya langsung dan tidak langsung yang terlibat. Seringkali, organisasi mengalami kesulitan dalam melakukan transformasi digital karena mereka tidak memiliki visibilitas penuh mengenai total biaya pada fase transisi dan implementasi. Memahami pengeluaran tersembunyi membantu perusahaan mengendalikan pengeluaran dan mengatur peluang keberhasilannya.

Pembelanjaan Teknologi Langsung dalam Transformasi Digital

Kerugian paling nyata yang terkait dengan inisiatif transformasi digital berasal dari investasi teknologi baru. Dunia usaha harus membeli dan mengimplementasikan perangkat lunak baru, platform cloud, infrastruktur teknologi, dan kemampuan digital untuk membentuk kembali organisasi mereka di era digital.

Perusahaan besar menghabiskan rata-rata $15 juta untuk upaya transformasi digital. Inisiatif yang lebih kecil sekalipun sering kali memerlukan tujuh angka anggaran agar dapat mencapai kemajuan yang berarti.

Pengeluaran teknologi yang diperlukan untuk memungkinkan transformasi meliputi:

Migrasi dan Manajemen Cloud

Transisi infrastruktur, sistem, data, dan alur kerja dari server lokal ke lingkungan berbasis cloud merupakan upaya besar. Selain biaya lisensi platform cloud, bisnis perlu menganggarkan biaya seputar migrasi, integrasi khusus, pelatihan, dan manajemen operasi cloud yang berkelanjutan.

Perangkat Lunak, Alat, dan Aplikasi Baru

Mulai dari perangkat lunak analitik dan manajemen hubungan pelanggan (CRM) hingga rangkaian produktivitas dan aplikasi seluler khusus, para pemimpin digital mengadopsi platform SaaS dan alat digital baru di seluruh perusahaan, sehingga menimbulkan biaya lisensi, integrasi, dan konsultasi.

IoT dan Investasi Teknologi Berkembang

Banyak industri menerapkan perangkat, sensor, dan infrastruktur Internet of Things (IoT) yang terhubung untuk memungkinkan fasilitas cerdas, pelacakan rantai pasokan, dan operasi otomatis. Anggaran harus memperhitungkan perangkat keras, pembangunan jaringan, dan pengembangan solusi.

Peningkatan Infrastruktur dan Keamanan TI

Perangkat keras dan infrastruktur jaringan lama memerlukan modernisasi untuk menangani beban kerja digital. Anggaran TI harus berkembang untuk mendukung peningkatan kebutuhan komputasi, perluasan bandwidth internet, interoperabilitas multi-cloud, dan alat keamanan data tingkat lanjut.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Mengoptimalkan proses untuk memanfaatkan teknologi baru memerlukan bantuan dari konsultan digital, yang seringkali memerlukan biaya yang besar. Manajemen perubahan pada seluruh orang, proses, dan sistem juga berdampak pada anggaran.

Pelatihan dan Keterampilan Ulang Karyawan

Tenaga kerja membutuhkan keterampilan digital, data, dan soft skill baru untuk menggunakan teknologi secara efektif. Dunia usaha harus berinvestasi dalam program pelatihan yang kuat untuk menutup kesenjangan keterampilan di seluruh perusahaan.

Pengeluaran TI yang besar ini mendukung upaya transformasi digital di seluruh dunia usaha, sehingga anggaran yang realistis sangatlah penting. Meskipun terdapat investasi yang cukup besar, pengeluaran yang berlebihan masih sering terjadi jika organisasi tidak dapat melihat secara penuh biaya-biaya tersembunyi yang dapat meningkatkan anggaran.

Biaya Tersembunyi yang Meningkatkan Pengeluaran Transformasi

Selain penerapan teknologi langsung dan biaya konsultasi, transformasi digital melibatkan banyak biaya tambahan yang sering diabaikan oleh organisasi. Tanpa memperhitungkan biaya-biaya tersembunyi ini, proyek berisiko melebihi anggaran dengan cepat.

Biaya tersembunyi yang umum yang menyebabkan pengeluaran transformasi membengkak meliputi:

Gangguan Bisnis dan Penurunan Produktivitas

Perubahan besar dalam teknologi pasti akan memperlambat operasional dan alur kerja seiring dengan berjalannya sistem secara offline, orang-orang mempelajari proses baru, dan permasalahan terselesaikan. Bahkan gangguan jangka pendek pun membahayakan target pendapatan dan kepuasan pelanggan. Hilangnya produktivitas dan pendapatan selama masa transisi sulit diukur namun penting untuk diperhitungkan dalam anggaran.

Tantangan Integrasi Sistem yang Tak Terduga

Menghubungkan platform cloud modern dengan sistem TI lama seringkali terbukti lebih sulit, memakan waktu, dan oleh karena itu, lebih mahal dari yang diperkirakan. Rintangan integrasi juga terjadi di seluruh operasi karena sistem tidak dapat berkomunikasi dengan baik. Konsultan ahli biasanya perlu dipanggil untuk men-debug masalah interkonektivitas yang rumit.

Peningkatan Lisensi Perangkat Lunak dari Shadow IT

Ketika unit bisnis secara mandiri membeli aplikasi yang tidak sah untuk mengisi kesenjangan teknologi atau memenuhi kebutuhan yang mendesak, hal ini menyebabkan membengkaknya biaya lisensi perangkat lunak seiring berjalannya waktu karena sistem duplikat dan tidak terpakai menumpuk – sebuah fenomena yang dikenal sebagai Shadow IT.

Kekurangan dan Pergantian Bakat

Banyak organisasi menyadari bahwa mereka kekurangan talenta digital dan teknis elit yang diperlukan untuk mengelola transformasi skala besar. Dengan terbatasnya ketersediaan keterampilan TI tingkat lanjut, bisnis sering kali perlu menawarkan gaji dan tunjangan premium untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik, sehingga meningkatkan anggaran SDM.

Komitmen Multi-Tahun terhadap Sistem Warisan

Bermigrasi sepenuhnya ke platform cloud modern memerlukan navigasi kontrak yang ada dengan vendor teknologi lama, yang mempertahankan sistem lama dan memerlukan pembayaran lebih lama dari yang diinginkan. Adopsi cloud yang berkepanjangan memperlambat realisasi ROI dari teknologi baru.

Biaya Infrastruktur dan Kepatuhan yang Tidak Terencana

Begitu berada di cloud, muncul kebutuhan tak terduga akan kemampuan jaringan tambahan, sistem cadangan, dan alat keamanan khusus. Seiring dengan semakin kompleksnya lingkungan teknologi, tuntutan kepatuhan terhadap peraturan baru juga mendorong tambahan biaya infrastruktur dan audit.

Persyaratan Manajemen Perubahan yang Berkelanjutan

Transformasi nyata lebih dari sekadar perubahan TI yang berdampak pada manusia, proses, dan struktur organisasi. Para pemimpin digital sering kali meremehkan anggaran untuk program pelatihan yang terus berkembang, inisiatif integrasi budaya, dan dukungan manajemen perubahan umum yang diperlukan untuk memperkuat transformasi dalam jangka panjang.

Biaya Peluang dari Realisasi Nilai Tertunda

Biaya awal yang besar dalam upaya transformasi digital hanya akan terbayar ketika organisasi mulai menyadari nilai dari peningkatan efisiensi, pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan inovasi. Namun, proyek seringkali membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperkirakan untuk mencapai titik impas. Hilangnya waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun karena tidak mencapai ROI yang diharapkan merupakan biaya peluang tersembunyi yang besar.

Banyak organisasi kesulitan mengendalikan anggaran transformasi digital tanpa memahami keseluruhan biaya tidak langsung yang menyertai program perubahan teknologi. Namun, dengan memanfaatkan solusi SaaS yang fleksibel dan terukur, bisnis modern dapat mengatasi banyak biaya tersembunyi yang mendorong pengeluaran berlebihan.

Solusi SaaS Menjinakkan Biaya Tersembunyi

Untuk lanskap digital yang berkembang pesat saat ini, solusi SaaS yang gesit dan terjangkau menawarkan prediktabilitas anggaran yang dicari oleh bisnis selama transformasi teknologi perusahaan besar.

Platform SaaS memberi organisasi kemampuan penting perusahaan berdasarkan langganan, yang dihosting secara terpusat di cloud. Dengan beralih dari model perangkat lunak lama ke SaaS, bisnis dapat menghindari banyak biaya tersembunyi yang dapat menyebabkan pembengkakan biaya.

1. Mengurangi Gangguan Bisnis – Platform SaaS terkemuka menjalani peningkatan terus-menerus dan prosedur pengujian yang ketat untuk memastikan waktu aktif dan ketersediaan maksimum. Pengiriman cloud mencegah penghentian pekerjaan saat meluncurkan peningkatan. SaaS juga mempercepat penerapan dan menyederhanakan integrasi untuk mencegah downtime yang berkepanjangan selama transisi.
2. Mendukung Integrasi dan Interoperabilitas – Aplikasi SaaS modern memanfaatkan arsitektur API terbuka yang memfasilitasi konektivitas tanpa batas dengan sistem lama dan sumber data di sekitarnya. Integrasi platform yang ketat mencegah sistem terputus-putus yang mengancam anggaran dan produktivitas.
3. Mengoptimalkan Pembelanjaan Teknologi – Solusi SaaS memberikan transparansi pengeluaran dengan menetapkan biaya lisensi bulanan atau tahunan yang mendukung perencanaan keuangan. Analitik bawaan memberikan visibilitas mengenai tren adopsi dan penggunaan di seluruh organisasi untuk mengoptimalkan investasi teknologi dari waktu ke waktu dengan menyelaraskan pengeluaran aplikasi dengan kebutuhan bisnis.
4. Mengakses Keahlian Khusus – Vendor SaaS menggabungkan praktik terbaik industri ke dalam solusi dan mempertahankan tim besar yang terdiri dari para ahli di bidangnya. Organisasi memanfaatkan bakat khusus ini untuk meningkatkan kemampuan yang ada tanpa menggelembungkan anggaran SDM dengan perekrutan keterampilan khusus.
5. Mengaktifkan Skalabilitas – Penawaran SaaS cloud-native secara fleksibel ditingkatkan atau diturunkan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis tanpa investasi infrastruktur besar di awal. Organisasi hanya membayar kapasitas yang dibutuhkan pada waktu tertentu, mengendalikan biaya seiring dengan perkembangan kebutuhan.
6. Berfokus pada Inovasi – Beban administratif SaaS yang disederhanakan membebaskan sumber daya TI yang langka dari tugas pemeliharaan dan dukungan sehingga mereka dapat fokus pada inisiatif bernilai tambah yang mendorong kemajuan bisnis. Fitur dan penyempurnaan baru secara otomatis disuntikkan melalui siklus rilis yang sering.
7. Memberikan Kepatuhan Turnkey – Vendor SaaS terkemuka menangani Infosecurity, kontrol akses, dan kewajiban kepatuhan di belakang layar, sehingga mendapatkan sertifikasi industri dan peraturan utama. Organisasi menghindari investasi pada personel keamanan khusus, peralatan, dan audit internal untuk mencapai kepatuhan operasi.

Dengan memanfaatkan solusi SaaS yang dirancang untuk menghadapi realitas perubahan yang terus-menerus dan keterbatasan anggaran yang ketat, bisnis yang didorong secara digital saat ini mendapatkan landasan tangkas yang diperlukan untuk melaksanakan transformasi dengan sukses sekaligus mengoptimalkan pembelanjaan pada pengeluaran langsung dan tidak langsung.

Kesimpulan

Ketika transformasi digital menjadi suatu keharusan, perusahaan harus mengatasi biaya teknologi langsung yang besar dan biaya tersembunyi yang membengkakkan anggaran. Dengan memanfaatkan solusi SaaS yang kuat, bisnis mendapatkan landasan yang tangkas untuk melaksanakan transformasi dengan sukses sekaligus mengendalikan total biaya kepemilikan. SaaS memitigasi gangguan bisnis, memfasilitasi integrasi, memberikan transparansi pengeluaran, mengakses keterampilan khusus, memungkinkan skalabilitas, berfokus pada inovasi, dan memberikan kepatuhan siap pakai. Daripada berkutat dengan pengeluaran yang berlebihan, organisasi yang memanfaatkan mitra SaaS yang tepat memposisikan diri mereka untuk mewujudkan potensi penuh transformasi digital dengan cara yang efisien dan prediktif, bahkan di tengah perubahan yang terus-menerus. Dengan adanya solusi yang tepat, sasaran kematangan digital yang ambisius dapat diwujudkan menjadi nilai bisnis yang nyata.