Faktur untuk Desainer: 8 Langkah Mudah Mendapatkan Pembayaran Tepat Waktu

Desainer selalu tertarik untuk memberikan solusi terbaik untuk klien mereka. Namun, bukan rahasia lagi bahwa sekelompok profesional berkomitmen yang sama kurang memperhatikan melacak pembayaran mereka dan mengelola faktur mereka. Kenyataannya adalah, menggunakan alat dan proses yang tepat di sini sama pentingnya dengan memiliki alat yang tepat untuk pekerjaan desain.

Manajemen arus kas adalah bagian integral dari bisnis: ketika Anda tidak dibayar tepat waktu untuk pekerjaan yang telah Anda selesaikan, itu akan berdampak besar pada laba Anda. Untuk desainer, membuat faktur untuk klien atau mengingatkan mereka tentang pembayaran yang terlambat bukanlah bagian yang paling menyenangkan dari pekerjaan mereka. Anda lebih suka menghabiskan waktu Anda untuk mencari tahu solusi desain berikutnya. Namun, melacak faktur dan mencatat pembayaran sangat penting jika Anda menjalankan agen desain.

Dalam artikel ini, kita melihat bagaimana desainer dapat menguasai seni pembuatan faktur dalam delapan cara mudah. Mari kita lihat:

1. Tentukan harga Anda

'Berapa saya harus membebankan biaya kepada klien?' adalah pertanyaan jutaan dolar, kadang-kadang bahkan secara harfiah. Harga selalu merupakan elemen yang tidak dapat diabaikan oleh desainer dan berdasarkan pengalaman, persaingan, tingkat layanan (terutama kecepatan layanan) dan lokasi, desainer dapat memutuskan label harga.

Meskipun harga tampaknya tetap untuk proyek-proyek tertentu, itu selalu bisa dinegosiasikan. Desainer cenderung berpikir bahwa negosiasi adalah bagian dari permainan mereka, tetapi sebagian besar waktu, klien menolak untuk melakukan itu. Namun, sebagian besar desainer menganggap proses negosiasi itu praktis karena membantu Anda berkomunikasi lebih baik dengan klien Anda dan menciptakan dampak positif pada hubungan Anda dengannya — situasi yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Pengguna Hiveage dan Pendiri RC Design, Rachel Christmas berkata:

Bagian terpenting dari menagih klien desain grafis adalah bersikap sangat terbuka tentang biaya sehingga tidak ada kejutan, dan tidak meremehkan bakat Anda saat melakukannya. Saya memastikan untuk sangat detail pada setiap item baris – penelitian, pengeditan, biaya desainer yang dikeluarkan – sehingga mereka menyadari nilai penuh dari layanan ini.

Karena itu, mendesain adalah profesi yang membutuhkan banyak keterampilan dan bakat. Butuh waktu bertahun-tahun untuk menguasai mata Anda untuk memilih kombinasi warna yang sempurna atau membuat sketsa tata letak yang ideal. Jadi, penting bagi Anda untuk membebankan apa yang benar-benar berharga bagi Anda: jangan membatasi diri pada persepsi bahwa Anda akan kehilangan klien jika Anda mengenakan biaya yang lebih tinggi. Tidak pernah mudah untuk bekerja dengan klien yang selalu menuntut opsi termurah. Negosiasikan harga Anda, atau bahkan tawarkan diskon yang signifikan, kepada pengguna dengan siapa Anda melihat nilai lebih besar dalam mempertahankan sebagai klien Anda.

2. Buat Ketentuan yang Lebih Baik

Ketika klien awalnya menghubungi Anda untuk detail Anda, itu tidak menjamin bahwa Anda akan mendapatkan proyek tersebut. Untuk mengamankan kesepakatan, Anda perlu menetapkan syarat dan ketentuan pembayaran yang tepat untuk klien Anda: Anda perlu melakukan riset sendiri untuk membuat penawaran/perkiraan yang memberikan informasi yang jelas kepada klien Anda tentang persyaratan Anda. Yang terpenting, istilah-istilah itu harus mencerminkan keterampilan dan bakat Anda juga.

Menurut artikel ini, ini adalah beberapa istilah dasar yang perlu Anda sertakan dalam perkiraan:

• Harga akhir Anda
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Jenis pembayaran
• Biaya keterlambatan pembayaran
• Uang tunai di muka: penuh atau sebagian?
• Jumlah revisi termasuk
• Kebijakan pengembalian

Menyebutkan istilah-istilah penting ini akan menghindari kebingungan dan kejutan selama proyek berlangsung. Anda lebih mungkin dibayar terlambat (atau bahkan tidak satu sen pun) jika Anda terus mengejutkan klien Anda dengan tambahan yang terlambat.

Menetapkan harapan yang jelas dengan klien Anda sangat penting untuk hubungan vendor/klien yang bahagia dan sehat. Oleh karena itu, langkah terpenting yang harus diikuti oleh seorang desainer ketika menagih klien adalah dengan jelas tentang apa yang termasuk dalam proyek untuk mana faktur tersebut dibuat. Hal-hal seperti format file apa yang akan dikirimkan, berapa putaran revisi yang disertakan, dan syarat pembayaran hanyalah beberapa item yang harus Anda sentuh saat mengirimkan faktur Anda. Semakin Anda terbuka dan langsung tentang apa yang disertakan, semakin sedikit ruang untuk miskomunikasi dan asumsi yang salah. Pada akhirnya, semakin detail faktur Anda, semakin baik.

Di O Design, kami selalu menyertakan catatan pribadi di footer faktur kami. Catatan ini berterima kasih kepada klien atas bisnis mereka dan memperkuat metode pembayaran dan syarat pembayaran yang disukai. Kami pikir ini membantu kami dengan pembayaran cepat dari klien kami dan catatan yang dipersonalisasi membantu menunjukkan bahwa kami menghargai kebiasaan mereka.

Memiliki persyaratan pembayaran yang tepat sejak awal akan memastikan hubungan yang sehat dengan klien Anda, Kay Mankoo dari Delve Design mengatakan:

Ketentuan pembayaran akan memberi tahu klien Anda dengan tepat bagaimana dan kapan Anda mengharapkan pembayaran. Persyaratan ini harus mencakup apakah Anda menagih per jam atau berdasarkan proyek ketika klien perlu membayar Anda dan konsekuensi yang mereka hadapi jika mereka melewatkan tanggal pembayaran. Sebagai sebuah bisnis, kami membutuhkan arus kas yang stabil, dan menetapkan persyaratan pembayaran kami seperti ini dalam proses faktur kami sangat membantu kami mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Berikan waktu tertentu sejak tanggal tersebut bagi klien untuk melakukan pembayaran, dan jelaskan jika ada biaya yang harus mereka bayarkan tepat waktu. Ini membantu semua orang tahu persis apa yang diharapkan dan kapan dan berarti Anda jauh lebih mungkin untuk dibayar tepat waktu karena Anda telah menetapkan tanggal tertentu. Saya ingin memberi tahu klien saya bahwa saya akan mengirimi mereka faktur beberapa saat sebelumnya juga, jadi tidak ada yang mengejutkan!

3. Gunakan Layanan Faktur Online

Menggunakan perangkat lunak faktur online untuk desainer akan membantu Anda memeriksa status faktur saat bepergian dan memungkinkan Anda mengelolanya secara efisien. Bergabung dengan layanan semacam itu akan selalu mempercepat tugas terkait faktur Anda. Berbeda dengan pemeliharaan spreadsheet atau dokumen manual, layanan online menghadirkan organisasi yang lebih baik serta akurasi tinggi pada data keuangan Anda sekaligus mengurangi biaya dan waktu secara signifikan. Hiveage adalah layanan faktur online yang mudah digunakan dengan fitur canggih yang akan membantu Anda mengirim faktur dan perkiraan, melacak waktu, pengeluaran, dan jarak tempuh, menggunakan satu platform.

4. Rancang faktur yang terlihat profesional

Mengapa tidak menggunakan keahlian mendesain Anda yang luar biasa untuk membuat faktur yang terlihat cantik? Faktur yang terdokumentasi dengan baik dengan desain yang elegan namun sederhana tidak hanya akan menandai Anda sebagai seorang desainer hebat tetapi juga seorang pebisnis yang terorganisir dengan baik dengan kecerdasan profesional. Luangkan beberapa menit dari jadwal sibuk Anda untuk menyempurnakan desain Anda. Faktur Anda berbicara tentang Anda dan merek Anda: jangan anggap enteng.

Faktur yang baik harus mencerminkan dengan jelas segala sesuatu yang dijanjikan untuk disampaikan selama proyek. Item yang terdaftar harus akrab bagi klien jika tidak, mereka dapat menemukan sesuatu yang tidak dia setujui untuk dikenakan biaya. Tak perlu dikatakan, sistem faktur yang baik hanya berfungsi jika komunikasi yang mengarah ke sana dilakukan dengan benar. Itulah sebabnya seorang desainer harus selalu mengerjakan perkiraan, proposal, atau pernyataan kerja yang sangat jelas. Langkah pertama itu akan membuat faktur menjadi mudah saat pekerjaan selesai.

Menciptakan pengalaman yang baik untuk klien tidak hanya berakhir ketika pekerjaan selesai; pesan yang kami tulis di faktur kami adalah kesempatan lain untuk terhubung dengan klien kami. Saya suka mempersonalisasi pesan yang saya sertakan ketika saya mengirim faktur. Memberi tahu pelanggan bahwa saya berharap dapat bekerja sama dengan mereka lagi dan senang dengan proyek mereka adalah satu langkah untuk membangun hubungan yang lebih kuat.

5. Siapkan faktur dengan cepat

Setelah proyek desain yang sibuk, banyak desainer akan senang untuk beristirahat. Apa yang biasanya terjadi dengan jeda panjang ini adalah desainer cenderung melupakan faktur yang harus mereka kirim beberapa hari ke belakang ke klien. Ini akan menyebabkan pembayaran tertunda dan bentrokan yang tidak menyenangkan dengan klien. Anda hanya menyalahkan diri sendiri karena Anda tidak mengirim faktur tepat waktu.

Bagi Arika Yager dari Arika Kay Designs, pembuatan faktur telah menjadi perjuangan yang cukup lama. Setelah begitu banyak percobaan dan kesalahan, dia menemukan pentingnya menyelesaikan faktur saat itu juga daripada duduk di atasnya untuk waktu yang lama:

Saya telah menemukan bahwa ketika seseorang meminta penawaran atau saya mengerjakan proyek, penting bagi saya untuk duduk malam itu dan membuat faktur. Langkah yang paling penting adalah menagih secara teratur. Setelah dibuat, saya mengirimkannya atau menunggu sampai saya lebih jauh dalam proses saya dan membutuhkan pembayaran sebelum selesai.

Banyak desainer menyarankan agar Anda mulai mengerjakan faktur sebelum benar-benar menyelesaikannya. Jelas, itu tidak akan terlihat 100% selesai tetapi hanya membutuhkan 10-15 menit dari waktu Anda untuk menambahkan sisa detail setelah menyelesaikan proyek. Ini juga lebih baik untuk arus kas Anda untuk menagih dengan cepat dan mengumpulkan uang dari klien Anda.

Pengguna dan desainer Hiveage Margaret Weinberg menganggap penting untuk memiliki jadwal faktur dan mematuhinya.

Di masa lalu, saya akan menundanya karena saya merasa itu menghalangi karya kreatif saya. Namun, penundaan penagihan merugikan klien saya dan pada akhirnya dapat mendiskreditkan status saya sebagai seorang profesional, yang mengakibatkan klien kesal dan tidak membayar. Saya sekarang melakukan upaya bersama untuk menagih bulanan, dan segera menagih klien jika mereka memintanya. Ini sama pentingnya dengan tenggat waktu desain apa pun.

6. Pastikan untuk menambahkan semua detail yang diperlukan

Permudah klien Anda untuk mencari detail Anda dengan menambahkannya di badan email. Pastikan Anda memasukkannya ke dalam faktur juga agar mudah bagi mereka untuk membayar Anda dengan cepat.

Beberapa detail yang harus Anda tambahkan dalam faktur:

• Detail rekening bank Anda
• Syarat pembayaran
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Biaya keterlambatan pembayaran

Detail yang relevan dalam faktur menciptakan platform untuk komunikasi yang lebih baik antara Anda dan klien. Jika klien menghindari pembayaran Anda, detail yang sama dapat digunakan untuk tujuan hukum.

“Langkah paling penting dalam menagih klien saya untuk bisnis desain saya adalah deskripsi menyeluruh tentang item penagihan. Anda ingin menghilangkan misteri seputar desain dan proses pengoptimalan dengan menjelaskan sepenuhnya pekerjaan apa yang Anda lakukan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, dan berapa biayanya.”

Dalam faktur, Anda perlu menyebutkan layanan apa yang telah dilakukan untuk klien dan juga biaya layanan tersebut. Untuk klien, ini akan dengan jelas menunjukkan apa yang telah Anda lakukan untuk mereka, membantu mereka mengidentifikasi elemen yang telah mereka bayar dan apa yang telah mereka bayar. Bagi Anda, ini akan membantu Anda mengelola catatan Anda dan mengetahui detail klien yang telah ditagih.

Millicent Flynn, Pendiri Millicent Design membagikan pemikirannya tentang kejelasan detail yang akan Anda bagikan dengan klien Anda.

Langkah terpenting saat menagih klien adalah membenarkan nilai layanan Anda dengan mengomunikasikan secara jelas apa yang telah dicapai dalam deskripsi faktur. Kita harus ingat bahwa klien kami bukan desainer dan dapat membantah faktur Anda jika mereka tidak berpikir Anda memberikan hasil langsung. Dari pembuatan ide hingga riset pasar hingga konseptualisasi – sertakan semuanya. Ini akan membantu klien mengenali proses dan nilai desain. Mereka cenderung tidak menyengketakan faktur Anda dan lebih cenderung membayar tepat waktu!

Yang terpenting harus transparan. Klien harus dapat mereproduksi apa yang dia bayar, jadi saya selalu menyertakan deskripsi singkat tentang paket pekerjaan yang saya bebankan kepada klien. Jika menggunakan sistem ticketing seperti JIRA, saya selalu mencantumkan nomor tiket di deskripsi, sehingga dia bisa mendapatkan deskripsi lengkapnya di sistem ticketing.

Jason Bumblis dari Pacer Studios mengatakan faktur terperinci pasti telah membantu organisasinya untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat.

“Langkah terpenting saat menagih klien adalah meluangkan waktu dan memberikan detail. Tidak ada yang suka membayar ketika mereka tidak yakin apa yang mereka bayar. Selama bertahun-tahun kami telah menemukan bahwa ketika kami dirinci dengan penagihan kami, itu membuat kami dibayar lebih cepat dan menghasilkan lebih sedikit pertanyaan dari klien tentang untuk apa tagihannya. ”

Sangat penting untuk merinci layanan Anda dalam faktur. Jangan hanya mengatakan 'pekerjaan desain': klien ingin tahu persis apa yang mereka bayar.

Sebuah artikel di Pengusaha membahas pentingnya memasukkan semua detail yang diperlukan dalam faktur, menggunakan bahasa yang tepat. Ini dapat secara signifikan mengurangi waktu Anda untuk mendapatkan bayaran dan juga menciptakan koneksi dengan pelanggan Anda, menentukan proses untuk mendapatkan bayaran dan menghilangkan hambatan yang akan menghambat pembayaran.

[Perkiraan] memberi klien cakupan yang akurat tentang apa yang harus mereka bayar. Selanjutnya ini akan (semoga) mengurangi kebingungan atau ambiguitas tentang apa harapan dan tugas perancang dan, tentu saja, apa yang dibayar klien. Intinya, dibutuhkan tebakan dan saya menemukan klien lebih cenderung untuk mengirimkan pembayaran ketika mereka tahu persis apa yang mereka dapatkan!

7. Permudah klien Anda untuk membayar

Berikan klien Anda kemampuan untuk menyelesaikan pembayaran segera setelah mereka menerima faktur. Saat Anda menambahkan semua detail yang relevan dalam faktur seperti yang disebutkan di atas, hanya masalah waktu Anda menerima pembayaran di rekening bank Anda.

Elisa Gutierrez dari Elisa Design merekomendasikan pembayaran harus dipecah menjadi elemen yang berbeda pada berbagai tahap faktur. Inilah yang dia katakan:

Misalnya, jika pembayaran dibagi menjadi tiga bagian, pembayaran pertama akan diharapkan ketika arah desain telah disetujui. Jadi, segera setelah arahan desain disetujui, pemberitahuan harus dikirim ke klien, memberi tahu mereka bahwa faktur pertama akan dikirim dan segera jatuh tempo. Pembayaran kedua akan ditagih ketika bukti lengkap pertama dari proyek disajikan. Sekali lagi, catatan dapat dikirim sebelum presentasi bukti, mengingatkan klien bahwa faktur baru akan dikirim. Dan terakhir, pembayaran akhir akan ditagihkan setelah file disetujui dan siap, tetapi sebelum file dikirim ke printer.

Mengapa tidak mencoba metode pembayaran online? Anda dapat dengan mudah mengaktifkan gateway pembayaran di faktur Anda untuk membuatnya nyaman bagi klien Anda untuk membayar Anda. Mengaktifkan gateway ini akan memungkinkan Anda menerima pembayaran dengan kartu kredit atau debit langsung tanpa harus menyiapkan fasilitas khusus apa pun dengan bank Anda. Hiveage mendukung sejumlah gateway pembayaran online dan memungkinkan Anda menerima pembayaran online dari pengguna Anda.

8. Follow up untuk menghindari keterlambatan pembayaran

Saat melakukan bisnis, Anda menemukan klien yang agak lalai membayar tagihan mereka, dan kelompok lain dari mereka yang akan menghilang tanpa membayar sama sekali. Hal ini cukup membuat frustrasi.

Ketika faktur Anda yang belum dibayar mendekati tanggal jatuh temponya, artikel di Vandelay Design ini menyarankan Anda untuk meluangkan waktu sejenak untuk menindaklanjuti dengan klien, mengingatkan mereka, dan melihat apakah pembayaran sedang dalam perjalanan atau jika ada masalah. Kirimkan saja email biasa kepada mereka. Tanyakan bagaimana keadaan mereka dan ingatkan mereka tentang pembayaran mereka dengan sangat sopan, menggunakan kata-kata seperti 'tolong' dan 'terima kasih'. Anda juga dapat menindaklanjuti dengan panggilan telepon yang sopan. Jangan kasar dan meminta uang: cukup mengobrol dengan mereka dan ambil momen yang tepat untuk mengingatkan tentang pembayaran.

Ramon Thompson dari Newsaturday Design Studio berkata:

Klien, tidak seperti kami, mengkhawatirkan sejuta hal lain terkait bisnis mereka. Ini membantu untuk mengirim pengingat untuk membantu menjaga faktur Anda tetap diingat, mengurangi kemungkinan pembayaran akan terlewatkan. Saya memiliki klien yang berterima kasih kepada saya karena telah mengirimkan pengingat, dan bersikeras bahwa saya terus melakukannya karena mereka akan lupa.

Jika semua ini tidak berhasil, bersikaplah tegas dan mintalah pembayarannya. Jangan lupa untuk mengingatkan mereka seberapa cepat Anda memberikan layanan Anda kepada mereka tanpa pertanyaan dan hal yang sama harus dilakukan saat membayar Anda untuk layanan yang ditawarkan.

Kesimpulan: Faktur online untuk pembayaran lebih cepat

Faktur tidak hanya membantu Anda mengembangkan bisnis dan mendapatkan bayaran tepat waktu sebagai desainer, tetapi juga membangun profesionalisme dalam berbisnis dengan klien Anda. Dalam artikel ini, kami menggali 8 tips sederhana namun efektif yang harus diikuti oleh setiap desainer untuk mendapatkan bayaran tepat waktu dengan menagih klien mereka dengan benar. Mereka:

1. Tentukan strategi penetapan harga
2. Buat syarat dan ketentuan praktis untuk klien Anda
3. Pilih layanan faktur online
4. Rancang faktur yang indah
5. Bertindak segera untuk menyelesaikan faktur
6. Tambahkan semua detail yang relevan
7. Aktifkan metode pembayaran yang mudah
8. Tindak lanjuti kemajuan pembayaran

Apakah Anda memiliki tips lain yang akan membuat faktur menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi para desainer? Beri tahu kami pendapat Anda di bagian komentar di bawah!