Tasarımcılar için Faturalandırma: Zamanında Ödeme Almak için 8 Kolay Adım

Tasarımcılar her zaman müşterileri için en iyi çözümü sunmaya heveslidir. Ancak, kendini işine adamış profesyonellerden oluşan aynı grubun ödemelerini takip etmeye ve faturalarını yönetmeye daha az dikkat ettiği bir sır değil. Gerçek şu ki, burada doğru araçları ve süreçleri kullanmak, tasarım çalışması için doğru araçlara sahip olmak kadar önemlidir.

Nakit akışı yönetimi, bir işletmenin ayrılmaz bir parçasıdır: tamamlamış olduğunuz iş için zamanında ödeme almadığınızda, kârlılığınız üzerinde büyük bir etkisi olacaktır. Tasarımcılar için müşteriler için fatura oluşturmak veya onlara geç ödemeleri hatırlatmak işlerinin en eğlenceli kısmı değil. Zamanınızı bir sonraki tasarım çözümünü bulmaya harcamayı tercih edersiniz. Ancak, bir tasarım ajansı işletiyorsanız, faturalarınızı takip etmek ve ödemeleri kaydetmek çok önemlidir.

Bu makalede, tasarımcıların sekiz kolay yolla faturalandırma sanatında nasıl ustalaşabileceklerine bakacağız. Bir bakalım:

1. Fiyatınıza karar verin

'Bir müşteriden ne kadar ücret almalıyım?' milyon dolarlık sorudur, hatta bazen kelimenin tam anlamıyla. Fiyatlandırma her zaman tasarımcıların göz ardı edemeyeceği bir unsurdur ve deneyime, rekabete, hizmet düzeyine (özellikle hizmet hızına) ve konuma göre tasarımcılar bir fiyat etiketi belirleyebilir.

Bazı projeler için fiyatlandırma sabit görünse de, her zaman pazarlık yapılabilir. Tasarımcılar, pazarlığın oyunlarının bir parçası olduğunu düşünme eğilimindedir, ancak çoğu zaman müşteriler bunu yapmayı reddeder. Bununla birlikte, çoğu tasarımcı, müşterinizle daha iyi iletişim kurmanıza ve onunla olan ilişkiniz üzerinde olumlu bir etki yaratmanıza yardımcı olduğu için müzakere sürecini pratik olarak görür - her iki taraf için de bir kazan-kazan durumu.

Hiveage kullanıcısı ve RC Design Kurucusu Rachel Christmas şunları söyledi:

Grafik tasarım müşterilerini faturalandırmanın en önemli kısmı, sürprizlerle karşılaşmamak için maliyetler konusunda çok ön planda olmak ve bunu yaparken yeteneğinizi hafife almamaktır. Hizmetin tam değerini anlamaları için her satır öğesinde (araştırma, düzenlemeler, tasarımcıların yaptığı zorlu maliyetler) çok ayrıntılı olmaya özen gösteriyorum.

Bununla birlikte, tasarım çok beceri ve yetenek gerektiren bir meslektir. Mükemmel renk kombinasyonunu seçmek veya ideal düzeni çizmek için gözünüze hakim olmak yıllar alır. Bu nedenle, gerçekten değerinizi ödemeniz önemlidir: Daha yüksek bir ücret talep ederseniz müşterilerinizi kaybedeceğiniz algısıyla kendinizi sınırlamayın. Her zaman en ucuz seçeneği talep eden müşterilerle çalışmak asla kolay değildir. Müşterileriniz olarak elde tutmanın daha değerli olduğunu düşündüğünüz kullanıcılara fiyatınızı pazarlayın, hatta önemli bir indirim sunun.

2. Daha İyi Şartlar Yaratın

Bir müşteri ilk olarak bilgileriniz için sizinle iletişime geçtiğinde, projeyi alacağınızı garanti etmez. Anlaşmayı garanti altına almak için müşteriniz için uygun ödeme şartlarını ve koşullarını belirlemeniz gerekir: müşterinize şartlarınız hakkında net bilgi veren bir fiyat teklifi/tahmin oluşturmak için kendi araştırmanızı yapmanız gerekir. En önemlisi, bu terimler sizin beceri ve yeteneklerinizi de yansıtmalıdır.

Bu makaleye göre, bir tahmine dahil etmeniz gereken bazı temel terimler şunlardır:

• Son fiyatınız
• Son ödeme tarihi
• Ödeme türü
• Geç ödemeler için ücret
• Peşin nakit: tam mı yoksa kısmi mi?
• Dahil edilen revizyon sayısı
• Geri ödeme politikası

Bu önemli terimlerden bahsetmek, proje sırasında kafa karışıklıklarını ve sürprizleri önleyecektir. Müşterinizi geç eklemelerle şaşırtmaya devam ederseniz, ödemenizi geç (veya belki de tek bir kuruş bile) alma olasılığınız daha yüksektir.

Müşterinizle net beklentiler belirlemek, mutlu ve sağlıklı bir satıcı/müşteri ilişkisi için çok önemlidir. Bu nedenle, bir tasarımcının müşteriye fatura keserken izlemesi gereken en önemli adım, faturanın hangi projeye dahil edildiğini net olarak bilmektir. Hangi dosya formatlarının teslim edileceği, kaç revizyonun dahil olduğu ve ödeme koşulları gibi hususlar faturanızı teslim ederken değinmeniz gereken unsurlardan sadece birkaçıdır. Neyin dahil olduğu konusunda ne kadar açık ve doğrudan olursanız, yanlış iletişim ve yanlış varsayımlar için o kadar az yer kalır. Sonuç olarak, faturanız ne kadar ayrıntılı olursa o kadar iyidir.

O Design'da her zaman faturamızın alt bilgisine kişiselleştirilmiş bir not ekleriz. Bu not, müşteriye işleri için teşekkür eder ve tercih edilen ödeme yöntemlerini ve ödeme koşullarını güçlendirir. Bunun, müşterilerimizden gelen hızlı ödemelerde bize yardımcı olduğunu düşünüyoruz ve kişiselleştirilmiş not, onların geleneklerine değer verdiğimizi göstermeye yardımcı oluyor.

Delve Design'dan Kay Mankoo, başlangıçtan itibaren uygun ödeme koşullarına sahip olmanın müşterilerinizle sağlıklı bir ilişki kurmanızı sağlayacağını söyledi:

Ödeme koşulları, müşterinizin ödemeyi nasıl ve ne zaman beklediğinizi tam olarak bilmesini sağlar. Bu şartlar, bir müşterinin size ödeme yapması gerektiğinde saatlik mi yoksa projeye göre mi faturalandıracağınızı ve bir ödeme tarihini kaçırırsa karşılaşacakları sonuçları içermelidir. Bir işletme olarak düzenli bir nakit akışına ihtiyacımız var ve faturalandırma sürecimizde ödeme koşullarımızı bu şekilde belirlemek, ödemeleri zamanında almamıza gerçekten yardımcı oluyor.

Müşterilerin ödemeyi yapmaları için bu tarihten itibaren belirli bir süre bekleyin ve zamanında ödememeleri durumunda herhangi bir ücret olup olmadığı konusunda net olun. Bu, herkesin tam olarak ne beklendiğini ve belirli bir tarih belirlediğiniz için ne zaman ve zamanında ödeme alma ihtimalinizin çok daha yüksek olduğunu bilmesine yardımcı olur. Müşterilerime de kısa bir süre önceden fatura göndereceğimi bildirmek isterim, bu yüzden hiçbir şey sürpriz olmaz!

3. Çevrimiçi Faturalandırma Hizmetine Gidin

Tasarımcılar için çevrimiçi bir faturalama yazılımı kullanmak, faturalarınızın durumunu hareket halindeyken kontrol etmenize ve bunları verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu tür hizmetlere katılmak, fatura ile ilgili işlerinizi her zaman hızlandıracaktır. Elektronik tabloları veya manuel belgeleri korumanın aksine, çevrimiçi bir hizmet, hem maliyeti hem de zamanı önemli ölçüde azaltırken, finansal verilerinize daha iyi bir organizasyon ve yüksek doğruluk getirir. Hiveage, tek bir platform kullanarak fatura ve tahmin göndermenize, zaman, gider ve kilometre takibi yapmanıza yardımcı olacak güçlü özelliklere sahip, kullanımı kolay bir çevrimiçi faturalandırma hizmetidir.

4. Profesyonel görünümlü faturalar tasarlayın

Neden güzel görünen bir fatura oluşturmak için harika tasarım becerilerinizi kullanmıyorsunuz? Zarif ama sade bir tasarıma sahip iyi belgelenmiş bir fatura, sizi yalnızca harika bir tasarımcı olarak değil, aynı zamanda profesyonel zekaya sahip iyi organize edilmiş bir iş insanı olarak da işaretleyecektir. Tasarımınızda ince ayar yapmak için yoğun programınızdan birkaç dakika ayırın. Faturanız sizden ve markanızdan bahsediyor: hafife almayın.

İyi bir fatura, bir proje sırasında teslim edileceğine söz verilen her şeyi net bir şekilde yansıtmalıdır. Listelenen öğeler müşteriye aşina olmalıdır, aksi takdirde ücretlendirilmeyi kabul etmediği bir şeyle karşılaşabilirler. Söylemeye gerek yok, iyi bir fatura sistemi ancak ona giden iletişim düzgün yapılırsa çalışır. Bu nedenle bir tasarımcı her zaman tamamen net bir tahmin, teklif veya çalışma beyanı üzerinde çalışmalıdır. Bu ilk adım, iş bittiğinde faturalandırmayı çok kolaylaştıracaktır.

Müşteriler için iyi bir deneyim yaratmak sadece iş bitince bitmez; faturalarımıza yazdığımız mesajlar, müşterilerimizle bağlantı kurmak için başka bir fırsattır. Bir fatura gönderirken eklediğim mesajları kişiselleştirmeyi seviyorum. Müşterilere, onlarla tekrar çalışmayı dört gözle beklediğimi ve projelerinden heyecan duyduğumu bildirmek, daha güçlü bir ilişki kurma yolunda bir adımdır.

5. Faturaları hızlı bir şekilde hazırlayın

Telaşlı bir tasarım projesinden sonra, birçok tasarımcı hak ettiği bir mola vermeyi çok ister. Bu uzun molalarda genellikle olan şey, tasarımcıların müşteriye birkaç gün geri göndermek zorunda oldukları faturayı unutma eğiliminde olmalarıdır. Bu, gecikmeli ödemelere ve müşteri ile hoş olmayan çatışmalara yol açacaktır. Faturayı zamanında göndermediğiniz için sadece kendinizi suçluyorsunuz.

Arika Kay Designs'tan Arika Yager için faturalandırma uzun süredir zorlu bir uğraş. Onca deneme ve hatadan sonra, faturanın üzerinde uzun süre oturmak yerine o anda ve orada doldurmanın önemini anladı:

Biri teklif istediğinde veya bir projeye başladığımda o akşam oturup faturayı oluşturmanın benim için önemli olduğunu keşfettim. En önemli adım düzenli olarak fatura kesmektir. Oluşturulduktan sonra gönderirim veya işlemimde daha ileriye gidene kadar beklerim ve tamamlanmadan önce ödeme talep ederim.

Birçok tasarımcı, faturanızı bitirmeden önce faturanız üzerinde çalışmaya başlamanızı önerir. Açıkçası, %100 tamamlanmış görünmeyecek, ancak projenin tamamlanmasından sonra kalan detayları eklemek sadece 10-15 dakikanızı alacaktır. Ayrıca nakit akışınızın hızlı bir şekilde faturalandırması ve parayı müşterinizden tahsil etmesi daha iyidir.

Hiveage kullanıcısı ve tasarımcısı Margaret Weinberg, faturalandırma için bir programa sahip olmanın ve ona bağlı kalmanın önemli olduğunu düşünüyor.

Geçmişte, yaratıcı çalışmamın önüne geçtiğini hissettiğim için ertelerdim. Bununla birlikte, faturalandırmayı ertelemek müşterilerime bir kötülüktür ve nihayetinde bir profesyonel olarak durumumu itibarsızlaştırabilir, bu da rahatsız müşteriler ve ödeme yapmama ile sonuçlanır. Artık aylık fatura kesmek ve talep ettikleri takdirde müşterileri hemen faturalandırmak için uyumlu bir çaba gösteriyorum. Herhangi bir tasarım son tarihi kadar önemlidir.

6. Gerekli tüm ayrıntıları eklediğinizden emin olun

Müşterilerinizin ayrıntılarınızı e-posta gövdesine ekleyerek aramasını kolaylaştırın. Onları da faturaya eklediğinizden emin olun, böylece size hızlı bir şekilde ödeme yapmaları kolay olacaktır.

Faturaya eklemeniz gereken ayrıntılardan bazıları:

• Banka hesap bilgileriniz
• Ödeme şartları
• Son ödeme tarihi
• Geç ödemeler için ücretler

Bir faturadaki ilgili ayrıntılar, siz ve müşteri arasında daha iyi iletişim için bir platform oluşturur. Müşteri ödemelerinizden kaçınıyorsa, aynı bilgiler yasal amaçlar için kullanılabilir.

"Tasarım işim için müşterilerimi faturalandırmanın en önemli adımı, faturalandırma öğelerinin kapsamlı bir açıklamasıdır. Hangi işi yaptığınızı, işin ne kadar sürdüğünü ve ücretin ne kadar olacağını tam olarak tanımlayarak tasarım ve optimizasyon sürecini çevreleyen tüm gizemleri ortadan kaldırmak istiyorsunuz.”

Faturada, müşteri için hangi hizmetlerin yapıldığını ve bu hizmetlerin ücretlerini de belirtmeniz gerekir. Müşteri için, onlar için ne yaptığınızı açıkça gösterecek, faturalandırıldıkları unsurları ve zaten ne için ödeme yaptıklarını belirlemelerine yardımcı olacaktır. Sizin için, kayıtlarınızı yönetmenize ve daha önce faturalanmış müşterilerin ayrıntılarını bilmenize yardımcı olacaktır.

Millicent Design'ın Kurucusu Millicent Flynn, müşterinizle paylaşacağınız ayrıntılar konusunda net olmak hakkındaki düşüncelerini paylaştı.

Bir müşteriyi faturalandırırken en önemli adım, fatura açıklamasında elde edilenleri açıkça ileterek hizmetlerinizin değerini haklı çıkarmaktır. Müşterilerimizin tasarımcı olmadığını ve anında sonuç aldığınızı düşünmezlerse faturanıza itiraz edebileceklerini unutmamalıyız. Fikir üretiminden pazar araştırmasına ve kavramsallaştırmaya - hepsini dahil edin. Bu, müşterinin tasarımın sürecini ve değerini tanımasına yardımcı olacaktır. Faturanıza itiraz etme olasılıkları daha düşüktür ve zamanında ödeme yapma olasılıkları daha yüksektir!

En önemli şey şeffaf olmaktır. Müşteri, ödediği parayı yeniden üretebilmelidir, bu nedenle müşteriden ücret aldığım iş paketinin her zaman kısa bir açıklamasını ekliyorum. JIRA gibi bir biletleme sistemi kullanıyorsanız, tam açıklamayı biletleme sisteminde alabilmesi için her zaman açıklamada bilet numarasına atıfta bulunurum.

Pacer Studios'tan Jason Bumblis, ayrıntılı faturalandırmanın kesinlikle kuruluşunun daha hızlı ödeme almasına yardımcı olduğunu söyledi.

“Bir müşteriyi faturalandırırken en önemli adım, zaman ayırmak ve ayrıntı sağlamaktır. Kimse ne için ödeme yaptığından emin olmadığında ödeme yapmaktan hoşlanmaz. Yıllar geçtikçe, faturalandırmamızı detaylandırdığımızda, bunun bize daha hızlı ödeme sağladığını ve müşterilerin ücretlerin ne olduğu konusunda daha az soru sorması ile sonuçlandığını gördük.”

Hizmetlerinizi bir faturada listelemek çok önemlidir. Sadece 'tasarım işi' demeyin: müşteriler tam olarak ne için ödeme yaptıklarını bilmek isterler.

Entrepreneur'daki bir makale, gerekli tüm ayrıntıları doğru dili kullanarak bir faturaya koymanın önemini tartışıyor. Ödeme alma sürenizi önemli ölçüde azaltabilir ve ayrıca müşterinizle bağlantı kurar, ödeme alma sürecini tanımlar ve aksi takdirde ödemeyi engelleyebilecek engelleri ortadan kaldırır.

[Bir tahmin], müşteriye ne için ödeme yapacaklarına dair doğru bir kapsam sağlar. Ayrıca bu, (umarız) tasarımcıdan beklentilerin ve görevlerin neler olduğu ve tabii ki müşterinin ne için ödeme yaptığı konusunda herhangi bir karışıklığı veya belirsizliği giderecektir. Özünde, tahmin çalışmasını gerektirir ve müşterilerin tam olarak ne aldıklarını bildiklerinde ödeme yapmaya daha meyilli olduklarını görüyorum!

7. Müşterilerinizin ödeme yapmasını kolaylaştırın

Müşterilerinize faturayı alır almaz ödemeyi tamamlama olanağı sağlayın. İlgili tüm detayları yukarıda belirtildiği gibi faturaya eklediğinizde, ödemenizin banka hesabınıza gelmesi an meselesidir.

Elisa Design'dan Elisa Gutierrez, ödemenin faturalandırmanın farklı aşamalarında farklı unsurlara bölünmesini tavsiye etti. İşte ne dedi:

Örneğin, ödeme üç bölüme ayrılırsa, tasarım yönü onaylandığında ilk ödeme beklenir. Bu nedenle, tasarım yönü onaylandıktan hemen sonra, müşteriye ilk faturanın gönderileceğini ve derhal ödenmesi gerektiğini bildiren bir bildirim gönderilmelidir. Projenin ilk tam kanıtı sunulduğunda ikinci ödeme faturalandırılacaktır. Yine, kanıtın sunulmasından önce müşteriye yeni bir faturanın gönderileceğini bildiren bir not gönderilebilir. Son olarak, dosyalar onaylanıp hazır olduğunda, ancak dosyalar yazıcıya gönderilmeden önce nihai ödeme faturalandırılacaktır.

Neden bir çevrimiçi ödeme yöntemini denemiyorsunuz? Müşterinizin size ödeme yapmasını kolaylaştırmak için faturanızda bir ödeme ağ geçidini kolayca etkinleştirebilirsiniz. Bu ağ geçitlerini etkinleştirmek, bankanızla herhangi bir özel tesis kurmanıza gerek kalmadan kredi kartı veya otomatik ödeme ile ödeme almanıza olanak tanır. Hiveage, bir dizi çevrimiçi ödeme ağ geçidini destekler ve kullanıcılarınızdan çevrimiçi ödemeleri kabul etmenize olanak tanır.

8. Geç ödemeleri önlemek için takip edin

Bir iş yaparken, faturalarını ödeme konusunda oldukça gevşek müşteriler ve hiç ödeme yapmadan ortadan kaybolacak başka bir grup bulursunuz. Bu oldukça sinir bozucu.

Vandelay Design'daki bu makale, ödenmemiş faturalarınız son ödeme tarihlerine yaklaştığında, bir dakikanızı ayırıp müşteriyi takip etmenizi, hatırlatmanızı ve ödemenin yolda olup olmadığını veya herhangi bir sorun olup olmadığını görmenizi önerir. Onlara sıradan bir e-posta göndermeniz yeterli. Onlara nasıl olduklarını sorun ve 'lütfen' ve 'teşekkür ederim' gibi kelimeleri kullanarak çok kibarca ödemelerini hatırlatın. Ayrıca kibar bir telefon görüşmesi ile takip edebilirsiniz. Kaba olmayın ve para istemeyin: onlarla dostça bir sohbet edin ve ödemeyi hatırlatmak için mükemmel anı yakalayın.

Newsaturday Design Studio'dan Ramon Thompson şunları söyledi:

Bizden farklı olarak müşteriler, işleriyle ilgili milyonlarca başka şey hakkında endişeleniyorlar. Faturanızın akılda kalmasına yardımcı olmak için bir hatırlatıcı göndermeye yardımcı olur ve bir ödemenin kaçırılma olasılığını azaltır. Hatırlatıcı gönderdiğim için bana teşekkür eden ve unutacakları için bunu yapmaya devam etmem konusunda ısrar eden müşterilerim oldu.

Bütün bunlar işe yaramazsa, çok sağlam olun ve ödemeyi isteyin. Onlara soru sormadan ne kadar çabuk hizmet verdiğinizi hatırlatmayı unutmayın ve sunulan hizmetler için size ödeme yaparken de aynısı yapılmalıdır.

Sonuç: Daha hızlı ödemeler için çevrimiçi faturalandırma

Faturalandırma, yalnızca işinizi büyütmenize ve tasarımcı olarak zamanında ödeme almanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerinizle iş yaparken profesyonellik kazandırır. Bu yazıda, müşterilerini düzgün bir şekilde faturalandırarak ödemelerini zamanında almak için her tasarımcının izlemesi gereken 8 basit ama etkili ipucunu inceledik. Bunlar:

1. Bir fiyatlandırma stratejisine karar verin
2. Müşterileriniz için pratik şartlar ve koşullar oluşturun
3. Çevrimiçi faturalandırma hizmetini tercih edin
4. Güzel faturalar tasarlayın
5. Faturaları tamamlamak için hemen harekete geçin
6. İlgili tüm ayrıntıları ekleyin
7. Kolay ödeme yöntemlerini etkinleştirin
8. Ödemenin ilerlemesini takip edin

Faturalandırmayı tasarımcılar için keyifli bir deneyim haline getirecek başka ipuçlarınız var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde düşüncelerinizi bize bildirin!