Kelebihan dan Kekurangan Email untuk Komunikasi dalam Bisnis

Email adalah alat komunikasi bisnis yang banyak digunakan yang memungkinkan pemberi kerja, karyawan, klien, dan lainnya untuk berbagi informasi. Jika digunakan dengan benar, email menjadi cepat, efektif, dan memungkinkan Anda menargetkan orang atau kelompok orang tertentu.

Namun, komunikasi email juga memiliki kelemahan. Keamanan bisa menjadi masalah, dan ini tidak bersifat pribadi seperti komunikasi tatap muka atau bahkan pesan instan.

Dengan mengingat hal ini, mari kita lihat lebih dekat kelebihan dan kekurangan komunikasi email dalam bisnis. Kami juga menawarkan beberapa tip dan trik untuk membantu Anda menggunakan email dengan lebih efektif.

Keuntungan Menggunakan Email untuk Komunikasi Bisnis

Komunikasi email adalah metode komunikasi bisnis yang telah dicoba dan diuji yang telah digunakan oleh bisnis di seluruh dunia selama beberapa dekade. Ada juga sejumlah keuntungan penting dari email, yang dirinci di bawah ini.

Sangat mudah diakses

Salah satu hal terbaik tentang email adalah kemudahan aksesnya. Ini digunakan oleh miliaran orang di setiap sudut planet ini, dan Anda dapat mengirim pesan email di mana saja, kapan saja, siang atau malam . Ini membuat email sangat berguna untuk tim yang tersebar dan mereka yang bekerja di zona waktu berbeda.

Terlebih lagi, email dapat diakses di hampir semua perangkat dengan koneksi internet. Anda dapat memeriksa email bisnis Anda dari ponsel cerdas atau perangkat seluler lainnya, memungkinkan Anda menjaga komunikasi saat dalam perjalanan.

Cepat dan efisien

Keuntungan lain dari komunikasi email adalah seberapa cepat dan efisiennya. Email dikirim secara instan , yang berarti penerima Anda dapat membaca dan menanggapi pesan Anda dengan segera. Terlebih lagi, Anda dapat mengirim email massal ke ribuan orang sekaligus.

Ini sangat berguna untuk mengirim email pemasaran atau promosi ke pelanggan Anda. Perusahaan besar juga dapat menggunakannya untuk mengirimkan pembaruan kebijakan dan informasi penting lainnya ke seluruh tenaga kerja mereka secara instan.

Gratis

Banyak opsi komunikasi bisnis, termasuk perangkat lunak perpesanan instan dan komunikasi "surat siput" fisik, dapat menjadi sangat mahal. Komunikasi email, sebaliknya, dapat digunakan secara gratis , selamanya . Ada banyak klien email gratis di luar sana, termasuk platform seperti Gmail, Hotmail, dan Outlook.

Selain itu, ada beberapa program email bisnis premium dengan paket berbayar yang dapat membantu Anda mengatur kontak dan menghemat waktu komunikasi Anda.

Memungkinkan untuk komunikasi yang ditargetkan

Dengan email, mudah mengirim pesan ke sekelompok orang tertentu . Misalnya, Anda mungkin memiliki pembaruan kebijakan yang hanya berlaku untuk tim penjualan Anda. Dengan memberi tag atau mengategorikan kontak Anda saat Anda memasukkannya ke dalam sistem email, Anda dapat memastikan pesan dikirim hanya ke orang yang relevan di bisnis Anda.

Terlebih lagi, email dapat digunakan untuk menargetkan pelanggan atau kelompok pelanggan tertentu. Misalnya, Anda dapat mengirim email pemasaran yang berbeda kepada orang-orang berdasarkan usia, jenis kelamin, lokasi, atau bahkan minat mereka.

Fitur ini juga berguna untuk menyasar pelanggan yang sudah ada. Dengan mengirimkan penawaran atau informasi promosi lainnya, Anda dapat mendorong mereka untuk melakukan pembelian lagi.

Berfungsi sebagai catatan

Riwayat komunikasi email Anda dapat langsung dicari dan pada dasarnya berfungsi sebagai arsip pesan historis Anda. Ini berarti Anda dapat kembali ke email Anda kapan saja untuk mencari komunikasi tertentu. Selain itu, Anda dapat mengategorikan email penting untuk memastikannya lebih mudah ditemukan dan dirujuk nanti.

Kerugian Menggunakan Email untuk Komunikasi Bisnis

Ada banyak keuntungan menggunakan email untuk komunikasi bisnis, tetapi ada juga beberapa masalah potensial yang harus Anda waspadai. Berikut adalah kerugian terbesar dari email:

Keamanan bisa menjadi masalah

Salah satu kelemahan utama email adalah bahwa itu bukan metode komunikasi yang paling aman di luar sana. Bahkan dengan langkah-langkah keamanan yang layak, email dapat diretas dan diakses oleh pihak ketiga yang jahat . Anda harus sangat berhati-hati mengirim email melalui jaringan Wi-Fi publik, karena jaringan tersebut jauh lebih rentan terhadap peretasan.

Untungnya, Anda dapat mengurangi ‌risiko keamanan dengan menggunakan autentikasi dua faktor, perangkat lunak antivirus terbaru, dan koneksi internet terenkripsi. Anda juga dapat menggunakan alat keamanan email khusus untuk melindungi informasi yang lebih sensitif.

Kurang personal dan bisa disalahartikan

Kelemahan lain dari email adalah kurang personal dibandingkan komunikasi tatap muka. Isyarat percakapan seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan nada tidak ada, yang berarti email dapat dengan mudah disalahpahami.

Karena itu, sangat penting untuk memastikan email Anda ditulis dengan baik dan jelas. Pastikan tidak ada ambiguitas, dan undang penerima untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan.

Bisa terlalu mudah diakses

Sifat email yang mudah diakses adalah keuntungan utama, tetapi juga bisa menjadi kerugian bagi sebagian orang. Ini karena Anda mungkin mendapati diri Anda memeriksa email terus-menerus, bahkan saat Anda seharusnya bersantai atau mengambil cuti kerja.

Ini dapat memengaruhi keseimbangan kehidupan kerja Anda dan menyebabkan stres, kecemasan, dan ketidakbahagiaan secara umum. Anda dapat mengurangi risiko terjadinya hal ini dengan mengatur waktu tertentu untuk memeriksa email Anda. Anda bahkan dapat memasukkan jam kontak Anda dalam komunikasi bisnis Anda sehingga kolega Anda mengetahui kapan Anda dapat dihubungi.

Manajemen email bisa memakan waktu

Di satu sisi, email dapat menghemat waktu Anda dengan memungkinkan Anda mengirim satu pesan ke ribuan orang sekaligus. Namun, Anda mungkin juga menghabiskan banyak waktu untuk membalas email dan mengatur kotak masuk Anda. Pada gilirannya, ini dapat mempengaruhi produktivitas dan output.

Ada beberapa cara untuk mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan di email Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan program manajemen kotak masuk untuk mengurutkan pesan penting dari yang tidak penting. Jangan buang waktu untuk pesan yang tidak memerlukan tindakan atau balasan, dan coba alokasikan waktu tertentu setiap hari untuk pengelolaan email.

Spam dan phishing bisa menjadi masalah

Kelemahan utama email adalah rentan terhadap spam dan phishing. Email spam sering kali berisi tautan ke situs web yang cerdik atau materi promosi atau pemasaran yang tidak diinginkan, dan dapat dengan cepat menyumbat kotak masuk Anda. Email phishing selangkah lebih maju dengan meniru pengirim yang memiliki reputasi baik dalam upaya untuk mencuri informasi pribadi atau pembayaran.

Cara Menggunakan Email untuk Berkomunikasi Secara Efektif dalam Bisnis

Tulis baris subjek deskriptif

Menulis baris subjek deskriptif yang memungkinkan penerima mengetahui isi email Anda akan membuat mereka lebih mungkin membuka dan membacanya. Jika email Anda terbatas waktu, Anda dapat menyertakan kata dan frasa seperti "Mendesak" atau "Tolong Tanggapi" di awal baris subjek.

Misalnya, baris subjek seperti " Informasi Penting" sangat tidak deskriptif dan tidak menjelaskan banyak tentang isi email. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan sesuatu seperti " Informasi Penting Tentang [Topik]".

Gunakan nada yang tepat

Penting untuk meninjau email Anda untuk memastikan Anda menggunakan nada yang sesuai. Dalam semua kasus, Anda harus profesional, dan dalam kebanyakan kasus, Anda harus berwibawa. Namun, nada suara Anda akan berbeda menurut penerima Anda .

Misalnya, Anda mungkin ingin terlihat lebih periang dan santai dalam email pemasaran atau promosi. Demikian pula, Anda mungkin ingin terdengar lebih serius dan menyimpan semuanya sesuai buku untuk pesan yang lebih formal.

Sertakan semua informasi yang diperlukan

Setelah Anda menulis email Anda, luangkan sedikit waktu untuk membacanya untuk memastikan Anda telah memasukkan semua informasi yang diperlukan. Apakah ada sesuatu yang penerima mungkin tidak mengerti? Apakah mereka harus mengirimi Anda pesan kembali untuk klarifikasi?

Idealnya, Anda ingin mengurangi kemungkinan terjadinya hal ini sebanyak mungkin. Pastikan bahwa pesan Anda mencakup semua hal mendasar, dan sertakan tautan ke informasi lebih lanjut jika relevan.

Hapus semua ambiguitas

Karena email dapat dengan mudah disalahpahami, Anda perlu memastikan bahwa pesan Anda jelas dan tidak ambigu. Jangan gunakan terminologi atau frasa yang dapat ditafsirkan dengan cara yang berbeda, dan dorong penerima untuk menghubungi Anda atau membalas email jika mereka memiliki pertanyaan.

Kesimpulan

Komunikasi email memiliki kelebihan dan kekurangan, tetapi ini adalah alat yang sangat berguna untuk bisnis jika digunakan dengan benar. Pastikan Anda menggunakan langkah-langkah keamanan yang sesuai untuk mengurangi risiko kebocoran informasi dan berupaya menulis pesan email yang jelas dan kaya informasi untuk kesuksesan maksimal.

Untuk informasi selengkapnya tentang meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi Anda, baca panduan mendalam kami tentang masalah komunikasi umum di tempat kerja dan cara memperbaikinya.

FAQ

Apa itu komunikasi email bisnis?

Email adalah metode komunikasi bisnis yang banyak digunakan yang memungkinkan komunikasi internal dan eksternal yang disederhanakan. Anda dapat menggunakannya untuk mengirim email pemasaran, promosi, dan informasi kepada pelanggan Anda. Ini juga berguna untuk mengirimkan pembaruan kepada karyawan dan menyampaikan informasi penting seperti slip gaji atau tinjauan kinerja.

Apa alternatif terbaik untuk komunikasi email bisnis?

Connecteam adalah alternatif terkemuka untuk email bisnis. Ini membanggakan fitur perpesanan instan yang disederhanakan yang memungkinkan Anda untuk mengobrol dengan karyawan Anda secara waktu nyata. Anda dapat membuat grup dan percakapan pribadi, dan percakapan sangat aman. Bahkan ada fitur umpan berita perusahaan yang berguna untuk komunikasi massa.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini