Organización de su jornada laboral: cómo mejorar su eficiencia

Ser su propio jefe puede ser grandioso, pero puede ser difícil adaptarse al hecho de que realmente tiene que ser su propio jefe. A los que tienen un empleo tradicional a menudo se les asignan tareas: los que trabajan por su cuenta tienen que diseñar las suyas propias; luego tienen que completarlos.

Sin embargo, no todas las tareas se pueden completar en un día, o incluso en una semana. Como tal, la priorización, la estructura y la disciplina son claves para el éxito. Los trabajos independientes a tiempo completo y parcial se están volviendo cada vez más populares: una organización sólida puede ponerlo a la vanguardia.

En esta publicación, hablaremos sobre la importancia de la eficiencia y le daremos algunos consejos sencillos sobre la mejor manera de organizar su jornada laboral. También presentaremos algunas herramientas que lo ayudarán a administrar el saldo. ¡Saltamos!

Por qué es importante maximizar su eficiencia

La ineficiencia es un término que se usa con frecuencia en el mundo corporativo para describir cosas como el exceso de personal y los procedimientos redundantes. Si bien es posible que su empresa no necesite 'recortar la grasa' de la misma manera, los elementos esenciales de la ineficiencia son ciertos desde la puesta en marcha hasta la multinacional: mala comunicación, mal uso del tiempo y mal uso del dinero.

Si trabaja por cuenta propia, puede tener días únicos improductivos por casi cualquier motivo; incluso una mala noche de sueño puede pasar factura. Sin embargo, la ineficiencia continua generalmente se debe a un problema mayor. Esto puede incluir cualquier cosa, desde tener un espacio de trabajo desordenado, o puede deberse a una mala comunicación con el cliente y una mala planificación.

Digamos que te despiertas el lunes y te lanzas a un trabajo emocionante que te espera el miércoles. En su prisa, se olvida de trabajar en un trabajo rápido que vence el lunes por la tarde, lo que lleva a una fecha límite incumplida y a un cliente enojado. Incluso los más lúcidos pueden cometer ese error, pero errores como estos pueden evitarse con una organización sencilla.

Los problemas continuos con la organización pueden costar muy caro a las pequeñas empresas y a las personas. No solo puede afectar negativamente su relación con sus clientes, sino que también puede reducir la calidad de su trabajo y perjudicar sus resultados.

3 maneras en las que puede organizar su jornada laboral

Al hacer algunas consideraciones simples sobre la planificación y la estructura, puede mantenerse al tanto de sus tareas. ¡Aquí hay tres consejos para ayudarlo a comenzar!

1. Sea realista sobre su flujo de trabajo

Ser realista acerca de lo que puede y no puede hacer, tanto como empresa como como ser humano, hará que su vida sea mucho más fácil. Aunque es un fastidio rechazar trabajos, un proyecto apresurado se reflejará mucho peor en su negocio a largo plazo que rechazarlo cortésmente. Si no puede hacer un trabajo, podría considerar recomendar a alguien que pueda; es posible que algún día le devuelvan el favor.

Al establecer parámetros sencillos y realistas, nunca morderá más de lo que puede masticar. Como tal, piense en las horas que desea trabajar, el tiempo que tomarán sus proyectos y mantenga los plazos al frente de cada día laboral.

Una vez que haya pensado en su carga de trabajo, es útil establecerla visualmente. Evernote es una gran herramienta para hacer esto. Mantendrá sus proyectos en un solo lugar y lo ayudará a priorizarlos y aclararlos con calma.

Si está buscando delegar o planificar un trabajo en etapas, puede probar Trello. Este práctico programa le permite coordinar proyectos a través de notas post-it virtuales: moverlos, asignarlos y ejecutarlos según sea necesario, o mantenerlos en un segundo plano hasta una fecha posterior.

2. Crea objetivos y horarios (y cúmplelos)

Con su flujo de trabajo diario resuelto, es hora de mirar el panorama general: ¿qué quiere lograr este mes, o incluso este año? Tal vez desee contratar a un cliente determinado, terminar un lote grande de trabajo o ganar una cierta cantidad. Sea cual sea el objetivo, fijarse objetivos (y calendarios para alcanzarlos) es una excelente manera de deslizarse suavemente hacia la línea de meta.

Un calendario sencillo de Google garantizará que pueda mantener sus ojos en el premio proverbial, ya sea que falte una semana o un año. Es fácil anotar y funciona de manera brillante en varios dispositivos, por lo que puede acceder a él incluso si no está en su escritorio.

Otra herramienta útil es wunderlist.com, que te ayudará a ir avanzando poco a poco en tus tareas y a seguir avanzando hacia tus objetivos. Después de configurar sus listas de tareas y fechas de vencimiento, recibirá actualizaciones y notificaciones útiles para mantenerse al día en todo momento. Además, puede categorizar fácilmente sus listas y compartirlas con otros.

3. Utilice una herramienta de gestión del tiempo

Finalmente, el uso de una herramienta de administración del tiempo asegurará que pueda mantener las distracciones al mínimo y realizar un seguimiento del tiempo que realmente está trabajando. Esto es importante para asegurarse de que está facturando correctamente, trabajando productivamente y manteniendo sus registros.

Una de esas herramientas es Focus Booster, que divide todo el trabajo en partes de 25 minutos. Esto también se conoce como la Técnica Pomodoro y puede ayudarlo a mantenerse enfocado en su trabajo y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. Su tablero también visualizará dónde hay espacio para mejorar su eficiencia.

Cuando se trata de garantizar que su tiempo se registre y facture correctamente, entonces el Rastreador de tiempo integrado de Hiveage es justo lo que necesita. Le permite realizar un seguimiento de sus horas, incluidos los gastos, el kilometraje y las tarifas, antes de convertirlos sin problemas en una factura.

Conclusión

La desorganización y la ineficiencia pueden tener un impacto muy negativo en su negocio, creando un ciclo de pérdida de tiempo y oportunidades perdidas. Si se mantiene al tanto de su flujo de trabajo y administración del tiempo, ¡podrá ser el jefe siendo su propio jefe!

En este artículo, hemos discutido cómo puede mejorar su eficiencia y organizar mejor su jornada laboral. Para hacer esto, necesitarás:

1. Sea realista acerca de su flujo de trabajo.
2. Crea objetivos/programas y apégate a ellos.
3. Equípate con herramientas de gestión del tiempo.

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo administrar su tiempo de manera efectiva? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!