¿Está operando su negocio en varios estados? Lo que necesitas saber
Publicado: 2023-08-03El mundo de la propiedad de pequeñas empresas a menudo puede parecer desalentador, especialmente cuando se trata de operar su negocio en varios estados.
Esta es un área particularmente compleja que puede generar confusión y malentendidos, lo que hace que parezca que se espera que seas competente en áreas como impuestos y leyes estatales, aunque tu experiencia principal pueda estar en otra parte.
Cuando su empresa, establecida inicialmente en un solo estado de incorporación o formación de LLC, comienza a expandir su alcance y realiza actividades comerciales en estados adicionales, se encuentra con nuevas capas de legalidades.
De acuerdo con las pautas legales, es necesario registrar su negocio en estos otros estados.
Este proceso, conocido oficialmente como "calificación extranjera" , garantiza que su negocio cumpla con las leyes y regulaciones únicas de cada estado donde realiza operaciones.
Por ejemplo…
- Tiene un restaurante en Florida y decide expandirse a Georgia y Carolina del Sur. Una vez que tenga ubicaciones abiertas en esos estados, estará haciendo negocios allí y deberá presentar una calificación extranjera tanto en Georgia como en Carolina del Sur.
- Incorporó su negocio como una LLC de Delaware, pero está ubicado físicamente en Nueva York. Deberá presentar una calificación extranjera para realizar negocios en Nueva York. (Por esta razón, a menudo es mejor que las pequeñas empresas con menos de cinco accionistas se incorporen en su estado de origen).
- Usted vive en Washington y su socio comercial vive en California. Constituyó su empresa en Washington, pero recientemente su socio ha estado encontrando y reuniéndose con la mayor parte de sus clientes cerca de su casa en California. Deberá presentar una calificación extranjera en California.
- Es un consultor que realiza la mayor parte de su trabajo en línea, con clientes en varios estados. En este caso, no es necesario presentar un título extranjero. El hecho de que esté ganando dinero con clientes en otros estados no significa que esté realizando transacciones comerciales allí, de acuerdo con la ley.
¿Qué se entiende por “hacer negocios”?
Esta pregunta puede parecer simple en la superficie, pero en el mundo cada vez más móvil y virtual de hoy, la definición puede ser compleja y multifacética.
Con empresas capaces de operar a través de las fronteras estatales o incluso internacionalmente a través de medios digitales, no siempre está claro qué constituye hacer negocios en una jurisdicción específica.
La definición tradicional se ha ampliado y ahora encapsula una gama de actividades que pueden no ser evidentes de inmediato.
Si no está seguro de si sus operaciones comerciales en particular requieren una calificación extranjera, se recomienda buscar el asesoramiento profesional de su abogado o contador.
Poseen la experiencia necesaria para navegar por las complejidades de las leyes estatales y pueden brindarle consejos específicos adaptados a su situación.
Antes de buscar asesoramiento profesional, puede ser útil comenzar haciéndose algunas preguntas generales. Estos pueden proporcionar una idea inicial sobre si es posible que deba considerar la calificación extranjera:
- ¿Su LLC o corporación opera desde alguna presencia física en el estado (es decir, oficina o tienda minorista)?
- ¿Con frecuencia realiza reuniones en persona con clientes en el estado (y no solo realiza negocios por correo electrónico o teléfono)?
- ¿Una parte importante de los ingresos de su empresa proviene del Estado?
- ¿Alguno de sus empleados trabaja en el estado? ¿Paga impuestos estatales sobre la nómina?
- ¿Solicitó una licencia comercial en el estado?
Si respondió afirmativamente a cualquiera de estas preguntas, es posible que su empresa deba presentar una calificación extranjera en el estado correspondiente.
La siguiente tabla presenta una lista de verificación para ayudar a determinar si sus actividades comerciales pueden considerarse como "hacer negocios" en un estado, más allá de su estado de incorporación. Dependiendo de sus respuestas, es posible que deba considerar la calificación extranjera en esos estados.
Recuerde, esta es una guía general y para una respuesta más definitiva, se recomienda consultar con un profesional legal o contable.
| Lista de verificación para "¿Hacer negocios?" | Sí No |
|---|---|
| ¿Opera desde cualquier presencia física en el estado (es decir, oficina o tienda minorista)? | |
| ¿Realiza con frecuencia reuniones en persona con clientes en el estado (no solo por correo electrónico/teléfono)? | |
| ¿Una porción significativa de los ingresos de la empresa proviene del estado? | |
| ¿Algún empleado trabaja en el estado? ¿Pagar impuestos estatales sobre la nómina? | |
| ¿Solicitó una licencia comercial en el estado? |
¿Por qué es importante un título extranjero?
La calificación extranjera de su empresa en los estados donde realiza negocios es su obligación legal. No registrar correctamente su empresa podría resultar en:
- Multas e intereses por cualquier momento en que no estaba calificado en el extranjero (además de pagar las tarifas estándar que deberían haberse pagado)
- Responsabilidad por impuestos atrasados durante el tiempo en que no estaba calificado en el extranjero
- Incapacidad para demandar en un estado donde no está registrado
Al expandir sus operaciones comerciales, es ventajoso limitar la cantidad de estados en los que necesita calificar como extranjero. Este enfoque no se trata simplemente de ser frugal; es un movimiento estratégico destinado a simplificar las tareas administrativas de su empresa.
Cada titulación extranjera adicional implica un aumento de trámites, trámites o tasas anuales, y la necesidad de familiarizarse con un nuevo conjunto de obligaciones legales y reglamentarias.
Si bien el proceso puede parecer oneroso, es crucial comprender que no es un área que se pueda descuidar. La calificación extranjera es un requisito legal para realizar negocios a través de las fronteras estatales y el incumplimiento podría tener graves repercusiones.
A pesar de la inversión inicial de tiempo y recursos, garantizar que su empresa cumpla legalmente con las leyes estatales será invariablemente rentable a largo plazo.
El incumplimiento puede dar lugar a sanciones financieras y problemas legales que podrían superar significativamente los costos iniciales de la calificación extranjera.