10 consejos para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Prácticamente todo el trabajo actual implica compartir información y comunicarse con otros. Ya sea ofreciendo comentarios sobre el desempeño a los empleados, tomando una llamada telefónica, asistiendo a una reunión de equipo o enviando correos electrónicos sobre las actualizaciones de la empresa, el 97 % de los trabajadores dice que la comunicación afecta sus tareas laborales (y la capacidad de hacer su trabajo) todos los días .

Entonces, ¿qué es la comunicación efectiva y cómo podría verse en su lugar de trabajo? La buena comunicación se trata de la conexión y de asegurarse de que la información relevante llegue a los miembros correctos del equipo en el momento correcto. Se trata de asegurarse de que todos se sientan capaces de hacer preguntas y comunicarse de manera efectiva para realizar su trabajo, y garantizar que los trabajadores se sientan apoyados.

¿Por qué mejorar la comunicación en el lugar de trabajo?

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo puede reforzar la cultura de la empresa al garantizar que la información fluya sin problemas y que todos se sientan comprometidos y tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo. Esto puede traducirse en mejores resultados comerciales: al usar la tecnología social, los lugares de trabajo que mejoran la comunicación pueden ver un aumento de la productividad de hasta un 25 %.

¿Cuáles son algunos obstáculos para una gran comunicación de equipo?

Solo el 7% de los trabajadores encuestados en los EE. UU. estuvo de acuerdo en que la comunicación en su organización es abierta, oportuna y confiable. Los problemas de comunicación pueden deberse a varios factores, entre ellos:

• Lugares de trabajo cambiantes: el lugar de trabajo posterior a 2020 tiene un mayor enfoque en los empleados sin escritorio, híbridos y remotos. Actualmente, alrededor del 9 % de la fuerza laboral trabaja en gran medida de forma remota y el 11 % es totalmente remoto. 2700 millones de trabajadores, o alrededor del 80 % de la fuerza laboral mundial, no tienen escritorio. Estos empleados tienen diferentes necesidades de comunicación. Pueden ser muy independientes cuando trabajan en tareas y pueden necesitar más información, posiblemente entregada de forma asincrónica, para hacer su trabajo.
• Diferentes necesidades de comunicación entre los miembros del equipo: los gerentes pueden preferir el correo electrónico, mientras que algunos trabajadores prefieren las conversaciones en persona. Algunos empleados pueden querer obtener comentarios más personalizados, mientras que otros pueden querer información más general sobre las expectativas laborales. Algunos miembros del equipo quieren mucha comunicación, mientras que otros prefieren un contacto mínimo, con información entregada según la "necesidad de saber". Las preferencias de comunicación en un equipo pueden variar según la personalidad, la edad, los antecedentes, la cultura y otros factores, y puede ser difícil complacer a todos todo el tiempo.
• La necesidad de conversaciones difíciles: un gran desafío para la comunicación en el lugar de trabajo es cuando un gerente o líder necesita tener una conversación difícil. Ya sea que le diga a un empleado que su revisión de desempeño indica una necesidad de mejora o que le comunique la necesidad de reducir la fuerza laboral, las conversaciones con malas noticias pueden hacer que los empleados se sientan desconectados o molestos. Cuando este tipo de comunicación no se maneja con delicadeza, los trabajadores pueden sentirse insatisfechos e incluso querer dejar una organización.

Si está más interesado en los problemas de comunicación que pueden ocurrir en el lugar de trabajo, Connecteam tiene una guía de solución de problemas para ayudarlo a encontrar soluciones.

Ahora examinemos cómo puede crear prácticas sólidas de comunicación en su empresa.

¿Cómo se puede crear una gran comunicación de equipo?

La comunicación eficaz en el lugar de trabajo se basa en la creación de un entorno de trabajo en el que los empleados se sientan respaldados y en el que la información y las ideas fluyan correctamente. Hay diez formas en que puede fomentar este tipo de comunicación en el trabajo:

1. Cree rutas de comunicación claras y simples

Si alguien de su equipo necesita una información específica, ¿saben a dónde ir o a quién acudir para encontrarla? La buena comunicación comienza con la definición de todas las formas en que se relaciona con su equipo, ya sea por chat, correo electrónico, presentaciones, reuniones, revisiones de desempeño o cualquier otra cosa. A continuación, considere lo que necesita comunicar. ¿Necesita ayudar a los miembros del equipo a comprender sus horarios y turnos? ¿Necesita ofrecer capacitación y listas de verificación para ayudar a los trabajadores a hacer su trabajo?

Lo más probable es que la buena comunicación en su empresa implique muchos tipos de interacciones. Puede ser útil hacer una lista de toda la información que necesita compartir en su organización y cómo se comunica actualmente. Si está utilizando muchas herramientas y plataformas de comunicación, puede ser útil simplificar. Una solución como Connecteam, por ejemplo, le permite desarrollar horarios, ofrecer capacitación, chatear con empleados en una aplicación segura y más, todo en una plataforma a la que se puede acceder desde cualquier lugar donde sus empleados tengan una computadora o dispositivo móvil. De esta manera, sus empleados siempre saben que pueden obtener toda la información que necesitan en un solo lugar. Un sistema o una cantidad mínima de sistemas significa que se pierden menos cosas y hay más claridad sobre a dónde pueden acudir los empleados.

También puede ser útil crear gráficos o una hoja de recursos donde los empleados puedan buscar dónde encontrar tipos específicos de información. De esta manera, hay un lugar designado al que su equipo puede acudir si necesita determinar dónde encontrar un formulario de recursos humanos, un recurso de capacitación en línea específico o con quién deben hablar sobre un problema en particular que tienen.

2. Fomentar la comunicación bidireccional

La mejor forma de comunicación es aquella que implica compartir y escuchar. Incluso si tiene empleados remotos o sin escritorio, tómese el tiempo para pedir comentarios y reunirse en persona o por videoconferencia.

Cuando se comunique con su equipo, participe en la escucha activa. Esta idea fue desarrollada por primera vez en 1957 por Carl Rogers y Richard Farson, e implica prestar atención de una manera corporal, positiva y totalmente presente. Con la escucha activa, puede mejorar el compromiso de los empleados al mostrarles a los miembros del equipo que está abordando su comunicación con enfoque, respeto y una mente abierta. Pueden practicar la escucha activa juntos como equipo. Este método implica:

• Apartar todas las distracciones antes de iniciar una comunicación bidireccional.
• Prestar plena atención y escuchar a la persona que habla.
• Retener los juicios y evitar interrumpir o hablar hasta que el hablante haya dejado de hablar por completo.
• Permitiendo que pase un momento antes de responder.
• Comprobando con su cuerpo para ver si está teniendo alguna reacción, como una tensión en los hombros, durante la conversación. Esto puede evitar que seas reactivo. Si nota que su cuerpo se tensa, tómese un momento extra para respirar y luego trabaje para mantener la comunicación agradable y profesional.
• Resumir y aclarar lo que se ha dicho repitiéndolo con sus propias palabras, para que pueda estar seguro de que entiende lo que se le ha transmitido.
• Presentar sus propias ideas y respuestas solo una vez que sienta que ha entendido las ideas y perspectivas del orador.

Si tiene empleados remotos o sin escritorio, la comunicación bidireccional se basa en el acceso. Una aplicación segura como Connecteam Chat permite que los trabajadores se comuniquen con usted cuando lo necesitan y le permite practicar la escucha activa en chats grupales e individuales en línea.

3. Regístrese regularmente

La comunicación efectiva no se trata solo de cómo se comunica, sino también de la frecuencia . Desea lograr un equilibrio para comunicarse con la frecuencia suficiente para que los empleados se sientan escuchados, apoyados y comprometidos, pero no tan a menudo como para que los empleados se sientan molestos porque sus tareas laborales se ven interrumpidas por reuniones frecuentes. Para comunicarse de manera efectiva y oportuna, querrá configurar algunos tipos de canales de comunicación:

• Canales asincrónicos: para la información diaria, la capacitación, las actualizaciones y los documentos que su equipo necesita para hacer su trabajo, tenga un lugar en línea o en persona donde todos puedan encontrar fácilmente lo que necesitan, cuando lo necesitan. Cada artículo debe estar claramente etiquetado y organizado de manera efectiva para que sus trabajadores puedan encontrar lo que necesitan con facilidad. Retira o archiva material antiguo y desactualizado para que tu equipo siempre tenga a mano solo lo que necesita.
• Comunicación y colaboración en tiempo real: es posible que se necesiten reuniones de empresa, reuniones de equipo y reuniones individuales para mantener a todos actualizados, anunciar grandes cambios y colaborar en proyectos o dar retroalimentación sobre el desempeño. Es posible que desee programar reuniones en tiempo real trimestrales, mensuales o con mayor frecuencia, según el tamaño de su equipo y sus necesidades.
• Comunicación sensible al tiempo: a veces, se necesita una comunicación urgente sobre una interrupción, una fecha límite repentina o condiciones climáticas que pueden afectar el trabajo. La urgencia puede crear estrés, así que trate de reducir la cantidad de mensajes que requieren respuestas inmediatas si es posible. Si necesita enviar algo urgente, considere un sistema de comunicación en tiempo real, como una aplicación de chat, y envíe el mensaje a través de múltiples canales, como correo electrónico y mensajes push, para asegurarse de que llegue a todos los que necesitan la información importante. .

4. Obtenga comentarios sobre la comunicación de la empresa

A medida que desarrolla sus habilidades de comunicación como organización, obtenga comentarios sobre las necesidades y estilos de comunicación. Pregúntele a su equipo qué les gustaría ver: ¿más registros, menos registros? Pregunte si hay tipos específicos de información o comunicación que necesitan pero que no ven. ¿Todos se sienten cómodos con el estilo de comunicación o todavía hay problemas que abordar? Si bien es posible que no pueda abordar las inquietudes de todos, si ve que surge un patrón, es posible que desee realizar cambios.

Sobre todo, querrá medir regularmente la comunicación del equipo. ¿Está viendo menos confusiones, menos frustración y más eficiencia? ¿Están cayendo menos piezas de información a través de las grietas? Para evaluar correctamente, lee nuestra guía para medir la comunicación de tu empresa.

5. Haga que los estilos de comunicación sean primero para las personas

Una forma de comunicarse de manera más efectiva es eliminar la jerga y hacer que sus comunicaciones, tanto en persona como en texto, sean más agradables. En lugar de usar viñetas y frases fragmentadas, use oraciones completas. En lugar de usar una jerga como “cambio de paradigma” o “círculo hacia atrás”, use un lenguaje más simple y claro como “cambiar” o “discutir de nuevo”. Si debe usar acrónimos, deletréelos primero e incluya el acrónimo después, así: “Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI)”. Escribir pensando en tu audiencia y emplear un lenguaje que usarías con un contacto profesional puede hacer que tu tono suene más cálido y atractivo. También puede hacer que su mensaje sea más claro.

Cuando se comunique con individuos o equipos, haga que sus mensajes sean personales comunicándose primero con la persona con la que se está comunicando. Por ejemplo, si está comenzando una reunión con un miembro del equipo, comience preguntando genuinamente "¿Cómo estás?" y escuchando atentamente la respuesta. Establecer una relación con un cuidado auténtico por su equipo puede facilitar la comunicación, a medida que conoce a su audiencia y sus necesidades.

6. Trabajar en habilidades personales juntos como equipo

Trabajar colectivamente en habilidades como la inteligencia emocional, las habilidades para hablar y escribir puede ayudarlo a compartir ideas e información de manera más efectiva como equipo. Puede contratar entrenadores para realizar sesiones diseñadas para mejorar sus habilidades de comunicación y establecer pautas para comunicarse juntos. Las aplicaciones de capacitación para empleados le permiten crear cursos centrados en las habilidades de comunicación e incluso realizar un seguimiento de la participación.

7. Crea una comunicación inclusiva

Según el Título I de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), los empleadores en los EE. UU. están obligados a realizar adaptaciones razonables para los trabajadores que viven con discapacidades, lo que significa que usted puede tener la obligación de hacer que su comunicación sea accesible. Puede ofrecer subtítulos en las grabaciones de las reuniones y ofrecer notas escritas en línea después de los discursos o la comunicación verbal para que todos los trabajadores puedan acceder a la información. Las Naciones Unidas tienen una guía en línea llena de ideas adicionales para hacer que la comunicación sea inclusiva, y la ADA tiene una descripción general de la comunicación efectiva.

8. Aborde todas las formas en que se comunica

También puede pensar en una comunicación inclusiva y efectiva en el lugar de trabajo al considerar los cuatro tipos principales de comunicación:

Comunicación verbal, incluidas llamadas, presentaciones y conversaciones interpersonales.

Puede practicar llamadas y presentaciones con anticipación y revisarlas para asegurarse de que nada del lenguaje excluya a nadie. Ofrezca diapositivas o una versión escrita de la presentación para permitir que todos los trabajadores revisen la información o la consulten según sea necesario.

Comunicación escrita, incluidos correos electrónicos, cartas e informes.

Al escribir, tenga en cuenta la buena etiqueta de escritura: evite las mayúsculas, por ejemplo, o los signos de exclamación excesivos. Siempre revise su material antes de enviarlo para asegurarse de que no tenga errores o expresiones que puedan ser preocupantes para algunos de sus destinatarios. Por ejemplo, evite usar términos como “pow-wow” y “grandfathered in”, ya que tienen raíces en el prejuicio racial y pueden hacer que algunas personas se sientan excluidas. Manténgase alerta a cualquier redacción que pueda ser racista, discriminatoria, discriminatoria por edad o dañina de otro modo. Dado que el idioma siempre está cambiando, puede ser útil consultar una guía al escribir; la Asociación Estadounidense de Psicología tiene una descripción general útil del lenguaje inclusivo. Si es posible, pídale a alguien que revise su material escrito en busca de problemas antes de compartirlo.

Al enviar información a través de palabras escritas, considere cómo puede acceder a ella una persona con discapacidad visual. ¿Existe un software o una aplicación que los empleados puedan usar que lea las notas escritas en voz alta? Esto puede ayudar no solo a las personas con discapacidad visual, sino también a otros miembros del equipo. Al tener múltiples formas de acceder a la información, los empleados pueden elegir la forma que mejor les funcione y les resulte más cómoda.

Cuando corresponda, cree documentos dinámicos en los que permita que otros comenten, agreguen o editen el texto. Esto permite una retroalimentación asíncrona que brinda a todos la oportunidad de participar y brinda a los miembros del equipo otra opción de comunicación.

Comunicación visual, incluidos videos y fotos.

Al compartir fotos y elementos visuales, considere si la imagen podría ofender. ¿Hay bromas a expensas de otra persona? Si es una foto o un video de todos los miembros del equipo, ¿tienes el permiso de todos para compartirlo?

Cuando comparta comunicación visual, use subtítulos o una descripción de fotos fijas para ayudar a las personas con discapacidad visual. Hacer esto también ayuda a cualquier persona que esté usando una conexión a Internet más lenta y no pueda ver fácilmente las imágenes que tardan en cargarse.

9. Aborde las señales de comunicación no verbal

La comunicación no verbal, incluida su postura, lenguaje corporal y expresiones faciales, representa el 55 % de su mensaje, con solo el 7 % compuesto por las palabras que usa. Sin embargo, muy pocos profesionales son conscientes de la impresión que pueden estar causando.

Con el permiso de otros participantes, grabe reuniones y presentaciones en video para evaluar su tono de voz, tono, gestos y lenguaje corporal. Obtenga retroalimentación de un entrenador u otras personas en su equipo. ¿Tu comunicación no verbal hace que tu mensaje sea difícil de entender o captar?

Trabajar con un entrenador puede convertirlo en un orador más efectivo. Un entrenador de medios también puede ayudarlo a dominar el lenguaje corporal, la expresión facial y la confianza para una mejor comunicación verbal y no verbal.

10. Sea consciente de su propia comunicación interna

La comunicación interna no suele discutirse cuando hablamos de la comunicación de la empresa, pero puede afectar la forma en que interactúa con los demás, a veces de maneras que quizás no conozca. Todos tenemos una tendencia a crear “historias” sobre lo que experimentamos. Por ejemplo, si alguien tiene los brazos cerrados, podemos interpretarlo como que alguien está molesto, aunque no sea así. Puede hacer esta suposición sin ser consciente de ello, y su interacción con la otra persona puede verse afectada por su interpretación subconsciente.

Se necesita algo de práctica para ser consciente de cuándo te estás contando historias. Un buen hábito que puedes adoptar cuando te comunicas con alguien es hacerte algunas preguntas con frecuencia (y en silencio):

• ¿Cuáles son los hechos acerca de esta situación?
• ¿Son realmente hechos o suposiciones?
• ¿Qué historia me estoy contando sobre esta situación?
• ¿Es cierta la historia que me estoy contando o hay otra explicación posible?

Si te descubres contándote una historia en lugar de ceñirte a los hechos, puede ser útil asumir las mejores intenciones de los demás y luego aclarar. A veces, si nota que se está desviando de este modo, puede comprobarlo diciendo algo como esto: “Si te estoy escuchando correctamente, querrás decir. . .pero me encuentro interpretando las cosas como . . . ¿Podríamos aclarar, por favor, para asegurarnos de que estoy en la misma página?” Este enfoque directo puede reducir la falta de comunicación, por lo que es posible que desee enseñar a todo su equipo a adoptarlo.

La última palabra

Probablemente pase la mayor parte de su día recibiendo información o compartiéndola con otros. Los cables cruzados, las llamadas caídas y las malas interpretaciones ocurren, pero con técnicas de comunicación efectivas en su organización, puede ser un lugar de trabajo donde los miembros del equipo experimenten claridad, información oportuna y recursos confiables cuando los necesiten.