10 Tips Komunikasi Efektif di Tempat Kerja

Hampir semua pekerjaan saat ini melibatkan berbagi informasi dan berkomunikasi dengan orang lain. Baik itu menawarkan umpan balik kinerja kepada karyawan, menerima panggilan telepon, menghadiri rapat tim, atau mengirim email tentang pembaruan perusahaan, 97% pekerja mengatakan komunikasi memengaruhi tugas pekerjaan mereka (dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan mereka) setiap hari .

Jadi apa itu komunikasi yang efektif, dan bagaimana kelihatannya di tempat kerja Anda? Komunikasi yang baik adalah tentang koneksi dan memastikan informasi yang relevan mencapai anggota tim yang tepat pada waktu yang tepat. Ini tentang memastikan setiap orang merasa mampu untuk mengajukan pertanyaan dan berkomunikasi secara efektif untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, dan memastikan bahwa para pekerja merasa didukung.

Mengapa Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja Anda?

Komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat meningkatkan budaya perusahaan dengan memastikan bahwa informasi mengalir dengan lancar dan bahwa setiap orang merasa terlibat dan memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Hal ini dapat menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik: dengan menggunakan teknologi sosial, tempat kerja yang meningkatkan komunikasi dapat melihat peningkatan produktivitas hingga 25%.

Apa Beberapa Hambatan untuk Komunikasi Tim yang Hebat?

Hanya 7% pekerja yang disurvei di AS setuju bahwa komunikasi di organisasi mereka terbuka, tepat waktu, dan dapat diandalkan. Masalah komunikasi dapat berasal dari beberapa faktor, antara lain:

• Mengubah tempat kerja: Tempat kerja pasca-2020 memiliki fokus yang lebih besar pada karyawan tanpa meja, hibrida, dan jarak jauh. Saat ini, sekitar 9% tenaga kerja sebagian besar bekerja dari jarak jauh, dan 11% sepenuhnya bekerja dari jarak jauh. 2,7 miliar pekerja, atau sekitar 80% dari angkatan kerja global, tidak memiliki meja. Karyawan ini memiliki kebutuhan komunikasi yang berbeda. Mereka mungkin sangat mandiri saat mengerjakan tugas, dan mungkin memerlukan lebih banyak informasi—mungkin disampaikan secara tidak sinkron—untuk melakukan pekerjaan mereka.
• Kebutuhan komunikasi yang berbeda di antara anggota tim: Manajer mungkin lebih suka email sementara beberapa pekerja mungkin menyukai pembicaraan langsung. Beberapa karyawan mungkin ingin mendapatkan umpan balik yang lebih personal, sementara yang lain mungkin menginginkan informasi yang lebih umum tentang ekspektasi pekerjaan. Beberapa anggota tim menginginkan banyak komunikasi sementara yang lain lebih suka kontak minimal, dengan informasi yang disampaikan berdasarkan "perlu diketahui". Preferensi komunikasi dalam sebuah tim dapat bervariasi tergantung pada kepribadian, usia, latar belakang, budaya, dan faktor lainnya, dan mungkin sulit untuk menyenangkan semua orang sepanjang waktu.
• Kebutuhan untuk percakapan yang sulit: Salah satu tantangan besar untuk komunikasi di tempat kerja adalah ketika seorang manajer atau pemimpin perlu melakukan percakapan yang sulit. Apakah itu memberi tahu karyawan bahwa tinjauan kinerja mereka menunjukkan kebutuhan untuk perbaikan atau apakah itu mengkomunikasikan kebutuhan untuk mengurangi tenaga kerja, percakapan dengan berita buruk dapat menyebabkan karyawan merasa tidak terlibat atau kesal. Ketika jenis komunikasi ini tidak ditangani secara sensitif, para pekerja mungkin menjadi tidak senang dan bahkan mungkin ingin meninggalkan sebuah organisasi.

Jika Anda lebih tertarik pada masalah komunikasi yang dapat terjadi di tempat kerja, Connecteam memiliki panduan pemecahan masalah untuk membantu Anda menemukan solusi.

Sekarang mari kita periksa bagaimana Anda dapat membangun praktik komunikasi yang kuat di perusahaan Anda.

Bagaimana Anda Dapat Menciptakan Komunikasi Tim yang Hebat?

Komunikasi yang efektif di tempat kerja bergantung pada penciptaan lingkungan kerja di mana karyawan merasa didukung dan di mana informasi dan ide mengalir dengan benar. Ada sepuluh cara Anda dapat mengembangkan komunikasi semacam ini di tempat kerja:

1. Buat Rute Komunikasi yang Jelas dan Sederhana

Jika seseorang di tim Anda membutuhkan informasi tertentu, apakah mereka tahu ke mana harus pergi atau siapa yang harus dihubungi untuk menemukannya? Komunikasi yang baik dimulai dengan mendefinisikan semua cara Anda berhubungan dengan tim Anda, apakah itu melalui obrolan, email, presentasi, rapat, tinjauan kinerja, atau apa pun. Selanjutnya, pertimbangkan apa yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi. Apakah Anda perlu membantu anggota tim memahami jadwal dan shift mereka? Apakah Anda perlu menawarkan pelatihan dan daftar periksa untuk membantu pekerja melakukan pekerjaan mereka?

Kemungkinannya, komunikasi yang baik di perusahaan Anda melibatkan banyak jenis interaksi. Akan sangat membantu jika Anda membuat daftar semua informasi yang perlu Anda bagikan di organisasi Anda dan cara Anda berkomunikasi saat ini. Jika Anda menggunakan banyak alat dan platform komunikasi, penyederhanaan dapat membantu. Solusi seperti Connecteam, misalnya, memungkinkan Anda mengembangkan jadwal, menawarkan pelatihan, mengobrol dengan karyawan di aplikasi yang aman, dan banyak lagi, semuanya dalam satu platform yang dapat diakses dari mana pun karyawan Anda memiliki komputer atau perangkat seluler. Dengan cara ini, karyawan Anda selalu tahu bahwa mereka bisa mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan di satu lokasi. Satu sistem atau jumlah minimal sistem berarti lebih sedikit hal yang hilang, dan ada kejelasan yang lebih besar di sekitar tempat karyawan dapat berpaling.

Ini juga dapat membantu untuk membuat grafik atau lembar sumber daya di mana karyawan dapat mencari di mana menemukan jenis informasi tertentu. Dengan cara ini, ada tempat khusus yang dapat dituju oleh tim Anda jika mereka perlu menentukan di mana harus menemukan formulir SDM, sumber pelatihan online tertentu, atau kepada siapa mereka perlu berbicara tentang masalah tertentu yang mereka hadapi.

2. Mendorong Komunikasi Dua Arah

Bentuk komunikasi terbaik adalah yang melibatkan berbagi dan mendengarkan. Bahkan jika Anda memiliki karyawan jarak jauh atau tanpa meja, luangkan waktu untuk meminta umpan balik dan bertemu langsung atau melalui konferensi video.

Saat Anda berkomunikasi dengan tim Anda, terlibatlah dalam mendengarkan secara aktif. Ide ini pertama kali dikembangkan pada tahun 1957 oleh Carl Rogers dan Richard Farson, dan melibatkan perhatian dengan cara yang diwujudkan, positif, dan sepenuhnya hadir. Dengan mendengarkan secara aktif, Anda dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda mendekati komunikasi Anda dengan fokus, rasa hormat, dan pikiran terbuka. Anda dapat berlatih mendengarkan secara aktif bersama sebagai sebuah tim. Metode ini melibatkan:

• Singkirkan semua gangguan sebelum terlibat dalam komunikasi dua arah.
• Memperhatikan sepenuhnya dan mendengarkan orang yang berbicara.
• Menahan penilaian dan menghindari menyela atau berbicara sampai pembicara benar-benar berhenti berbicara.
• Membiarkan waktu berlalu sebelum menjawab.
• Memeriksa dengan tubuh Anda untuk melihat apakah Anda mengalami reaksi, seperti bahu yang menegang, selama percakapan. Ini bisa membuat Anda tidak reaktif. Jika Anda melihat tubuh Anda menegang, beri diri Anda waktu ekstra untuk bernapas dan kemudian berusahalah untuk menjaga komunikasi tetap menyenangkan dan profesional.
• Meringkas dan mengklarifikasi apa yang telah dikatakan dengan menyatakan kembali dengan kata-kata Anda sendiri, sehingga Anda dapat yakin bahwa Anda memahami apa yang telah disampaikan kepada Anda.
• Memperkenalkan ide dan tanggapan Anda sendiri hanya setelah Anda merasa telah memahami ide dan perspektif pembicara.

Jika Anda memiliki karyawan tanpa meja atau jarak jauh, komunikasi dua arah bergantung pada akses. Aplikasi aman seperti Connecteam Chat memungkinkan pekerja untuk menghubungi Anda saat mereka membutuhkannya dan memungkinkan Anda untuk berlatih mendengarkan secara aktif dalam obrolan online satu lawan satu dan obrolan grup.

3. Check-in Secara Teratur

Komunikasi yang efektif bukan hanya tentang bagaimana Anda berkomunikasi, tetapi juga seberapa sering . Anda ingin mencapai keseimbangan sehingga Anda cukup sering berkomunikasi untuk membuat karyawan merasa didengar, didukung, dan terlibat, tetapi tidak terlalu sering sehingga karyawan merasa terganggu karena tugas kerja mereka terganggu oleh rapat yang sering. Untuk berkomunikasi secara efektif dan tepat waktu, Anda perlu menyiapkan beberapa jenis saluran komunikasi:

• Saluran asinkron: Untuk informasi, pelatihan, pembaruan, dan dokumen sehari-hari yang dibutuhkan tim Anda untuk melakukan pekerjaan mereka, miliki satu tempat online atau tatap muka di mana setiap orang dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya. Setiap barang harus diberi label yang jelas dan diatur secara efektif sehingga pekerja Anda dapat menemukan apa yang mereka butuhkan dengan mudah. Pensiun atau arsipkan materi lama dan usang sehingga tim Anda selalu hanya memiliki apa yang mereka butuhkan.
• Komunikasi dan kolaborasi waktu nyata: Rapat perusahaan, rapat tim, dan rapat individu mungkin diperlukan untuk membuat semua orang tetap diperbarui, untuk mengumumkan perubahan besar, dan untuk berkolaborasi dalam proyek atau memberikan umpan balik kinerja. Anda mungkin ingin menjadwalkan rapat waktu nyata setiap tiga bulan, bulanan, atau lebih sering, bergantung pada ukuran tim dan kebutuhan Anda.
• Komunikasi peka waktu: Terkadang, komunikasi mendesak diperlukan tentang pemadaman listrik, tenggat waktu yang tiba-tiba, atau kondisi cuaca yang dapat memengaruhi pekerjaan. Urgensi dapat membuat stres, jadi cobalah untuk mengurangi jumlah pesan yang membutuhkan tanggapan segera jika memungkinkan. Jika Anda perlu mengirim sesuatu yang sensitif terhadap waktu, pertimbangkan sistem komunikasi waktu nyata seperti aplikasi obrolan dan kirim pesan melalui berbagai saluran, seperti email dan melalui pesan push, untuk memastikannya menjangkau semua orang yang membutuhkan informasi penting. .

4. Dapatkan Umpan Balik Tentang Komunikasi Perusahaan

Saat Anda membangun keterampilan komunikasi Anda sebagai sebuah organisasi, dapatkan umpan balik tentang kebutuhan dan gaya komunikasi. Tanyakan kepada tim Anda tentang apa yang mungkin ingin mereka lihat—lebih banyak lapor masuk, lebih sedikit lapor masuk? Tanyakan apakah ada jenis informasi atau komunikasi tertentu yang mereka butuhkan tetapi tidak mereka lihat. Apakah semua orang nyaman dengan gaya komunikasi atau masih ada masalah yang harus diatasi? Meskipun Anda mungkin tidak dapat mengatasi kekhawatiran semua orang, jika Anda melihat sebuah pola muncul, Anda mungkin ingin membuat perubahan.

Yang terpenting, Anda ingin mengukur komunikasi tim secara teratur. Apakah Anda melihat lebih sedikit kesalahan, lebih sedikit frustrasi, dan lebih efisien? Apakah lebih sedikit informasi yang jatuh melalui celah-celah? Untuk mengevaluasi dengan benar, baca panduan kami untuk mengukur komunikasi perusahaan Anda.

5. Jadikan Gaya Komunikasi Orang-Pertama

Salah satu cara untuk berkomunikasi secara lebih efektif adalah dengan menghilangkan jargon dan membuat komunikasi Anda, baik secara langsung maupun dalam bentuk teks, lebih menarik. Alih-alih menggunakan poin-poin dan frasa yang terfragmentasi, gunakan kalimat lengkap. Alih-alih menggunakan jargon seperti “pergeseran paradigma” atau “lingkaran ke belakang”, gunakan bahasa yang lebih sederhana dan lebih jelas seperti “ubah” atau “diskusi lagi”. Jika Anda harus menggunakan akronim, eja terlebih dahulu dan sertakan akronim setelahnya, seperti ini: “Diversity, Equity, and Inclusion (DEI).” Menulis dengan mempertimbangkan audiens Anda dan menggunakan bahasa yang akan Anda gunakan dengan kontak profesional dapat membuat nada Anda terdengar lebih hangat dan lebih menarik. Itu juga dapat membuat pesan Anda lebih jelas.

Saat berkomunikasi dengan individu atau tim, buat pesan Anda pribadi dengan menghubungi orang yang Anda hubungi terlebih dahulu. Misalnya, jika Anda memulai rapat dengan anggota tim, mulailah dengan bertanya dengan tulus, “Bagaimana kabarmu?” dan sepenuhnya mendengarkan jawabannya. Membangun hubungan dengan perhatian yang tulus untuk tim Anda dapat membuat komunikasi lebih mudah, karena Anda mengenal audiens Anda dan kebutuhan mereka.

6. Kerjakan Keterampilan Pribadi Bersama sebagai Tim

Bekerja secara kolektif pada keterampilan seperti kecerdasan emosional, keterampilan berbicara, dan keterampilan menulis dapat membantu Anda berbagi ide dan informasi secara lebih efektif sebagai sebuah tim. Anda dapat menyewa pelatih untuk menjalankan sesi yang dirancang untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dan menetapkan pedoman untuk berkomunikasi bersama. Aplikasi pelatihan karyawan memungkinkan Anda membuat kursus yang berpusat pada keterampilan komunikasi dan bahkan melacak partisipasi.

7. Ciptakan Komunikasi Inklusif

Di bawah Judul I Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA), pemberi kerja di AS diwajibkan untuk menyediakan akomodasi yang wajar bagi pekerja yang hidup dengan disabilitas, yang berarti Anda mungkin memiliki kewajiban untuk membuat komunikasi Anda dapat diakses. Anda dapat menawarkan teks tertutup pada rekaman rapat dan menawarkan catatan online tertulis setelah pidato atau komunikasi verbal sehingga semua pekerja dapat mengakses informasi tersebut. Perserikatan Bangsa-Bangsa memiliki panduan online yang penuh dengan ide-ide tambahan untuk menjadikan komunikasi inklusif, dan ADA memiliki gambaran umum tentang komunikasi yang efektif.

8. Atasi Semua Cara Anda Berkomunikasi

Anda mungkin juga ingin memikirkan tentang komunikasi tempat kerja yang inklusif dan efektif dengan mempertimbangkan empat jenis komunikasi utama:

Komunikasi verbal, termasuk panggilan, presentasi, dan percakapan antarpribadi

Anda dapat berlatih panggilan dan presentasi terlebih dahulu dan meninjaunya untuk memastikan bahwa tidak ada bahasa yang mengecualikan siapa pun. Tawarkan dek slide atau versi tertulis dari presentasi untuk memungkinkan semua pekerja meninjau kembali informasi atau merujuknya sesuai kebutuhan.

Komunikasi tertulis, termasuk email, surat, dan laporan

Saat menulis, perhatikan etiket menulis yang baik: hindari semua huruf kapital, misalnya, atau tanda seru yang berlebihan. Selalu periksa materi Anda sebelum Anda mengirimnya untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ekspresi apa pun yang mungkin mengganggu beberapa audiens Anda. Misalnya, hindari menggunakan istilah seperti "pow-wow" dan "kakek", karena mereka berakar pada prasangka rasial dan dapat membuat beberapa orang merasa dikecualikan. Tetap waspada untuk setiap kata-kata yang mungkin rasis, mampu, ageist, atau berbahaya. Karena bahasa selalu berubah, akan berguna untuk berkonsultasi dengan panduan saat menulis; American Psychological Association memiliki gambaran yang berguna tentang bahasa inklusif. Jika memungkinkan, mintalah seseorang memeriksa materi tertulis Anda untuk masalah apa pun sebelum Anda membagikannya.

Saat mengirimkan informasi melalui kata-kata tertulis, pertimbangkan bagaimana informasi tersebut dapat diakses oleh penyandang tunanetra. Apakah ada perangkat lunak atau aplikasi yang dapat digunakan karyawan untuk membacakan catatan tertulis dengan keras? Ini dapat membantu tidak hanya mereka yang hidup dengan gangguan penglihatan, tetapi juga anggota tim lainnya. Dengan memiliki banyak cara untuk mengakses informasi, karyawan dapat memilih cara yang paling sesuai dan paling nyaman bagi mereka.

Jika perlu, buat dokumen hidup di mana Anda mengizinkan orang lain untuk berkomentar, menambahkan, atau mengedit teks. Ini memungkinkan umpan balik asinkron yang memberi setiap orang kesempatan untuk ambil bagian dan memberi anggota tim opsi komunikasi lain.

Komunikasi visual, termasuk video dan foto

Saat berbagi foto dan visual, pertimbangkan apakah gambar tersebut dapat menyebabkan pelanggaran. Apakah ada lelucon dengan mengorbankan orang lain? Jika itu foto atau video semua orang di tim, apakah Anda memiliki izin semua orang untuk membagikannya?

Saat berbagi komunikasi visual, gunakan teks tertutup atau deskripsi foto diam untuk membantu mereka yang hidup dengan gangguan penglihatan. Melakukan hal ini juga membantu siapa saja yang menggunakan koneksi Internet lebih lambat dan tidak dapat dengan mudah melihat gambar yang lambat dimuat.

9. Mengatasi Isyarat Komunikasi Non-verbal

Komunikasi non-verbal, termasuk postur, bahasa tubuh, dan ekspresi wajah Anda, menyumbang 55% dari pesan Anda, dengan hanya 7% terdiri dari kata-kata yang Anda gunakan. Namun, sangat sedikit profesional yang menyadari kesan yang mungkin mereka buat.

Dengan izin dari peserta lain, rekaman video rapat dan presentasi untuk mengevaluasi nada suara, nada, gerak tubuh, dan bahasa tubuh Anda. Dapatkan umpan balik dari pelatih atau orang lain di tim Anda. Apakah komunikasi non-verbal Anda membuat pesan Anda sulit dipahami atau dilibatkan?

Bekerja dengan seorang pelatih dapat membuat Anda menjadi pembicara yang lebih efektif. Seorang pelatih media juga dapat membantu Anda menguasai bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan kepercayaan diri untuk komunikasi verbal dan non-verbal yang lebih baik.

10. Waspadai Komunikasi Internal Anda Sendiri

Komunikasi internal tidak sering dibahas ketika kita berbicara tentang komunikasi perusahaan, tetapi itu dapat memengaruhi cara Anda berinteraksi dengan orang lain, terkadang dengan cara yang mungkin tidak Anda sadari. Kita semua memiliki kecenderungan untuk menciptakan “cerita” tentang apa yang kita alami. Misalnya, jika seseorang menutup lengannya, kita dapat menafsirkan ini sebagai seseorang yang sedang kesal, meskipun bukan itu masalahnya. Anda dapat membuat asumsi ini tanpa menyadarinya, dan interaksi Anda dengan orang lain dapat dipengaruhi oleh interpretasi bawah sadar Anda.

Dibutuhkan beberapa latihan untuk menyadari saat Anda menceritakan kisah kepada diri sendiri. Kebiasaan yang baik untuk dilakukan saat berkomunikasi dengan siapa pun adalah dengan sering (dan diam-diam) bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan:

• Apa fakta tentang situasi ini?
• Apakah itu benar-benar fakta, atau asumsi?
• Cerita apa yang saya ceritakan pada diri saya sendiri tentang situasi ini?
• Apakah cerita yang saya ceritakan pada diri saya sendiri itu benar, atau adakah penjelasan lain yang mungkin?

Jika Anda mendapati diri Anda menceritakan sebuah kisah kepada diri sendiri daripada berpegang teguh pada fakta, akan berguna untuk mengasumsikan niat terbaik dari orang lain dan kemudian mengklarifikasi. Terkadang, jika Anda melihat diri Anda keluar jalur dengan cara ini, Anda dapat memeriksanya dengan mengatakan sesuatu seperti ini: “Jika saya mendengar Anda dengan benar, maksud Anda. . .tapi saya menemukan diri saya menafsirkan hal-hal sebagai . . . Bisakah kami mengklarifikasi, tolong, untuk memastikan saya berada di halaman yang sama?” Pendekatan langsung ini dapat mengurangi miskomunikasi, itulah sebabnya Anda mungkin ingin mengajari seluruh tim Anda untuk mengadopsinya.

Kata terakhir

Sebagian besar hari Anda mungkin dihabiskan untuk menerima informasi atau membagikannya dengan orang lain. Kabel bersilangan, panggilan terputus, dan salah tafsir terjadi, tetapi dengan teknik komunikasi yang efektif di organisasi Anda, Anda dapat menjadi tempat kerja di mana anggota tim mengalami kejelasan, informasi tepat waktu, dan sumber daya yang andal saat mereka membutuhkannya.