Zoho Workplace verspricht verbesserte Kommunikation und Mitarbeiterengagement

Mitarbeiter kleiner Unternehmen können jetzt ihre Office-Suiten überall hin mitnehmen, während sie auf Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zugreifen und daran arbeiten. Zoho Workplace bietet nicht nur Remote- und Hybridzugriff auf Produktivitätstools, sondern fördert auch die Teamzusammenarbeit, indem es Teammitgliedern ermöglicht, von jedem Ort aus zusammenzuarbeiten, indem sie Meetings und Webinare veranstalten und gemeinsam an Dateien im Arbeitsbereich arbeiten.

„Wir möchten mehrere Kommunikationsformen an einem Ort zusammenbringen, indem wir die Kommunikationsstile eines Benutzers vereinheitlichen“, sagt Rakeeb Rafeek, Zoho Lead Product Marketing Manager für Zoho Workplace-Apps. „Ob über Nachrichten, E-Mail-Chat, Audio-Video-Anrufe, Meetings oder sogar Bürgerversammlungen – wir haben eine Plattform für alles an einem Ort in Zoho Workplace bereit.“

Was ist Zoho Workplace?

Es handelt sich um ein Bündel von Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, die entwickelt wurden, um einen vollständigen Satz von Lösungen zur Förderung der Zusammenarbeit anzubieten. Zoho Workplace bietet Apps zur Verbesserung von E-Mail, Dokumentenverwaltung, Präsentationen, Chats und mehr.

Zoho Workplace umfasst drei Suiten von Softwareanwendungen, die jeweils verwandte Anwendungen enthalten, die miteinander integriert sind. Einige der Anwendungen in Zoho Workplace umfassen:

• Zoho-Autor
• Zoho-Blatt
• Zoho Show\
• Zoho WorkDrive
• Zoho-Meeting
• ZohoMail
• Zoho Cliq
• Zoho Connect

Eine ausgewogene Gleichung

Zoho Workplace bietet kleinen Unternehmen jedoch viel mehr als eine Reihe von Apps. Um seinen Benutzern das beste hybride Arbeitsplatzerlebnis zu bieten, hat Zoho Workplace aktualisiert, um eine ausgewogene Gleichung zu schaffen. Da sich der moderne Arbeitsplatz weiterhin rasant weiterentwickelt, hat Zoho erkannt, dass die Lösung von heute möglicherweise morgen kein Problem mehr darstellt.

Nach den zwei Jahren pandemiebedingter Unterbrechungen am Arbeitsplatz lernte das Team von Zoho viel über die Herausforderungen von Remote- und hybriden Arbeitsumgebungen. Beispielsweise vermissen neu eingestellte Mitarbeiter, die vollständig remote arbeiten, die Interaktion mit Kollegen und der Unternehmensführung.

„Am Ende knüpfen sie viel weniger Verbindungen zum Arbeitgeber und zu den anderen Mitarbeitern des Unternehmens, weil alles so eng getaktet ist“, sagt Rafeek. „Sie arbeiten entweder alleine oder in geplanten Gruppenanrufen, und es gibt nichts dazwischen, sodass es weniger Gelegenheiten gibt, sich zu treffen und zufällige Gespräche zu führen und Vertrauen aufzubauen.“

Im Idealfall, sagt Rafeek, hat ein Unternehmen einen ausgewogenen Arbeitsplatz. Tools wie Zoho Workplace machen dies möglich, indem sie die Flexibilität bieten, von zu Hause aus, im Büro oder wo immer sie wollen zu arbeiten.

Unabhängig davon, welchen Arbeitsmodus ein Mitarbeiter wählt, sollte der ideale Hybridarbeitsplatz dennoch gleiche Möglichkeiten für den Fluss unstrukturierter informeller Kommunikation schaffen. Zoho Workplace erreicht dies, indem es klare Prozesse und Workflows anbietet, um mehr Klarheit über die Indikatoren, Ereignisse usw. des Unternehmens zu schaffen.

Funktionen von Zoho Workplace

Zoho Workplace bietet eine Vielzahl von Funktionen, die in die Plattform integriert sind, um die Kommunikation in einer hybriden Arbeitsumgebung zu fördern, darunter:

Mehrere Arbeitsmodi

Angenommen, ein Mitarbeiter arbeitet in einem Büro und ein anderer von einem entfernten Standort aus. In diesem Fall ermöglicht Zoho Workplace jedem, einfach auf ein Profilbild in einer seiner Collaboration-Apps zu klicken, um zu sehen, ob sich ein anderer Benutzer im Remote-Status oder im Büro befindet. Dank dieser übersichtlichen Arbeitsstatus können Zusammenarbeitsprozesse reibungslos und schnell ablaufen.

Meeting-Schnittstelle

Zoho Workplace hat auch die Schnittstellen zur Einrichtung von Meetings vereinheitlicht, um sowohl persönliche als auch Remote-Meetings zu ermöglichen. Mit der gleichen Schnittstelle für Benutzer, die in jedem Modus arbeiten, erstellt die Software einen einheitlichen Prozess für alle. Benutzer können wählen, wie sie arbeiten möchten, und andere darüber informieren.

Integriertes Einchecken

Alle Produkte in Zoho Workplace ermöglichen Benutzern das Ein- und Auschecken bei der Arbeit. Anstatt zu einer Employee-Experience-Plattform zu wechseln, können Benutzer einfach eine Verbindung zu einer Zeitmanagement-App herstellen und sich von einer der Collaboration-Apps von Zoho aus bei der Arbeit oder Abwesenheit anmelden.

Sicherheitsverbesserungen

Sicherheit ist für praktisch jedes moderne Unternehmen ein Faktor von großer Bedeutung. Mit Zoho Workplace können Mitarbeiter remote arbeiten, ohne die gesicherten Systeme oder Daten eines Unternehmens zu gefährden. Kleine Unternehmen, die Zoho Workplace nutzen, können ihren Mitarbeitern die Flexibilität bieten, von jedem physischen Standort aus zu arbeiten und gleichzeitig beruhigt zu sein.

Geräteverwaltung

Zoho Workplace verbessert die Sicherheit eines Unternehmens, indem es der Plattform Geräteverwaltungskontrollen hinzufügt. Arbeitgeber können die von ihnen ausgewählten Collaboration-Apps auf jedem Gerät verteilen, das dem Unternehmen gehört und vom Unternehmen vertrieben wird. Sie können auch zusätzliche Sicherheitsfunktionen verwenden, wie z. B. das Deaktivieren von Screenshots in Zoho Workplace-Apps.

Analytik

In die Apps von Zoho Workplace ist eine breite Palette von Analysen integriert. Benutzer können auf Erkenntnisse wie die durchschnittliche Anwesenheit jeder Abteilung und das Engagement der Mitarbeiter mit freigegebenen Dateien zugreifen. Zoho Workplace enthält unter den meisten Apps eine Fülle von Informationen und Analysen, um Administratoren eine zusätzliche Hand bei der Entscheidung zu geben, wie viel Flexibilität sie ihren Mitarbeitern bieten können.

Barrieren für die Zusammenarbeit beseitigen

Zoho Workplace trägt dazu bei, Vertrauen unter den Mitarbeitern aufzubauen, indem es die Barriere für die Zusammenarbeit beseitigt. Die Software ist so konzipiert, dass die informelle Kommunikation innerhalb eines Unternehmens frei fließen kann. Neben einem anklickbaren Profilbild aus jeder Collaboration-App können Benutzer Kommentare hinzufügen und auf Konversationen antworten, indem sie einfach auf das Profilbild klicken und auswählen, ob sie sie anrufen, einen Video-Chat starten oder ihnen sogar direkt eine Nachricht senden möchten … sogar aus einem dokumentieren.

Die Workplace-Software von Zoho trägt auch dazu bei, die Zusammenarbeit zu fördern und Barrieren durch E-Mail-Freigabe zu beseitigen. Sobald ein Benutzer eine E-Mail von einem Anbieter oder einem anderen Benutzer erhält, muss er sie nicht scannen oder in ein anderes Programm kopieren, um eine Unterhaltung mit seinem Team zu beginnen. Zoho Workplace schafft die Möglichkeit, über diese E-Mail eine Konversation wie in sozialen Medien zu führen. Benutzer können andere @erwähnen, sie in einem Vorschlag markieren und Gruppen erstellen, und andere können den Thread freiwillig kommentieren und darauf antworten, ohne jedes Mal, wenn eine Konversation hinzugefügt wird, die Posteingänge anderer zu überladen.

Andere Aspekte von Zoho Workplace, die dazu beitragen, Zusammenarbeitsbarrieren zu beseitigen, umfassen die Möglichkeit, Videos und Unternehmensforen direkt zu kommentieren, um Gespräche über nicht arbeitsbezogene Themen zu ermöglichen. Die Foren helfen Mitarbeitern, die sich vielleicht nicht persönlich sehen, offene Diskussionen über alles auf der Welt in einer Social-Media-ähnlichen Oberfläche zu führen.

Mit Team-Hangouts, ebenfalls eine Funktion von Zoho Workplace, können Benutzer Online-Team-Huddles mit einem Whiteboard erstellen, wo sie Diskussionen führen oder sogar Spiele in informellen Gesprächen spielen können, wie sie in physischen Pausenräumen und Kaffeestuben stattfinden. In der Zwischenzeit stellen Ankündigungskanäle sicher, dass die Benutzer nichts Wichtiges verpassen, was innerhalb des Unternehmens passiert.

Verbesserung des Mitarbeiterengagements

Zoho hat Funktionen in sein Workplace-Produkt integriert, um das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern und die Transparenz zu erhöhen. Mit Town Halls ermöglicht die Plattform Mitarbeitern und Führungskräften Gespräche und offene Diskussionen. Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten ehrliche Antworten von der Führung. Ein Unternehmen kann zu bestimmten Zeiten oder mit bestimmten Abteilungen über Zoho Workplace Town Hall Meetings abhalten.

Chatbots sorgen für Klarheit bei Prozessen und Workflows in Zoho Workplace. Unternehmensadministratoren können festlegen, wann sie Nachrichten senden oder unter welchen Umständen sie Mitarbeiter benachrichtigen möchten. Wenn beispielsweise eine bestimmte Art von Ausgaben genehmigt wird, sendet ein Chatbot möglicherweise eine sofortige Benachrichtigung an die Mitarbeiter, die diese Informationen benötigen. Ebenso würde bei einer Ticketzuweisung der zuständige Mitarbeiter auch sofort per Chatbot benachrichtigt.

Mit Dokumenten-Workflows können Benutzer benutzerdefinierte Überprüfungs- und Übermittlungsprozesse innerhalb des Unternehmens erstellen. Sie können wählen, wer die Artikel aus erster Hand überprüft und wie Vorschläge oder Korrekturen erfolgen, sowie wer das Dokument letztendlich unterschreibt.

Das Cloud-Management kann zu einer großen Hürde werden, wenn Mitarbeiter über alle Arten von Internetverbindungen remote arbeiten. Wie finden Mitarbeiter und Management die richtigen Dateien? Um dieses Problem zu lösen, hat Zoho Workplace eine Funktion namens Metadatenverwaltung eingeführt. Jedes Mal, wenn eine neue Datei hochgeladen wird, können Benutzer Zoho WorkDrive so einstellen, dass nach den zusätzlichen Eigenschaften dieser Datei gefragt wird, z. B. zu welchem ​​Kunden sie gehört oder zu welchem ​​Anbieter sie gehört.

Benutzer können auch eine Vielzahl zusätzlicher Informationen hinzufügen, sodass Dateien organisiert und leicht gefunden werden können.

„Wir möchten, dass sich jeder in der Organisation als Teil der Entscheidung fühlt, die über transparente Tools und unsere Produktsicherheit getroffen wird“, sagt Rafeek. „Wir haben eine Plattform für alles an einem Ort innerhalb von Zoho Workplace.“

Preise für Zoho Workplace

Zoho Workplace bietet einen vollständigen Satz von Tools, die für die Kommunikation und Zusammenarbeit benötigt werden, zu einer wettbewerbsfähigen Preisstruktur. Unternehmen mit fünf oder weniger Benutzern haben die Möglichkeit eines kostenlosen Plans mit eingeschränkten Funktionen. Unternehmen können für nur 1 US-Dollar pro Monat Benutzer zu einem Nur-Mail-Plan hinzufügen oder den Standardplan wählen und für 3 US-Dollar pro Benutzer und Monat auf Workplace-Funktionen zugreifen, die jährlich abgerechnet werden.

Möchten Sie auf den Professional-Plan mit mehr als dem dreifachen Speicherplatz pro Benutzer und der zehnfachen Menge an WorkDrive-Speicherplatz upgraden? Es sind immer noch nur 6 $ pro Benutzer und Monat. Der professionelle Plan bietet sogar eine 15-tägige kostenlose Testversion, und es ist keine Kreditkarte erforderlich.