يعد Zoho Workplace بتحسين الاتصال ومشاركة الموظفين

يمكن لموظفي الشركات الصغيرة الآن اصطحاب أجنحتهم المكتبية في أي مكان أثناء الوصول إلى المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والعمل عليها. لا يوفر Zoho Workplace وصولاً مختلطًا عن بُعد إلى أدوات الإنتاجية فحسب ، بل إنه يعزز تعاون الفريق من خلال السماح لأعضاء الفريق بالعمل معًا من أي مكان عن طريق استضافة الاجتماعات والندوات عبر الإنترنت ، فضلاً عن التعاون في الملفات في مساحة العمل.

يقول Rakeeb Rafeek ، مدير تسويق المنتجات الرئيسي في Zoho لتطبيقات Zoho Workplace: "نريد إدخال أشكال متعددة من الاتصال في نفس المكان من خلال توحيد أساليب اتصال المستخدم". "سواء كان ذلك من خلال الرسائل أو الدردشة عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات الصوتية المرئية أو الاجتماعات أو حتى قاعات المدينة ، لدينا نظام أساسي لكل شيء جاهز في نفس المكان داخل Zoho Workplace."

ما هو Zoho Workplace؟

إنها حزمة من تطبيقات الاتصال والتعاون المصممة لتقديم مجموعة كاملة من الحلول لتعزيز التعاون. يتميز Zoho Workplace بتطبيقات لتحسين البريد الإلكتروني وإدارة المستندات والعروض التقديمية والمحادثات والمزيد.

يشتمل Zoho Workplace على ثلاث مجموعات من التطبيقات البرمجية ، كل منها يضم تطبيقات ذات صلة مدمجة مع بعضها البعض. تتضمن بعض التطبيقات داخل Zoho Workplace ما يلي:

• كاتب زوهو
• ورقة Zoho
• عرض Zoho \
• Zoho WorkDrive
• اجتماع Zoho
• Zoho Mail
• زوهو كليك
• Zoho Connect

معادلة متوازنة

ومع ذلك ، يوفر Zoho Workplace للشركات الصغيرة أكثر من مجرد مجموعة من التطبيقات. لتوفير أفضل تجربة عمل مختلطة لمستخدميها ، قامت Zoho بتحديث Workplace لإنشاء معادلة متوازنة. نظرًا لأن مكان العمل الحديث يستمر في التطور بوتيرة سريعة ، فقد أدركت Zoho أن حل اليوم قد لا يمثل مشكلة غدًا.

بعد عامين من اضطراب مكان العمل المرتبط بالوباء ، تعلم الفريق في Zoho الكثير عن تحديات بيئات العمل البعيدة والهجينة. على سبيل المثال ، يفقد الموظفون المعينون حديثًا الذين يعملون على أساس بعيد تمامًا التفاعل مع الزملاء وقيادة الشركة.

يقول رفيق: "ينتهي بهم الأمر بإجراء عدد أقل بكثير من الاتصالات مع صاحب العمل والموظفين الآخرين في الشركة لأن كل شيء يتم جدولته بإحكام شديد". "إنهم إما يعملون بمفردهم أو يعملون في مكالمات جماعية مجدولة ، ولا يوجد شيء بينهما ، لذلك هناك فرص أقل للالتقاء ببعضهم البعض وإجراء تلك المحادثة العشوائية وبناء الثقة."

يقول رفيق إنه من الناحية المثالية ، تتمتع المؤسسة بمكان عمل متوازن. أدوات مثل Zoho Workplace تجعل ذلك ممكنًا من خلال توفير المرونة للعمل من المنزل أو المكتب أو في أي مكان يريدون.

بغض النظر عن وضع العمل الذي يختاره الموظف ، يجب أن يظل مكان العمل الهجين المثالي يخلق فرصًا متكافئة للتواصل غير الرسمي غير المنظم. ينجز Zoho Workplace هذا من خلال تقديم عمليات واضحة ومهام سير عمل لإضفاء مزيد من الوضوح على مؤشرات الشركة وأحداثها وما إلى ذلك.

ميزات Zoho Workplace

يتميز Zoho Workplace بمجموعة متنوعة من الإمكانات المضمنة في النظام الأساسي لتعزيز التواصل في بيئة عمل مختلطة ، بما في ذلك:

أوضاع عمل متعددة

افترض أن أحد الموظفين يعمل في مكتب وآخر يعمل من موقع بعيد. في هذه الحالة ، يتيح Zoho Workplace للجميع النقر ببساطة على صورة ملف تعريف من أي من تطبيقات التعاون الخاصة به لمعرفة ما إذا كان هناك مستخدم آخر في حالة بعيدة أو في المكتب. بفضل حالات العمل الواضحة هذه ، يمكن لعمليات التعاون التقدم بسلاسة وسرعة.

واجهة الاجتماع

قام Zoho Workplace أيضًا بتوحيد واجهات إعداد الاجتماع لاستيعاب الاجتماعات الشخصية والاجتماعات عن بُعد. بنفس الواجهة للمستخدمين الذين يعملون في أي وضع ، يقوم البرنامج بإنشاء عملية موحدة للجميع. يتمتع المستخدمون بالقدرة على اختيار الطريقة التي يريدون العمل بها وإعلام الآخرين بذلك.

تسجيلات الوصول المتكاملة

تتيح جميع المنتجات الموجودة في Zoho Workplace للمستخدمين تسجيل الوصول والسحب من العمل. بدلاً من الخروج إلى نظام أساسي لتجربة الموظف ، يمكن للمستخدمين ببساطة الاتصال بتطبيق إدارة الوقت وتسجيل الدخول إلى العمل أو خارج العمل من داخل أي من تطبيقات التعاون في Zoho.

تحسينات الأمان

يعد الأمن عاملاً ذا أهمية كبيرة عملياً لأي مؤسسة حديثة. باستخدام Zoho Workplace ، يمكن للموظفين العمل عن بُعد دون المساس بأنظمة الشركة أو بياناتها المؤمنة. يمكن للشركات الصغيرة التي تستخدم Zoho Workplace تزويد موظفيها بالمرونة للعمل من أي مكان مادي مع الحفاظ على راحة البال.

إدارة الجهاز

يعزز Zoho Workplace أمان الشركة من خلال إضافة عناصر تحكم في إدارة الجهاز إلى النظام الأساسي. يمكن لأصحاب العمل توزيع تطبيقات التعاون التي يختارونها على كل جهاز تملكه الشركة وتوزعه. يمكنهم أيضًا استخدام ميزات أمان إضافية مثل تعطيل لقطات الشاشة من داخل تطبيقات Zoho Workplace.

تحليلات

تم تضمين مجموعة كبيرة من التحليلات في التطبيقات المميزة في Zoho Workplace. يمكن للمستخدمين الوصول إلى الرؤى مثل متوسط ​​الحضور لكل قسم ومشاركة الموظف مع الملفات المشتركة. يتضمن Zoho Workplace عددًا كبيرًا من الذكاء والتحليلات أسفل معظم التطبيقات لمنح المسؤولين يدًا إضافية في تحديد مقدار المرونة التي يمكنهم تقديمها لموظفيهم.

إزالة حواجز التعاون

يساعد Zoho Workplace على بناء الثقة بين الموظفين من خلال إزالة حاجز التعاون. تم تصميم البرنامج للسماح للاتصالات غير الرسمية بالتدفق بحرية داخل الشركة. بالإضافة إلى عرض صورة ملف تعريف قابلة للنقر من كل تطبيق تعاون ، يمكن للمستخدمين إضافة تعليقات والرد على المحادثات بمجرد النقر على صورة الملف الشخصي واختيار ما إذا كنت تريد الاتصال بهم أو بدء محادثة فيديو أو حتى مراسلتهم مباشرة ... حتى من داخل وثيقة.

يساعد برنامج Zoho's Workplace أيضًا على تعزيز التعاون وإزالة الحواجز من خلال مشاركة البريد الإلكتروني. بمجرد أن يتلقى المستخدم بريدًا إلكترونيًا من بائع أو مستخدم آخر ، لا يتعين عليه التقاط لقطة شاشة أو نسخه في برنامج آخر لبدء محادثة مع فريقه. ينشئ Zoho Workplace القدرة على إجراء محادثة تشبه الوسائط الاجتماعية عبر هذا البريد الإلكتروني. يمكن للمستخدمين @ الإشارة إلى الآخرين ، ووضع علامة عليهم في اقتراح وإنشاء مجموعات ، ويمكن للآخرين التعليق والرد على سلسلة الرسائل بطريقة تطوعية ودون ازدحام البريد الوارد للآخرين في كل مرة يكون هناك إضافة إلى محادثة.

تشمل الجوانب الأخرى في Zoho Workplace التي تساعد على إزالة حواجز التعاون القدرة على إضافة تعليقات توضيحية مباشرة إلى مقاطع الفيديو ومنتديات الشركة للسماح بإجراء محادثات حول الموضوعات غير المتعلقة بالعمل. تساعد المنتديات الموظفين الذين قد لا يرون بعضهم وجهًا لوجه لإجراء مناقشات مفتوحة حول أي شيء في العالم في واجهة تشبه الوسائط الاجتماعية.

من خلال جلسات Hangout الجماعية ، وهي أيضًا ميزة في Zoho Workplace ، يمكن للمستخدمين إنشاء تجمعات جماعية عبر الإنترنت تتميز بلوحة بيضاء حيث يمكنهم إجراء مناقشات أو حتى ممارسة الألعاب في محادثة غير رسمية مثل تلك التي تحدث في غرف الاستراحة الفعلية وغرف القهوة. وفي الوقت نفسه ، تضمن قنوات الإعلان للمستخدمين عدم تفويت أي شيء مهم يحدث داخل الشركة.

تحسين مشاركة الموظفين

قامت Zoho بتضمين ميزات في منتج Workplace لتحسين مشاركة الموظفين وتعزيز الشفافية. مع قاعات المدينة ، تتيح المنصة للموظفين والقيادة إجراء محادثات ومناقشات مفتوحة. يمكن للموظفين طرح الأسئلة والحصول على إجابات صادقة من القيادة. قد تعقد الشركة اجتماعات مفتوحة من خلال Zoho Workplace في أوقات معينة أو مع أقسام معينة.

تضيف روبوتات الدردشة الوضوح إلى العمليات ومهام سير العمل داخل Zoho Workplace. يمكن لمسؤولي الشركة تحديد متى يريدون إرسال الرسائل أو تحت أي ظروف يريدون تنبيه الموظفين. لذلك ، على سبيل المثال ، إذا تمت الموافقة على نوع معين من النفقات ، فقد يرسل روبوت المحادثة إشعارًا فوريًا إلى العمال الذين يحتاجون إلى هذه المعلومات. وبالمثل ، إذا تم تعيين تذكرة ، فسيتم إخطار الموظف المناسب على الفور عبر chatbot.

باستخدام مهام سير عمل المستندات ، يمكن للمستخدمين إنشاء عمليات مراجعة وتقديم مخصصة داخل الشركة. يمكنهم اختيار من يراجع العناصر بشكل مباشر وكيف تحدث الاقتراحات أو التصحيحات ، بالإضافة إلى من يوقع المستند في النهاية.

يمكن أن تصبح إدارة السحابة عقبة رئيسية عندما يعمل الموظفون عن بُعد من خلال جميع أنواع اتصالات الإنترنت. كيف يعثر الموظفون والإدارة على الملفات الصحيحة؟ لحل هذه المشكلة ، قدم Zoho Workplace ميزة تسمى إدارة البيانات الوصفية. في أي وقت يتم فيه تحميل ملف جديد ، يمكن للمستخدمين تعيين Zoho WorkDrive للسؤال عن الخصائص الإضافية لهذا الملف ، مثل العميل الذي ينتمي إليه أو البائع الذي ينتمي إليه.

يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة مجموعة متنوعة من المعلومات الإضافية بحيث يمكن تنظيم الملفات وتحديد موقعها بسهولة.

يقول رفيق: "نريد أن يشعر كل فرد في المؤسسة بأنه جزء من القرار الذي يتم اتخاذه عبر أدوات شفافة وسلامة منتجاتنا". "لدينا نظام أساسي لكل شيء في نفس المكان داخل Zoho Workplace."

تسعير Zoho Workplace

يقدم Zoho Workplace مجموعة كاملة من الأدوات اللازمة للتواصل والتعاون وفق هيكل تسعير تنافسي. الشركات التي لديها خمسة مستخدمين أو أقل لديها خيار خطة مجانية ذات ميزات محدودة. يمكن للمؤسسات إضافة مستخدمين إلى خطة البريد فقط مقابل دولار واحد فقط شهريًا ، أو اختيار الخطة القياسية والوصول إلى ميزات Workplace مقابل 3 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، ويتم إصدار فاتورة بها على أساس سنوي.

هل تريد الترقية إلى الخطة الاحترافية بأكثر من ثلاثة أضعاف مساحة التخزين لكل مستخدم و 10 أضعاف مساحة WorkDrive؟ لا يزال 6 دولارات فقط لكل مستخدم شهريًا. تقدم الخطة الاحترافية إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 15 يومًا ، ولا يلزم وجود بطاقة ائتمان.