人力資源軟件要求和 2023 年使用的最佳 HRIS
已發表: 2023-05-29人力資源軟件通過簡化陽光下的每個人力資源流程，改變了公司管理員工的方式。
也稱為人力資源信息系統 (HRIS)，這種平台有助於運行工資單、進行調查、組織文書工作等。 這樣，您可以節省時間、減少錯誤並遵守勞動法。
但這並不是 HRIS 所做的全部。 它們的功能還支持人力資源的戰略方面。 您可以通過 HR 應用程序舉辦培訓、活動、表彰計劃等。
市面上有許多 HR 解決方案——有些比其他的要好得多——因此很難為您的企業選擇最完美的解決方案。 為了幫助您解決問題，我們創建了一份全面的 HR 軟件要求和功能清單，供您留意。
此外，我們讓您了解我們的首選，並告訴您您需要了解的所有信息，以便您立即開始使用。
關鍵要點
- 人力資源團隊必須運行和管理許多耗時的手動任務，例如工資單、福利、記錄保存等。
- 優秀的 HR 軟件提供了簡化 HR 流程的工具——節省您的時間和精力，並幫助您避免代價高昂的錯誤。
- 選擇 HR 軟件時，請考慮您需要的關鍵功能、預算和技術要求等因素。 諮詢 HR 和 IT 以獲取他們的意見。
- Connecteam 是市場上最好的 HRIS，以合理的成本提供大量工具。
什麼是人力資源軟件/HRIS？
HR 軟件，也稱為人力資源信息系統 (HRIS)，是一個廣義術語，指的是簡化和自動化 HR 任務和流程的數字工具。 申請人跟踪、工資單和文件管理系統都是人力資源軟件工具的例子。 這些可以單獨使用，也可以在一個全面的 HR 管理解決方案中一起使用。
一些軟件支持員工自助服務。 例如，員工可以自行入職或上傳自己的文書工作，從而為您節省時間和麻煩。
此外，HRIS 還有助於收集反饋、培訓員工、管理他們的績效等。 通過這種方式，該軟件簡化了手動任務並支持員工敬業度和保留率。
HRIS 是基於雲的，最好的 HRIS 擁有自己的移動應用程序，因此員工、經理和人力資源團隊可以從任何地方訪問它們。
為什麼需要人力資源軟件？
人力資源軟件提供了許多強大的好處。 通過使用這些工具，您可以：
節省時間並消除麻煩
人力資源軟件簡化了手動且耗時的人力資源任務。 它實現這一目標的一種方式是為員工提供自助服務工具。 員工可以使用他們的應用程序自行入職並上傳強制性文件。 他們還可以使用他們的應用程序輕鬆訪問重要文檔，例如福利政策、員工手冊等。
此外，員工可以使用桌面或移動應用程序從任何地方使用桌面或移動應用程序檢查他們的日程安排，通過選擇開放班次、上下班打卡、請求休假等進行自我安排。
減少代價高昂的錯誤並遵守勞動法
人力資源軟件的時間跟踪功能可以準確告訴您應為員工支付多少小時的工資，從而減少解決成本高昂的多付或少付工資的情況。 您還可以檢查員工是否沒有超過加班限制，是否按照法律要求進行休息和休假。
好的人力資源軟件還可以讓您安全地存儲員工文件和記錄。 訪問權限可確保機密數據永遠不會落入錯誤的人手中。
文檔管理使文件井井有條，並在文件過期時通知您。 這樣，您可以確保員工執照和記錄是最新的。 此外，您還可以避免記錄重複或缺失等錯誤。
保持員工的參與度和積極性
人力資源軟件可以輕鬆獎勵和認可員工的貢獻。 例如，您可以通過一對一或群聊向員工發送感謝信息。 社交提要是公開表揚或獎勵（如月度最佳員工）的好地方。 感到被重視和欣賞的員工更有可能在工作中投入和積極主動，並願意為公司的成功超越自我。
人力資源軟件有時也提供培訓工具。 這些使您能夠維持一支技術嫻熟、知識淵博的員工隊伍。 此外，它們是保持員工學習新技能並與公司一起成長的積極性的好方法。 好的軟件還可以讓你跟踪員工的表現，這樣你就可以通過額外的培訓來支持那些可能達不到預期的人。
你可知道？
Connecteam 在應用程序中內置了一個很棒的員工獎勵計劃。 用可以兌換禮品卡的數字代幣獎勵表現最好的員工。
與不斷增長的員工隊伍保持聯繫——甚至是虛擬的
一些 HRIS內置了帶有個人或群組聊天功能的即時消息。 公司新聞提要也是與團隊成員分享重要更新和公告的好方法。
這些工具可幫助您與員工保持聯繫，即使他們分佈在不同地點。 此外，它還可以幫助員工彼此保持聯繫，保持社區感和歸屬感，即使在一家成長中的公司中也是如此。
跟踪員工數據和見解
HRIS 中的調查工具可讓您輕鬆收集員工對公司文化、工作實踐等的反饋。 這些見解可以幫助您解讀員工在工作中保持敬業度和滿意度所需的條件。
調查對所有公司都很有價值，但對分散的勞動力更是如此，因為您可以快速收集員工的意見，無論他們或您身在何處。 回復會自動保存到雲端，因此您可以隨時重新訪問它們並將它們與下一次調查進行比較以跟踪進度。
此外，一些軟件提供現場投票，可用於收集員工對公司決策的實時投票。 這使每個人都感到被包容並致力於公司目標。
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閱讀我們關於成功進行員工調查的最佳實踐的深入指南。
選擇合適的 HR 軟件解決方案的 6 個技巧
有這麼多可用選項，選擇正確的 HR 軟件解決方案可能會很棘手且令人困惑。 使用這 6 個技巧來幫助縮小搜索範圍並做出正確的決定。
定義您的目標和功能要求
每家公司對其 HR 軟件的目標都略有不同。 例如，您的目標可能是自動化工資單，因為它佔用了您團隊太多的時間。 或者，一項員工調查可能表明您的員工對他們的角色感覺不盡如人意，因此您正在尋找提高敬業度水平的工具。
在任何情況下，確定您想要解決的問題，並使用可幫助您解決問題的工具對 HRIS 進行優先排序。
此外，在做出決定時，請考慮您公司的規模和行業。 對於成長中的團隊，選擇支持更多用戶的軟件。 例如，您可能需要為員工文檔考慮更多的存儲容量。 同樣，像建築這樣的行業可能需要側重於安全性和合規性的功能。
最後，如果您針對不同的目的使用不同的工具，請確保它們相互集成。 例如，如果您的時間跟踪工具與您的薪資應用程序集成，您可以在不將數據從一個應用程序移動到另一個應用程序的情況下進行支付。 更好的是，選擇一個一體化的 HR 軟件解決方案，這樣您就不需要同時處理多個應用程序。
請參閱下面的關鍵要求和功能的完整列表，以更好地了解現有的 HR 軟件選項。
考慮最終用戶並確保系統適合他們
想想解決方案的最終用戶是誰。 在大多數情況下，該軟件將由經理、工人和人力資源團隊使用。
我們建議尋找易於設置且易於使用的軟件。 這樣，即使您的技術不太精通的團隊成員也可以毫無問題或錯誤地使用它。
此外，尋找具有良好客戶支持的解決方案。 即使使用用戶友好的軟件，您和您的員工在使用該應用程序時也可能需要額外的支持。 在使用 HRIS 之前查看客戶服務響應時間和有效性的評論。
你可知道？
Connecteam 的客戶服務團隊親力親為、知識淵博且回复迅速。 您可以從您的應用程序輕鬆提出問題或使用實時聊天功能提問。
決定你的預算
人力資源軟件的定價方式各不相同。 一些應用程序對一定數量的用戶收取固定費用，而其他應用程序可能按每個用戶每月報價。 價格也可以從實惠到昂貴不等。 但昂貴並不總是意味著更多的功能。
考慮您願意在 HR 軟件上花多少錢，以及您希望從中獲得什麼價值。 此外，在做出決定時請考慮用戶數量。 例如，擁有許多用戶的公司可能會發現固定費用定價比按用戶成本定價更有價值。
專家提示：
查看以更低價格提供更多功能的應用程序，這樣您就可以物有所值。 Connecteam 提供所有關鍵的人力資源管理功能以及更多功能，起價僅為每月 29 美元，最多可供 30 位用戶使用。
讓關鍵決策者和中小企業參與
諮詢內部和外部主題專家 (SME)，了解選擇哪些功能。 您的人力資源團隊和經理可能很清楚需要使用人力資源軟件解決哪些痛點。
此外，在選擇軟件之前與您的 IT 團隊交談，因為他們可以指導您確定該解決方案是否適合您的公司。 他們將通過評估功能、用戶友好性等來做到這一點。 他們還將確保軟件滿足貴公司的技術要求。
進行競爭對手研究
對滿足您要求的所有 HR 軟件進行徹底研究。 通過查看每個平台的網站開始您的研究，該網站將列出主要特性和功能以及定價計劃（在大多數情況下）。
但是，請記住，這些網站可能不會讓您很好地了解系統可能存在的不足之處，例如用戶友好性或客戶支持響應時間。
通過查看 Capterra 等網站上的現有客戶評論來繼續您的研究。 您會看到平台的總體評級、主要功能、優缺點等。
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閱讀我們關於 2023 年最佳 HRIS 系統的指南，包括主要功能、評論、定價以及優缺點。
申請免費試用和/或演示
查看 HR 應用程序是否符合您的需要和要求的最佳方法是對其進行測試。 尋找提供免費試用的軟件，這樣您就可以探索它必須提供的所有功能。 免費計劃是評估產品的另一種好方法，但免費計劃並不總是可以訪問所有功能。
最後，如果軟件沒有免費試用版或免費計劃，請讓銷售團隊為您提供產品演示。 雖然這不會讓您以自己的方式或按照自己的步調使用產品，但它仍然會讓您對主要功能和用戶體驗有所了解。
你可知道？
Connecteam 提供 14 天免費試用，因此您可以在升級到付費計劃之前探索其所有功能。 它還為擁有 10 個或更少用戶的小型企業提供終身免費計劃。
關鍵人力資源軟件要求和功能清單
選擇您的 HR 軟件時，請注意這些關鍵功能和技術注意事項。
時間跟踪、數字時間表和薪資管理
偉大的軟件將有一個內置的時鐘，員工可以用來打卡和下班並跟踪他們的上班時間。
然後，系統將能夠使用工人的準確時間條目生成自動時間表。 您可以使用這些應用程序的工資單集成將它們用於無縫的員工付款。 這消除了工資核算的麻煩，並減少了創建手動工資核算報告所帶來的代價高昂的錯誤。
專家提示：
尋找 HRIS，例如 Connecteam，其時鐘精確到秒。 這可確保時間條目和時間表盡可能準確。
文件管理
尋找能夠讓您輕鬆安全地上傳、存儲和管理的軟件 您所有的人力資源文件和人事記錄。
您還應該尋找具有智能警報的平台，這些平台會在文件（例如工作許可證或執照）到期時通知您。 這樣，文件始終是最新的並且您的企業保持合規。
存儲限制
不要讓存儲限制影響您將所有重要的 HR 和員工文件存儲在一個中央位置的能力。 尋找具有高存儲容量的軟件——或者，理想情況下，完全沒有存儲限制——並允許您上傳非常大的文件。
福利管理
借助優秀的人力資源軟件，您可以從一個地方提供和管理所有福利。 選擇可讓您提供和跟踪帶薪休假 (PTO)、靈活工作、心理健康休假、休假支出等的軟件。
此外，尋找一個 HRIS，使您能夠在同一個應用程序中存儲您的福利政策。 這樣，工作人員可以在需要時輕鬆訪問它們——讓您不必自己查找信息並與他們共享信息。
招聘和入職功能
當您手頭有出色的任務管理工具時，招聘會變得無縫且高效。 您公司的招聘團隊應該能夠在一個地方訪問他們的任務以及註釋和信息。 借助 HR 軟件，您可以分配招聘和僱用任務、發送提醒並掌握最後期限。
此外，尋找使入職變得容易的工具。 例如，自定義表單可讓您收集有關新員工的信息，而文檔中心可用於存儲他們的記錄。
培訓和開發工具
一些 HRIS 允許您創建自定義培訓課程並將其分配給新員工和現有員工。 您應該能夠提醒員工完成強制性合規培訓，甚至提供可選培訓課程以幫助他們成長。 這可以讓您的團隊保持敬業度和技能。
績效管理
績效管理工具（如員工時間表、反饋工具和調查功能）可幫助您跟踪和存儲員工績效評估。 您可以使用這些來識別和提拔或獎勵頂尖人才。 相反，您可以發現那些落後並需要更多支持的員工。
識別和獎勵功能
通過這些，您可以感謝員工對公司的貢獻。 好的軟件支持私人和公共僱員的認可。 尋找允許個人感謝信以及公司範圍內的大喊大叫的選項。
有些軟件甚至有內置的獎勵，例如禮品卡、可以兌換有形物品的數字代幣等。
調查和民意調查
調查和民意調查使您能夠聽到員工的意見，即使是那些位於其他地方或工作時間與您不同的員工。
這些工具可讓您定期（或在需要時）創建和運行員工調查，並獲得是/否、多項選擇題和開放式問題的答案。 與此同時，投票可以幫助您收集對公司決策的實時投票。
員工有機會表達他們的想法和意見，這讓他們感到被傾聽和重視。 您可以使用這些見解來完善您的 HR 產品。
團隊溝通工具
應用程序內聊天可讓您在一對一或群組設置中與您的員工保持聯繫。 他們還為員工提供了一種與同事建立牢固工作關係的媒介。
一些平台還有新聞源，您可以在其中發佈公司範圍內的更新。
整合能力
與您已經使用的其他軟件集成的解決方案可以為您節省大量時間和精力。
例如，如果您使用 QuickBooks Online 運行工資單，最好選擇直接與 QuickBooks Online 集成的 HRIS，例如 Connecteam。 這樣，您就無需下載工資單報告並將其移動到另一個平台。 您可以使用集成輕鬆運行工資單。
基於雲和移動訪問
人力資源軟件是基於雲的，這意味著它的所有數據都在線存儲，並且可以通過互聯網連接從任何地方訪問。
最重要的是，我們建議選擇一個也有自己的移動應用程序的解決方案。 今天的員工精通智能手機，應該能夠在任何地方使用人力資源工具。
數據安全
隨著越來越多的數據法規出台，找到一個可以幫助您保持合規性的解決方案非常重要。 查找對所有數據進行端到端加密的軟件。
此外，可讓您自定義用戶權限的應用程序可確保機密信息不會落入壞人之手。
員工自助服務
人力資源軟件不僅僅供經理或人力資源專業人員使用。 為了讓您節省時間和精力的功能，工作人員也需要能夠訪問自助服務工具。 例如，應該允許他們點擊自我引導流程並為您提供重要信息。
同樣，他們應該能夠自己將記錄上傳到應用程序，並在需要時下載公司文件。
你可知道？
Connecteam 甚至允許員工在經理批准或不批准的情況下從空缺班次中挑選。 這樣，他們就可以根據自己的喜好（例如可用性和位置）安排工作。
使用 Connecteam 管理您的員工隊伍
Connecteam 是最好的一體式 HRIS 。 它使您可以從一個統一的平台管理所有 HR 流程，無需購買多種不同的軟件解決方案來滿足員工的需求。
此外，它直觀、高度可定制，並且具有桌面和移動應用程序，因此工作人員可以在任何地方使用它。
下面詳細介紹 Connecteam 的主要人力資源管理功能：
內置時鐘和自動時間表
借助 Connecteam，員工可以使用任何台式機或移動設備打卡上班和下班。 時鐘將他們的時間記錄到秒，他們可以收到自動提醒以防止時間被盜。 如果員工忘記打卡上班或下班，他們也可以手動輸入時間。
使用 Connecteam 的GPS 位置跟踪功能，您可以查看員工的實時位置，並確保他們在工作時間內位於需要的位置。 還有一個地理圍欄功能，您可以使用它在工作場所周圍創建數字邊界，並將打卡時間限制在這些位置。
Connecteam 然後獲取這些員工時間日誌並自動生成數字時間表，您和您的員工都可以在將它們發送到工資單之前查看這些時間表。
與流行的薪資軟件集成以實現無縫支付
Connecteam 提供與 Gusto 和 QuickBooks Online 的直接集成，以實現無壓力的工資單處理。
或者，您可以輕鬆導出時間表以與您選擇的薪資軟件一起使用。
這可以節省您手動創建工資報告的時間。 它還可以防止代價高昂的錯誤以及與員工圍繞薪酬發生的糾紛。
安全的文檔管理，讓您井然有序且合規
Connecteam 讓您 通過可自定義的用戶訪問權限，從一個安全的位置存儲和管理您的所有 HR 文檔和人事檔案。 這是保持員工 W-4 和 I-9 等文件井井有條並防止記錄重複或丟失等錯誤的好方法。 此外，您可以上傳任何大小的文件，而且沒有存儲限制。
此外，您還可以為員工執照、工作許可證和證書等文件設置到期日期。 當這些到期時，您會收到通知，以便及時審查和續訂，幫助您遵守相關法律法規。
員工福利集中管理方便
借助 Connecteam，您可以從一個地方管理和管理您公司的利益。 例如，您可以提供 PTO 並創建自定義休假政策。 員工可以直接從應用程序申請休假，例如休假、事假和任何其他類型的休假。 您可以立即審查和批准請求，休假時間會自動添加到員工的日程安排中。
此外，Connecteam 的拖放式安排工具使換班變得容易，使您能夠為員工提供靈活性。 員工還可以在您同意或不同意的情況下選擇空缺班次，並分享他們的任何輪班偏好。
最後，員工可以通過知識庫輕鬆獲取醫療保險和退休福利等福利政策。 它可以保存對您公司的運營很重要的所有文件。
員工可以在旅途中完成的培訓課程
您可以在 Connecteam 中創建和分配自定義培訓課程。 可以選擇在培訓課程中添加測驗，使學習變得有趣和吸引人，您還可以跟踪進度並向員工發送完成課程的提醒。
Connecteam 培訓還針對移動使用進行了優化，因此工作人員可以在任何地方完成他們的模塊。
全面了解工作經歷、績效評估等
員工時間表功能顯示每個員工的關鍵就業里程碑。 您可以查看工作經歷、績效評估、加薪和晉升等。
全面了解這些里程碑有助於您密切關注員工的進展情況以及您還可以做些什麼來支持他們。
可以在幾分鐘內創建和發布的調查和民意調查
Connecteam 的調查工具可以輕鬆創建和運行員工調查。 您可以從模板中選擇或自定義您自己的調查——包括格式化它以與您公司的品牌保持一致。 Connecteam 會提醒員工完成他們的調查，並允許匿名回復以最大限度地參與並鼓勵誠實。
您還可以使用實時投票功能收集員工的實時投票。 例如，您可以詢問員工對下一個團隊異地地點的意見。
量身定制的認可和獎勵讓員工保持積極性
借助 Connecteam，您可以使用應用內聊天私下向員工發送感謝信息。 您還可以使用公司新聞提要進行公開宣傳，這有助於在整個組織內推動卓越文化。 此外，Connecteam 讓您可以用數字代幣獎勵員工，他們可以用這些代幣兌換禮品卡。
用於回答人力資源查詢和共享信息的應用程序內通信工具
Connecteam 的工作聊天使您能夠在個人或群組對話中立即與員工聯繫。 您可以實時回答任何員工問題，並為您的團隊提供他們所需的支持，無論他們或您在何時何地工作。
此外，Connecteam 的新聞源功能使您可以在幾秒鐘內將重要更新發送給一組員工或整個公司。 您可以安排帖子以確保最大的覆蓋面。 此外，您可以跟踪員工對您的更新的反應和評論，讓您進一步了解他們的參與度。
還有更多
除了人力資源工具，Connecteam 還提供一系列運營和溝通工具。 它是真正的多合一工作管理解決方案！
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結論
HR 軟件也稱為人力資源信息系統 (HRIS)，可幫助簡化公司的 HR 流程。 他們提供的工具可以自動執行時間跟踪、工資單、福利等，因此您不必在手動流程上浪費時間。
當今有許多可用的 HR 軟件解決方案，選擇正確的解決方案可能很困難且令人困惑。 在縮小選擇範圍之前，請考慮您的目標、需要的功能和預算。 在做出最終選擇之前，您還應該查看集成功能、客戶支持和用戶友好性。
我們的建議是使用 Connecteam——當今最好的 HRIS 系統。 它在一個平台上提供您需要的所有人力資源工具，起價僅為每月 29 美元，最多可供 30 位用戶使用。 員工人數不超過 10 人的小型企業可以終身完全免費使用 Connecteam，所有新客戶都可以通過 14 天的免費試用來試用它。
常見問題
哪個軟件最適合人力資源？
Connecteam 是最好的人力資源管理軟件。 它具有強大的工具，可讓您在一個中央位置跟踪員工的工時、運行工資單以及管理福利和 HR 文檔。 Connecteam 還可以幫助您通過反饋、培訓、溝通等工具吸引員工。
什麼是數字人力資源技術？
數字人力資源技術是指用於簡化人力資源流程的不同軟件。 其中一個例子是基於雲的文檔存儲，它允許您在線存儲員工記錄和文件並隨時訪問它們。