Başarılı Bir Bilgi Aktarım Planı Nasıl Oluşturulur ve Yürütülür?

Çalışanlarınızı son derece yetenekli ve bilgili tutmak, işlerinde başarılı olmalarına nasıl yardımcı olduğunuzdur. Nihayetinde, kuruluşunuzun başarılı olmasına da bu şekilde yardımcı olursunuz. Bilgi aktarımı, bunu yapmanın basit bir yoludur.

Bilgi transferi, aksilikleri, yanlış iletişimleri ve kritik bilgi kaybını önlemek için ekip üyeleri arasında bilgi ve becerilerin paylaşılması sürecidir. Yerinde sağlam bilgi aktarım süreçlerine sahip olduğunuzda, tüm bunlardan kaçınabilir ve ekibinizdeki herkes için bilgilere erişimi kolaylaştırabilirsiniz.

Ancak bilgi transferini mümkün kılmak için bir plana ihtiyacınız var.

Bu kılavuzda, sağlam bir bilgi aktarım planının nasıl oluşturulacağını ve bunun işletmenize nasıl yardımcı olabileceğini tartışıyoruz.

Başlamanıza yardımcı olacak kullanışlı bir şablon da ekledik.

Bilgi Aktarımı Nedir?

Bilgi transferi , işinizin bir bölümü ile diğeri arasında bilgi veya bilgi paylaşımı için resmi bir süreç ve bir dizi özel etkinliktir.

Bu, yöneticiler ve çalışanlar arasında paylaşım veya eşler arası paylaşım gibi görünebilir. Ekibinizin bir üyesi şirketten ayrıldığında bilgi paylaşmak anlamına da gelebilir.

Bilgi transferinin amacı, bilgi kaybını önlemektir . Genellikle bu, zımni veya açık bilgi olarak kategorize edilen farklı türden bilgileri şirketinizdeki kişilerle paylaşmak gibi görünür. Ayrıca çalışanlar ayrıldığında bilgi boşluklarının doldurulmasına yardımcı olabilir ve işletmenizdeki fazlalığı azaltmak için birden çok departmanın entegrasyonunu destekleyebilir.

Genel olarak bilgi transferi, görevlerin, bilgilerin, belgelerin, süreçlerin, fikirlerin ve daha fazlasının dolaşımını içerir. Bahsedildiği gibi, bilgi transferi 2 ana bilgi türünü içerir: zımni ve açık bilgi.

İşte her birinin dökümü:

Örtülü (veya örtülü) bilgi

Örtülü veya örtülü bilgi, çalışanların sözlü veya yazılı olarak iletmesi veya aktarması zor olan bilgileri ifade eder. Bir kişinin sezgilerini, deneyimlerini ve gözlemlerini içerir.

Örtülü bilgi olarak kabul edilen beceri örnekleri şunları içerir:

• Mantıksal tahminlerde bulunma yeteneği
• Beden dili ve mizah
• Görünürde insanları tanıma yeteneği
• Duygusal zeka
• Belirli diller hakkında bilgi
• Liderlik özellikleri

Örtülü bilgi aynı zamanda daha uzmanlaşmış ve kişiseldir çünkü bir kişinin zihninde depolanır. Temel olarak bilişsel süreçler (gözlem, yansıma, sezgi ve daha fazlası gibi) ve uygulama yoluyla elde edilir.

Örtülü bilgiyi aktarmanın en iyi yolu , yüz yüze etkinlikler veya toplantılardır . Bu, zımni bilgiyi verenlerin ve alanların sık sık etkileşime girmesine izin verir. Bu da karşılıklı güven oluşturmaya yardımcı olur.

Açık bilgi

Açık bilgi, hızlı bir şekilde kaydedilen, kodlanan ve paylaşım ve aktarım için ifade edilen herhangi bir bilgidir. Açık bilgiyi belgelemek ve kaydetmek, zımni bilgiye kıyasla çok daha kolaydır.

Açık veya zımni bilgilerle mi uğraştığınızı bilmek zor olabilir. Şöyle düşünün: Açık bilgi, insanlar arasında paylaşılan ve ifade edilen dolaysız bilgidir .

Neredeyse her zaman açıkça belgelenmiştir, genellikle yazılı biçimdedir. Örneğin, standart bir işletim prosedürü (SOP) veya üç aylık dönem için bir pazarlama raporu olabilir. SOP'lerin yanı sıra, işe alım belgeleri ve nasıl yapılır kılavuzları da açık bilgi olarak kullanılabilir.

Dört ana bilgi aktarımı türü

Bilgi transferinde 2 tür bilgi bulunurken, bilgi transferinin kendisinde 4 ana tip vardır. Bunlar:

• Zımniden zımnene: Somut olmayan bilginin bir kişiden veya gruptan, bu bilgiyi zımni bir biçimde tutan diğerine aktarılmasını içerir.
• Örtülüden açıklığa: Dışsallaştırma da denir. Toplantı notlarında birinin kişisel içgörülerini fiziksel olarak belgelemek gibi zımni bilgiyi açık bilgiye dönüştürmeyi içerir.
• Açıktan açığa: Fiziksel bir raporun sayısallaştırılması gibi mevcut açık bilgiden yeni bilgi oluşturmayı içerir.
• Açıktan zımniye: İçselleştirme olarak da adlandırılır. Açık bilgiyi, onu akıllarında tutan bir kişiye veya gruba öğretmeyi içerir. Bir örnek, bilgileri zihinsel olarak saklayacak olan bir ekiple İK politikalarını paylaşan bir kişi olabilir.

Bilgi transferi neden önemlidir?

Bilgi aktarımının çok sayıda farklı faydası vardır ve bu da onu işletmeler için önemli kılar.

Birincisi, yeni işe alınanları belirli rollerinde eğitirken zaman yönetiminin iyileştirilmesine yardımcı olur. Ekibiniz bilgi aktarımına katıldığında, yöneticiler işe alım ve eğitim sırasında kaybedilen ve kafası karışan zaman kaybetmeyen yeni çalışanlarla paylaşılacak kesin bilgileri bilir. Ayrıca, etkili bilgi aktarımı, ekibin geri kalanına yeni işe alınanları tanıtmak gibi işe alıştırmanın diğer yönlerine odaklanmak için zamanınızı serbest bırakır.

Bilgi aktarımı, çalışanlarınızın gelişmesine de yardımcı olur . Şirketinizde bilgi aktarımı standart bir uygulama olmasaydı, sahip olamayacakları şekillerde büyüyerek, kuruluştaki diğer kişilerden beceri ve bilgi öğrenebilirler.

Ek olarak, bilgi aktarımı, mevcut çalışanların ayrılan ekip üyesi rolüne geçişine yardımcı olur . Personel sirkülasyonu ile uğraşırken bile şirketinizin önemli bilgileri korumasına yardımcı olur.

Aynı zamanda, tüm çalışanlarınızı rollerinde başarılı olmaları için daha iyi donatır ve daha üretken olmalarına yardımcı olur.

Bunun yanı sıra bilgi transferi, yeniliği teşvik ettiği için önemlidir. Bu, yeni fikirlere, daha motive çalışanlara, daha iyi bir iş itibarına, daha güçlü müşteri memnuniyetine ve daha fazlasına yol açabilir.

Son olarak, bilgi aktarımı süreci genellikle bilgiyi depolamak için bilgi kaybını önlemeye yardımcı olan merkezi bir yer oluşturmayı içerir. Bu, önemli veri parçalarının ekip üyeleri tarafından kaybolması, silinmesi veya göz ardı edilmesi olasılığını azaltır.

Bilgi Aktarım Planları Nelerdir?

Bilgi aktarım planları, işletmelerin bilgileri kuruluşun bir bölümünden diğerine taşımasına yardımcı olan stratejilerdir. Çoğu durumda bu, bilgileri bir kişiden veya departmandan diğerine taşımak gibi görünür.

Temel olarak, bu planlar bilgi paylaşımı için yol haritalarıdır ; bilginin ne olduğunu, nasıl paylaşılacağını, kimin paylaşacağını ve kimin alacağını detaylandırır.

Bilgi aktarım planları, yazılı belgeler veya sözlü olarak paylaşılan stratejiler olabilir. Her durumda amaç aynıdır: bilginin bir organizasyon içinde başarılı bir şekilde transfer edilmesini sağlamak.

Bu planlar genellikle 4 temel aşamadan oluşur:

1. Anahtar bilgiyi tanımlayın
2. Bu bilgiyi yakalayın
3. Bilgiyi belgeleyin
4. bilgiyi paylaşın

Bu aşamalar, işletmelerin bilgileri kaybetmeden veya yanlış yorumlamadan bilgiyi bir kişiden veya departmandan diğerine taşımasına olanak tanır.

Bilgi Aktarım Planlarının Faydaları

Sağlam bir bilgi aktarımı stratejisi oluşturup uygulamaktan yararlanabileceğiniz çeşitli yollar vardır. Bilgiyi toplamanız ve yaymanız için gereken süreyi hızlandırabilir, fikirleri diğer departmanlara daha iyi dahil edebilir, şirketinizde inovasyonu hızlandırabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Ayrıca size yardımcı olabilirler:

İş yeri üretkenliğini ve verimliliğini artırın

Bu planlar, bilgi paylaşımını kolaylaştırarak çalışanların işlerini yapabilmeleri için gerekli bilgilere erişmelerini kolaylaştırıyor. Soru sorarak veya diğer departmanlarla iletişim kurarak zaman kaybetmezler . Bu onlara işlerine odaklanmaları için daha fazla zaman verir.

Ayrıca daha iyi kararlar almalarını ve sorunları daha hızlı ve daha verimli bir şekilde çözmelerini sağlar. Bu, çalışanlarınızın ve kuruluşunuzun üretken kalmasını sağlar.

Aynı zamanda, çalışanlar temel bilgilerle donatıldıklarında, işi ilk seferde doğru yapmak için daha iyi hazırlanırlar. Bu onları hata yapmaktan ve işlerinin belirli kısımlarını yeniden yapmak zorunda kalmaktan kurtarır .

İşbirliğini geliştirin

Bilgi aktarım planları , departmanların birlikte çalışmasını da kolaylaştırabilir . Farklı departmanların üyeleri arasında sorunsuz bilgi paylaşımını kolaylaştırarak, daha büyük şirket başarısı için birbirlerinin bilgisini, becerilerini, fikirlerini ve daha fazlasını kullanmalarını sağlarlar.

Ek olarak, bu planlar bilgilerin sisteme çekilmesini önler. bir departman. Bunun yerine, ihtiyaç duyduklarında ekip üyeleri ve departmanlar arasında bilgi paylaşımı için yürürlükte olan bir süreç vardır. Bu, şirket içindeki bilgilere genel erişimi iyileştirir ve bu da işbirliğini her yerde daha sorunsuz hale getirir.

Etkileşimi artırın

Bilgi aktarım planları, deneyimli meslektaşların ve konu uzmanlarının şirketinizdeki diğer kişilerle daha kolay bilgi paylaşmasına yardımcı olur. Bu, çalışanlarınızı daha önce duymamış olabilecekleri ve heyecanlanabilecekleri fikirlere, becerilere ve bilgilere maruz bırakır.

Bu, yeni becerilere olan ilgiyi artırabilir ve çalışanlarınızı mevcut işlerinde daha iyi hale getirebilecek veya yeni sorumluluklar alma konusunda beceri sahibi olabilecek profesyonel gelişim fırsatlarını takip etmeye teşvik edebilir. Bu yeni kıvılcımlanan ilgi, çalışanları motive eder ve karşılığında onları daha ilgili hale getirir.

Bilgi Aktarımı Planına Neler Dahil Edilir?

Tanımların dışında, bir bilgi aktarım planına nelerin dahil edileceğini tartışalım.

Genel olarak, iyi bir bilgi aktarım planı şunları içerecektir:

• Temel amaç: Bu bilgiyi aktarmanın nihai amacı nedir?
• Açıkça tanımlanmış bilgi: Neyi paylaşmayı hedefliyorsunuz? Bilgi zımni mi yoksa açık mı?
• Bilgiyi kim paylaşıyor: Bilgiye sahip olan kişi, ekip veya departman kim?
• Bilgiyi kim alıyor: Bilginin verileceği kişi, ekip veya departman kim?
• Bilgi aktarımından kimler yararlanır: Paylaşılan bilgilerden, veren ve alan dışında başka kimler yararlanır?
• Metodoloji: Bilgiyi nasıl paylaşacaksınız? Örneğin, akıl hocalığı, eşli çalışma veya gölgeleme seçebilirsiniz.
• Araçlar: Bilgi paylaşımını kolaylaştırmak için hangi araçları kullanacaksınız? Örneğin, dijital işbirliği platformları, öğrenim yönetim sistemleri veya çevrimiçi bilgi tabanları.
• Son tarih: Bilgilerin ne zaman paylaşılması gerekiyor?
• Konum: Bilgiler nerede saklanacak? Örneğin, Google Drive veya Dropbox gibi bir bilgisayar veritabanında mı yoksa dosya dolabı gibi fiziksel bir yerde mi saklanacak?
• Takipler: İlerlemeyi izlemek ve geri bildirim toplamak için bilgi paylaşımına dahil olanlarla nasıl takip edeceksiniz?
• Ölçüm: Bilgi transferinin başarısını nasıl ölçecek ve nicelleştireceksiniz?

Bu soruları yanıtlamak, bilgiyi kimin, nasıl, ne, neden, ne zaman ve nereye aktaracağını tanımlamanıza yardımcı olacaktır. Herkesin takip edebileceği etkili bir planı kolaylıkla geliştirebilirsiniz.

Alakasız bilgileri hariç tutun

Bir bilgi aktarım planına neleri dahil etmeniz gerektiğini bilmenin yanı sıra, neleri dahil etmemeniz gerektiğini bilmek de önemlidir. Bu, hangi bilgilerin amacınızla ilgili olmadığına bakmak ve onları masadan kaldırmak anlamına gelir.

Örneğin, şirketinizin işe alım politikaları hakkında bilgi aktardığınızı varsayalım. Bu durumda, işten çıkarmalar ve fesihlerle ilgili politikalar gibi doğrudan işe alımla ilgili olmayan diğer İK bilgilerini dışarıda bırakmak isteyeceksiniz.

Aksi takdirde ekip üyelerini bunaltabilir ve yeni bilgileri özümseyip kullanmalarını zorlaştırabilirsiniz.

7 Adımda Bir Bilgi Aktarım Planı Yürütün

Sorunsuz bir süreç sağlamak için kullanışlı bir bilgi aktarımı kontrol listesi hazırladık. Aşağıda özetlenen yedi adımın her biri, neyin başarılması gerektiği konusunda size net bir rehberlik sağlayacaktır.

Haydi konuya girelim ve bilgi aktarımını çocuk oyuncağı haline getirmeye başlayalım.

1. Adım: Hedeflerinizi ve ihtiyaçlarınızı belirleyin

Bir bilgi aktarım planı oluşturmanın ilk adımı, hedefinizi belirlemek ve toplamanız gereken bilgileri bulmaktır.

Bir hedef belirlemek genellikle hangi kişilerin veya departmanların bilgi kaybına karşı savunmasız olduğuna ve hangi bilgilerin korunması gereken kritik bilgi olduğuna bakmayı içerir. Ayrıca bu bilgilerden kimin sorumlu olduğuna ve onu korumak için gerçekten bilgi aktarımına ihtiyacınız olup olmadığına da bakmanız gerekir.

Örnek bir hedef, mevcut bir çalışanı ayrılan bir ekip üyesinin pozisyonunu devralmak için gereken bilgi ve becerilerle donatmak olabilir. Veya, işbirliğini geliştirmek için satış departmanınızın pazarlama departmanınızdan beceri ve özellikler öğrenmesini sağlamak.

Oradan, hangi bilgileri toplamanız gerektiğini belirleyebilirsiniz . Bir kişinin veya grubun günlük olarak kullanması gereken bilgiye bakın. Rolleri veya ekiplerinin veya departmanlarının işlevi için ne gerekiyor? Çoğunlukla liderlik becerileri gibi zımni bilgi mi, yoksa ağır makine kullanma becerileri gibi açık bilgi mi?

Ayrıca hangi bilginin belirli kişilere veya departmanlara özel olduğunu da anlamalısınız . Her ekibin nasıl çalıştığını ve hangi ekip üyelerinin veya departmanların diğerlerinin de bilmesi gereken görevleri nasıl yapacağını bildiğini düşünün. İnsanların bir görevi tamamlamaya çalışırken sıkışıp kaldıklarında genellikle kimlerden yardım istediğini de düşünebilirsiniz. Bu kişilerden bilgi toplamak isteyeceksiniz.

Son olarak, ekip üyeleri arasında paylaşılması gereken bilgilerin bir listesini çıkarabilir ve bunu bilgi aktarım planınıza not edebilirsiniz.

2. Adım: Bilgileri toplayın

Ardından, bilgileri gerçekten toplamanız gerekecek.

Bu yanıltıcı olabilir çünkü hem zımni hem de açık bilginin bir karışımıyla uğraşıyor olabilirsiniz. Bu, bilgi toplamak için çeşitli yöntemler kullanmanız gerekeceği anlamına gelir, örneğin:

• Doğrudan gözlem/iş gölgeleme yürütme (zımni bilgi için harikadır)
• Video izlemek veya kaydetmek (zımni bilgi için yararlıdır)
• Röportaj yapma (zımni bilgi için harika)
• Çalıştaylar ve bilgilendirme oturumları (hem zımni hem de açık bilgi için yararlıdır)
• Yazılı belgelere bakmak (açık bilgi için harikadır)
• İşbirliği platformlarında paylaşılan belgelere bakma (hem zımni hem de açık bilgi için kullanışlıdır)
• Politika ve prosedür kılavuzlarını gözden geçirme (açık bilgi için harika)
• Ses kayıtlarını dinlemek veya yakalamak (zımni bilgi için harika)
• Anket yapma (hem zımni hem de açık bilgi için yararlıdır)
• Odak grupları veya grup tartışmaları düzenlemek (hem zımni hem de açık bilgi için yararlıdır)

3. Adım: Bilgileri düzgün bir şekilde saklayın

Tüm bu bilgilere sahip olduğunuzda, onu bir yerde saklamanız gerekecek. Bilgileri bir dosya dolabı gibi fiziksel olarak veya dijital olarak saklayabilirsiniz.

Her iki durumda da, belirli bilgi parçalarını dijital veya fiziksel biçimde olacak şekilde yazıya dökmeniz gerekebilir .

Örneğin, belirli bir görevin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bir video izlediyseniz ve bilgiyi fiziksel bir yerde tutacaksanız, bunu bir USB'de depolamak isteyeceksiniz. Fiziksel yazılı notlarınız varsa ve bilgileri dijital olarak saklıyorsanız, notları saklamadan önce dijitalleştirmeniz gerekir.

Gizlilik ve depolama düzenlemelerine de dikkat etmelisiniz . Bilgi topladığınızda, bir kısmı hassas veriler içerebilir. Bilgilerinizi nasıl saklamayı seçtiğinizi etkileyebilecek tüm güvenlik ve gizlilik düzenlemelerini okuduğunuzdan emin olun.

4. Adım: Araçlarınızı seçin

Bilgiyi aktarmaya başlamadan önce, bunu yapmak için hangi araçları kullanacağınıza karar vermelisiniz .

Bu araçlardan bazıları, yazılı eğitim materyalleri veya yüz yüze bir eğitim oturumu için gerekli donanımlar gibi fiziksel olabilir. Diğerleri, Zoom gibi video konferans platformları veya etkileşimli sunumlar yapmanızı sağlayan yazılımlar gibi dijital olabilir.

Araçlarınızı seçmek için, aktarmayı amaçladığınız bilgileri paylaşmanın en iyi yolunu düşünün. Örneğin, bir satış görevlisinin sezgisel müşteri hizmetleri becerileri gibi zımni bilgileri aktarmak için bir video konferans platformu kullanmak en iyisi olabilir. Bir restoranı gece kapatmak için uygun prosedür gibi açık bilgiler için yazılı belgeler ideal olabilir.

Bilgi aktarım süreciniz sırasında fiziksel ve dijital araçların bir karışımını kullanmanız gerekebileceğinin farkında olun ve buna göre plan yapın.

5. Adım: Metodolojinizi seçin ve aktarımı gerçekleştirin

Ardından, teslimat için bir metodoloji seçme zamanı.

Aralarından seçim yapabileceğiniz bir dizi farklı bilgi aktarımı sağlama yöntemi vardır. Bunlar şunları içerir:

• Mentorluk: Örtük bilgiyi paylaşmak için harikadır, bu, daha deneyimli bir kişinin daha az deneyime sahip birini eğitmesini içerir.
• İş gölgeleme: Yeni öğrenenlerin, bilgiyi nasıl uygulamaya koyduklarını görmek için günlük iş rutinlerini sürdürürken bir kişiyi gölgede bırakmalarına izin vermek.
• Eşler arası öğrenme: Örtülü ve açık bilgiyi paylaşmak için çiftler veya gruplar halinde çalışmayı içerir.
• İş başında eğitim veya rehberli deneyim: Deneyimli bir çalışanın başka bir ekip üyesini normal iş günlerinde görevler, en iyi uygulamalar ve daha fazlası hakkında eğitmesini içerir. Bu, hem zımni hem de açık bilginin aktarılmasına yardımcı olur. Kinestetik veya "uygulamalı" öğrenenler için harika.
• Eğitmen liderliğinde öğrenme: Adından da anlaşılacağı gibi, bu, konu uzmanı veya çok yetenekli bir çalışanın belirli bir konuyu başkalarına öğretmek için bir öğrenme oturumunu yönetmesidir. Bu, yüz yüze (fiziksel bir sunum veya dersle) veya çevrimiçi (dijital bir sunum veya ders ile) olabilir.
• Simülasyonlar ve rol oynama alıştırmaları: Bu yöntemle, bireyler kontrollü bir ortamda bir çalışma durumuna katılırlar. Bu onlara uygun beceri ve davranışları öğretir. Bu yöntem, zımni bilgiyi aktarmak için iyi çalışır.
• E-öğrenme ve teknoloji liderliğinde öğrenme: Bu, bilgiyi paylaşmak için videolar, dijital eğitim materyalleri, sınavlar ve diğer dijital etkinlikler içeren dijital platformların kullanılmasını içerir.
• Video eğitimi: Önceden kaydedilmiş veya canlı bir eğitmenin sanal dersleri bir bireye veya gruba dikte etmesini içerir.
• Koçluk: Bu, daha deneyimli bir çalışanın becerilerini geliştirmek, bilgilerini geliştirmek ve iyi performans göstermelerini sağlamak için başka bir ekip üyesiyle yakın bir şekilde çalışmasıdır.
• Sosyal katılım: Çalışanların bilgi aramasına ve bilgi aktarımını teşvik etmek için birbirleriyle iletişim kurmasına olanak tanıyan etkileşimli bir platform kullanmayı içerir.

Unutmayın, bunlar farklı bilgi aktarım metodolojilerinden sadece birkaç örnektir. Başarılı bir bilgi aktarımı sağlamak için işletmeniz için en anlamlı olanları seçmeniz gerekecek.

Seçtiğiniz metodolojiye bağlı olarak, geri dönüp bilgi aktarım planınıza yeni araçlar eklemeniz gerekebilir .

Metodolojinizi (veya metodolojilerinizi) seçtikten sonra, bilgi transferinizi gerçekleştirin!

6. Adım: Aktarımın başarısını ölçün

Bilgi aktarım programınızı tamamladıktan sonra sıra başarısını ölçmeye gelir.

Öncelikle, aktarımın başarılı olduğunu gösterecek temel performans göstergelerini (KPI'lar) belirlemeniz gerekir. Bazı örnekler şunları içerir:

• İyileştirilmiş müşteri memnuniyeti anketleri
• Daha az ürün hatası
• Görevleri tamamlamada artan üretkenlik veya verimlilik
• Geliştirilmiş uyumluluk veya düzenlemelere bağlılık
• Belirli süreçlerde daha az hata yapılır
• Daha hızlı müşteri hizmetleri yanıt süreleri

Bunları bilgi aktarım planınıza not edin, ardından aktarımınızın sonuçlarını bunlarla karşılaştırın . Çalışanlarınız başarılı mı, yoksa hedefi mi kaçırdılar? Aktarılması gereken daha fazla bilgi veya tanımlanması gereken iyileştirme alanları var mı?

Bu değerlendirme, bilgi aktarım süreçlerinizin etkili olmasını sağlamanın anahtarıdır.

7. Adım: Geri bildirim toplayın

Son olarak, ilgili tüm tarafları takip etmelisiniz. Bilgiyi paylaşan kişi veya kişilerle, onu alanlarla, aktarılan bilgiden yararlanan diğer kişilerle ve süreçte rol oynayan diğer herkesle temas kurun.

Yüz yüze, telefonla, e-posta ile veya anlık mesajlaşma yoluyla kontrol edebilir ve çalışanlarınızın süreçle ilgili düşünce ve görüşlerini isteyebilirsiniz. Hatta çalışanlarınızdan geri bildirimlerini isteyen bir anket oluşturup paylaşabilirsiniz.

Takip, neyin işe yaradığına ve neyin iyileştirilebileceğine dair size değerli bilgiler verebilir. Bu da şirketinizde bir daha bilgi paylaşmanız gerektiğinde yaklaşımınızı iyileştirmenize yardımcı olabilir.

Bilgi Aktarımı Şablonu

Her şirket farklı olduğu için evrensel bir bilgi aktarım planı yoktur. Ancak başlangıç ​​noktası olarak temel bir bilgi aktarım planı şablonu kullanmak harika bir fikirdir. İşletmeniz için işe yarayan etkili bir strateji oluşturmak için özelleştirebilirsiniz.

Başlamak için kullanabileceğiniz bir bilgi aktarımı şablonu hazırladık:

Connecteam İşletmenizde Bilgi Aktarmanıza Nasıl Yardımcı Olabilir?

Bir bilgi aktarım planının en önemli bileşenlerinden biri, bilgi paylaşmak için ihtiyaç duyacağınız metodolojiler ve araçlardır. Hepsi bir arada bir çalışma ve bilgi yönetimi platformu olan Connecteam, bilgi paylaşımını kolaylaştıran çeşitli araçlar sunar.

Birkaç öne çıkana bir göz atalım.

Özelleştirilmiş eğitim yoluyla bilgi paylaşın

Yeni başlayanlar için Connecteam, bilgi paylaşımını çocuk oyuncağı haline getiren güçlü çalışan eğitim özellikleri sunar.

Kendi eğitim materyallerinizi oluşturabilir ve yükleyebilir, sıfırdan veya Connecteam'in şablonlarından birini kullanarak özel kurslar oluşturabilirsiniz. Videolar, resimler, sesli notlar ve daha fazlasını ekleyin. Ardından, çalışanların eğitim bilgilerini ne kadar iyi akıllarında tuttuklarını ölçmek için bir test yapın. Ayrıca, çalışanların bunalmadan eğitimi tamamlamasını kolaylaştırmak için modülleri bölümlere ayırabilirsiniz.

Çalışanlar, kurslara ve materyallere mobil cihazlarından veya masaüstü bilgisayarlarından erişebilir ve Connecteam'i kullanabilecek çalışan sayısında herhangi bir sınırlama yoktur. Birkaç ekibi veya tüm şirketinizi eğitin!

Resim: connectam eğitim özelliğinin resmini ekleyin

Ayrıca Connecteam'in eğitim özellikleri, bilgi aktarım planınız için bir metodoloji görevi görebilir . E-öğrenme modülleri, video eğitimi, eğitmen liderliğindeki oturumlar ve daha fazlasını doğrudan platform üzerinde oluşturabilir ve depolayabilirsiniz. Connecteam'in yüz yüze eğitim oturumları planlamak için kullanabileceğiniz bir etkinlik yönetimi özelliği bile vardır.

Tüm bunlar, kuruluşunuz içinde daha sorunsuz bilgi aktarımına yol açar.

Bilgi merkezi aracılığıyla bilgileri depolayın ve bilgilere erişin

Connecteam'in bilgi merkezi özelliği, bilgi aktarımının depolama yönünü yönetmenize olanak tanır. Şirketinizin tüm önemli bilgilerini, çalışanların fiziksel konumlarından bağımsız olarak kolayca erişebilecekleri tek bir merkezi konumda saklayın.

Bilgi tabanının diğer birkaç özelliği şunları içerir:

• Depolama sınırlaması yoktur , böylece ihtiyacınız olduğu kadar depolayabilirsiniz.
• Uçtan uca veri şifreleme , böylece verileriniz korunur ve gizlilik düzenlemelerine uyar.
• Otomatik veri senkronizasyonu , böylece sakladığınız bilgilerin hiçbir zaman eskimediğini bilirsiniz. Son değişiklikler her zaman belgelere yansıtılır!
• Özel kullanıcı izinleri , böylece hangi çalışanların hangi dosyaları görüntüleyebileceğini belirleyebilirsiniz.

Uygulama içi sohbet ve güncellemeler özelliğini kullanarak çalışanları bilgilendirin

Connecteam'in iletişim araçları, şirketiniz için bilgi aktarım sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

İlk olarak, yerleşik sohbet özelliği, sizin ve ekip üyelerinizin bire bir veya grup görüşmelerinde birbirinizle gerçek zamanlı olarak iletişim kurmanıza olanak tanır. Bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde aktarmak için videolar, resimler, sesli notlar ve dosya ekleri içeren mesajlar gönderin.

Ayrıca, kuruluşunuzdaki herkesle veya yalnızca belirli çalışan gruplarıyla bilgi paylaşmanıza olanak tanıyan güncellemeler özelliği de vardır. Departmana, fonksiyona, ada ve diğer faktörlere göre bilgileri kimin alacağını seçebilirsiniz.

Bir yönetici olarak gönderilerinizin kaç kez görüntülendiğini görebilirsiniz ve Connecteam, bilgilerin gözden kaçmaması için çalışanların cihazlarına bildirimler ve hatırlatıcılar gönderir.

Bu özelliklerin her ikisi de, bilgileri kuruluşunuz genelinde kolayca yaymayı mümkün kılar ve bilgi aktarım planınızı yürütmek için kullanabileceğiniz araçlar olabilir.

Anketler ve anketlerle geri bildirim toplayın

Bilgi aktarım süreçleriniz hakkında çalışanlardan geri bildirim toplamak için Connecteam'in anket ve yoklama özelliğini de kullanabilirsiniz.

Platform anket şablonları sağlar, ancak evet/hayır, çoktan seçmeli ve açık uçlu sorular dahil olmak üzere çeşitli farklı soru türlerini kullanarak kendi anketinizi kolayca oluşturabilirsiniz. Anketleri tamamlamaları için çalışanlara otomatik hatırlatıcılar gönderme seçeneği de vardır.

Çözüm

Bilgi transferi, bir kuruluş içindeki ekip üyeleri arasında bilgi paylaşımını içerir. İletişimi geliştirmeye ve bilgiyi daha erişilebilir hale getirmeye yardımcı olur. Bunu yapmak için, yerinde bir bilgi aktarım planına sahip olmak çok önemlidir.

Sağlam bir bilgi aktarım planı, bilgi aktarım sürecini net, özlü ve etkili bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olur. İşletmenizde üretkenliği, işbirliğini, çalışan katılımını ve daha fazlasını artırmaya yardımcı olabilir.

Aktardığınız bilgi türü ne olursa olsun, bu makalede sunduğumuza benzer adım adım bir kılavuzu izlemeniz önemlidir. Şirketinizde bilgi paylaşımını daha da kolaylaştırmaya yardımcı olması için Connecteam gibi bir dijital iş yönetimi aracı kullanmanızı da öneririz.

Connecteam'i bugün kullanmaya başlayın!  

SSS

Bilgi aktarımının temel amacı nedir?

Bilgi aktarımının birincil amacı, bir şirket içinde bilginin yayılmasını ve bilgiye erişimi iyileştirmektir. Sonuç olarak, bilgi kaybını önlemeye yardımcı olur, işbirliğini teşvik eder, verimliliği artırır ve daha fazlasını yapar.

4 tür bilgi aktarımı nedir?

4 tür bilgi aktarımı vardır:

• zımnen zımnen
• Açıktan zımnen
• Açıktan açığa
• zımnen açık

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun