Dijital İş Akışları ve Formlar Operasyonel Verimliliği Nasıl Sağlayabilir?

Süreçleri otomatikleştirmek ve standart hale getirmek her işletme için önemli olan bir şeydir. İş akışları, çalışanlarınızın mobil uygulamalarından raporları, formları, kontrol listelerini, istekleri ve daha fazlasını doldurmasına olanak tanır.

Günlük iş akışları ile çalışanlar işlerini daha verimli ve etkin bir şekilde yaparken aynı zamanda kural ve düzenlemelere uyum sağlarlar.

Görev yönetimi için kalem ve kağıttan, panolardan ve kayıt defterlerinden hareket etmek, süreçleri otomatikleştirmenin pek çok avantajını sunar. Örneğin:

• CEO'lar ve yöneticiler, zamanlarının yaklaşık %20'sini, operasyonel verileri analiz etmek ve durum raporlarını incelemek de dahil olmak üzere otomatikleştirilebilecek işlere harcıyor.
• İş süreçleri ile ilgili olarak, şirketlerin %60'ı zamanlarının yaklaşık %30'unu otomasyonla kurtarabilir. Satış fırsatları oluşturmak, evrak işlerini onaylamak ve belgeleri işlemek, otomasyon yoluyla size zaman kazandırabilecek görevlerden sadece birkaçıdır.
• Pazar araştırma şirketi IDC, şirketlerin verimsiz süreçler nedeniyle her yıl gelirlerinin %20 ila %30'unu kaybettiğini söylüyor.
• Çalışanların 1/2'si hareket halindeyken belgelere erişmek ve bunları düzenlemek istediklerini belirtti.

Dijital iş akışlarının ve operasyonel kontrol listelerinin, operasyon otomasyonu için değer sağlayan 4 temel niteliğe sahip olduğuna inanıyoruz:

Haftalık bir kontrol listesi, bir olay raporu veya yakın tarihli bir ilke sürümünün onayı olsun, iş akışları ekibiniz için her zaman kullanılabilir ve yalnızca birkaç tıklamayla doldurulması kolaydır, bu nedenle iş operasyonları otomasyonunu artırmak çok daha kolaydır.

Varsayılan olarak, tüm geçmiş bilgilere aranabilir ve düzenli bir şekilde erişmenizi sağlayan her iş akışı girişi dosyalanır, böylece daha sonra toplanan bilgilerden ilgili raporları arayabilir, dışa aktarabilir veya oluşturabilirsiniz.

İş akışları bilgileri yalnızca toplamaz, aynı zamanda harekete geçebilmeleri için ilgili paydaşlara otomatik olarak iletir. Müdahale ve iletişim yükünü azaltmak, işletmenizi daha verimli ve daha üretken hale getirmek.

Bir yönetici olarak, iş akışları size durumları izleme, girişleri imzayla onaylama ve daha fazlasını sağlar, böylece ekip üyeleriniz tarafından tetiklenen takip eylemini takip edebilirsiniz.

Şimdi dijital iş akışlarının bazı gerçek örneklerine bakalım.

Tüm bunları somutlaştırmak için, dijital iş akışlarının bazı gerçek müşteri örneklerine bakalım. İş akışları ve dijital formlar, genel olarak birkaç temel kategoriye ayrılabilir:

İş akışı örnekleri : "Site açma kontrol listesi", "Sürüş öncesi kontrol listesi", "Aylık güvenlik kontrol listesi".

Avantajlar: Operasyonel kontrol listeleri, varsayılan olarak, tüm ekip üyeleri aynı raporlama biçimine bağlı kaldığı için kuruluşunuz genelinde standardizasyonu belirler.Operasyonel verimliliği artırır, hizmet seviyesini yükseltir ve daha fazla dikkat gerektirebilecek istisnaları işaretlemenize yardımcı olur.

Örnek olarak, mağaza müdürü Bob, mağazada olmasa bile herhangi bir zamanda cep telefonundan bugünün açılış kontrol listesini görebilir ve olası istisnalar hakkında işlem yapabilir.

İş akışı örnekleri : "Olay raporu", "Güvenlik tehlikesi raporu", "Kaza raporu"

Avantajlar: Raporlama iş akışları, herhangi bir zamanda herhangi bir yerden hızlı ve ayrıntılı raporlamaya olanak tanır ve hızlı yanıt verilmesini sağlar.

Örnek olarak, Jessie meydana gelen bir olayı bildirdiğinde, yöneticisi otomatik olarak gerçek zamanlı olarak bilgilendirilir ve olay ayrıntılarının, görüntülerin ve sahadan konumların bir pdf kopyasını alır.

İş akışı örnekleri : "Site Denetimi", "Sağlık ve Güvenlik Denetimi", "Ekip performans denetimi"

Avantajlar: Denetim raporları, denetçinin bulgularını belgelemesini, denetim sürecini standartlaştırmasını ve ayrıca kuruluşun her yerinden tüm denetimleri dijitalleştirerek, erişilebilir ve karşılaştırılabilir hale getirerek zaman içinde ve kuruluş genelinde sonuçları izlemesini kolaylaştırır.

Örnek olarak, Rob bir restoran tesisinde Sağlık ve Güvenlik denetimi yürüttüğünde, önceki sonuçları değerlendirmek için önce geçen yılki denetime bakar ve ardından, bir iyileştirme eğilimi veya daha fazla eylem olup olmadığını raporuna dahil edebilir. takımın standartlarını yükseltmek için gereklidir.

İş akışı örnekleri : "Çalışan defteri onayı," Günlük COVID19 Sağlık beyanı", "Tek tip politika kabulü".

Avantajlar: Oku ve İmzala iş akışları, uyumluluk standartlarını karşılamanızı ve ekibinizin dahili protokolleriniz ve yönergelerinizle güncel olmasını sağlamak için ekibinizden hızlı ve belgelenmiş bir yanıt almada çok etkilidir.Oku ve İmzala iş akışları, formu kimin doldurduğunu tam olarak görmenizi sağlar ve ekibinizden %100 uyumluluğa ulaşabilmeniz için, yalnızca tamamlamayan ekip üyeleriyle anlık bildirimlerle takibi kolaylaştırır.

Örnek olarak, İK'dan Elise, tüm ekibinin şirketin Çalışan El Kitabı'ndaki son güncellemelerden haberdar olmasını istiyor. Bu nedenle, ilgili bilgileri detaylandıran bir oku ve imzala iş akışı yayınlıyor ve 24 saatten kısa bir süre içinde tüm ekibinden onay alabiliyor. Ayrıca uyumluluk amacıyla belgeleme sağlamak için doldurulan her formun bir PDF kopyasını indirir.

İş akışı örnekleri : 'Bakım bileti açma', 'Geri ödeme formu', 'Stok siparişi', 'Hızlı bilet bildirme'.

Avantajlar: Biletleme iş akışlarıyla, her ekip üyesi, destekleyici görüntülerin yüklenmesi ve diğer gerekli bilgiler dahil olmak üzere ilgili tüm bilgileri kolaylıkla doldurabilir ve belgeleyebilir.Tüm çağrılar otomatik olarak belgelenir, dosyalanır ve düzenlenir, böylece ekip daha sonra yanıt verebilir ve gerektiğinde bunlara göre hareket edebilir.

Örnek olarak, James, ekip üyelerine onaylanan masrafların geri ödenmesinden sorumlu bir kontrolördür. Bordro yapma zamanı geldiğinde, geri ödeme iş akışı tablosuna bakar ve geçen aya ait tüm girişleri görür, ardından ödenen tüm masrafları işaretleyebilir ve hatta gerekirse ilgili ekip üyelerinden açıklama isteyebilir. Kayıt tutmak için tüm faturaları indirir ve bir sonraki görevine geçer.

Ticari operasyon otomasyonu için dijital iş akışlarının gücü

İş akışları, her ekip için harika bir araçtır ve zamandan tasarruf, standardizasyon, bilgi akışı, uyumluluk ve daha fazlası açısından büyük değer sağlar. Kurulumu kolaydır ve herkes için işleri kolaylaştırdıkları için ekip üyeleri tarafından büyük ölçüde benimsenirler.