디지털 워크플로 및 양식이 운영 효율성을 높이는 방법

프로세스를 자동화하고 표준화하는 것은 모든 비즈니스에서 중요한 것입니다. 워크플로를 통해 직원은 모바일 앱에서 보고서, 양식, 체크리스트, 요청 등을 모두 채울 수 있습니다.

일상적인 워크플로를 통해 직원은 규칙과 규정을 준수하면서 업무를 보다 효율적이고 효과적으로 수행할 수 있습니다.

작업 관리를 위해 펜과 종이, 클립보드 및 일지에서 이동하면 프로세스 자동화의 많은 이점이 제공됩니다. 예를 들어:

• CEO와 관리자는 운영 데이터 분석 및 상태 보고서 검토를 포함하여 자동화할 수 있는 작업에 거의 20%의 시간을 할애합니다.
• 비즈니스 프로세스와 관련하여 기업의 60%가 자동화를 통해 약 30%의 시간을 절약할 수 있습니다. 영업 리드 생성, 서류 승인 및 문서 처리는 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있는 작업 중 일부에 불과합니다.
• 시장 조사 기관인 IDC에 따르면 기업은 비효율적인 프로세스로 인해 매년 매출의 20~30%를 잃고 있습니다.
• 작업자의 1/2은 이동 중에 문서에 액세스하고 편집하기를 원한다고 말했습니다.

디지털 워크플로 및 운영 체크리스트에는 운영 자동화에 가치를 제공하는 4가지 핵심 특성이 있다고 생각합니다.

주간 체크리스트, 사고 보고서 또는 최근 정책 릴리스 확인 여부에 관계없이 팀은 항상 워크플로를 사용할 수 있으며 몇 번의 클릭만으로 쉽게 채울 수 있으므로 비즈니스 운영 자동화를 훨씬 쉽게 높일 수 있습니다.

기본적으로 모든 워크플로 항목이 정리되어 검색 가능하고 체계적인 방식으로 모든 기록 정보에 액세스할 수 있으므로 나중에 수집된 정보에서 관련 보고서를 검색, 내보내기 또는 생성할 수 있습니다.

워크플로는 정보를 수집하는 데 그치지 않고 관련 이해관계자가 조치를 취할 수 있도록 정보를 자동으로 전달합니다. 응답 및 통신 오버헤드를 줄여 비즈니스를 보다 효율적이고 생산적으로 만듭니다.

관리자로서 워크플로는 상태를 추적하고 서명으로 항목을 확인하는 등의 기능을 제공하므로 팀 구성원이 트리거한 후속 작업을 추적할 수 있습니다.

이제 디지털 워크플로의 몇 가지 실제 예를 살펴보겠습니다.

이 모든 것을 현실로 만들기 위해 디지털 워크플로의 실제 고객 사례를 살펴보겠습니다. 워크플로 및 디지털 양식은 다음과 같은 몇 가지 주요 범주로 광범위하게 분류할 수 있습니다.

워크플로우 예시 : '현장 개방 체크리스트', '주행 전 체크리스트', '월간 안전 체크리스트'.

장점: 기본적으로 운영 체크리스트는 모든 팀원이 동일한 보고 형식을 준수하므로 조직 전체의 표준화를 지시합니다.운영 효율성을 높이고 서비스 수준을 개선하며 추가 주의가 필요할 수 있는 예외를 표시하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어, 매장 관리자인 Bob은 주어진 시간에 모바일에서 오늘의 오프닝 체크리스트를 확인하고 그가 매장에 없더라도 잠재적인 예외 사항에 대해 조치를 취할 수 있습니다.

워크플로우 예시 : '사고신고', '안전사고신고', '사고신고'

장점: 보고 워크플로를 통해 언제 어디서나 신속하고 상세한 보고가 가능하고 빠른 대응이 가능합니다.

예를 들어 Jessie가 발생한 사건에 대해 보고하면 그녀의 매니저는 자동으로 실시간으로 알림을 받고 현장에서 사건 세부 정보, 이미지 및 위치가 포함된 PDF 사본을 받습니다.

워크플로우 예시 : '현장 감사', '안전보건 점검', '팀 성과 감사'

장점: 감사 보고서를 사용하면 조직 전체의 모든 감사를 디지털화하여 액세스하고 비교할 수 있도록 하여 감사자가 결과를 쉽게 문서화하고 검사 프로세스를 표준화하며 시간 경과에 따라 조직 전체에서 결과를 추적할 수 있습니다.

예를 들어, Rob이 식당 현장에서 건강 및 안전 감사를 수행할 때 그는 먼저 작년의 감사를 살펴보고 이전 결과를 평가한 다음 개선 추세나 추가 조치가 있는 경우 보고서에 포함할 수 있습니다. 팀의 기준을 높이는 데 필요합니다.

워크플로 예시 : '사직서 인정, '일일 코로나19 건강 선언', '균일 정책 수락'.

장점: 읽기 및 서명 워크플로는 팀으로부터 신속하고 문서화된 응답을 받아 규정 준수 표준을 충족하고 팀이 내부 프로토콜 및 지침을 최신 상태로 유지하는 데 매우 효율적입니다.읽기 및 서명 워크플로는 양식을 완성한 사람에 대한 완전한 가시성을 제공하고 팀에서 100% 규정 준수에 도달할 수 있도록 양식을 완료하지 않은 팀원에 대해서만 푸시 알림으로 쉽게 후속 조치를 취할 수 있도록 합니다.

예를 들어 HR의 Elise는 모든 팀이 회사 직원 핸드북의 최신 업데이트를 최신 상태로 유지하기를 원합니다. 따라서 그녀는 관련 정보를 자세히 설명하는 읽기 및 서명 워크플로우를 발행하고 24시간 이내에 모든 팀으로부터 승인을 수집할 수 있습니다. 그녀는 또한 규정 준수를 위한 문서화를 위해 작성된 모든 양식의 PDF 사본을 다운로드합니다.

워크플로 예 : '정비 티켓 열기', '상환 양식', '재고 주문', '스피드 티켓 보고'.

장점: 티켓팅 워크플로를 사용하면 모든 팀원이 지원 이미지 및 기타 필요한 정보 업로드를 포함하여 모든 관련 정보를 쉽게 작성하고 문서화할 수 있습니다.모든 티켓은 자동으로 문서화, 정리 및 구성되므로 나중에 팀에서 필요에 따라 응답하고 조치를 취할 수 있습니다.

예를 들어, James는 승인된 비용에 대해 팀 구성원에게 상환할 책임이 있는 컨트롤러입니다. 급여를 지급할 시간이 되면 환급 워크플로 테이블을 보고 지난 달의 모든 항목을 확인한 다음 지불된 모든 비용을 표시하고 필요한 경우 관련 팀원에게 설명을 요청할 수도 있습니다. 그는 기록 보관을 위해 모든 송장을 다운로드하고 다음 작업으로 이동합니다.

비즈니스 운영 자동화를 위한 디지털 워크플로우의 힘

워크플로는 시간 절약, 표준화, 정보 흐름, 규정 준수 등의 측면에서 막대한 가치를 제공하는 모든 팀을 위한 훌륭한 도구입니다. 설정하기 쉽고 모든 사람이 작업을 더 쉽게 수행할 수 있기 때문에 팀원들이 많이 채택합니다.