คู่มือฉบับเต็มสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

เมื่อคุณคิดถึงการสื่อสาร คุณอาจจินตนาการถึงการสนทนากับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน

อย่างไรก็ตาม ในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพหลายๆ แห่ง การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ

ดังนั้นการสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไรกันแน่?

การสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไร?

การสื่อสารอย่างเป็นทางการหมายถึงช่องทางการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งใช้สำหรับข้อมูล คำสั่ง และคำแนะนำอย่างเป็นทางการ

เมื่อข้อมูลไหลผ่านช่องทางการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างเป็นระบบ ช่องทางเหล่านี้อาจเป็นการสื่อสารในแนวนอนแบบเห็นหน้าระหว่างพนักงานในระดับเดียวกันหรือการสื่อสารในแนวทแยงระหว่างพนักงานในระดับต่างๆ

เป้าหมายของการสื่อสารอย่างเป็นทางการคือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความมีความชัดเจนและรัดกุม และเข้าถึงบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

แม้ว่าการสื่อสารอย่างเป็นทางการอาจดูใช้เวลานานเมื่อเทียบกับการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ แต่สิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจคือการรักษาระเบียบและโครงสร้าง

ช่องทางการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้ายังช่วยสร้างสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานระดับสูงสามารถออกคำสั่งหรือคำแนะนำแก่พนักงานระดับล่างได้

รูปแบบทั่วไปของการสื่อสารที่เป็นทางการ ได้แก่ อีเมล จดหมาย รายงาน บันทึกช่วยจำ และการนำเสนอ

การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นส่วนสำคัญของสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพเนื่องจากช่วยให้มั่นใจได้ว่าการไหลของข้อมูลเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าจะมีโครงสร้างมากกว่าการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ แต่ช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะช่วยสร้างระเบียบภายในองค์กร เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนได้อย่างชัดเจน

การสื่อสารอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการคือภาษาที่ใช้ อีเมลของผู้จัดการที่ส่งถึงทีมของพวกเขาเกี่ยวกับโครงการที่กำลังจะมาถึงจะมีภาษาที่เป็นทางการและชัดเจน

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการคนเดียวกันนั้นจะใช้สีหน้าผ่อนคลายมากกว่าเมื่อส่งคำแสดงความยินดีเกี่ยวกับวันเกิดของสมาชิกในทีมหรือการเกษียณอายุที่กำลังจะมาถึง

ด้านล่างนี้คือข้อแตกต่างอื่นๆ ระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการกับไม่เป็นทางการ:

• ความน่าเชื่อถือ — การสื่อสารอย่างเป็นทางการถูกมองว่ามีความน่าเชื่อถือมากกว่า เนื่องจากมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางอิเล็กทรอนิกส์อยู่เสมอ
• ความเร็ว — การสื่อสารที่เป็นทางการจะเดินทางช้ากว่าเนื่องจากมีลำดับชั้นที่กำหนดเกี่ยวกับการตรวจสอบและอนุมัติการสื่อสารก่อนที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ
• ใช้เวลานาน — การสร้างการสื่อสารที่เป็นทางการต้องใช้เวลามากขึ้น อาจจำเป็นต้องผ่านเทปสีแดงหรือปัญหาทางกฎหมายเกี่ยวกับภาษา การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการมักถูกส่งทันทีโดยไม่มีการทบทวน

ลักษณะสำคัญของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

มาสำรวจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับลักษณะทั่วไปของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

• โครงสร้าง — การสื่อสารที่เป็นทางการในอีเมลและจดหมายธุรกิจมักเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดไว้ โดยปกติจะมีส่วนหัว คำทักทายบางรูปแบบทั่วไป และลายเซ็นในตอนท้าย นักธุรกิจจำนวนมากใช้เทมเพลตเพื่อสร้างบันทึกช่วยจำและเอกสารทางการอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสื่อสารข้อมูลทางการได้อย่างถูกต้อง
• ภาษา — ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารอย่างมืออาชีพควรแม่นยำและเหมาะสมกับบริบท ไม่ควรใช้คำสแลงและวลีที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ การสื่อสารอย่างเป็นทางการควรมีไวยากรณ์ที่เหมาะสมและไม่มีการหดตัว ตัวอย่างเช่น ผู้เขียนควรสะกดคำว่า "do not" แทน "don't"
• น้ำเสียง — น้ำเสียงของการสื่อสารแบบมืออาชีพควรจริงจังและเป็นมืออาชีพ ไม่ควรมีความคิดเห็นหรืออารมณ์ส่วนตัวปรากฏในงานเขียน ควรมุ่งเน้นที่การถ่ายทอดข้อมูลที่ถูกต้องด้วยความเคารพและเป็นกลาง เลือกคำพูดที่เป็นกลางและมีชั้นเชิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกล่าวถึงหัวข้อที่ละเอียดอ่อน
• ลำดับชั้น — การสื่อสารที่เป็นทางการควรไหลผ่านลำดับชั้นของบริษัทที่จัดตั้งขึ้น ช่องทางที่กำหนดควรมีขั้นตอนและโปรโตคอลในการควบคุมโฟลว์ ไม่ควรสื่อสารอย่างเป็นทางการออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาตล่วงหน้าจากเจ้าหน้าที่ของบริษัทที่ได้รับมอบหมาย
• การจัดทำเอกสาร — การสื่อสารที่เป็นทางการทั้งหมดควรอยู่ภายใต้กระบวนการจัดทำเอกสารจดหมายเหตุที่รับรองบันทึกการตัดสินใจ นโยบาย หรือการดำเนินการใด ๆ ที่ดำเนินการภายในองค์กร สิ่งนี้ส่งเสริมสภาพแวดล้อมของความรับผิดชอบและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานสำหรับการอ้างอิงในอนาคต
• ช่องทางการสื่อสาร — การสื่อสารที่เป็นทางการควรผ่านช่องทางที่เป็นทางการ เช่น ระบบอีเมลที่กำหนด ตัวอย่างเช่น สามารถนำเสนอเป็นรายงาน จดหมายอย่างเป็นทางการ หรือมอบให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในการประชุมที่มีการจัดระเบียบ ควรใช้เฉพาะช่องทางที่บริษัทรู้จักและอนุมัติเท่านั้นสำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการ

เหตุใดการสื่อสารอย่างเป็นทางการจึงสำคัญ

การสื่อสารที่เป็นทางการทำให้มีพื้นที่น้อยลงสำหรับความเข้าใจผิดหรือข้อผิดพลาดในการตีความ หากคุณส่งบันทึกช่วยจำที่สรุปรายละเอียดของนโยบายการทำงานใหม่ พนักงานจะมีเอกสารบางอย่างเพื่ออ้างอิงเมื่อมีคำถาม

การใช้การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ เช่น การสนทนาทางโทรศัพท์อย่างไม่เป็นทางการ อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดที่นำไปสู่ความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงและเป็นอันตรายได้

กฎที่เคร่งครัดที่กำหนดขึ้นสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการประเภทต่างๆ ทำให้แน่ใจว่ามีบันทึกที่ถูกต้อง หากเกิดการตรวจสอบบริษัทหรือมีปัญหาทางกฎหมาย การมีเอกสารเกี่ยวกับการสื่อสารที่เกิดขึ้นและเกิดขึ้นเมื่อใดถือเป็นเรื่องที่ดีเสมอ นั่นเป็นนโยบายที่ดีกว่าการพึ่งพาความทรงจำของพนักงานหรือต้องติดต่อกับบุคคลที่ไม่ได้อยู่กับบริษัทแล้ว

แม้ว่ามันอาจจะดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากขึ้นด้วยการสร้างการสื่อสารที่เป็นทางการ หลังจากที่คุณเขียนเสร็จแล้ว คุณสามารถส่งไปยังคนจำนวนมากเท่าที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว นั่นหมายความว่าคุณต้องมีการสนทนาแบบเห็นหน้ากันน้อยลงเพื่อให้ข้อความออกไปยังผู้คนจำนวนเท่าเดิม

ประโยชน์ของการสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไร?

การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจ และประโยชน์ของมันมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่ไม่ได้นั่งโต๊ะ ซึ่งพนักงานอาจไม่สามารถเข้าถึงเครื่องมือดิจิทัลได้อย่างต่อเนื่องหรือมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้าโดยตรงกับผู้บริหาร

การรับประกันความปลอดภัย: อุตสาหกรรมที่ไม่ใช้โต๊ะทำงาน เช่น การก่อสร้าง การผลิต หรือโลจิสติกส์ มักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้น การสื่อสารอย่างเป็นทางการทำให้มั่นใจได้ถึงระเบียบการด้านความปลอดภัย แนวทางปฏิบัติ และการปรับปรุงที่สำคัญ ได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน เข้าใจ และปฏิบัติตามโดยพนักงานทุกคน

คำแนะนำที่ชัดเจน: ในอุตสาหกรรมที่คนงานอยู่นอกภาคสนามหรือในสายการผลิต การสื่อสารอย่างเป็นทางการที่ชัดเจนและรัดกุมช่วยป้องกันความเข้าใจผิด ช่วยให้มั่นใจว่างานดำเนินไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาดและการทำงานซ้ำให้เหลือน้อยที่สุด

การรักษาความสม่ำเสมอ: การสื่อสารที่เป็นทางการช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสม่ำเสมอในการส่งข้อความ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่พนักงานทำงานในกะหรือสถานที่ต่างๆ นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่จะต้องอยู่ในหน้าเดียวกันและรักษามาตรฐานคุณภาพ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: การสื่อสารอย่างเป็นทางการช่วยรักษาบันทึกที่อาจจำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ช่วยแสดงให้เห็นว่าพนักงานได้รับแจ้งอย่างถูกต้องเกี่ยวกับนโยบาย ขั้นตอน และการอัปเดต ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในอุตสาหกรรมที่ไม่ใช่โต๊ะทำงานจำนวนมาก

การลดช่องว่างของข้อมูล: พนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะมักจะรู้สึกแยกตัวออกจากการดำเนินธุรกิจหลักเนื่องจากลักษณะบทบาทของพวกเขา การสื่อสารที่เป็นทางการสามารถลดช่องว่างนี้ได้โดยให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับนโยบายของบริษัท การเปลี่ยนแปลง และข่าวสารเป็นประจำ

ความรับผิดชอบ : การสื่อสารที่เป็นทางการช่วยสร้างระบบความรับผิดชอบในอุตสาหกรรมที่ไม่ใช่โต๊ะทำงาน ด้วยการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร จะมีประวัติของคำสั่งที่ได้รับและที่ได้รับ ซึ่งสามารถอ้างอิงกลับไปได้ในกรณีที่มีข้อพิพาทใดๆ

กลไกการตอบรับ: การสื่อสารที่เป็นทางการยังสามารถจัดเตรียมแพลตฟอร์มสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะเพื่อแสดงข้อกังวล แนวคิด หรือคำติชมของพวกเขา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ความปลอดภัย และความพึงพอใจของพนักงาน

การสร้างสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ: การสื่อสารที่เป็นทางการจะส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานแบบมืออาชีพและเสริมสร้างอำนาจหน้าที่และโครงสร้างลำดับชั้นของบริษัท เป็นการส่งข้อความว่าองค์กรให้ความสำคัญกับพนักงานและสื่อสารกับพวกเขาอย่างให้เกียรติและเป็นมืออาชีพ

การฝึกอบรมและการพัฒนา: ในอุตสาหกรรมที่งานแบบไม่ใช้โต๊ะแพร่หลาย การสื่อสารอย่างเป็นทางการมักใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมและการพัฒนา ช่วยให้บริษัทสามารถแบ่งปันสื่อการเรียนรู้ แนวทาง หรือการอัปเดตขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีความรู้และทักษะที่จำเป็น

ประเภทของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

โดยทั่วไปแล้ว องค์กรจะแจกจ่ายการสื่อสารที่เป็นทางการด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากห้าวิธี

การสื่อสารที่ลดลง

การสื่อสารในระดับล่างเกี่ยวข้องกับการส่งผ่านข้อมูลสำคัญผ่านบริษัทจากผู้บริหารระดับสูง

โดยพื้นฐานแล้วคุณกำลังปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชา ตัวอย่างเช่น รองประธานอาจส่งบันทึกช่วยจำแจ้งกรรมการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย PTO ที่กำลังจะมีขึ้น ผู้จัดการเหล่านั้นจะส่งต่อข้อมูลไปยังสมาชิกในทีมของพวกเขา

โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจต่างๆ จะใช้การสื่อสารแบบลงล่างเพื่อส่งข้อมูลรอบๆ:

• การกำหนดนโยบายใหม่
• สรุปการเปลี่ยนแปลงนโยบายที่มีอยู่
• ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบในการมอบหมาย
• อธิบายการเปลี่ยนแปลงบุคลากรที่จะเกิดขึ้น

การสื่อสารลงสามารถเกิดขึ้นได้กับการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ แทนที่จะส่งอีเมล ผู้จัดการอาจพูดคุยกับทีมของเขาแบบตัวต่อตัว อย่างไรก็ตาม การปฏิรูปที่สำคัญควรใช้กระบวนการสื่อสารที่เป็นทางการเสมอเพื่อยืนยันการส่งสาส์น

การสื่อสารที่สูงขึ้น

การสื่อสารที่สูงขึ้นเป็นกระบวนการที่พนักงานใช้ในการให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้บริหารและผู้นำบริษัท ตัวอย่างจะตอบแบบสำรวจประจำปีเพื่อถามว่าพนักงานรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ของบริษัท

คุณยังสามารถมีการสื่อสารขึ้นในการประชุม โดยปกติแล้ว พนักงานจะส่งคำถามที่เป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับการตอบกลับอย่างเป็นทางการจากผู้บริหาร บริษัทหลายแห่งยังมีกล่องคำแนะนำหรือฟอรัมที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถบันทึกปัญหาหรือแนะนำการปรับปรุงได้

เป้าหมายของการสื่อสารในระดับที่สูงขึ้นคือการบันทึกความรู้สึกของพนักงานเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานของพวกเขา เป็นวิธีที่ผู้บริหารจะเข้าใจบุคลิกภาพที่พวกเขาจ้างได้ดีขึ้น

คำติชมที่ได้รับจากพนักงานช่วยให้ผู้บริหารและฝ่ายบริหารสามารถปรับแต่งกระบวนการในลักษณะที่ช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือทำให้พนักงานรู้สึกมีค่ามากขึ้นสำหรับผลงานของพวกเขา

การสื่อสารในแนวนอน

การสื่อสารในแนวนอนหรือด้านข้างเกิดขึ้นระหว่างผู้ปฏิบัติงานในระดับใกล้เคียงกัน พวกเขาอาจทำงานในแผนกเดียวกันหรือมีตำแหน่งงานใกล้เคียงกัน

หากหัวหน้าไซต์ส่งข้อความเกี่ยวกับงานไปยังหัวหน้าคนงานคนอื่น นั่นจะเป็นตัวอย่างของการสื่อสารในแนวนอน

คุณมักจะเห็นการสื่อสารในแนวนอนระหว่างสมาชิกในทีมที่ทำงานในโครงการ สมาชิกในทีมที่ลาพักร้อนอาจจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานและส่งต่อไปยังบุคคลที่กรอกในขณะที่ไม่อยู่

การสื่อสารในแนวนอนมีไว้เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันและการประสานงานที่ดีขึ้นระหว่างผู้ร่วมงาน

การสื่อสารในแนวทแยง

การสื่อสารแนวทแยงส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยตรงระหว่างผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ และภายใต้สายการบังคับบัญชาที่แยกจากกัน ผู้จัดการอาจต้องสื่อสารอย่างเป็นทางการไปยังหัวหน้าภาคสนามของโครงการใหม่เพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจบริบทที่กว้างขึ้นของงานได้ดีขึ้น

หัวหน้าภาคสนามเดียวกันนั้นอาจส่งการอัปเดตเกี่ยวกับสถานะโครงการไปยังพนักงานระดับสูงกว่าเพื่ออัปเดตความคืบหน้าของโครงการ

การสื่อสารภายนอก

การสื่อสารภายนอกอธิบายข้อความอย่างเป็นทางการที่ส่งจากองค์กรไปยังหน่วยงานภายนอก ตัวอย่าง ได้แก่ ฝ่ายกฎหมายที่ตอบคำถามจากหน่วยงานกำกับดูแล อีเมลที่ส่งถึงลูกค้าและผู้ถือหุ้นก็นับเป็นการสื่อสารภายนอกเช่นกัน

วิธีที่องค์กรสื่อสารภายนอกช่วยสร้างภาพลักษณ์ รูปแบบสามารถรวมทุกอย่างตั้งแต่เนื้อหาของหน้าเว็บไปจนถึงงานนำเสนอการประชุม การสื่อสารภายนอกใด ๆ ควรสื่อถึงคุณภาพและความสามารถเกี่ยวกับองค์กร

ตัวอย่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

มาดูกันดีกว่าว่าองค์กรนำเสนอการสื่อสารอย่างเป็นทางการอย่างไร

การประชุม

พนักงานส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้การประชุมเพื่อถ่ายทอดข้อมูล การประชุมเกี่ยวข้องกับการสื่อสารทั้งขึ้นและลงระหว่างทีมและผู้บริหาร เมื่อพูดถึงการสื่อสารอย่างเป็นทางการ การจัดโครงสร้างวาระการประชุมจะทำให้มั่นใจว่าหัวข้อที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการครอบคลุม

การประชุมอย่างเป็นทางการมักเริ่มต้นด้วยการเปิดงานและการแนะนำแขกพิเศษ หากคุณรวบรวมทีมของคุณไว้ในที่เดียว คุณต้องการใช้เวลาอย่างชาญฉลาด ยึดมั่นในวาระการประชุมของคุณในขณะที่เชิญระดับการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วมจากทีม

การนำเสนอ

การประชุมอย่างเป็นทางการและการสื่อสารในการประชุมส่วนใหญ่จะมีการนำเสนอ ใช้เพื่อสื่อสารแนวคิด ข้อมูล หรือข้อเสนออย่างเป็นทางการอย่างมืออาชีพและมีแบบแผน

การนำเสนอควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน โดยผู้นำเสนอต้องทำให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าต้องการสื่ออะไรถึงผู้ชม

งานนำเสนอสามารถมุ่งเน้นไปที่การดูตัวอย่างผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมาถึงหรือสรุปวัตถุประสงค์ของโครงการใหม่ของบริษัท ผู้อื่นส่งต่อข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคิดริเริ่มทางธุรกิจหรือให้ข้อมูลเกี่ยวกับข้อเสนอใหม่แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทัศนูปกรณ์ช่วยปรับปรุงข้อความของงานนำเสนอและทำให้ผู้ชมมีส่วนร่วม

อีเมล

อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีทั่วไปในการส่งข้อความทั่วทั้งองค์กร

โดยทั่วไปจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่อไปนี้ในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

• การส่งคำสั่งซื้อและคำแนะนำ
• ทำการร้องขอ
• ให้ข้อมูลอย่างเป็นทางการ
• ถ่ายทอดประกาศ

อีเมลที่เป็นทางการจะมีหัวเรื่องที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ ซึ่งช่วยอธิบายเจตนาของข้อความให้ชัดเจน

จ่าหน้าถึงผู้รับโดยใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการและปิดอย่างมืออาชีพ เนื้อหาของข้อความควรมีภาษาที่กระชับซึ่งออกแบบมาเพื่อการส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพ ตามหลักการแล้ว คุณต้องการหลีกเลี่ยงภาษาที่สละสลวยหรือใช้คำฟุ่มเฟือยซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความโดยรวม และใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอด

บันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำสื่อประกาศ นโยบายใหม่ และคำแนะนำภายในองค์กร คำสั่งที่เป็นทางการอาจเกี่ยวข้องกับแผนกเฉพาะหรือทั้งองค์กร ผู้คนมักจะส่งบันทึกช่วยจำเมื่อจำเป็นต้องเผยแพร่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

บริษัทต่างๆ มักจะเก็บบันทึกช่วยจำไว้ภายในองค์กร พวกเขาจะถูกส่งผ่านช่องทางการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น บันทึกช่วยจำสามารถส่งไปยังบุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายที่ระบุเท่านั้น

เมื่อส่งแล้ว บันทึกมักจะถูกเก็บถาวรเพื่อให้แน่ใจว่ามีบันทึกทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับการตัดสินใจหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย

6 เคล็ดลับในการปรับปรุงการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

มาดูวิธีที่องค์กรต่างๆ สามารถปรับปรุงวิธีจัดการกับการสื่อสารที่เป็นทางการได้

1. ให้ข้อมูลอย่างทันท่วงที

แม้ว่าอาจจำเป็นต้องทบทวนถ้อยคำในการสื่อสารที่เป็นทางการ แต่พยายามดึงข้อมูลออกมาให้เร็วที่สุด นั่นอาจมีความสำคัญเป็นพิเศษหากคุณพยายามกลบเกลื่อนข่าวลือที่อาจส่งผลต่อวิธีที่ลูกค้าและผู้นำในอุตสาหกรรมอื่นๆ มีต่อบริษัทของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่จะหลีกเลี่ยงความกังวลที่พนักงานอาจมีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่กำลังจะเกิดขึ้น

2. มีความโปร่งใส

ชัดเจนเกี่ยวกับจุดประสงค์ของการสื่อสารอย่างเป็นทางการของคุณ พยายามให้ข้อมูลมากที่สุด ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะไม่รู้สึกถูกปิดตาเมื่อได้ยินข่าวที่ดูเหมือนจะขัดแย้งกับสิ่งที่คุณนำเสนอในภายหลัง

3. ให้ความสำคัญกับความสม่ำเสมอ

จัดหาเทมเพลตให้พนักงานเพื่อช่วยในการออกแบบการสื่อสารที่เป็นทางการ คุณควรให้คำแนะนำเกี่ยวกับช่องทางที่ใช้สำหรับการไหลของข้อมูล เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่ผู้ต้องการข้อมูลไม่ได้รับข้อความหรือมีเอกสารส่งไปยังผู้รับที่ไม่ได้ตั้งใจ

4. สร้างข้อความปรับแต่ง

หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่มากเกินไปซึ่งอาจขัดขวางความตั้งใจในการส่งข้อความของคุณ คุณควรหลีกเลี่ยงการหดตัวที่ทำให้การสื่อสารของคุณดูไม่เป็นทางการเกินไป

กล่าวถึงเพื่อนร่วมงานและหุ้นส่วนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการโดยใช้ชื่อที่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงการใช้สรรพนามส่วนตัวเพื่อทำให้เนื้อหาของข้อความไม่มีตัวตน

5. ตอกย้ำข้อความของคุณ

แม้ว่าเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยจะทำงานได้ดีเมื่อนำเสนอ แต่เน้นที่ประเด็นหลักของการสื่อสารที่เป็นทางการของคุณ ด้วยวิธีนี้ผู้อ่านจะได้รับข้อมูลที่ต้องการ

6. ขอคำติชม

กระตุ้นให้ผู้รับให้ข้อมูลเกี่ยวกับการสื่อสารของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณทราบว่าคุณได้ส่งข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

บทสรุป

การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นเสาหลักที่สำคัญขององค์กร โดยทำหน้าที่เป็นแกนหลักของการเผยแพร่ข้อมูลที่มีโครงสร้างดี มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกัน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่ไม่ใช้โต๊ะทำงาน ซึ่งพนักงานอาจไม่สามารถเข้าถึงเครื่องมือสื่อสารแบบเดิมได้เป็นประจำ ด้วยการยึดมั่นในการสื่อสารที่เป็นทางการ ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ถึงความชัดเจนและความสม่ำเสมอ รักษามาตรฐานความปลอดภัย ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเพิ่มผลผลิต

การรวมเครื่องมือสื่อสารดิจิทัลอย่าง Connectteam สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการสื่อสารอย่างเป็นทางการภายในบริษัทได้อย่างมาก แพลตฟอร์มดังกล่าวช่วยให้สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์และแม่นยำได้โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งที่ตั้งของพนักงาน ตั้งแต่การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การจัดการงาน การตั้งเวลาไปจนถึงการทำแบบสำรวจความคิดเห็น เครื่องมือเหล่านี้สรุปแง่มุมที่สำคัญทั้งหมดของการสื่อสารของบริษัท

ในตอนท้ายของวัน การสื่อสารอย่างเป็นทางการที่มีประสิทธิภาพควบคู่ไปกับเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ธุรกิจส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น ส่งเสริมความรับผิดชอบ และรักษาบุคลากรที่มีข้อมูลสูงและเชื่อมโยงกัน ไม่ว่าพนักงานของคุณจะอยู่ที่โต๊ะทำงานหรือภาคสนาม การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเป็นองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จทางธุรกิจเสมอ

เริ่มต้นใช้งาน Connectteam ฟรีวันนี้!

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่