Полное руководство по официальному общению

Когда вы думаете об общении, вы можете представить себе непринужденную беседу с другом или коллегой.

Однако во многих профессиональных условиях формальное общение необходимо для эффективного и организованного общения.

Так что же такое официальное общение?

Что такое официальное общение?

Формальное общение относится к заранее определенным каналам связи, которые используются для официальной информации, приказов и инструкций.

Это когда информация организованно течет по предопределенным каналам связи. Этими каналами могут быть прямая горизонтальная коммуникация между сотрудниками на одном уровне или диагональная коммуникация между сотрудниками на разных уровнях.

Цель формального общения состоит в том, чтобы сообщения были четкими и краткими и своевременно доходили до соответствующих людей.

Хотя официальное общение может показаться трудоемким по сравнению с неформальными беседами, для бизнеса важно поддерживать порядок и структуру.

Предопределенные каналы связи также помогают установить четкую цепочку подчинения, чтобы сотрудники более высокого уровня могли отдавать приказы или инструкции сотрудникам более низкого уровня.

Общие формы формального общения включают электронную почту, письма, отчеты, заметки и презентации.

Формальное общение является неотъемлемой частью любой профессиональной среды, поскольку оно обеспечивает организованный и эффективный поток информации.

Хотя это может быть более структурировано, чем неформальные беседы, предопределенные каналы помогают навести порядок в организации, чтобы каждый мог четко понимать свои роли и обязанности.

Формальные и неформальные коммуникации

Наиболее существенная разница между формальным и неформальным общением заключается в используемом языке. Электронное письмо менеджера к своей команде о предстоящем проекте будет содержать формальные и точные формулировки.

Однако тот же менеджер использовал бы более расслабленные выражения, когда рассылал поздравления с днем ​​рождения члена команды или приближающимся выходом на пенсию.

Ниже приведены некоторые другие различия между формальным и неформальным общением:

• Надежность . Официальная коммуникация считается более надежной, потому что всегда есть письменный или электронный след записи.
• Скорость . Официальные сообщения распространяются медленнее, поскольку существует определенная иерархия вокруг рассмотрения и утверждения сообщения, прежде чем сделать его общедоступным.
• Отнимает много времени — создание официальных сообщений занимает больше времени. Может возникнуть необходимость преодолеть бюрократическую волокиту или юридические проблемы с языком. Неофициальные сообщения часто отправляются сразу же без рассмотрения.

Ключевые особенности формального общения

Давайте рассмотрим более подробно общие аспекты формального общения.

• Структура . Официальные сообщения в электронных и деловых письмах обычно следуют установленному формату. Обычно есть заголовок, какая-то общепринятая форма приветствия и подпись в конце. Многие деловые люди используют шаблоны для создания служебных записок и других официальных документов, чтобы обеспечить правильную передачу официальной информации.
• Язык . Язык, используемый в профессиональной коммуникации, должен быть точным и соответствовать контексту. Ни в коем случае нельзя использовать сленг и другие неформальные фразы. Формальное общение должно включать правильную грамматику и отсутствие сокращений. Например, автор должен писать «не» вместо «не».
• Тон — тон профессионального общения должен оставаться серьезным и профессиональным. В тексте не должно быть явных личных мнений или эмоций. Вместо этого основное внимание следует уделять передаче точной информации уважительно и объективно. Выбирайте нейтральные, дипломатичные слова, особенно когда речь идет о деликатных темах.
• Иерархия . Формальные коммуникации должны проходить через установленную иерархию компании. Назначенные каналы должны иметь процедуры и протоколы для управления потоком. Никакое официальное сообщение не должно выходить без предварительного разрешения назначенного должностного лица компании.
• Документация . Все официальные сообщения должны подвергаться процессу архивирования документации, который обеспечивает запись любых решений, политик или действий, предпринятых внутри организации. Это способствует созданию атмосферы подотчетности и делает информацию доступной для дальнейшего использования.
• Каналы связи . Официальные сообщения должны проходить по официальным каналам, таким как специальная система электронной почты. Например, они могут быть представлены в виде отчетов, официальных писем или предоставлены другим участникам организованной встречи. Для официальных коммуникаций должны использоваться только каналы, признанные и одобренные компанией.

Почему официальное общение важно?

Формальное общение оставляет меньше места для недопонимания или ошибок интерпретации. Если вы отправляете служебную записку, в которой излагаются детали новой рабочей политики, у сотрудников есть что-то задокументированное, к чему они могут обратиться, когда у них возникнут вопросы.

Полагаться на неформальное общение, такое как случайный разговор по телефону, может привести к недопониманию, которое приводит к дорогостоящим и опасным ошибкам.

Строгие правила, установленные для различных видов официальной коммуникации, обеспечивают надлежащее ведение записей. Если в компании проводится аудит или возникает юридический вопрос, всегда полезно иметь документацию о том, какие коммуникации происходили и когда они происходили. Это лучшая политика, чем полагаться на память сотрудника или связываться с кем-то, кто больше не работает в компании.

Даже если это может показаться нелогичным, вы можете сэкономить больше времени, установив официальное общение. После того, как вы закончите писать, вы можете быстро отправить его стольким людям, сколько вам нужно. Это означает, что вам потребуется меньше личных бесед, чтобы донести сообщение до того же количества людей.

Каковы преимущества формального общения?

Формальное общение является жизненно важной частью бизнес-процесса, и его преимущества значительны, особенно в нерабочих отраслях, где у работников может не быть постоянного доступа к цифровым инструментам или прямого личного общения с руководством.

Обеспечение безопасности. Нерабочие отрасли, такие как строительство, производство или логистика, часто сопряжены с потенциальными рисками и опасностями. Формальная коммуникация гарантирует, что протоколы безопасности, инструкции и важные обновления четко сообщаются, понимаются и соблюдаются всеми сотрудниками.

Четкие инструкции: в отраслях, где рабочие находятся в поле или на производственной линии, четкое и краткое официальное общение помогает предотвратить недопонимание. Это гарантирует правильное и эффективное выполнение задач, сводя к минимуму ошибки и доработки.

Поддержание согласованности: формальная коммуникация обеспечивает согласованность в доставке сообщений, особенно в отраслях, где сотрудники работают в разные смены или в разных местах. Очень важно, чтобы все были на одной волне и придерживались стандартов качества.

Соответствие нормативным требованиям: официальное общение помогает вести записи, которые могут потребоваться для соблюдения нормативных требований. Это помогает продемонстрировать, что сотрудники были должным образом проинформированы о политиках, процедурах и обновлениях, что имеет решающее значение во многих отраслях, не связанных с рабочими местами.

Сокращение информационного разрыва: внештатные сотрудники часто могут чувствовать себя оторванными от основных бизнес-операций из-за характера их ролей. Формальное общение может сократить этот разрыв, предоставляя им регулярные обновления о политике компании, изменениях и новостях, способствуя чувству вовлеченности.

Подотчетность : Формальное общение помогает создать систему подотчетности в нерабочих отраслях. При письменном общении имеется послужной список отданных и полученных указаний, на который можно ссылаться в случае возникновения каких-либо споров.

Механизм обратной связи: официальное общение также может предоставить платформу для внештатных сотрудников, чтобы они могли высказать свои опасения, идеи или отзывы. Это может иметь неоценимое значение для улучшения бизнес-процессов, безопасности и удовлетворенности сотрудников.

Создание профессиональной среды: Формальное общение способствует созданию профессиональной рабочей среды и укрепляет авторитет компании и иерархическую структуру. Это посылает сообщение о том, что организация ценит своих сотрудников и общается с ними уважительно и профессионально.

Обучение и развитие: в отраслях, где преобладают нерабочие места, официальное общение часто используется для целей обучения и развития. Это позволяет компаниям обмениваться учебными материалами, руководствами или процедурными обновлениями, чтобы гарантировать, что работники обладают необходимыми знаниями и навыками.

Типы формального общения

Организации обычно распространяют официальные сообщения одним из пяти способов.

Нисходящая связь

Нисходящая коммуникация предполагает передачу важной информации через компанию от высшего руководства.

По сути, вы следуете цепочке инстанций. Например, вице-президент может отправить служебную записку, информирующую директоров о предстоящем изменении политики PTO. Затем эти менеджеры передавали информацию членам своей команды.

Предприятия обычно используют нисходящую связь для отправки информации:

• Определение новых политик
• Описание изменений в существующих политиках
• Предоставление информации об изменении обязанностей делегирования
• Объяснение предстоящих кадровых изменений

Нисходящее общение может происходить и при неформальном общении. Вместо отправки электронного письма менеджер может поговорить со своей командой лицом к лицу. Однако крупные реформы всегда должны использовать формальный процесс коммуникации для подтверждения доставки сообщения.

Восходящая связь

Восходящая коммуникация — это процесс, который сотрудники используют для предоставления обратной связи руководству и лидерам компании. Примером может служить ответ на ежегодный опрос, в котором спрашивают, как работники относятся к различным аспектам компании.

Вы также можете организовать восходящую коммуникацию на собрании. Как правило, сотрудники подают письменные вопросы и получают официальный ответ от руководства. Во многих компаниях также есть ящики для предложений или форумы, где работники могут документировать проблемы или предлагать улучшения.

Целью восходящей коммуникации является документирование чувств сотрудников по поводу их рабочей среды. Это способ для руководства получить лучшее представление о личностях, которых они нанимают.

Обратная связь, предоставляемая сотрудниками, позволяет руководителям и менеджменту совершенствовать процессы таким образом, чтобы помочь работникам стать более продуктивными или заставить сотрудников чувствовать себя более ценными за их вклад.

Горизонтальная коммуникация

Горизонтальное или боковое общение происходит между работниками примерно на одном уровне. Они могут работать в одном отделе или иметь схожие должности.

Если бригадир участка посылает связанное с работой сообщение другому мастеру, это может быть примером горизонтальной коммуникации.

Вы часто видите горизонтальное общение между членами команды, работающими над проектом. Член команды, находящийся в отпуске, может задокументировать свои рабочие процессы и передать это человеку, заменяющему его во время отпуска.

Горизонтальное общение предназначено для поощрения лучшего сотрудничества и координации между коллегами.

Диагональное общение

Диагональная коммуникация способствует прямому взаимодействию между работниками на разных уровнях и в разных цепочках подчинения. Руководителям, возможно, придется передать официальное сообщение руководителю нового проекта, чтобы помочь им лучше понять более широкий контекст своей работы.

Тот же полевой руководитель может передавать обновления о статусе проекта сотрудникам более высокого уровня, чтобы информировать их о ходе проекта.

Внешняя связь

Внешние коммуникации описывают формальные сообщения, отправляемые организацией внешней организации. Примеры включают ответ юридического отдела на запрос регулирующего органа. Электронные письма, отправленные клиентам и акционерам, также считаются внешними сообщениями.

То, как организации общаются извне, помогает создать их имидж. Формат может включать в себя все, от содержимого веб-страницы до презентации на конференции. Любые внешние коммуникации должны сообщать о качестве и компетентности организации.

Примеры формального общения

Давайте подробнее рассмотрим, как организации представляют официальные коммуникации.

Встречи

Большинство сотрудников знакомы с использованием собраний для передачи информации. Совещания включают как восходящую, так и нисходящую коммуникацию между командой и руководством. Когда дело доходит до официальных коммуникаций, структурирование повестки дня обеспечивает охват всех соответствующих тем.

Официальные встречи обычно начинаются с открытия и представления специальных гостей. Если вы собрали свою команду в одном месте, вы хотите использовать их время с умом. Придерживайтесь своей повестки дня, предлагая определенный уровень участия и вовлеченности команды.

Презентации

Большинство официальных встреч и конференц-связи включают презентации. Они используются для формального обмена идеями, данными или предложениями в профессиональном и структурированном виде.

Презентации должны иметь четкую цель, а выступающий с самого начала четко дает понять, что он хочет донести до аудитории.

Презентация может быть посвящена предварительному просмотру предстоящего продукта или изложению цели нового проекта компании. Другие сообщают новости о бизнес-инициативах или предоставляют заинтересованным сторонам информацию о новом предложении. Визуальные средства помогают усилить содержание презентации и удержать внимание аудитории.

электронные письма

Электронная почта является одним из наиболее распространенных способов передачи сообщений в организациях.

Они обычно используются для следующих целей в официальном общении.

• Отправка заказов и инструкций
• Делать запросы
• Предоставление официальной информации
• Передача объявлений

Официальные электронные письма включают точную и профессиональную строку темы, которая разъясняет цель сообщения.

Он адресован получателям с использованием формальных приветствий и закрыт профессионально. Тело сообщения должно содержать краткий язык, предназначенный для эффективной доставки сообщения. В идеале вы должны избегать любых цветистых или многословных формулировок, которые отвлекают от общего сообщения, и использовать профессиональный тон во всем.

Заметки

Заметки передают объявления, новые политики и инструкции внутри организации. Формальные директивы могут относиться к конкретному отделу или всей организации. Люди обычно отправляют заметки, когда есть необходимость распространить конфиденциальную информацию.

Компании обычно хранят заметки внутри организации. Они отправляются по заранее определенным каналам связи, чтобы убедиться, что они достигают целевой аудитории. Например, заметки можно отправлять только определенным лицам или спискам рассылки.

После отправки заметки обычно архивируются, чтобы обеспечить наличие исторических записей о принятии решений или изменениях политики.

6 советов по улучшению формального общения

Давайте рассмотрим некоторые способы, которыми организации могут улучшить то, как они справляются с формальными коммуникациями.

1. Своевременно предоставлять информацию

Хотя может возникнуть необходимость пересмотреть формулировку официального сообщения, постарайтесь передать информацию как можно быстрее. Это может быть особенно важно, если вы пытаетесь пресечь слухи, которые могут повлиять на мнение клиентов и других лидеров отрасли о вашей компании. Также хорошо избегать беспокойства сотрудников по поводу предстоящих организационных изменений.

2. Будьте прозрачными

Четко определите цель вашего официального общения. Постарайтесь предоставить как можно больше информации. Таким образом, работники не чувствуют себя ошеломленными, когда позже слышат новости, которые, кажется, противоречат тому, что вы опубликовали.

3. Сделайте последовательность приоритетом

Предоставьте сотрудникам шаблоны, чтобы помочь им разработать формальные сообщения. Вы также должны предоставить им руководство по каналам, используемым для потока информации. Это позволяет избежать проблемы, связанной с тем, что те, кому нужна информация, не получают сообщение или документ попадает к непредусмотренному получателю.

4. Создавайте индивидуальные сообщения

Держитесь подальше от чрезмерных формулировок, которые могут исказить смысл вашего сообщения. Также рекомендуется избегать сокращений, которые делают ваше общение слишком неформальным.

Обращайтесь к коллегам и деловым партнерам официально, используя их официальные титулы. Избегайте личных местоимений, чтобы текст сообщения оставался безличным.

5. Подкрепите свое сообщение

Хотя анекдоты могут хорошо сработать во время презентации, сосредоточьтесь на том, чтобы подчеркнуть основную мысль вашего официального сообщения. Таким образом, читатель получает необходимую ему информацию.

6. Спросите об обратной связи

Поощряйте получателей предоставлять вам информацию о вашем сообщении, что даст вам представление о том, насколько эффективно вы доставили свое сообщение.

Заключение

Формальная коммуникация является важнейшей опорой любой организации, выступая в качестве основы хорошо структурированного, эффективного и последовательного распространения информации. Это особенно важно для предприятий, не занимающихся рабочими местами, где у работников может не быть постоянного доступа к традиционным средствам связи. Придерживаясь формального общения, предприятия могут обеспечить ясность и последовательность, соблюдать стандарты безопасности, соблюдать нормативные требования и повышать производительность.

Интеграция инструментов цифровой коммуникации, таких как Connecteam, может значительно повысить эффективность формального общения внутри компании. Такие платформы позволяют осуществлять точную коммуникацию в режиме реального времени независимо от местонахождения сотрудника. От обмена мгновенными сообщениями, управления задачами, планирования до проведения опросов для получения отзывов — эти инструменты охватывают все жизненно важные аспекты коммуникации в компании.

В конце концов, эффективная формальная коммуникация в сочетании с правильными цифровыми инструментами может помочь компаниям улучшить рабочую среду, повысить ответственность и поддерживать высокоинформированную и связанную рабочую силу. Независимо от того, находятся ли ваши сотрудники за столом или в поле, оптимизированное общение всегда будет критическим элементом успеха в бизнесе.

Начните работать с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь