เหตุใดการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่พัฒนาขึ้นในปี 2566 จึงสมเหตุสมผล

ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ องค์กรต่างๆ ในแทบทุกธุรกิจต้องต่อสู้กับวิธีการเข้าใกล้วันทำงานอย่างสร้างสรรค์ที่สุด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถช่วยได้ ให้เราเข้าใจว่าเหตุใดจึงสมเหตุสมผลในปี 2566

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่จัดเก็บข้อมูลทุกประเภทและการเก็บรักษาข้อมูลในพื้นที่ที่ปลอดภัยยังให้ความปลอดภัยจากอัคคีภัย ธุรกิจขนาดเล็กทุกประเภทต้องการระบบการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐานที่รักษาข้อมูลส่วนตัวและไฟล์ให้ปลอดภัย

ไม่ว่าคุณจะมีธุรกิจขนาดใดกับผู้ใช้ซอฟต์แวร์นี้ การรักษาทุกอย่างให้ปลอดภัยจากการขัดจังหวะจากภายนอก ธุรกิจขนาดใหญ่ต้องการระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น ควบคู่ไปกับความปลอดภัยของไฟล์ ข้อมูลของลูกค้าของคุณก็จะอยู่ในมือที่ปลอดภัยด้วย

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารคืออะไร?

คำจำกัดความของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคือรูปแบบหนึ่งของซอฟต์แวร์ที่ใช้เอกสารดิจิทัลแต่ละรายการและบันทึก กู้คืน แบ่งปัน และจัดระเบียบในระดับที่สำคัญที่สุด

ช่วยให้คุณสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่พนักงาน ลูกค้า และซัพพลายเออร์อื่นๆ ที่พวกเขาต้องการอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารมีหลายประเภท บางฟังก์ชันทำงานอย่างเป็นอิสระ ในขณะที่บางฟังก์ชันเป็นส่วนหนึ่งของชุดขนาดใหญ่ที่มีปฏิทิน ข้อความ และเครื่องมืออื่นๆ สำหรับการดำเนินธุรกิจ

ห้องสวีทเหล่านี้เหมาะสำหรับบริษัทที่ค้นหาวิธีเดียวในการจัดการการดำเนินงานประจำวัน

คุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร:

การใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารคืออะไร? คุณจะเข้าใจเพียงแค่ดูคุณสมบัติของซอฟต์แวร์นี้

ต่อไปนี้คือคุณลักษณะที่น่าสนใจบางประการของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

1) คลาวด์คอมพิวติ้ง

พนักงานต้องสามารถโพสต์ เข้าถึง และดาวน์โหลดเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา ด้วยเหตุนี้ โซลูชันการจัดการเอกสารจึงต้องมีการเข้าถึงระบบคลาวด์

ประโยชน์หลักของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารบนคลาวด์คือการช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันและดูไฟล์ได้จากทุกที่ การประมวลผลแบบคลาวด์เป็นสื่อจัดเก็บข้อมูลที่ได้รับความนิยมสูงสุด

เมื่อคุณต้องการที่จะบันทึกข้อมูลขององค์กรของคุณผ่านสื่อเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนี้จะช่วยคุณได้อย่างดีที่สุด

อ่านเพิ่มเติม: ทำอย่างไรให้พนักงานของคุณมีความสุข

2) สมาร์ทอุ้ย

ลูกค้าของคุณจะใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณบ่อยครั้ง ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าซอฟต์แวร์นั้นใช้งานง่ายและมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่น่าพอใจ เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ นี่คือสิ่งแรกที่ทีมของคุณจะเห็น ซึ่งสามารถสร้างแรงบันดาลใจและทำให้พวกเขาได้รับข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย

แต่ในทางกลับกัน คุณจะไม่ได้รับมูลค่าสูงสุดจากการลงทุนของคุณ หากระบบการจัดการเอกสารของคุณใช้งานยาก ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน

3) โครงสร้างอัจฉริยะ

ชั่วโมงการทำงานจะสูญเสียแพลตฟอร์มและกระดาษเล่นปาหี่ อาจมีเอกสารและข้อมูลจำนวนมากขึ้นเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น โครงสร้างอัจฉริยะของระบบการจัดเก็บข้อมูลทำให้พร้อมและง่ายต่อการค้นหา และคุณจะได้รับข้อมูลที่คุณต้องการในเวลาที่เหมาะสมและในเวลาที่เหมาะสม

โครงสร้างองค์กรเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้โดยการจัดหมวดหมู่ป้ายกำกับและให้คะแนน

4) การอนุญาต

การรักษาสภาพแวดล้อมทางสังคมที่แน่นแฟ้นอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายหากทีมของคุณมีขนาดใหญ่ เพื่อนที่ดีที่สุดของคุณจะเป็นผู้ควบคุมการอนุญาต เนื่องจากจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงพื้นที่เฉพาะ แก้ไขหรือลบข้อมูล และเก็บการสนทนาได้

ระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดช่วยให้ผู้จัดการสามารถให้สิทธิ์ที่ชัดเจนแก่พนักงานแต่ละคน ปกป้องเอกสารสำคัญไม่ให้ถูกเปลี่ยน และสร้างโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณ

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร

เพื่อให้อยู่ในตลาดปี 2566 เอกสารและข้อเท็จจริงทั้งหมด นี่เป็นเหตุผลหลักว่าทำไมเอกสารจึงมีความสำคัญมาก ทุกๆ องค์กรต่างให้ความสำคัญกับการดูแลเอกสารและบันทึกข้อมูล

นี่คือประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร

1) ลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บ

การจัดเก็บเอกสารทางกายภาพใช้พื้นที่มากและมีค่าใช้จ่ายสูง นอกจากนี้ ต้นทุนของเครื่องใช้สำนักงาน เช่น กระดาษ หมึกเครื่องพิมพ์ ตู้เก็บเอกสาร ถังเก็บของ และกล่องมีราคาสูง

ความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้คุณเป็นอิสระจากข้อกำหนดและเก็บเอกสารจริง ทำให้คุณสามารถใช้ทรัพยากรเหล่านั้นสำหรับสิ่งอื่น ๆ ในขณะที่ประหยัดเงินและพื้นที่

2) ปรับปรุงระดับการผลิต

การเพิ่มระดับการผลิตอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเนื่องจากการเพิ่มระดับการผลิตเป็นสิ่งสำคัญ การปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กรเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ผลผลิตจะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณใช้ระบบจัดการเอกสารเพื่อจัดระเบียบไฟล์

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้เอกสารมีความคล่องตัว ดังนั้นระดับการผลิตจะเพิ่มขึ้น เราทุกคนทราบดีว่าต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสารที่ถูกต้องมากเพียงใด ซอฟต์แวร์นี้ช่วยลดความพยายามของคุณและส่งมอบเอกสารที่ถูกต้องให้กับคุณในเวลาที่เหมาะสม

3) ความปลอดภัยขั้นสูง

มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอยู่เสมอ แม้ว่าคุณอาจคิดว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย ความปลอดภัยเป็นเรื่องที่ต้องกังวลอยู่เสมอเมื่อเอกสารเข้าและออกจากองค์กร เอกสารที่เป็นกระดาษมักถูกขโมยหรือถูกทำลาย ทำให้บันทึกสำคัญถูกบุกรุกได้

เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ไฟล์ของคุณจะยังคงปลอดภัย และคุณสามารถติดตามการอัปเดตและกิจกรรมล่าสุดกับทุกไฟล์ที่จัดเก็บ

4) ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

การบันทึกไฟล์ในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงต่อผู้ใช้ ประหยัดเวลาได้มาก พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนไฟล์ ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และบอกได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารล่าสุดเป็นอย่างไร

ต้องขอบคุณบทบาทของระบบในฐานะพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่เข้าถึงได้ ความคล่องตัวนี้ช่วยให้พวกเขาทุ่มเทความสนใจให้กับหน้าที่ที่สำคัญยิ่งขึ้นได้

อ่านเพิ่มเติม: แปดเคล็ดลับ Surefire เพื่อจัดการทรัพยากรทางธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

บทสรุป

ปัจจุบันสำนักงานเป็นดิจิทัลทั้งหมดในยุคของเทคโนโลยี องค์กรต่างๆ ใช้เทคโนโลยีที่แตกต่างกัน 10 ชนิดในการจัดเก็บ จัดระเบียบ และจัดการกับเอกสารเพื่อให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ข้อมูลทั้งหมดของคุณรวมศูนย์โดยระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ช่วยให้คุณไม่ต้องย้ายไปมาระหว่างแอปต่างๆ ตลอดเวลาขณะทำงาน และรับประกันว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย

คุณชอบใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารประเภทใด คุณสามารถใช้ส่วนความคิดเห็นเพื่อแบ่งปันประสบการณ์ของคุณในการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม:

• 4 เสาหลักของการตลาดเพื่อพลิกโฉมธุรกิจของคุณ
• ประโยชน์หลักของการตลาดที่มีอิทธิพลต่อธุรกิจ
• การแสดงตนของโซเชียลมีเดียของคุณส่งผลกระทบต่อธุรกิจออนไลน์ของคุณได้หรือไม่