วิธีสร้าง Timesheets ใน Excel

การเปิดเผยอย่างเต็มรูปแบบ ฉันไม่เคยต้องสร้างแผ่นบันทึกเวลาใน Excel เลย จนถึงตอนนี้. และให้ฉันบอกคุณบางอย่าง ฉันอยากจะดึงผมออกหลังจาก 10 นาที!

ใช่ เป็นเรื่องจริงที่การติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงานของคุณอย่างแม่นยำและการสร้างไทม์ชีทเป็นส่วนสำคัญของการจัดการธุรกิจ และ Excel ดูเหมือนจะเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลเนื่องจากไม่มีค่าใช้จ่าย

อย่างไรก็ตาม การที่ Excel ให้บริการฟรีไม่ได้ทำให้เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดในการสร้างใบบันทึกเวลาของพนักงานและคำนวณเงินเดือน มันไม่ใช่วิธีการติดตามเวลาง่ายๆ แต่อย่างใด และนี่คือเหตุผล

ทำไมคุณไม่ควรใช้แผ่นเวลาของ Excel เพื่อสร้างแผ่นเวลาและคำนวณเงินเดือน

การใช้ Excel เพื่อสร้างไทม์ชีทอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีในตอนแรก แต่ไม่ใช่ไทม์ชีทที่มีประสิทธิภาพในระยะยาว

มีข้อเสียที่สำคัญบางประการเมื่อสร้างแผ่นเวลาด้วย Excel...

1. ใช้เวลานานในการสร้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Excel
2. เนื่องจากต้องป้อนชั่วโมงด้วยตนเอง จึงอาจเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาด ซึ่งจะนำไปสู่การปรับจำนวนมากจากกรมสรรพากรเท่านั้น
3. พนักงานสามารถปรับเปลี่ยนชั่วโมงหรือที่เรียกว่าการขโมยเวลาได้หากไม่มีการควบคุมดูแล
4. ต้องใช้สูตรในการนับชั่วโมงทำงานปกติ ชั่วโมงทำงานทั้งหมด และชั่วโมงทำงานล่วงเวลา ต้องใช้สูตรในการคำนวณเงินเดือนจากแผ่นเวลาเหล่านี้เมื่อสิ้นเดือน
5. การสร้างรายงานเป็นเรื่องยากเนื่องจากไม่ได้สร้าง Excel ให้เป็นเครื่องมือการรายงาน

นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของข้อเสียบางประการของการสร้าง Timesheets ของ Excel ท้ายที่สุดแล้ว การใช้ Excel เพื่อสร้างไทม์ชีทอาจทำให้บริษัทของคุณต้องเสียเงินหลายพันดอลลาร์เนื่องจากความผิดพลาดที่งี่เง่าและประมาทเลินเล่อ

ปลดปล่อยศักยภาพของธุรกิจของคุณอย่างเต็มที่ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการ All-in-One ของ Connecteam –

การใช้แอปติดตามเวลาของพนักงานเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด ด้วยแอปติดตามเวลาของพนักงาน เช่น Connectteam เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงานได้อย่างแม่นยำ และสร้างใบบันทึกเวลาด้วยแอปนาฬิกาลงเวลาดิจิทัลของพนักงาน ไม่มีกระบวนการแบบแมนนวลอีกต่อไป ไม่มีข้อผิดพลาดอีกต่อไป และไม่มีการขโมยเวลาอีกต่อไป

ทำให้ Timesheet และ Payroll Process ของคุณเป็นอัตโนมัติและลดความซับซ้อนด้วย Connecteam วันนี้!

ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

เริ่มทดลองใช้งานฟรี

วิธีสร้างเทมเพลตแผ่นเวลาใน Excel

การสร้างแผ่นเวลาของ Excel นั้นค่อนข้างง่าย หากคุณเคยใช้มาก่อน โดยมีรายละเอียดส่วนใหญ่ที่คุณจะเห็นในแผ่นบันทึกเวลาปกติ เช่น ข้อมูลของพนักงาน วันที่ งานที่เสร็จสมบูรณ์ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด ชั่วโมงการทำงานปกติ ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา และการขาดเรียน

เมื่อคุณได้เพิ่มรายละเอียดทั้งหมดที่คุณต้องการให้พนักงานของคุณกรอกลงในแผ่นเวลาของ Excel แล้ว คุณต้องใส่สูตรภายในเซลล์ชั่วโมงทำงานปกติ เซลล์ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา และเซลล์ชั่วโมงทำงานทั้งหมด เพื่อให้ Excel สามารถคำนวณชั่วโมงที่ป้อนเข้าไปได้

นอกจากนี้ คุณต้องจัดรูปแบบเซลล์ที่มีชั่วโมงนาฬิกาเข้าและออกในรูปแบบเวลา และจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดต่องวดการจ่ายเงิน ชั่วโมงทำงานปกติ และชั่วโมงทำงานล่วงเวลาในรูปแบบตัวเลข นอกจากนี้ เซลล์ใดๆ ที่มี "จำนวนเงินที่ได้รับ" จะต้องอยู่ในรูปแบบบัญชี

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ หากค่านิยมที่พนักงานเขียนขึ้นไม่ถูกต้อง คุณอาจลงเอยด้วยการจ่ายเงินค่าจ้างพนักงานมากเกินหรือน้อยเกินไปเมื่อถึงเวลาที่ต้องจ่ายเงินเดือน

วิธีคำนวณชั่วโมงทำงานใน Excel

นี่คือสิ่งที่ซับซ้อนเล็กน้อย เพื่อให้ Excel คำนวณชั่วโมงทำงานทั้งหมด คุณต้องพิมพ์สูตร “=(เวลาสิ้นสุด – เวลาเริ่มต้น*24)” โดยใช้เซลล์ที่เกี่ยวข้องของพนักงานคนนั้น

วิธีคำนวณชั่วโมงทำงานปกติใน Excel

การคำนวณชั่วโมงทำงานปกติ คุณต้องกำหนดจำนวนชั่วโมงปกติที่พนักงานของคุณได้รับอนุญาตให้ทำงานก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นการทำงานล่วงเวลา ในการทำเช่นนั้น ให้ป้อนสูตร “=IF(ชั่วโมงรวม >= (ชั่วโมงปกติสูงสุด), (ชั่วโมงปกติสูงสุด), (ชั่วโมงปกติสูงสุด) ในตัวอย่างนี้ ชั่วโมงปกติปกติที่อนุญาตให้ทำงานได้คือ 9

วิธีคำนวณค่าล่วงเวลาใน Excel

ในการคำนวณการทำงานล่วงเวลาใน Excel คุณต้องป้อนสูตรอื่นด้วย ในการทำเช่นนั้น ให้ป้อนสูตร “=if(total hours<=max Regular Hours, 0, (Total Hours – Max Regular Hours))

วิธีคำนวณเงินเดือนด้วยสูตร Excel

คุณยังสามารถใช้ Excel เพื่อคำนวณเงินเดือนได้อีกด้วย สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าหากจำนวนชั่วโมงที่พนักงานป้อนไม่ถูกต้อง บัญชีเงินเดือนของคุณก็จะไม่ถูกต้องด้วย

ก่อนอื่น คุณต้องคำนวณจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดรวมถึงค่าล่วงเวลา สูตรคำนวณชั่วโมงทั้งหมดคือ "ผลรวม (แถวแรก:แถวสุดท้าย)" หลังจากนั้นคุณต้องใช้สูตรเดียวกันในการคำนวณชั่วโมงการทำงานทั้งหมด และในการคำนวณค่าจ้าง เพียงคูณอัตราต่อชั่วโมงด้วยจำนวนชั่วโมงทำงาน

สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้อัตราค่าจ้างรายชั่วโมงที่ $15.00 ต่อชั่วโมง

ทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาและจำนวนชั่วโมงทั้งหมดเพื่อคำนวณการจ่ายเงินเดือน และอย่าลืมใส่ค่าจ้างรายชั่วโมงที่ถูกต้องสำหรับพนักงานที่ทำงานล่วงเวลา จากนั้นคุณต้องบวกผลรวมของจำนวนเงินที่ได้รับและค่าล่วงเวลาที่ได้รับเพื่อคำนวณค่าจ้างทั้งหมดที่ได้รับ

ทำไมการล็อค Timesheets ของคุณจึงสำคัญ

ความสามารถในการล็อกไทม์ชีทของคุณเป็นสิ่งสำคัญเมื่อต้องแชร์ไทม์ชีทกับพนักงานและสร้างไทม์ชีทที่ถูกต้องสำหรับบัญชีเงินเดือน แผ่นเวลาที่ไม่ล็อคสามารถเปลี่ยนแปลงหรือจัดการได้ ซึ่งจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนตามมา

ด้วย Excel คุณสามารถล็อคแผ่นเวลาของคุณโดยอนุญาตให้พนักงานบางคนเข้าถึงสเปรดชีต Excel เท่านั้น คุณยังสามารถปิดการแชร์ในบางช่วงเวลาของวัน หลังจากที่พนักงานป้อนชั่วโมงเสร็จแล้ว เพื่อให้พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มชั่วโมงในภายหลังได้

ข่าวดีก็คือคุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ ทั้งสิ้น มีโซลูชันซอฟต์แวร์การติดตามเวลาของพนักงานที่น่าทึ่งซึ่งสามารถสร้างใบบันทึกเวลาและส่งออกไปยังบัญชีเงินเดือนได้ในไม่กี่คลิก

วิธีทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติด้วยโซลูชันดิจิทัล: Connectteam

Excel มีข้อบกพร่องเล็กน้อย...

1. ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากหากคุณไม่คุ้นเคยกับ Excel
2. มันไม่เป็นระเบียบ
3. สูตรสามารถทำลายและส่งผลต่อการคำนวณได้
4. เป็นไปไม่ได้ที่จะสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับใบบันทึกเวลาของพวกเขาผ่าน Excel
5. ต้องป้อนชั่วโมงทั้งหมดด้วยตนเอง
6. Excel ไม่ได้ออนไลน์ ทำให้การทำงานร่วมกันแทบเป็นไปไม่ได้

ถ้าการทำ Timesheets ของ Excel นั้นยากสำหรับคุณพอๆ กับผม คุณก็ยินดีที่จะรู้ว่ามีวิธีที่จะทำให้กระบวนการทั้งหมดนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้ Excel! ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน เช่น Connectteam ช่วยให้คุณทำทุกอย่างที่ Excel ทำ และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วย Connectteam คุณสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงานได้อย่างถูกต้องด้วยวิธีต่อไปนี้:

1. นาฬิกาบอกเวลาที่ขับเคลื่อนด้วย GPS ช่วยให้พนักงานสามารถตอกบัตรเข้าและออกจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้โดยตรง
2. แผ่นเวลาที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์
3. ประหยัดเวลาด้วยการตรวจสอบและอนุมัติแผ่นเวลาโดยตรงบนแดชบอร์ดของผู้ดูแลระบบ
4. ล็อกใบบันทึกเวลาได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงชั่วโมงโดยไม่ได้รับการอนุมัติ และลดการขโมยเวลาของพนักงาน
5. นอกจากนี้ ยังป้องกันปัญหาการจ่ายเงินเดือน เช่น การขโมยเวลาและการไล่เพื่อนโดยใช้เทคโนโลยี geofence สร้างขอบเขตเสมือนที่พนักงานสามารถตอกบัตรเข้าและออกได้
6. กำหนดรอบการจ่ายเงินเดือนและแจ้งให้พนักงานทราบโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลาที่พวกเขาต้องตรวจสอบใบบันทึกเวลา
7. ส่งออกไทม์ชีทไปยังซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนได้อย่างง่ายดาย เช่น การผสานรวมของ Connecteam กับ QuickBooks Online และ Gusto เพื่อการจ่ายเงินเดือนที่แม่นยำ 100%
8. การแจ้งเตือนอัตโนมัติ แจ้งเตือนผู้จัดการถึงการทำงานล่วงเวลา การจำกัดเวลา การทำงานซ้ำซ้อน และอื่นๆ
9. ผู้จัดการสามารถติดต่อพนักงานได้อย่างง่ายดายเกี่ยวกับใบบันทึกเวลาของพวกเขาผ่านการแชทในแอป และแก้ไขปัญหาหรือความคลาดเคลื่อนใดๆ

ซอฟต์แวร์การติดตามเวลาของพนักงาน เช่น Connectteam ทำให้การสร้างใบบันทึกเวลาทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ ด้วย Connectteam คุณไม่จำเป็นต้องสร้างไทม์ชีท Excel หรือป้อนสูตรที่สับสนด้วยตนเอง ทุกอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ แม่นยำ และเรียบง่าย

บรรทัดล่างสุด: วิธีสร้าง Timesheets ใน Excel และทำไมคุณไม่ควรทำ

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หากคุณยังไม่คุ้นเคยกับวิธีใช้ Excel การสร้างใบบันทึกเวลาอาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน

ไม่ต้องพูดถึง พวกเขาอาจเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดหรือข้อผิดพลาด — ทำให้คุณเสียเงินเมื่อถึงเวลาคำนวณเงินเดือน

มีแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์! ตอนนี้คุณสามารถทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยโซลูชันดิจิทัลอย่าง Connectteam เลิกปวดหัวกับการสร้างไทม์ชีท Excel แบบแมนนวล และเริ่มติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงานอย่างแม่นยำ สร้างไทม์ชีทในไม่กี่นาที และส่งออกไปยังบัญชีเงินเดือน

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่