Как создавать табели учета рабочего времени в Excel

Полное раскрытие, мне никогда не приходилось создавать табель учета рабочего времени в Excel. До настоящего времени. И позвольте мне сказать вам кое-что, я хотел рвать на себе волосы через 10 минут!

Да, это правда, что точное отслеживание рабочего времени ваших сотрудников и создание табелей рабочего времени являются необходимой частью управления бизнесом, и Excel кажется логичным выбором, учитывая, что он бесплатный.

Однако тот факт, что Excel является бесплатным, не делает его лучшим инструментом для создания табелей учета рабочего времени сотрудников и расчета заработной платы. Это вовсе не простой метод отслеживания времени. И вот почему.

Почему вы не должны использовать табель учета рабочего времени Excel для создания табелей учета рабочего времени и расчета заработной платы

Использование Excel для создания расписаний поначалу может быть хорошим решением, но в долгосрочной перспективе это неэффективно.

Есть несколько основных недостатков при создании табеля учета рабочего времени в Excel…

1. Их создание занимает много времени, особенно если вы не знакомы с Excel.
2. Поскольку часы нужно вводить вручную, они могут быть полны ошибок и ошибок. Что приводит только к большим штрафам в будущем от IRS.
3. Без надзора сотрудники могут манипулировать часами, что также известно как кража времени.
4. Для подсчета обычных отработанных часов, общего количества отработанных часов и сверхурочных часов необходимо использовать формулы. Формулы также должны использоваться для расчета заработной платы из этих табелей учета рабочего времени в конце месяца.
5. Создавать отчеты сложно, потому что Excel не создавался как инструмент для создания отчетов.

Это всего лишь несколько примеров некоторых недостатков создания табелей учета рабочего времени в Excel. В конце концов, использование Excel для создания расписаний может стоить вашей компании тысячи долларов из-за глупых ошибок по невнимательности.

Раскройте весь потенциал своего бизнеса с помощью универсального программного обеспечения Connecteam для управления —

Использование приложения для учета рабочего времени сотрудников — действительно лучший выбор. С помощью приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников, такого как Connecteam, владельцы бизнеса могут точно отслеживать рабочее время сотрудников и создавать табели учета рабочего времени с помощью цифрового приложения учета рабочего времени сотрудников. Больше никаких ручных процессов, ошибок и кражи времени.

Автоматизируйте и упростите свой табель учета рабочего времени и процесс расчета заработной платы с помощью Connecteam уже сегодня!

14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется.

Начните бесплатный пробный период

Как создать шаблон расписания в Excel

Создать табель учета рабочего времени в Excel довольно просто, если вы использовали его раньше. Он включает в себя большинство деталей, которые вы бы видели в обычном расписании, например информацию о сотрудниках, дату, выполненные задачи, время начала и окончания, обычные рабочие часы, сверхурочные часы и отсутствия.

После того, как вы добавили все данные, которые вы хотите, чтобы ваши сотрудники заполнили в табеле рабочего времени Excel, вам нужно поместить формулы в ячейку обычных часов работы, ячейку сверхурочных часов работы и общую ячейку часов работы; чтобы Excel мог рассчитать введенные часы.

Кроме того, вы должны отформатировать ячейки, в которых указаны часы прихода и ухода, в формате времени, а также общее количество отработанных часов за период оплаты, обычные отработанные часы и сверхурочные часы в числовом формате. Кроме того, любая ячейка с «заработанной суммой» должна быть в формате бухгалтерского учета.

Важно помнить, что если значения, написанные вашими сотрудниками, неверны, вы можете в конечном итоге сильно переплатить или недоплатить заработную плату сотрудников, когда придет время для расчета заработной платы.

Как рассчитать общее количество отработанных часов в Excel

Вот где это становится немного сложным. Чтобы Excel рассчитал общее количество отработанных часов, вы должны ввести формулу «=(время окончания — время начала*24)», используя соответствующие ячейки этого сотрудника.

Как рассчитать обычные рабочие часы в Excel

Для расчета обычного рабочего времени необходимо установить, сколько обычных часов разрешено работать вашим сотрудникам, прежде чем оно превратится в сверхурочную работу. Для этого введите формулу «= ЕСЛИ (общее количество часов >= (максимальное количество обычных часов), (максимальное количество обычных часов), (максимальное количество обычных часов). В этом примере нормальные обычные часы, разрешенные для работы, равны 9.

Как рассчитать сверхурочную работу в Excel

Для расчета сверхурочной работы в Excel необходимо также ввести еще одну формулу. Для этого введите формулу «=если(общее количество часов<=максимальное количество обычных часов, 0, (всего часов – максимальное количество обычных часов)).

Как рассчитать заработную плату с помощью формул Excel

Вы также можете использовать Excel для расчета заработной платы. Крайне важно помнить, что если часы, введенные вашими сотрудниками, неверны, то ваша заработная плата также будет неверной.

Сначала вы должны рассчитать общее количество отработанных часов, включая сверхурочные. Формула для расчета общего количества часов: «сумма (первая: последняя строка)». После этого вы должны использовать ту же формулу для расчета всех сверхурочных часов. А чтобы рассчитать заработную плату, просто умножьте почасовую ставку на количество отработанных часов.

В этом примере мы будем использовать почасовую ставку оплаты в размере 15 долларов в час.

Повторите этот процесс для сверхурочных часов и общего количества часов, чтобы рассчитать заработную плату, и обязательно укажите правильную почасовую оплату для сотрудников, которые работают сверхурочно. Затем вы должны добавить сумму заработанной суммы и заработанной сверхурочной работы, чтобы рассчитать общую заработанную заработную плату.

Почему важно заблокировать свои расписания

Возможность заблокировать свои табели учета рабочего времени имеет важное значение, когда речь идет об обмене табелями учета рабочего времени с сотрудниками и создании точных табелей учета рабочего времени. Табели учета рабочего времени, которые не блокируются, могут быть изменены или изменены, что приведет к ошибкам расчета заработной платы в будущем.

С помощью Excel вы можете заблокировать свои расписания, разрешив доступ к электронной таблице Excel только определенным сотрудникам. Вы также можете отключить совместное использование в определенное время дня после того, как сотрудники закончат вводить свои часы, чтобы сотрудники не могли изменить или добавить часы позже.

Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно ничего этого делать. Существуют потрясающие программные решения для отслеживания рабочего времени сотрудников, которые могут создавать табели учета рабочего времени и экспортировать их в платежную ведомость всего за несколько кликов.

Как автоматизировать процесс с помощью цифрового решения: Connecteam

У Excel есть несколько недостатков…

1. Если вы не знакомы с Excel, потребуется много времени и усилий.
2. Это не организовано.
3. Формулы могут ломаться и влиять на расчеты.
4. Невозможно легко общаться с сотрудниками об их расписании через Excel.
5. Все часы должны быть введены вручную.
6. Excel не подключен к сети, что делает совместную работу практически невозможной.

Если составление расписаний в Excel для вас так же сложно, как и для меня, то вы будете рады узнать, что есть способ автоматизировать весь этот процесс без использования Excel! Программное обеспечение для управления сотрудниками, такое как Connecteam, позволяет вам делать все то же, что и Excel, и многое другое.

С Connecteam вы можете точно отслеживать рабочее время сотрудников следующими способами:

1. Часы с питанием от GPS-трекинга позволяют сотрудникам входить и выходить прямо со своего мобильного устройства.
2. Полностью настраиваемые расписания.
3. Экономьте время, просматривая и утверждая расписания непосредственно на панели администратора.
4. Легко блокируйте табели учета рабочего времени, чтобы сотрудники не могли менять часы работы без разрешения, и уменьшайте кражу рабочего времени сотрудников.
5. Также предотвратите проблемы с начислением заработной платы, такие как кража времени и нападение на друзей, используя технологию геозоны, создавая виртуальные периметры, через которые сотрудники могут входить и выходить.
6. Установите периоды расчета заработной платы и автоматически уведомляйте сотрудников, когда им пора просмотреть свои табели учета рабочего времени.
7. Легко экспортируйте табели учета рабочего времени в программное обеспечение для расчета заработной платы, такое как интеграция Connecteam с QuickBooks Online и Gusto, для получения 100% точной заработной платы.
8. Автоматические уведомления оповещают менеджеров о сверхурочной работе, ограничениях по времени, двойном рабочем дне и многом другом.
9. Менеджеры могут легко связаться с сотрудниками по поводу их расписания через чат в приложении и решить любые проблемы или несоответствия.

Программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников, такое как Connecteam, позволяет легко и эффективно создавать табели учета рабочего времени. С Connecteam нет необходимости вручную создавать табели учета рабочего времени в Excel или вводить запутанные формулы. Все автоматизировано, точно и просто.

Итог: как создавать табели учета рабочего времени в Excel и почему этого делать не следует

Как упоминалось ранее, если вы еще не знакомы с тем, как использовать Excel, создание табелей может быть сложным и занять много времени.

Не говоря уже о том, что они могут быть полны ошибок или ошибок, что может стоить вам денег, когда придет время рассчитать заработную плату.

Есть свет в конце туннеля! Теперь вы можете автоматизировать этот процесс с помощью цифрового решения, такого как Connecteam. Избавьтесь от головной боли, связанной с созданием табелей учета рабочего времени в Excel вручную, и начните точно отслеживать рабочее время сотрудников, создавать табели учета рабочего времени за считанные минуты и экспортировать их в платежную ведомость.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь