Cum să utilizați un sistem de inventar perpetuu pentru afacerea dvs. de comerț electronic

Inventarul este forța vitală a afacerii tale. Aveți nevoie de suficient stoc în stoc pentru a ține pasul cu cererea clienților, dar nu prea mult pentru a plăti în exces costurile de stocare. Acolo intră în joc un sistem de inventariere.

Sistemul de inventar perpetuu este o modalitate fiabilă de a ține evidența inventarului în timp real. Citiți mai departe pentru a afla ce este un sistem de inventar perpetuu și cum funcționează.

Ce este un sistem de inventariere perpetuă?

Un sistem de inventar perpetuu este un sistem folosit pentru a urmări și înregistra nivelurile stocurilor, în care fiecare cumpărare și vânzare de stoc este înregistrată automat și imediat. În acest sistem, de fiecare dată când are loc o tranzacție, software-ul înregistrează o modificare a nivelurilor de stoc în timp real.

Ce este inventarul perpetuu?

Inventarul perpetuu este o metodă de contabilitate în care o afacere își urmărește continuu nivelurile de inventar în timp real. Această metodă pune la dispoziția unei companii în orice moment un număr mai precis al inventarului.

Inventarul perpetuu se distinge de un sistem de inventar perpetuu, care de obicei se referă la software-ul sau programul care execută metoda de contabilitate a inventarului perpetuu.

Care sunt avantajele unui sistem de inventariere perpetuă?

Un sistem de inventar perpetuu are o mulțime de avantaje pentru afacerile de comerț electronic de toate dimensiunile. Nu numai că ajută la urmărirea datelor de inventar în timp real, dar ajută și la eliminarea costurilor cu forța de muncă și a erorilor umane. Să vedem de ce companiile de comerț electronic aleg să folosească un sistem de inventar perpetuu.

Înregistrează datele în timp real

Un sistem perpetuu înregistrează actualizările și mișcările inventarului pe măsură ce se întâmplă. Acest lucru înseamnă că puteți avea încredere că numărul dvs. de inventar este exact în orice moment.

Oferă o urmă detaliată pe hârtie

Un sistem de inventar perpetuu urmărește mișcările și interacțiunile inventarului de-a lungul lanțului dvs. de aprovizionare de comerț electronic. Aceste date vă vor oferi mai multe informații despre blocajele din procedurile dvs., astfel încât să găsiți modalități de optimizare a lanțului de aprovizionare.

Reduce costurile de gestionare a stocurilor

Cu actualizări în timp real, costurile de păstrare a stocurilor și reaprovizionarea stocurilor sunt controlate și reduse la minimum. Deoarece sistemele de inventariere perpetuă automatizează multe procese care ar fi manuale, pot economisi costurile cu forța de muncă.

Calculează soldul stocurilor la sfârșitul anului

Deoarece un sistem de inventariere perpetuă contabilizează stocul în mod continuu, soldul dvs. de inventar la sfârșitul anului este calculat instantaneu la sfârșitul anului. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că aveți numere de inventar exacte pe care să le raportați în scopuri contabile.

Prognozele cer mai precise

Un sistem de inventariere în timp real simplifică prognoza cererii . Datele istorice privind inventarul și vânzările pot fi folosite pentru a prezice ciclurile viitoare de vânzări și pentru a vă asigura că aveți o cantitate optimă de inventar în diferite perioade ale sezonului, cum ar fi sărbătorile.

„Instrumentul de analiză ShipBob este, de asemenea, foarte bun. Ne ajută foarte mult cu planificarea comenzilor de inventar, să vedem când se vor epuiza SKU-urile și chiar putem configura notificări prin e-mail, astfel încât să fim alertați când un SKU mai are mai puțin de o anumită cantitate. Există multă valoare în tehnologia lor.”

Oded Harth, CEO și co-fondator al MDacne

Cum funcționează sistemul de inventariere perpetuă?

Un sistem de inventariere perpetuă funcționează prin actualizarea continuă a numărului de inventar pe măsură ce mărfurile sunt cumpărate și vândute. Această metodă de contabilizare a stocurilor oferă o modalitate mai precisă și mai eficientă de contabilizare a stocurilor decât un sistem de inventariere periodică. Iată o prezentare generală pas cu pas a modului în care funcționează acest tip de sistem de inventar.

Pasul 1: Sistemul punctului de vânzare actualizează nivelurile de inventar

Ori de câte ori un produs este vândut, sistemul de management al stocurilor atașat sistemului POS (punctul de vânzare) aplică imediat debitul stocului principal pe toate canalele de vânzare. Scanerele de coduri de bare sau RFID (identificare prin radio-frecvență) fac acest proces rapid și ușor.

De exemplu, să presupunem că conduceți o afacere care vinde lumânări parfumate. Un client cumpără 3 lumânări cu parfum de vanilie (cu alte cuvinte, 3 unități dintr-un singur SKU) pentru 10,00 USD per lumânare, sau 30,00 USD în total.

Când un culegător de depozit alege fiecare unitate, selecționerul scanează codul de bare al fiecărei lumânări. De îndată ce fiecare cod de bare este scanat, software-ul sistemului dvs. de inventar perpetuu scade numărul total de inventar pentru acel SKU cu 3.

Cu sistemul de inventariere perpetuă, vânzările către clienți declanșează, de asemenea, două înregistrări contabile în declarația de venit și două în bilanţ.

În declarația dvs. de venit, suma de bani pe care clientul o plătește pentru articole - în acest caz, 30,00 USD - este înregistrată ca credit pentru venituri. În bilanțul dvs., aceeași sumă este înregistrată ca debit în conturi de încasat sau în numerar.

Pasul 2: Costul mărfurilor vândute este actualizat automat

Ori de câte ori un produs este vândut sau primit, costul mărfurilor vândute (COGS) este recalculat.

Continuând exemplul de mai sus, vom presupune că COGS pentru fiecare lumânare cu parfum de vanilie (care ține cont de cheltuieli precum materiile prime, forța de muncă din depozit și cheltuielile generale) este de 5,00 USD pe unitate. De fiecare dată când o lumânare este scanată, se adaugă 5,00 USD la valoarea totală a COGS al afacerii tale, ceea ce înseamnă că după scanarea a 3 lumânări, COGS a crescut cu 15,00 USD.

Acești 15,00 USD ar trebui înregistrate în alte două înregistrări contabile din jurnal. În declarația dvs. de venit, 15,00 USD sunt înregistrate ca debit către COGS. În bilanțul dvs., aceeași sumă este creditată în inventarul dvs.

Pasul 3: punctele de reordonare sunt ajustate frecvent

Pe baza datelor istorice, un sistem de inventar perpetuu va actualiza automat punctele de recomandă pe măsură ce vânzările cresc sau scad pentru a menține un nivel optim de inventar în orice moment.

Urmând exemplul anterior, să presupunem că magazinul dvs. oferă o lumânare specială cu tematică de sărbătoare, iar în ultimii 4 ani, vânzările pentru lumânarea respectivă au crescut întotdeauna în T4.

Un sistem de inventar perpetuu va învăța din datele de vânzări din ultimii 4 ani și va crește automat pragul de recomandă de la 25 de unități la 50 de unități. În acest fel, puteți reordona stocul mai devreme decât ați proceda în mod normal și puteți preveni epuizarea stocurilor.

Pasul 4: Comenzile de achiziție sunt generate automat

Ori de câte ori un articol sau un SKU atinge punctul său de recomandă, sistemul generează o nouă comandă de achiziție și o trimite furnizorului dvs. fără intervenție umană.

De exemplu, vânzările pentru lumânarea dvs. cu tematică de sărbători cresc rapid în T4, așa cum ați prezis. De îndată ce aveți doar 50 de unități din acea lumânare rămase în stoc, sistemul dumneavoastră de inventar perpetuu va genera automat o nouă comandă de cumpărare pentru încă 500 de lumânări (care vor fi cumpărate la 3,00 USD bucată) și o va trimite furnizorului dumneavoastră.

Această tranzacție de cumpărare declanșează o altă înregistrare în jurnal, de data aceasta doar în bilanțul dvs. În acest exemplu, un total de 1.500 USD (500 de unități x 3,00 USD fiecare) ar trebui înregistrat ca un debit la inventar și un credit fie în conturile de plătit, fie în numerar.

Pasul 5: produsele primite sunt scanate în inventar

Când inventarul este trimis la depozitul dvs., un angajat al depozitului va scana produsul folosind un software de gestionare a depozitului (WMS), astfel încât acestea să apară în tabloul de bord de gestionare a stocurilor și să le facă disponibile pentru cumpărare pe toate canalele de vânzare sau pe anumite canale de vânzare.

În exemplul nostru, să presupunem că comanda de cumpărare este finalizată și, după o săptămână sau două, transportul de 500 de lumânări al furnizorului dvs. ajunge la depozitul dvs.

Pe măsură ce angajații din depozit trec prin procesul de primire, fiecare unitate este verificată pentru calitate și scanată cu un scaner de coduri de bare înainte de a fi mutată în depozit. De îndată ce o unitate este scanată, sistemul de inventar perpetuu crește automat numărul de inventar pentru acel SKU cu 1. Odată ce toate cele 500 de unități sunt scanate, numărul de inventar ar fi trebuit să crească cu 500.

Care este diferența dintre un sistem de inventariere perpetuă și un sistem de inventariere periodică?

Sistemele de inventar periodic și perpetuu sunt două metode diferite de urmărire a stocurilor pe care companiile de comerț electronic le folosesc pentru a urmări și monitoriza bunurile stocate. Sistemul de inventariere perpetuă este mai avansat și utilizat mai des decât un sistem periodic.

Un sistem perpetuu de control al inventarului urmărește inventarul în timp real și centralizează datele de inventar. Datele de inventar sunt disponibile pentru toate părțile sistemului pentru a prognoza tendințele vânzărilor, a calcula punctele de recomandă și articolele sursă care sunt în prezent epuizate.

Un sistem de inventariere periodică este ținut la zi printr-o numărătoare fizică a mărfurilor disponibile la intervale specifice pentru a calcula COGS folosind metode de evaluare a stocurilor, cum ar fi FIFI, LIFO și medii ponderate . Cu un sistem de inventariere periodică, o întreprindere calculează stocurile curente la sfârșitul unei perioade contabile sau al unui exercițiu financiar și abia apoi raportează asupra acestuia.

Inventar perpetuu vs. Inventar de carte

Inventarul de carte se referă la cantitatea de stoc pe care o afacere o are la îndemână, conform înregistrărilor contabile. Nu este neapărat același cu inventarul real (care este cantitatea reală de stoc pe care o întreprindere o are la îndemână), deoarece inventarul poate fi deteriorat, pierdut, furat sau, în alt mod, supra- sau sub-contat în contabilitate.

Sistemele de inventar perpetuu vă ajută să păstrați inventarul de carte mai precis, deoarece este mai puțin probabil să pierdeți tranzacții, daune, stocuri pierdute și alte inconsecvențe mai rapid cu înregistrări detaliate în timp real.

Formule utilizate în metodele de inventariere perpetuă

Pentru a fi mai precis la comanda articolelor de inventar se pot folosi formule. Există mai multe formule pe care proprietarii de afaceri le pot folosi pentru a ține evidența numărului de inventar fizic. Iată o listă cu preferatele noastre.

EOQ

EOQ, sau cantitatea de comandă economică, este concepută pentru a găsi cantitatea optimă de comandă pentru companii, pentru a minimiza anumite lucruri precum costurile, spațiul de depozitare și epuizarea stocurilor.

Formula: EOQ = rădăcină pătrată a: [2SD] / H

S = Costuri de configurare (pe comandă, în general, inclusiv transportul și manipularea)

D = Rata cererii (cantitatea vândută pe an)

H = Costuri de deținere (pe an, pe unitate)

Produse finite

Inventarul de produse finite se referă la stocul disponibil clienților pentru cumpărare care poate fi îndeplinit. Cu formula de inventar al produselor finite, vânzătorii pot calcula costul stocului.

Formula: (COGM – COGS) + Valoarea produselor finite din anul precedent

FIFO

FIFO (first in, first out) este o metodă de evaluare a stocurilor care vinde bunurile achiziționate mai întâi înainte de bunurile achiziționate ulterior. În teorie, aceasta înseamnă că cel mai vechi inventar este livrat clienților înainte de inventarul mai nou.

LIFO

LIFO (ultimul intrat, primul ieșit) este o metodă de evaluare a stocurilor care utilizează costul celor mai recente produse achiziționate pentru a calcula costul mărfurilor vândute (COGS), în timp ce valoarea mai veche a stocului este considerată stocul final într-un bilanţ.

Costul mediu ponderat

Costul mediu ponderat este un sistem de contabilitate care utilizează o medie ponderată pentru a determina suma de bani care intră în COGS și în stoc.

Formula: Costul mărfurilor disponibile pentru vânzare / Numărul total de unități în stoc

Cum să vă optimizați procesele de gestionare a stocurilor

Alegerea unui sistem de inventariere perpetuu față de unul manual și consumator de timp este primul pas în gestionarea inventarului. Dar aveți nevoie și de tehnologia și partenerii potriviti pentru a vă optimiza sistemele și procesele de urmărire a stocurilor.

Onorarea comenzilor nu se poate face corect fără un proces adecvat de gestionare a stocurilor. Logistica de la terți (3PL) permite comercianților să externalizeze operațiunile de onorare , inclusiv depozitarea, gestionarea stocurilor, ridicarea și ambalarea și expedierea. Cu ShipBob, puteți petrece mai puțin timp sarcinilor de gestionare a stocurilor, având în același timp vizibilitate deplină asupra procesului de onorare.

Skubana colaborează cu ShipBob și oferă funcții avansate perpetue de gestionare a stocurilor pe mai multe canale, cum ar fi stocarea automată, raportarea stocurilor și analize puternice.

„Rețeaua de fulfillment la care am trecut pare să aibă o soluție la acest lucru, calculând automat această cifră și sincronizându-se direct cu pagina produsului.

Cu toate acestea, am aflat că cifrele de inventar nu pot fi de încredere. De exemplu, vizualizarea magazinului nostru ar arăta unități negative ale unui produs în stoc, dar contorizarea inventarului de onorare ar arăta mii de unități disponibile.

Cu ShipBob, am reușit să marchem orice combinație de SKU-uri ca un pachet unic și să selectăm SKU-urile componente chiar prin tabloul de bord.

De fiecare dată când acel pachet a fost îndeplinit de ShipBob, am putut vedea componentele individuale care au fost alese fizic și am ști că comanda a ieșit conform așteptărilor. De asemenea, ShipBob ne-a permis să aducem modificări pachetelor din mers cu control și vizibilitate completă.”

Gerard Ecker, fondator și CEO al Ocean & Co.

Concluzie

Un sistem de inventar perpetuu este cea mai bună alegere pentru afacerile de comerț electronic cu creștere rapidă. Un sistem de inventariere periodică are o probabilitate mare de discrepanță și un control mai slab al stocurilor. Cu un sistem de inventar perpetuu, puteți centraliza gestionarea stocurilor, optimizați nivelurile stocurilor și multe altele.

Tehnologia de execuție ShipBob vine cu instrumente de gestionare a stocurilor încorporate, inclusiv prognoza cererii , gestionarea comenzilor și date și analize . Pentru a afla mai multe despre cum vă poate sprijini ShipBob afacerea de comerț electronic, faceți clic pe butonul de mai jos pentru a solicita informații.

Ai propriul depozit?

ShipBob are cel mai bun sistem de gestionare a depozitelor (WMS) din clasă pentru mărcile care au propriul lor depozit și au nevoie de ajutor pentru gestionarea inventarului în timp real, reducând erorile de ridicare, ambalare și expediere și scalare cu ușurință.

Cu Merchant Plus, mărcile pot folosi chiar și serviciile de onorare ShipBob în oricare dintre centrele de livrare ShipBob din SUA, Canada, Europa și Australia pentru a îmbunătăți transportul transfrontalier, a reduce costurile și a accelera livrările.

Întrebări frecvente ale sistemului de inventariere perpetuă

Urmărirea inventarului este o parte importantă a afacerii dvs. de comerț electronic. Este esențial să aveți stocuri disponibile pentru vânzare și vă asigură că mențineți COGS la minimum. Un sistem de inventar perpetuu este cea mai comună metodă folosită de companiile de comerț electronic cu creștere rapidă.

1. Ce este un sistem de inventariere perpetuă?

Un sistem de inventariere perpetuă este o metodă de inventariere care urmărește modificările nivelurilor stocurilor în timp real. Oferă o imagine de ansamblu detaliată a inventarului disponibil și a mărfurilor vândute.

2. Cum funcționează un sistem de inventariere perpetuă?

Cu ajutorul software-ului de gestionare a stocurilor, un sistem de inventar perpetuu urmărește nivelurile de inventar și comenzile în timp real și centralizează datele într-un singur loc.

3. De ce folosesc companiile sisteme de inventariere perpetuă?

Un sistem de inventar perpetuu oferă unei afaceri de comerț electronic o vizualizare precisă a nivelurilor stocurilor în orice moment, fără procesul manual necesar pentru un sistem de inventar periodic. Automatizarea pe care o oferă un sistem de inventariere perpetuă eliberează timp și capital.

4. Care este avantajul unui sistem de inventariere perpetuă?

Un sistem de inventariere perpetuă este mai precis decât sistemul de inventariere periodică mai puțin avansat. Având o contorizare mai precisă a stocurilor în orice moment, previne epuizarea stocurilor și problemele de stocare excesivă.