كيفية استخدام نظام الجرد الدائم لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك

المخزون هو شريان الحياة لعملك. أنت بحاجة إلى مخزون كافٍ في المخزون لمواكبة طلب العملاء ، ولكن ليس كثيرًا لدرجة أنك تدفع مبالغ زائدة عن تكاليف التخزين. وهنا يأتي دور نظام الجرد.

يعد نظام الجرد الدائم طريقة موثوقة لتتبع المخزون في الوقت الفعلي. تابع القراءة لمعرفة ماهية نظام الجرد الدائم وكيف يعمل.

ما هو نظام الجرد الدائم؟

نظام الجرد الدائم هو نظام يستخدم لتتبع مستويات المخزون وتسجيلها ، حيث يتم تسجيل كل عملية شراء وبيع مخزون تلقائيًا وفوريًا. في هذا النظام ، في كل مرة يتم فيها إجراء معاملة ، يسجل البرنامج تغييرًا في مستويات المخزون في الوقت الفعلي.

ما هو الجرد الدائم؟

الجرد الدائم هو طريقة محاسبية تقوم فيها الشركة باستمرار بتتبع مستويات مخزونها في الوقت الفعلي. توفر هذه الطريقة عمليات جرد أكثر دقة للمخزون للأعمال التجارية في جميع الأوقات.

يتميز الجرد الدائم عن نظام الجرد الدائم ، والذي يشير عادةً إلى البرنامج أو البرنامج الذي ينفذ طريقة محاسبة المخزون الدائم.

ما هي مزايا نظام الجرد الدائم؟

يتمتع نظام المخزون الدائم بالكثير من المزايا لشركات التجارة الإلكترونية من جميع الأحجام. فهو لا يساعد فقط في تتبع بيانات المخزون في الوقت الفعلي ، ولكنه يساعد أيضًا في القضاء على تكاليف العمالة والخطأ البشري. دعونا نلقي نظرة على سبب اختيار شركات التجارة الإلكترونية استخدام نظام جرد دائم.

يسجل البيانات في الوقت الحقيقي

يسجل النظام الدائم تحديثات وحركات المخزون فور حدوثها. هذا يعني أنه يمكنك الوثوق في أن تكون أعداد مخزونك دقيقة في جميع الأوقات.

يوفر مسارًا ورقيًا مفصلًا

يتتبع نظام المخزون الدائم حركات المخزون والتفاعلات عبر سلسلة التوريد الخاصة بالتجارة الإلكترونية. ستمنحك هذه البيانات مزيدًا من الأفكار حول الاختناقات في إجراءاتك ، حتى تجد طرقًا لتحسين سلسلة التوريد الخاصة بك.

يقلل من تكاليف إدارة المخزون

من خلال التحديثات في الوقت الفعلي ، يتم التحكم في تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتجديد المخزون وتقليلها. نظرًا لأن أنظمة المخزون الدائم تعمل على أتمتة العديد من العمليات التي يمكن أن تكون يدوية ، فيمكنها توفير تكاليف العمالة.

تحسب رصيد المخزون في نهاية العام

نظرًا لأن نظام المخزون الدائم يحسب المخزون بشكل مستمر ، يتم حساب رصيد مخزون نهاية العام على الفور عند انتهاء العام. يساعد هذا في التأكد من أن لديك أرقام جرد دقيقة للإبلاغ عنها لأغراض المحاسبة.

تتطلب التوقعات بدقة أكبر

يجعل نظام المخزون في الوقت الفعلي التنبؤ بالطلب أمرًا بسيطًا. يمكن استخدام بيانات المخزون والمبيعات التاريخية للتنبؤ بدورات المبيعات المستقبلية والتأكد من أن لديك كمية مثالية من المخزون خلال أوقات مختلفة من الموسم ، مثل العطلات.

"أداة تحليلات ShipBob رائعة أيضًا حقًا. إنه يساعدنا كثيرًا في التخطيط لإعادة ترتيب المخزون ، ومعرفة متى تنفد وحدات SKU ، ويمكننا أيضًا إعداد إشعارات البريد الإلكتروني بحيث يتم تنبيهنا عندما يكون لدى SKU أقل من كمية معينة متبقية. هناك الكثير من القيمة في تقنيتهم ​​".

عوديد حارث ، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة MDacne

كيف يعمل نظام الجرد الدائم؟

يعمل نظام المخزون الدائم عن طريق تحديث أعداد المخزون بشكل مستمر حيث يتم شراء البضائع وبيعها. توفر طريقة محاسبة المخزون طريقة أكثر دقة وفعالية لحساب المخزون من نظام الجرد الدوري. فيما يلي نظرة عامة خطوة بخطوة حول كيفية عمل هذا النوع من نظام المخزون.

الخطوة 1: يقوم نظام نقاط البيع بتحديث مستويات المخزون

عندما يتم بيع منتج ما ، فإن نظام إدارة المخزون المرتبط بنظام POS (نقطة البيع) يطبق على الفور الخصم على المخزون الرئيسي عبر جميع قنوات المبيعات. تجعل الماسحات الضوئية للباركود أو RFID (تحديد التردد اللاسلكي) هذه العملية سريعة وسهلة.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تدير نشاطًا تجاريًا يبيع الشموع المعطرة. يشتري العميل 3 شموع برائحة الفانيليا (بمعنى آخر ، 3 وحدات من SKU واحد) مقابل 10.00 دولارات لكل شمعة ، أو إجمالي 30.00 دولارًا.

عندما يختار منتقي المستودع كل وحدة ، يقوم المنتقي بمسح الباركود الخاص بكل شمعة. بمجرد مسح كل رمز شريطي ضوئيًا ، يقلل برنامج نظام الجرد الدائم الخاص بك من إجمالي عدد المخزون لـ SKU هذا بمقدار 3.

باستخدام نظام المخزون الدائم ، تؤدي المبيعات للعملاء أيضًا إلى تشغيل إدخالين في دفتر اليومية المحاسبي في بيان الدخل الخاص بك ، واثنين في ميزانيتك العمومية.

في بيان الدخل الخاص بك ، يتم تسجيل المبلغ الذي يدفعه العميل مقابل العناصر - في هذه الحالة 30.00 دولارًا - كرصيد للإيرادات. في الميزانية العمومية الخاصة بك ، يتم تسجيل هذا المبلغ نفسه كخصم إلى حسابات القبض أو النقدية.

الخطوة 2: يتم تحديث تكلفة البضائع المباعة تلقائيًا

عندما يتم بيع منتج أو استلامه ، تتم إعادة حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS).

استمرارًا للمثال أعلاه ، سنفترض أن تكلفة البضائع المباعة لكل شمعة برائحة الفانيليا (التي تؤثر في النفقات مثل المواد الخام ، وعمالة المستودعات ، والنفقات العامة) هي 5.00 دولارات لكل وحدة. في كل مرة يتم فيها مسح شمعة ضوئيًا ، تتم إضافة 5.00 دولارات إلى إجمالي تكلفة السلع المباعة لشركتك - مما يعني أنه بعد مسح 3 شموع ، زادت تكلفة البضائع المباعة بمقدار 15.00 دولارًا.

يجب تسجيل 15.00 دولارًا في إدخالين إضافيين لدفتر يومية محاسبة. في بيان الدخل الخاص بك ، تم تسجيل 15.00 دولارًا كخصم إلى COGS. في ميزانيتك العمومية ، يتم إضافة هذا المبلغ نفسه إلى مخزونك.

الخطوة 3: يتم تعديل نقاط إعادة الترتيب بشكل متكرر

استنادًا إلى البيانات التاريخية ، سيقوم نظام الجرد الدائم تلقائيًا بتحديث نقاط إعادة الطلب مع زيادة المبيعات أو انخفاضها للحفاظ على المستوى الأمثل للمخزون في جميع الأوقات.

باتباع المثال السابق ، لنفترض أن متجرك يقدم شمعة خاصة تحت عنوان العطلة ، وعلى مدار السنوات الأربع الماضية ، ارتفعت مبيعات هذه الشمعة دائمًا في الربع الرابع.

سيتعلم نظام الجرد الدائم من بيانات المبيعات للسنوات الأربع الماضية ، ويرفع حد إعادة الطلب تلقائيًا من 25 وحدة إلى 50 وحدة. بهذه الطريقة ، يمكنك إعادة طلب المخزون في وقت أقرب مما تفعل عادةً ومنع نفاد المخزون.

الخطوة 4: يتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا

عندما يصل عنصر أو SKU إلى نقطة إعادة الطلب الخاصة به ، يقوم النظام بإنشاء أمر شراء جديد وإرساله إلى المورد الخاص بك دون تدخل بشري.

على سبيل المثال ، تزداد مبيعات الشمعة التي تحمل طابع الإجازة بسرعة في الربع الرابع ، تمامًا كما توقعت. بمجرد أن يكون لديك 50 وحدة فقط من تلك الشمعة في المخزن ، سيقوم نظام المخزون الدائم الخاص بك تلقائيًا بإنشاء أمر شراء جديد لـ 500 شمعة أخرى (يتم شراؤها بسعر 3.00 دولارات للقطعة الواحدة) ، وإرسالها إلى المورد الخاص بك.

تؤدي معاملة الشراء هذه إلى بدء إدخال دفتر يومية آخر ، هذه المرة فقط في ميزانيتك العمومية. في هذا المثال ، يجب تسجيل إجمالي 1500 دولار (500 وحدة × 3.00 دولارات لكل منها) كخصم من المخزون ، وكائتمان إلى الحسابات الدائنة أو النقدية.

الخطوة 5: يتم فحص المنتجات المستلمة في المخزون

عند إرسال المخزون إلى المستودع الخاص بك ، سيقوم موظف المستودع بفحص المنتج باستخدام برنامج إدارة المستودعات (WMS) ، بحيث يظهر في لوحة معلومات إدارة المخزون ويجعله متاحًا للشراء على جميع قنوات البيع أو تحديدها.

في مثالنا ، لنفترض أن أمر الشراء قد انتهى ، وبعد أسبوع أو أسبوعين ، وصلت شحنة المورد المكونة من 500 شمعة إلى المستودع الخاص بك.

بينما يمر موظفو المستودع بعملية الاستلام ، يتم فحص كل وحدة للتأكد من جودتها ومسحها ضوئيًا باستخدام ماسح الباركود قبل نقلها إلى مستودع التخزين. بمجرد مسح الوحدة ضوئيًا ، يقوم نظام الجرد الدائم تلقائيًا بزيادة عدد المخزون لهذا SKU بمقدار 1. بمجرد مسح جميع الوحدات البالغ عددها 500 وحدة ، يجب زيادة عدد المخزون بمقدار 500.

ما الفرق بين نظام الجرد الدائم ونظام الجرد الدوري؟

تعد أنظمة المخزون الدورية والدائمة طريقتين مختلفتين لتتبع المخزون تستخدمهما شركات التجارة الإلكترونية لتتبع ومراقبة البضائع المخزنة. يعد نظام الجرد الدائم أكثر تقدمًا ويستخدم في كثير من الأحيان أكثر من نظام دوري.

يتتبع نظام مراقبة المخزون الدائم المخزون في الوقت الفعلي ويركز بيانات المخزون. تتوفر بيانات المخزون لجميع أجزاء النظام للتنبؤ باتجاهات المبيعات وحساب نقاط إعادة الطلب وعناصر المصدر التي نفدت من المخزون حاليًا.

يتم تحديث نظام المخزون الدوري عن طريق الجرد المادي للبضائع الموجودة على فترات زمنية محددة لحساب تكلفة السلع المُباعة باستخدام طرق تقييم المخزون مثل FIFI و LIFO والمتوسطات المرجحة . باستخدام نظام الجرد الدوري ، تحسب الشركة أعداد المخزون الحالية في نهاية فترة محاسبية أو سنة مالية وبعد ذلك فقط تقدم تقارير عنها.

الجرد الدائم مقابل جرد الكتاب

يشير مخزون الكتاب إلى كمية المخزون المتوفرة لدى الشركة ، وفقًا لسجلات المحاسبة. ليس بالضرورة هو نفس المخزون الفعلي (وهو المبلغ الحقيقي للمخزون الذي تمتلكه الشركة) ، حيث قد يتلف المخزون أو يُفقد أو يُسرق أو بخلاف ذلك يتم حسابه بشكل زائد أو ناقص في الكتب.

تساعد أنظمة الجرد الدائم في الحفاظ على دقة مخزون كتابك ، حيث تقل احتمالية فقد المعاملات والتلف والمخزون المفقود وغير ذلك من التناقضات بسرعة أكبر مع السجلات التفصيلية في الوقت الفعلي.

الصيغ المستخدمة في طرق الجرد الدائم

من أجل أن تكون أكثر دقة عند طلب عناصر المخزون ، يمكن استخدام الصيغ. هناك العديد من الصيغ التي يمكن لأصحاب الأعمال استخدامها لتتبع جرد المخزون المادي. هنا قائمة المفضلة لدينا.

EOQ

تم تصميم EOQ ، أو كمية الأمر الاقتصادي ، للعثور على كمية الطلب المثلى للشركات لتقليل أشياء معينة مثل التكاليف ومساحة التخزين ونفاد المخزون.

الصيغة: EOQ = الجذر التربيعي لـ: [2SD] / H

S = تكاليف الإعداد (لكل طلب ، بما في ذلك الشحن والمناولة بشكل عام)

D = معدل الطلب (الكمية المباعة في السنة)

H = تكاليف الحيازة (سنويًا ، لكل وحدة)

السلع تامة الصنع

يشير مخزون البضائع الجاهزة إلى المخزون المتاح للعملاء للشراء والذي يمكن الوفاء به. باستخدام معادلة جرد البضائع النهائية ، يمكن للبائعين حساب تكلفة المخزون.

الصيغة: (COGM - COGS) + قيمة البضائع النهائية للعام السابق

FIFO

الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO) هو طريقة تقييم المخزون التي تبيع البضائع المشتراة أولاً قبل شراء البضائع لاحقًا. من الناحية النظرية ، هذا يعني أنه يتم شحن أقدم مخزون للعملاء قبل المخزون الأحدث.

LIFO

LIFO (ما يرد أخيرًا يخرج أولاً) هي طريقة لتقييم المخزون تستخدم تكلفة أحدث المنتجات المشتراة لحساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) ، بينما تعتبر قيمة المخزون الأقدم مخزونًا نهائيًا في الميزانية العمومية.

متوسط ​​التكلفة المقدرة

متوسط ​​التكلفة المرجح هو نظام محاسبي يستخدم المتوسط ​​المرجح لتحديد مقدار الأموال التي تدخل في تكلفة البضائع المباعة والمخزون.

المعادلة: تكلفة السلع المتاحة للبيع / إجمالي عدد الوحدات في المخزون

كيفية تحسين عمليات إدارة المخزون الخاص بك

يعد اختيار نظام جرد دائم بدلاً من نظام يدوي ويستغرق وقتًا طويلاً الخطوة الأولى في إدارة المخزون. لكنك تحتاج أيضًا إلى التكنولوجيا المناسبة والشركاء لتحسين أنظمة وعمليات تتبع المخزون.

لا يمكن تنفيذ الطلب بشكل صحيح بدون وجود عملية إدارة المخزون الصحيحة. تسمح لوجستيات الطرف الثالث (3PLs) للتجار بالاستعانة بمصادر خارجية للوفاء ، بما في ذلك التخزين وإدارة المخزون والاختيار والتعبئة والشحن. باستخدام ShipBob ، يمكنك قضاء وقت أقل في مهام إدارة المخزون ، مع الحفاظ على الرؤية الكاملة لعملية التنفيذ.

تتعاون Skubana مع ShipBob وتقدم ميزات إدارة مخزون متعددة القنوات ودائمة متقدمة ، مثل التخزين التلقائي وتقارير المخزون والتحليلات القوية.

"يبدو أن شبكة التنفيذ التي قمنا بالتبديل إليها لديها حل لذلك عن طريق حساب هذا الرقم تلقائيًا والمزامنة مباشرة مع صفحة المنتج.

ومع ذلك ، علمنا أنه لا يمكن الوثوق بأرقام المخزون. على سبيل المثال ، ستُظهر طريقة عرض المتجر الخاصة بنا وحدات سالبة لمنتج ما في المخزون ، لكن أعداد مخزون الوفاء ستُظهر آلاف الوحدات المتاحة.

باستخدام ShipBob ، تمكنا من تمييز أي مجموعة من وحدات SKU كحزمة فريدة وتحديد وحدات SKU للمكونات مباشرة من خلال لوحة القيادة.

في كل مرة تم فيها تلبية هذه الحزمة بواسطة ShipBob ، يمكننا رؤية المكونات الفردية التي تم اختيارها جسديًا ، وسنعرف أن الطلب قد تم كما هو متوقع. سمحت لنا ShipBob أيضًا بإجراء تغييرات على الحزم أثناء التنقل مع التحكم الكامل والرؤية ".

جيرارد إيكر ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Ocean & Co.

استنتاج

يعد نظام المخزون الدائم هو الخيار الأفضل لشركات التجارة الإلكترونية سريعة النمو. نظام الجرد الدوري لديه احتمالية عالية للتناقض وضعف مراقبة المخزون. باستخدام نظام المخزون الدائم ، يمكنك جعل إدارة المخزون مركزية وتحسين مستويات المخزون وغير ذلك الكثير.

تأتي تقنية تنفيذ ShipBob مع أدوات إدارة المخزون المدمجة ، بما في ذلك التنبؤ بالطلب وإدارة الطلبات والبيانات والتحليلات . لمعرفة المزيد حول كيفية دعم ShipBob لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك ، انقر فوق الزر أدناه لطلب المعلومات.

هل لديك مستودع خاص بك؟

تمتلك ShipBob نظام إدارة المستودعات (WMS) الأفضل في فئته للعلامات التجارية التي لديها مستودعات خاصة بها وتحتاج إلى مساعدة في إدارة المخزون في الوقت الفعلي ، وتقليل أخطاء الانتقاء والتعبئة والشحن والتوسع بسهولة.

مع Merchant Plus ، يمكن للعلامات التجارية الاستفادة من خدمات الوفاء الخاصة بـ ShipBob في أي من مراكز الوفاء التابعة لـ ShipBob في جميع أنحاء الولايات المتحدة وكندا وأوروبا وأستراليا لتحسين الشحن عبر الحدود وخفض التكاليف وتسريع عمليات التسليم.

الأسئلة الشائعة حول نظام الجرد الدائم

يعد تتبع المخزون جزءًا مهمًا من أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك. إنه أمر أساسي أن يكون لديك مخزون متاح للبيع ويضمن لك تقليل تكلفة البضائع المباعة إلى الحد الأدنى. نظام الجرد الدائم هو الطريقة الأكثر شيوعًا التي تستخدمها شركات التجارة الإلكترونية سريعة النمو.

1. ما هو نظام الجرد الدائم؟

نظام الجرد الدائم هو طريقة جرد تتعقب التغيرات في مستويات المخزون في الوقت الفعلي. يوفر نظرة عامة مفصلة على المخزون المتوفر والسلع المباعة.

2. كيف يعمل نظام الجرد الدائم؟

باستخدام برنامج إدارة المخزون ، يتتبع نظام الجرد الدائم مستويات المخزون والأوامر في الوقت الفعلي ويركز البيانات في مكان واحد.

3. لماذا تستخدم الشركات أنظمة المخزون الدائم؟

يمنح نظام الجرد الدائم شركة التجارة الإلكترونية رؤية دقيقة لمستويات المخزون في أي وقت دون الحاجة إلى العملية اليدوية لنظام الجرد الدوري. تعمل الأتمتة التي يوفرها نظام الجرد الدائم على توفير الوقت ورأس المال.

4. ما هي ميزة نظام الجرد الدائم؟

يعد نظام الجرد الدائم أكثر دقة من نظام الجرد الدوري الأقل تقدمًا. إن الحصول على جرد أكثر دقة للمخزون في جميع الأوقات يمنع مشاكل المخزون والتكدس.