Un ghid aprofundat despre furtul de timp: de ce și cum se întâmplă, costul și cum să îl preveniți
Publicat: 2022-08-04Managerii de multe ori gândesc cum pot folosi mai bine programul de lucru al angajaților lor. Dar, de cele mai multe ori, acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut. Planificarea proastă, prea mult timp de nefuncționare, urmărirea ineficientă a timpului și furtul de timp sunt mult prea frecvente.
De fapt, una dintre cele mai mari provocări ale optimizării timpului angajaților se rezumă la furtul de timp.
Asociația Americană de Salarizare (APA) a constatat că 75% dintre întreprinderile din Statele Unite sunt afectate de furtul de timp în fiecare an. În plus, acest lucru a dus la pierderi de productivitate de 400 de miliarde de dolari anual.
Ce este furtul de timp?
Furtul de timp este exact ceea ce sună. Un angajat care este plătit pentru timpul la care nu a lucrat efectiv și cu adevărat este un furt de timp, deoarece fură complet timpul companiei. De asemenea, trebuie remarcat faptul că furtul de timp nu se aplică nici unei poziții sau industrie, deoarece toate tipurile de angajați pot comite furturi de timp.
Repercusiunile furtului de timp ale angajaților te pot costa mai mult decât știi dacă nu ești atent. În acest ghid complet despre furtul de timp, ne expunem de ce se întâmplă acest lucru, modul în care angajații fură timp, costuri, legile privind furtul de timp și cum să prevenim furtul de timp.
De ce se întâmplă furtul de timp?
Atunci când planificați cum să reduceți furtul de timp în compania dvs., aceasta este prima întrebare pe care trebuie să vă puneți.
Pentru a fi sincer, se întâmplă în general pentru că se poate.
În timp ce doar o mică minoritate de angajați caută în mod activ oportunități de a fura, alții vor face acest lucru numai dacă vor apărea condițiile potrivite. Conform modelului „triunghiului furtului”, un membru al personalului trebuie să aibă o oportunitate, motivație și raționament pentru a fura timp.
Pentru a vă oferi un exemplu practic despre cum funcționează acest model: un angajat știe că managerul său nu va observa dacă intră la serviciu cu 10 minute întârziere (oportunitate). El sau ea se luptă să plătească chiria (motivație). Angajatul simte că este subplătit (raționalizare).
În timp ce abordarea aspectelor motivaționale și raționale poate fi o provocare, cea mai bună și mai ușoară modalitate de a reduce sau chiar de a elimina furtul de timp este eliminarea oportunităților.
Mulți proprietari și manageri de afaceri apelează la soluții automate de urmărire a timpului, cum ar fi Connecteam, astfel încât să poată înregistra și monitoriza timpul și prezența angajaților lor cu acuratețe deplină în timp real.
Reluați controlul și începeți să urmăriți orele de lucru ale angajaților cu acuratețe deplină, folosind aplicația nr. 1 pentru timpul și prezența angajaților din Connecteam
Cum angajații fură timp
Buddy Punching
Dacă angajații au posibilitatea de a-și înșuruba cardurile sau ceasurile, probabil că o vor face. De exemplu, vor cere unui coleg de încredere să-i înregistreze în timp ce întârzie. Acest lucru este cunoscut sub denumirea de pumnii de prieteni. În Statele Unite ale Americii, lovirea cu pumnii la prieteni face ca angajatorii să plătească anual 373 de milioane de dolari în costuri inutile cu forța de muncă.
Cerând unui coleg să te înregistreze, în esență, sări peste o tură, indiferent dacă face parte dintr-o tură. Dacă un angajat este înregistrat, dar nu sosește în alte 20 de minute, atunci este furt de timp.
Rotunjind
Dacă compania ta urmărește timpul pe hârtie, atunci asta le oferă angajaților o oportunitate amplă de a minți despre câte ore au lucrat. Sau dacă le permiteți angajaților să-și conecteze timpul printr-un program, cum ar fi o foaie Excel, aceștia își pot ajusta cu ușurință timpul.
De obicei, angajații își rotunjesc timpul. De exemplu, dacă un angajat părăsește biroul la 5:55, acesta va rotunji ora la 6:00. La urma urmei, ce sunt câteva minute ici și colo? (Ei bine, conform cifrelor, angajatorii din Statele Unite pierd 11 miliarde de dolari anual din cauza furtului de timp al angajaților .)
Pauze prelungite
Furtul timpului la locul de muncă poate fi cauzat de faptul că angajații iau pauze mai lungi decât sunt permise în politica privind timpul de pauză. De exemplu, angajatul poate face o pauză de prânz de 45 de minute, dar marchează doar 30 de minute pe cardul de timp. Același lucru este valabil și pentru pauze excesive pentru fum.
Citiți ghidul nostru despre pauzele de masă și odihnă dacă încă nu sunteți sigur care ar trebui să fie politica.
Timp personal excesiv
Când un angajat îndeplinește sarcini personale sau derulează pe rețelele de socializare, în timp ce se află la ora companiei, este un furt de timp. Aceste chestiuni ar trebui făcute în timpul pauzei de prânz, dar sunt făcute în timp ce sunteți la ceas. De exemplu, stau la telefon și își plătesc facturile, organizează întâlniri sau îngrijirea copiilor, vorbesc cu un prieten și așa mai departe. Sau poate că postează pe rețelele de socializare precum Facebook sau Twitter. Sau angajatul ar putea juca jocuri pe telefon sau trimite mesaje text membrilor familiei. Deci, deși sunt la serviciu, angajatul cu siguranță nu lucrează.
Muncitorul care dispare
Angajații pot deveni super furiosi cu furtul de timp atunci când călătoresc pentru locul de muncă. Un angajat poate sa sorbi cafeaua la o cafenea sau să cumpere o carte de la o librărie locală – toate acestea în timp ce se află la ceas constituie un furt de timp.
Începerile devreme și sfârșiturile târzii
Un angajat poate veni mai devreme, dar în loc să treacă direct la serviciu, își pregătește o cafea sau vorbește cu un coleg despre chestiuni care nu sunt legate de muncă. Sau un angajat își poate termina munca cu 15 minute mai devreme, dar, în loc să treacă, trec timpul până la sfârșitul oficial al schimbului.
Acum că înțelegeți care există diferitele forme de furt de timp al angajaților, să discutăm despre costurile furtului de timp pentru afacerea dvs.
Care sunt costurile furtului de timp al angajaților?
Când te oprești cu adevărat și te uiți la felul în care furtul de timp îți afectează afacerea, ai fi surprins cât de mult te-au costat câteva minute ici și colo.
- Societatea Americană a Angajatorilor a raportat că 20% din fiecare dolar câștigat este pierdut din cauza furtului angajaților în Statele Unite.
- Un alt studiu a raportat că furtul de timp costă peste 400 de miliarde de dolari anual în pierderea productivității în Statele Unite.
- În plus, angajatul mediu fură aproximativ 4,5 ore în fiecare săptămână de la angajatorul lor, ceea ce totalizează aproape șase săptămâni întregi de muncă anual și costă companiile miliarde și miliarde din întreaga lume.
- 56% dintre angajatori descoperă erori pe aproape o pătrime din foile de pontaj ale angajaților.
- În Statele Unite, lovirea cu pumnii îi costă pe angajatori în jur de 373 de milioane de dolari anual.
- Contabilii au raportat că 92% dintre clienții lor, indiferent de industrie, au o problemă serioasă cu furtul de timp; în medie, 5% se pierde din cauza costurilor brute de salarizare.
Mai sunt vreo duzină de statistici pe care le-am fi putut adăuga aici, dar înțelegeți ideea. Furtul de timp vă poate afecta grav rezultatul final.
Într-un studiu, Software Advice a întrebat lucrătorii în schimburi cât timp fură într-un singur schimb. Răspunsul lor a fost:
- 1 până la 10 minute: 25%
- 11-20 minute: 41%
- 21-30 minute: 14%
- 31-60 de minute: 14%
- 61+ minute: 7%
Aceste rezultate uluitoare evidențiază cât de important este pentru angajatori să fie conștienți de amenințarea furtului de timp. Este posibil ca problema furtului de timp să te coste mai mult decât ai putea crede.
Cum să preveniți furtul de timp
Stabiliți așteptări
Pe măsură ce creați o politică de furt de timp, trebuie să luați în considerare dacă un angajat fură timp la locul de muncă, atunci poate fi pentru că pur și simplu nu înțelege ce se așteaptă de la rolul său de serviciu. De exemplu, dacă un server de restaurant trimite mesaje mesaje prietenilor pentru că nu este niciun client în preajma lor, dar doriți ca ei să curețe mesele sau să măture podeaua - trebuie să fiți clar.
Angajații ar trebui să înțeleagă exact care sunt sarcinile lor de muncă, astfel încât să nu piardă timpul companiei. Nu le cereți doar să facă ceva, cum ar fi „Poți mătura podeaua?” Deoarece ei pot considera că este o datorie unică. În schimb, spune-le că atunci când nu ajută clienții, atunci trebuie să facă următoarele sarcini (A, B, C, D etc.)
Acest lucru ar trebui făcut din prima zi și poate fi ușor disponibil în manualul angajaților din secțiunea Politica de furt de timp. Stabiliți în mod clar cum va arăta prima zi, săptămână, lună și așa mai departe pentru angajat, în special în ceea ce privește rolul și responsabilitățile de serviciu.
Utilizați o soluție de urmărire a timpului
Utilizarea unei soluții mobile de urmărire a timpului face gestionarea orelor de lucru ale angajaților mult mai ușoară.
Connecteam este un exemplu perfect de sistem de timp și prezență care permite angajaților să înregistreze și să iasă din ture folosind smartphone-urile lor. Acest lucru face ca urmărirea timpului să fie accesibilă în orice moment, din orice locație de lucru. În plus, atunci când un angajat intră sau iese, marca lui GPS este de asemenea mapată, astfel încât să știți întotdeauna când și unde se afla la momentul în care a intrat sau ieșit.
Fiecare angajat are propriile date de conectare unice, ceea ce face din Connecteam o soluție excelentă pentru a reduce loviturile de prieteni. Citiți mai multe aici despre motivul pentru care atât de multe întreprinderi mici aleg Connecteam pentru nevoile lor de urmărire a timpului.
- Capacitățile de geofence asigură că angajații nu pot să intre deloc atunci când nu se află în zona de lucru
- Limitările cronometrului asigură că angajații nu pot intra mai devreme decât ar trebui, chiar dacă au decis să se prezinte mai devreme și EI SUNT la locul de muncă, așteaptă doar să înceapă schimbul.
- Încetarea automată ajută la asigurarea faptului că angajații nu „uită” să efectueze ceasuri sau doar să rămână puțin mai mult timp la locul de muncă fără niciun motiv să mai profite de câteva minute în fiecare zi
- Notificările în timp real vă avertizează asupra angajaților care sunt încă cronometrați, angajaților care au fost blocați automat și, mai mult, dvs., în calitate de manager, știți exact ce se întâmplă în domeniu
- Setați zile blocate în aplicație - înseamnă că un administrator cu permisiunea relevantă a revizuit orele pentru ziua respectivă și a aprobat orele pentru salarizare
- Primiți alerte dacă un angajat înregistrează cu un dispozitiv nou . Dacă un angajat înregistrează un alt model sau versiune de telefon (sau chiar o versiune diferită a aplicației Connecteam), atunci managerul va fi avertizat deoarece acest lucru indică faptul că fie angajatul tău a cumpărat un telefon nou, fie a cerut cuiva să se conecteze la utilizatorul său în aplicație. .
În plus, prin intermediul aplicației mobile, angajații pot solicita timp liber, pot vizualiza foile de pontaj actuale sau trecute și chiar le pot exporta în integrarea Connecteam Quickbooks Online sau Gusto pentru salarizare 100% exactă, pot comunica cu dvs. prin chat-ul din aplicație, pot adăuga detalii detaliate. note la o schimbare și multe altele.
Connecteam vă oferă, managerului, toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă asigura că angajații dvs. lucrează doar la momentul în care ar trebui și vă oferă toate informațiile de care aveți nevoie în orice moment, astfel încât să stabiliți și să urmăriți furtul dvs. de timp. politica este mai ușor de gestionat.
Limitați furtul de timp al angajaților cu Connecteam
Probă gratuită de 14 zile, nu este nevoie de card de credit
Stabiliți reguli clare
Prin codul dvs. de conduită pentru politica de furt de timp, precizați în mod clar care sunt regulile privind înregistrarea și ieșirea. În calitate de manager, este evident pentru tine că apariția unui coleg de serviciu este un nu sau că a juca jocuri pe telefonul tău personal în timp ce ești înregistrat este considerat furt de timp, totuși acest lucru ar putea fi evident pentru toți ceilalți.
Angajații nu se opresc întotdeauna și se gândesc la care sunt consecințele comportamentului lor și la modul în care acesta va afecta rezultatul final al companiei. În plus, integritatea angajatului și a colegilor lor este grav afectată.
Așadar, scrieți-l în codul dvs. de conduită și manualul angajaților pentru a clarifica care este politica de furt de timp. Semne de mână și afișe peste tot la locul de muncă. Includeți un mesaj în aplicația ceas. Aveți o întâlnire lunară pentru a reaminti tuturor regulile.
Indiferent de metoda pe care o utilizați, fiți întotdeauna proactiv și asigurați-vă că toată lumea este la curent cu politica de furt de timp.
În plus, asigură-te că respecti regulile atunci când vine vorba de urmărirea orelor de lucru ale angajatului tău.
Urmăriți acțiunile disciplinare
Nu există nicio îndoială că managerii au o mulțime de sarcini de jonglat și, uneori, lucrurile cad prin crapaturi. Cu toate acestea, dacă lăsați necontrolat furtul de timp, le trimiteți angajaților un mesaj greșit. Prin urmare, este vital să urmați procedurile disciplinare atunci când cineva comite un furt de timp.
De exemplu, dacă furtul de timp este comis și prins, puteți urma aceste instrucțiuni pentru a trata problema: avertisment verbal, avertisment scris, suspendare și reziliere. Scrieți acest lucru în politica dvs. de furt de timp, astfel încât angajații să știe ce se va întâmpla și când.
Cu toate acestea, asigurați-vă că toate infracțiunile sunt revizuite înainte de a mustra un angajat. De exemplu, surprinzi un angajat făcând selfie-uri în timp ce nu există clienți prin preajmă, în loc să dai un avertisment verbal formal sau să le scrii, vorbește cu el pentru a-i aminti regulile. Asigurați-vă că înțeleg ce îndatoriri ar trebui să se afle dacă nu există clienți în preajmă. Există o diferență uriașă între a ține două minute mai devreme și a lua o pauză de masă de două ore. Fiți clar cu privire la politica de furt de timp pentru toate circumstanțele.
Care sunt legile privind furtul de timp?
Majoritatea angajatorilor care sunt victime ale furtului de timp au destul de greu să depună un dosar împotriva angajaților care fură timp la locul de muncă. Potrivit Fair Labor Standards Act (FLSA), angajatorul trebuie să plătească pentru orele lucrate de angajat (care sunt de obicei raportate printr-un card de pontaj sau o foaie de pontaj). Dacă un angajator refuză să plătească orele lucrate despre care consideră că au fost raportate incorect sau fals, atunci angajatul poate depune o acțiune împotriva angajatorului pentru de două ori salariul întârziat, inclusiv cheltuielile de avocat și de judecată.
Atunci când susțineți reclamația dvs., următorii pași sunt cheie:
1. Fii minuțios
Findlaw.com afirmă că o investigație poate fi corectă numai dacă urmează reguli specifice. Anchetatorul ar trebui să fie cineva care nu le-a descoperit momentul, păstrează confidențialitatea strictă, primește ajutor de la un avocat și, în cele din urmă, anchetatorul trebuie să interogheze angajatul în prezența martorilor. Cu toate acestea, acest lucru se poate face numai după ce au fost colectate toate dovezile.
2. Creați un plan pentru disciplinarea angajatului
Discutați cu consilierul juridic pentru a decide cel mai bine dacă ar trebui să suspendați angajatul, să-l puneți în probațiune sau să-i încetați angajarea.
3. Căutați compensație
În timp ce lucrați cu avocatul și compania de asigurări, este posibil să puteți recupera pierderile suferite. Asigurați-vă că vă examinați complet polița de asigurare pentru a înțelege dacă pierderea de timp este acoperită. Dacă este, asigurați-vă că urmați procedurile atunci când vine vorba de depunerea unei reclamații. Deși avocatul dumneavoastră vă poate sfătui să urmați un litigiu pentru a recupera pierderile într-o instanță civilă sau chiar prin sistemul de justiție penală.
Cu toate acestea, este absolut esențial ca, dacă un angajat depune o cerere că nu a primit toate salariile datorate, atunci FLSA interzice în mod absolut angajatorilor să se răzbune împotriva lor. Prin urmare, dacă răspundeți procesului cu o cerere pentru furt de timp, FLSA ar considera acest lucru drept represalie – cu excepția cazului în care puteți dovedi 100% că respectivul angajat a comis în mod intenționat un furt de timp.
Descoperiți mai multe resurse disponibile de FLSA aici: angajatori, lucrători și guvernele de stat și locale. Consultați întotdeauna regulile și orientările FLSA, prin intermediul site-ului lor web, puteți găsi persoana potrivită cu care să vorbiți, care se află în zona dvs. În plus, nu trageți doar concluzii – rămâneți calm și adunați toate faptele, apoi discutați cu un avocat despre pașii următori, astfel încât să puteți evita singur un proces serios. Legile și reglementările privind furtul de timp sunt delicate, așa că asigurați-vă că toate bazele sunt acoperite înainte de a sări cu capul înăuntru.
Încheierea ghidului nostru despre furtul de timp
Angajații care fură timp la locul de muncă se întâmplă și destul de des, chiar dacă nu ești conștient de asta. Și poate că angajații tăi nici măcar nu sunt conștienți că ceea ce fac este furt de timp! Înțelegând ce înseamnă furtul și care sunt legile privind furtul, tu și angajații tăi veți fi mai bine pregătiți pe termen lung și veți putea evita orice neînțelegeri și procese urâte. În plus, prin utilizarea aplicațiilor de urmărire a timpului, puteți vedea exact unde vă aflați, astfel încât să fie mai ușor să monitorizați prezența angajatului dvs.
Ghidul nostru prezentat mai sus servește ca un punct de plecare excelent pentru crearea unei politici de furt de timp, dar este vital să rămâneți la curent cu toate regulile și reglementările, deoarece acestea se pot schimba în orice moment.
Aplicația Leading Time Clock
Urmăriți cu ușurință orele de lucru ale angajaților, eficientizați procesul de salarizare și multe altele!