Cum să creați un manual pentru angajați pentru afacerea dvs. mică: Ghidul final

Un manual al angajatului este un document care acoperă valorile companiei, politicile, procedurile și obligațiile legale. Fără unul, managerii petrec mai mult timp răspunzând la întrebări, iar angajații nu au clar ce se așteaptă de la ei. În plus, proprietarii de afaceri se pot confrunta cu probleme legale dacă nu au un proces clar pentru gestionarea problemelor sensibile ale angajaților.

Un manual bine scris al angajaților oferă echipei dumneavoastră claritate cu privire la standardele, procedurile și așteptările companiei. În plus, veți avea un ghid de încredere și la îndemână de urmat pentru orice problemă de angajare sau angajare.

În acest articol, vă oferim îndrumări pas cu pas cu privire la crearea manualului pentru angajații dvs. mici și un exemplu de manual cuprinzător al angajaților pe care îl puteți descărca și personaliza în funcție de nevoile dvs.

De ce aveți nevoie de un manual pentru angajați

Cu un manual al angajaților, proprietarii și managerii de întreprinderi mici pot:

• Rămâneți conform. Toate companiile trebuie să respecte legile locale, statale și federale privind ocuparea forței de muncă, astfel încât manualul pentru angajați ar trebui să se alinieze cerințelor legale și drepturilor angajaților. Aceasta este o modalitate excelentă de a vă asigura că nu încălcați legea și vă ajută să vă protejați afacerea în cazul în care un angajat dă în judecată.

• Stabiliți așteptări clare. Un manual pentru angajații unei întreprinderi mici vă permite să împărtășiți cultura companiei, valorile și standardele cu angajații dvs. Echipa ta va fi clar ce se așteaptă de la ei și consecințele dacă regulile sunt încălcate.

• Stabiliți consistența. Manualele angajaților pentru întreprinderile mici oferă reguli clare și consecvente de angajare. Acestea se aplică tuturor celor din companie, indiferent de departament, locație sau vechime. Este o modalitate bună de a vă asigura că toți angajații primesc același tratament.

• Reduceți riscul juridic. Manualele angajaților oferă transparență cu privire la discriminare, hărțuire, concedierea angajaților și alte cerințe legale. Acest lucru nu numai că reduce riscul proceselor, dar te protejează și dacă ești dat în judecată, atâta timp cât ai urmat procedurile legale.

• Oferiți o integrare ușoară. Noii angajați pot folosi un manual al angajaților pentru a înțelege misiunea afacerii dvs., politicile, beneficiile angajaților și multe altele. Acest lucru îi ajută să se stabilească rapid și să obțină răspunsuri la orice întrebări pe care le-ar putea avea despre practicile de lucru ale companiei dvs.

• Economisi timp. Cu un manual cuprinzător al angajaților, managerii de afaceri mici pot economisi o mulțime de timp atunci când se confruntă cu problemele angajaților. Ei se pot referi instantaneu la manual pentru îndrumare, în loc să petreacă timp prețios încercând să găsească o soluție.

<< Descărcați manualul dvs. cuprinzător exemplu >>

Cum să creați un manual pentru angajați pentru afacerea dvs. mică

Pasul 1: Includeți elementele esențiale

Primul pas pentru a scrie un manual pentru angajați pentru întreprinderile mici este să decideți ce subiecte va acoperi. Mai jos sunt elementele esențiale pe care le recomandăm să le includem.

Valorile companiei și declarația de misiune

Pentru ca angajații dvs. să fie dedicați afacerii dvs., trebuie să se raporteze la misiunea, obiectivele și principiile de bază ale acesteia. Prioritizează-le la începutul manualului, astfel încât lucrătorii să știe cât de importante sunt aceste elemente și să le poată accesa cu ușurință.

Această primă secțiune ar trebui să înceapă cu declarația de misiune a companiei dvs. Asigurați-vă că declarația dvs. de misiune este clară, concisă și reflectă scopul general al afacerii dvs. Ar trebui să inspire și să motiveze angajații, clienții și alte părți interesate.

În continuare, ar trebui să subliniați valorile și principiile de bază ale afacerii dvs., de exemplu, excelență, integritate și inovație. Definiți fiecare dintre acestea în mod clar, explicați de ce sunt importante pentru companie și discutați cum se reflectă în operațiunile zilnice. În acest fel, angajații știu cum se așteaptă să afișeze aceste valori în munca lor.

Politici și informații generale de angajare

Toate manualele angajaților pentru întreprinderile mici conțin o secțiune privind politicile generale de angajare. Aici, angajații pot găsi informații esențiale despre practicile de angajare în cadrul companiei, inclusiv:

Politici de angajare

Utilizați această subsecțiune pentru a informa angajații cu privire la procesul de angajare la compania dvs., inclusiv procesul de aplicare, cerințele de integrare și verificarea antecedentelor.

În plus, folosiți acest spațiu pentru a explica ce tipuri de locuri de muncă oferă afacerea dvs., cum ar fi angajarea la voință. Acesta este momentul în care dumneavoastră sau lucrătorii dumneavoastră sunteți liber să reziliați contractul de muncă în orice moment, fără motiv și cu sau fără o perioadă de preaviz.

În cele din urmă, acesta este un loc bun pentru a discuta eventualele perioade de probă pentru noii angajați. Discutați durata perioadei de probă, plus dacă au sau nu dreptul la concediu și beneficii în timpul perioadei de probă.

Ore de lucru

Definiți clar programul de lucru pentru angajații cu normă întreagă și cu fracțiune de normă. Nu uitați să subliniați diferențele în ceea ce privește statutul de angajare, beneficii și politicile de concediu între cele două.

Pauze și mese

Legea cere de obicei angajatorilor să ofere lucrătorilor ore de masă și pauze de odihnă în timpul orelor de lucru. Manualul angajatului dvs. ar trebui să prezinte timpii minimi și maximi pentru pauze. De asemenea, puteți alege să specificați cum și când doriți să oferiți aceste pauze, de exemplu, la jumătatea turei unui lucrător sau în pauze eșalonate, astfel încât să nu fie toți lucrătorii în pauză în același timp.

În plus, fiți transparent dacă angajații sunt plătiți în timpul pauzelor de odihnă. De asemenea, clarificați dacă au alte restricții, cum ar fi să rămână într-o anumită zonă sau într-o anumită zonă de lucru în timp ce își iau pauzele.

Timp liber și concedii

Angajații ar trebui să știe clar care sunt indemnizațiile de timp liber. Aceasta include concediu plătit, cum ar fi timpul de vacanță, zilele de boală, concediul de doliu, zilele libere pentru serviciul de juriu sau zilele personale.

De asemenea, angajații trebuie să înțeleagă concediile mai lungi pe care le oferă afacerea dvs. Acestea pot include concediu militar, concediu medical prelungit, concediu sabatic sau concediu pentru creșterea copilului.

Asigurați-vă că respectați cerințele legale în ceea ce privește timpul liber și absențe. De exemplu, unele legi de stat impun să oferiți concediu de maternitate dacă afacerea dvs. ajunge la un anumit număr de angajați.

Este important să specificați zilele permise pentru toate tipurile diferite de concedii pe termen lung, orice restricții privind momentul în care angajații le pot lua și dacă concediile sunt plătite sau neplătite.

În cele din urmă, această secțiune ar trebui să includă și informații despre cum să solicitați absențe, criteriile de eligibilitate pentru absențe și procesul de revenire la muncă.

Proceduri de management al performanței

Întreprinderile mici ar trebui să includă procese și proceduri de management al performanței în manualul angajaților. Aceasta ar trebui să acopere așteptările de performanță, criteriile de promovare și procesul de evaluare a performanței și de contestație.

De asemenea, ar trebui să explicați procesul de îmbunătățire a performanței. Discutați ce pași luați pentru a-i readuce pe angajații cu performanțe slabe și ce probleme ar putea duce la încetarea contractului de muncă.

Proceduri de siguranță și securitate

Orice manual al angajaților pentru lucrătorii din întreprinderile mici va acoperi regulile de siguranță și securitate pentru stațiile de lucru sau locurile de muncă. Acestea includ informații de siguranță despre exercițiile de incendiu, procedurile de evacuare și urgențele medicale. Asigurați-vă că manualul dvs. respectă reglementările relevante ale Occupational Safety and Health Administration (OSHA) și reglementările privind compensarea lucrătorilor.

În plus, procedurile de securitate ar putea acoperi, de asemenea, protecția datelor, politicile de parole și măsurile de securitate fizică, cum ar fi accesarea zonelor securizate.

Procese de demisie și reziliere

Manualele angajaților ar trebui să ofere orientări clare cu privire la procedurile de demisie și reziliere. Angajații trebuie să știe cum să demisioneze și care este perioada lor de preaviz. De asemenea, puteți include informații despre predare, interviuri de ieșire și returnarea proprietății companiei.

Pentru rezilieri, furnizați detalii despre motivul pentru care contractele se pot rezilia, de exemplu, pentru comportament necorespunzător, performanță insuficientă sau concediere.

Includeți, de asemenea, politica de despăgubire a companiei dvs., inclusiv la ce indemnizație se pot aștepta, cum este calculată și condițiile de plată.

În cele din urmă, puteți folosi și această secțiune pentru a le spune angajaților cum pot accesa scrisorile de referință pentru angajare sau se pot alătura absolvenților companiei.

Acord de nedezvăluire sau de confidențialitate

Acesta este un subiect pe care îl veți găsi în orice șablon de manual al angajaților. Acordurile de nedezvăluire sau de confidențialitate îi împiedică pe lucrători să partajeze informații comerciale sensibile cu părți externe sau să le folosească în scop personal. Acestea pot include secrete comerciale, planuri de afaceri, date despre clienți sau alte informații private.

Manualul ar trebui să precizeze cât durează acordul de nedezvăluire, consecințele încălcării și orice excepții, cum ar fi când dezvăluirea este cerută de lege.

Legile anti-discriminare și anti-hărțuire

Această secțiune a manualului angajaților este cerută de legea federală și are ca scop prevenirea discriminării și hărțuirii la locul de muncă. De asemenea, ar trebui să îndeplinească toate cerințele relevante ale legii de stat.

Explicați clar cum definește afacerea dvs. discriminarea și hărțuirea, inclusiv comportamentele interzise. Aceasta ar putea include hărțuirea sexuală, discriminarea de gen, discriminarea rasială sau alte forme de discriminare și hărțuire.

Manualul ar trebui să sublinieze procedurile companiei dumneavoastră pentru abordarea discriminării și hărțuirii. Aceasta ar trebui să acopere modul de raportare a plângerilor, ce investigații au loc și care sunt consecințele pentru infractori. În plus, puteți alege să discutați despre abordarea companiei dvs. de a instrui angajații în privința discriminării și hărțuirii la locul de muncă.

În cele din urmă, dacă sunteți un angajator cu șanse egale, acesta este un loc bun pentru a sublinia acest lucru. Discutați abordarea dvs. pentru angajarea, promovarea și compensarea angajaților fără discriminare.

Codul de conduită

Această parte a manualului angajaților se concentrează pe comportamentul și comportamentul angajaților în cadrul unei afaceri. Se așteaptă ca angajații să respecte regulile stabilite în codul de conduită. Asigurați-vă că evidențiați și consecințele încălcării codului.

Iată ce să includă:

• Profesionalism: modul în care angajații ar trebui să trateze colegii, clienții și ceilalți la locul de muncă.

• Cod vestimentar: ce pot și ce nu pot purta angajații la locul de muncă. Includeți orice restricții specifice, cum ar fi că medicii și asistentele care operează sunt interzise să poarte îmbrăcăminte cu mâneci lungi sau lac de unghii.

• Etică: definiții și standarde ale companiei cu privire la necinste, fraudă și comportament ilegal.

• Consumul de droguri și alcool: reguli privind consumul de droguri și alcool în cadrul și în afara serviciului. Evidențiați consecințele încălcării regulilor.

• Utilizarea tehnologiei: Reguli referitoare la modul în care angajații folosesc telefoanele mobile ale companiei, e-mailurile de la serviciu, internetul la o stație de lucru sau un loc de muncă sau aplicațiile legate de muncă.

• Politica privind rețelele sociale: ce angajați au și ce nu au voie să posteze despre afacerea dvs. sau despre locurile lor de muncă pe rețelele sociale. Aceasta ar putea include și alte restricții, cum ar fi ca afacerea să nu tolereze angajații care postează discursuri instigatoare la ură sau comentarii neadecvate pe conturile lor de rețele sociale.

• Conflicte de interese: politica companiei cu privire la situațiile în care interesele personale sau financiare ale unui angajat interferează cu capacitatea acestuia de a acționa în cel mai bun interes al companiei.

Aceasta ar trebui să includă politici privind acceptarea cadourilor de la clienți, potențiali angajați sau vânzători. Ar trebui să includă, de asemenea, poziția afacerii dumneavoastră cu privire la relațiile romantice dintre angajați sau cu clienții sau alte părți interesate, plus angajarea de rude, prieteni, foști colegi sau cunoștințe.

În plus, ar trebui să acopere subiectul angajaților care dețin proprietate financiară în companie sau angajaților care se angajează în activități care concurează cu afacerea.

• Solicitare: politica companiei dvs. cu privire la solicitarea de orice fel, inclusiv mita, încercarea de a vinde servicii altor angajați sau clienți pentru câștig personal sau braconarea colegilor unei noi companii atunci când angajații trec mai departe.

• Cheltuieli și rambursări: Procesul de revendicare a cheltuielilor legate de muncă. Fiți precis cu privire la ceea ce este considerat o cheltuială legată de muncă, cum ar fi călătoria sau formarea.

• Raportarea încălcărilor: cum ar trebui lucrătorii să raporteze orice încălcare a politicii sau codului companiei și cum vor fi tratate acestea.

Compensatii si beneficii

Angajații vor face referire frecvent la secțiunea de compensare și beneficii. Oferă informații importante despre salariile angajaților și beneficiile companiei.

În această secțiune, acoperiți modul în care sunt plătiți angajații, de exemplu, pe oră, zilnic, săptămânal sau lunar. De asemenea, ar trebui să explicați când angajații se pot aștepta să fie plătiți în caz de vacanță sau alte circumstanțe care ar putea întârzia plata. De exemplu, dacă ziua de plată cade într-o sărbătoare națională sau într-un weekend, lucrătorii vor fi plătiți în următoarea zi lucrătoare.

De asemenea, acoperiți modul în care sunt calculate salariile, de exemplu, modul în care angajații ar trebui să își înregistreze timpul și ratele de plată pentru orele de lucru. Asigurați-vă că vă aliniați cerințelor legale, cum ar fi salariul minim, plata orelor suplimentare și politicile de pauză.

De asemenea, puteți include diferite metode de plată disponibile, cum ar fi depozite directe, cecuri sau carduri de plată.

Mai mult, subliniați ce deduceri se pot aștepta angajații de la salariile lor. Acestea ar putea fi deduceri obligatorii, cum ar fi impozitele federale și de stat, sau deduceri voluntare pentru beneficii precum conturile de economii pentru sănătate. De asemenea, este esențial să menționați dacă afacerea dvs. deduce plata pentru concediul medical sau alte absențe.

Deși nu trebuie să enumerați detaliile fiecărui beneficiu pe care îl oferiți, ar trebui să acoperiți elementele de bază. De exemplu, specificați ce planuri de asigurări de sănătate sunt oferite, dacă persoanele aflate în întreținere sunt acoperite și când are loc înscrierea anuală deschisă.

În mod similar, prezentați informații de bază despre alte beneficii, inclusiv timp liber plătit (PTO), planuri de pensionare, asigurări de viață, reduceri la sală și așa mai departe. Aceasta este o modalitate excelentă de a le informa angajaților pentru ce sunt eligibili și de a le prezenta beneficiile la locul de muncă pe care le oferiți.

Politici disciplinare și de abatere gravă

Angajatorii trebuie adesea să recurgă la măsuri disciplinare atunci când angajații încalcă regulile companiei. Manualul ar trebui să sublinieze clar care este procesul disciplinar. Explicați procesul de investigare și rezultatele așteptate, inclusiv avertismente verbale și scrise sau rezilierea în cazuri de abatere gravă.

Dați exemple de comportamente considerate abateri grave, de exemplu, furt, consumul de droguri, discriminare etc. În plus, specificați ce înseamnă încetarea din cauza abaterii grave în ceea ce privește perioada de preaviz, referințele pentru angajarea viitoare și bonusurile neplătite.

Disclaimer și semnătură

Includeți o declarație de declinare a răspunderii care afirmă că manualul angajatului nu este un contract. Acest lucru va împiedica angajații să vă dea în judecată dacă procedurile din manual nu sunt respectate.

De asemenea, puteți găsi o secțiune opțională de semnătură într-un exemplu de manual al angajaților pentru lucrătorii din întreprinderile mici. Aici angajații pot semna pentru a confirma că au primit o copie a manualului și că l-au citit și au înțeles. Din nou, acest lucru ajută la protejarea afacerii în cazul în care un angajat depune un proces nelegal sub pretenția că nu cunoaște regulile companiei.

Pasul 2: Asigurați-vă că reflectă cultura companiei

Manualul angajaților dvs. este un instrument excelent pentru a prezenta ceea ce reprezintă afacerea dvs. și la ce se pot aștepta angajații de la cultura companiei.

Utilizați un ton al vocii care se potrivește cu identitatea afacerii dvs., cum ar fi cald sau formal. De asemenea, creați-vă politicile pentru a se alinia cu valorile companiei. De exemplu, puteți manifesta toleranță zero față de discriminare, dar puteți fi mai indulgent cu codul vestimentar. Ajustați fiecare secțiune pe măsură ce mergeți, astfel încât manualul să reprezinte cu adevărat afacerea dvs. și cultura acesteia.

Pasul 3: Verificați dacă este în conformitate cu legislația muncii

Manualele angajaților care sunt scrise de proprietarii de resurse umane sau de afaceri pot beneficia de revizuire juridică. Acest lucru se datorează faptului că reglementările variază în funcție de factori precum locul de muncă, numărul de angajați și tipurile de lucrători. Un avocat care examinează documentul se poate asigura că acesta acoperă toate legile federale, de stat și locale relevante. Acest lucru vă ajută să vă protejați afacerea în cazul unui proces.

Pasul 4: Fă-l simplu de citit și ușor de găsit

Fiți atenți la jargonul excesiv și la alți termeni complexi, mai ales dacă utilizați un șablon gratuit de manual pentru angajați pentru proprietarii de întreprinderi mici, care ar putea include cuvinte și expresii pe care afacerea dvs. nu le-ar folosi. Manualul dvs. ar trebui să fie simplu de citit și ușor de înțeles.

Mai mult, faceți manualul accesibil. Luați în considerare stocarea acestuia pe un drive în comun, unde angajații îl pot găsi cu ușurință.

Connecteam este o aplicație excelentă pentru stocarea și partajarea documentelor importante ale companiei. Îl puteți folosi pentru a stoca în siguranță manualul angajaților. În plus, lucrătorii tăi vor putea accesa acest lucru de oriunde pe telefoanele lor mobile. Vă puteți înscrie pentru o încercare gratuită pentru a testa acest lucru și multe alte instrumente puternice de operațiuni, resurse umane și comunicații.

Pasul 5: Publicați-l și revizuiți-l în mod regulat

După ce ați revizuit manualul și ați decis unde să-l stocați, îl puteți publica pentru ca angajații să-l citească.

În plus, vă recomandăm să aveți un proprietar sau o echipă desemnată pentru a revizui și actualiza în mod regulat manualul pe baza feedback-ului angajaților și a legilor în schimbare.

Pasul 6: Folosiți asistența—descărcați manualul nostru cuprinzător exemplu!

Crearea unui manual pentru angajat poate fi copleșitoare. Din fericire, nu trebuie să scrii unul de la zero. Puteți să vă uitați la manualele altor companii ca referință sau să cereți unui profesionist plătit să scrie unul pentru dvs.

Cu toate acestea, cea mai eficientă modalitate de a crea un manual ar fi utilizarea unui șablon gratuit de manual pentru angajați pentru întreprinderile mici. Descărcați șablonul nostru cuprinzător de mai jos și personalizați-l pur și simplu conform regulilor și procedurilor afacerii dvs.

<< Descărcați manualul dvs. cuprinzător exemplu >>

rezumat

Crearea unui manual pentru angajat este un pas important pentru orice afacere mică. Vă ajută să stabiliți așteptări clare pentru angajați și vă asigură că respectați reglementările locale, statale și federale.

Un manual bun al angajaților va fi cuprinzător, acoperind informații despre angajare, compensații și beneficii, politici de discriminare și hărțuire, comportamentul angajaților și multe altele. Ar trebui să fie simplu de citit și de înțeles, plus ușor de accesat de oriunde. De asemenea, este recomandabil să solicitați un avocat să vă revizuiască manualul angajatului și să desemnați un proprietar desemnat să îl actualizeze în mod regulat, astfel încât să fie întotdeauna aliniat cu cerințele legale și politicile de afaceri.

Prin crearea unui manual eficient pentru angajați, puteți promova o cultură a transparenței și siguranței pentru angajații dvs. și vă puteți proteja afacerea mică de riscurile legale.