13 Princípios de Gerenciamento de Projetos para Aumentar o Sucesso do Projeto

Gerenciar projetos, seja sozinho ou como parte de uma equipe, pode ser um desafio. Inevitavelmente, há prazos, orçamentos, requisitos do cliente, riscos e prioridades variadas para pensar. Tudo isso pode se tornar esmagador rapidamente.

É por isso que seguir alguns princípios-chave de gerenciamento de projetos pode ajudar a aumentar a produtividade, definir expectativas realistas e garantir mais sucesso do projeto.

13 princípios de gerenciamento de projetos para impulsionar sua produtividade

Esses 13 princípios de gerenciamento de projetos não são regras ou estruturas rígidas que você deve seguir. Em vez disso, são diretrizes para melhorar a sua produtividade ou a da sua equipe. Seguir esses princípios fundamentais o colocará no caminho certo para iniciar e executar qualquer projeto.

1. Defina claramente as metas e objetivos do projeto

Antes de começar a trabalhar em qualquer projeto, defina claramente seus objetivos. As metas e objetivos que você definir para o seu projeto serão um determinante-chave no sucesso ou fracasso do projeto.

Quando você define seus objetivos antes do início do trabalho, a equipe, o cliente e você definem expectativas realistas do projeto. Dessa forma, você pode evitar possíveis mal-entendidos futuros e gerenciar as expectativas de todos desde o primeiro dia.

Aqui está um exemplo de definição de objetivos e expectativas trimestrais usando a plataforma de gerenciamento de projetos Monday.com:

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2. Indique um líder de projeto experiente

Embora todos na equipe devam ter a oportunidade de expressar sua opinião sobre o projeto, você precisa de alguém para tomar as decisões finais e supervisionar a conclusão de cada tarefa e estágio do projeto. Caso contrário, você pode correr o risco de tomar decisões lentas, tarefas intermináveis ​​e verificações de qualidade limitadas.

Nomeie um líder de projeto experiente que possa supervisionar todo o projeto do início ao fim, delegar tarefas e tomar decisões importantes.

O líder de projeto escolhido precisa ser alguém que se sinta à vontade para realizar várias tarefas e trabalhar entre as partes interessadas, membros da equipe, gerentes seniores, clientes e partes interessadas. Eles precisarão ser comunicadores sólidos que possam expressar claramente suas expectativas e objetivos para os membros da equipe.

Um software de gerenciamento de projetos como o Kissflow é essencial para manter uma visão geral completa dos projetos do início ao fim. Torna mais fácil para os líderes de projeto delegar tarefas, avaliar cargas de trabalho e priorizar diferentes peças móveis:

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3. Conheça as entregas do projeto

Depois de definir as metas e objetivos do projeto, é hora de esclarecer as entregas do projeto. As entregas são os itens ou serviços concretos que o fechamento bem-sucedido do seu projeto trará.

Uma entrega pode ser qualquer produto demonstrável exclusivo, novo recurso, resultado ou capacidade de serviço.

Você pode determinar as entregas do seu projeto pensando em seus objetivos.

Por exemplo, se o objetivo final for que os usuários possam gerenciar, rastrear e analisar melhor o orçamento de marketing da empresa, sua entrega pode ser um software que permita que os usuários carreguem dados e depois monitorem, rastreiem e gerenciem conforme necessário.

Você também pode criar alguns guias informativos e manuais de treinamento para que os usuários saibam como operar o novo software de forma eficaz.

Aqui está um exemplo de como as entregas do seu projeto podem ser:

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4. Defina funções e responsabilidades claras da equipe

Poucas coisas causam mais problemas do que funções e responsabilidades mal definidas da equipe. Quando as pessoas não sabem o que devem fazer ou como suas tarefas se relacionam com as funções de outros membros da equipe, é fácil para os projetos descarrilar.

Linhas borradas em torno das responsabilidades também podem levar a desentendimentos desnecessários, tarefas sendo concluídas duas vezes ou itens não finalizados.

Quando os membros da equipe sabem o que precisam fazer quando e como suas responsabilidades se encaixam no quadro geral, seu projeto terá mais chances de ser executado sem problemas e ser um sucesso.

Durante a fase inicial do projeto, descreva claramente a função de cada membro da equipe para garantir que todos colaborem efetivamente juntos.

5. Avalie os riscos do projeto

Seja um risco de incompletude, estouro do orçamento ou esgotamento de outros recursos não monetários, há riscos associados ao gerenciamento de projetos.

Antes de lançar oficialmente seu projeto, é essencial identificar todos os riscos potenciais e tentar mitigá-los no início, em vez de ser pego por um risco surpresa mais tarde.

Faça disso um processo colaborativo e peça a todos os membros da equipe que contribuam com os riscos que eles acham que você deve considerar.

Uma avaliação de risco sólida reconhece que as coisas podem dar errado. Embora você não possa evitar todos os riscos possíveis, você pode se preparar adequadamente para eles e evitar que seu projeto falhe.

6. Conheça as prioridades e marcos do projeto

Às vezes, quando você está no meio de um projeto complexo, é fácil se distrair com detalhes menores que parecem importantes no momento, mas não são a prioridade.

Conhecer as prioridades do seu projeto e os principais marcos irão ajudá-lo a avaliar o progresso e mostrar onde você está. Definir suas prioridades de tarefa desde o início mostrará para onde direcionar o foco da equipe no caso de um conflito ou problema de tarefa.

Para definir suas prioridades:

• Defina os principais marcos do projeto na fase de planejamento para que você e sua equipe saibam se o projeto está no caminho certo.
• Identifique KPIs e métricas que dão à sua equipe uma sensação tangível de progresso.
• Classifique as tarefas em uma escala de 1 a 10 de acordo com sua importância.

Aqui está um exemplo visual de como os marcos do seu projeto podem parecer:

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7. Criar um sistema de prestação de contas e responsabilidade

Manter um senso de responsabilidade, mantendo os membros da equipe envolvidos e motivados pelo projeto.

Para fazer isso, escolha um sistema central de gerenciamento de projetos que permita atribuir tarefas e prazos a membros específicos da equipe. Certifique-se de que todos saibam no que devem estar trabalhando e quando você espera receber o trabalho concluído. Lembretes automatizados de e-mail e bate-papo podem ajudar as pessoas a se sentirem responsáveis ​​por seu trabalho, garantindo que não se esqueçam dele.

Todos os membros da equipe devem ter acesso à ferramenta de gerenciamento de projetos e poder acompanhar facilmente o progresso e ver seu papel no projeto em um nível mais amplo.

Quando você dedica tempo para configurar um sistema de gerenciamento de projetos eficaz desde o início, também libera seu próprio tempo como gerente de projetos. Você não precisará microgerenciar todos os pequenos detalhes e, em vez disso, dar aos membros de sua equipe a confiança para trabalhar com seus pontos fortes e gerenciar melhor a si mesmos e seu tempo.

Usando um software de gerenciamento de projetos como o Trello, você pode facilmente atribuir tarefas aos membros da equipe com prazos:

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8. Defina um orçamento realista

Todo projeto tem recursos limitados. Para maximizar sua chance de sucesso e conclusão do projeto, é importante pensar em um orçamento realista para que você tenha acesso a recursos suficientes.

Você precisa de recursos suficientes para ter espaço para custos inesperados, atrasos e prazos razoáveis. Ao mesmo tempo, faça o melhor uso dos recursos do projeto. Tome medidas ao longo da duração do projeto para garantir que você está economizando despesas sempre que possível e permanecendo no caminho certo.

Recomendamos carregar seu orçamento em um aplicativo de gerenciamento de projetos como o ProjectManager para que você possa acompanhar seus custos e despesas em tempo real:

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9. Crie uma estratégia de iniciação

O início do projeto é todas as tarefas preliminares que precisam ser concluídas antes que qualquer outra atividade do projeto possa ser iniciada. Durante esse estágio, você precisará concluir todas as tarefas administrativas, como criar documentos de viabilidade, casos de negócios, bem como estabelecer contato com as partes interessadas e quaisquer outros gerentes.

Seguir uma estratégia de iniciação adequada garante que você mantenha todos os documentos de administração do projeto organizados desde o início. Isso significa que quando você estiver na metade do projeto e uma parte interessada pedir para ver um documento de viabilidade, você saberá que tem um e onde encontrá-lo.

Certifique-se de que toda a documentação relevante para o início do projeto esteja armazenada em um local central de fácil acesso para que as pessoas possam verificar os documentos quando precisarem.

10. Tenha uma estratégia de execução

A execução do projeto geralmente começa com uma reunião inicial de lançamento do projeto para iniciar oficialmente o projeto. É aqui que você compartilha sua visão e objetivos para o projeto, atribui tarefas aos membros da equipe e prepara todos para começar.

Durante o estágio de execução, certifique-se de ter uma maneira de registrar erros, mudanças de direção ou outros eventos inesperados. Dessa forma, você pode manter as coisas funcionando sem problemas, mesmo em caso de mudança.

11. Construa um plano de comunicação

É fácil para os gerentes de projeto configurar vários canais de comunicação, como Slack, e-mail e bate-papos de gerenciamento de projetos, para manter todos atualizados sobre o andamento do projeto. Mas quando há tantos canais diferentes para acompanhar, pode ser esmagador para os membros da equipe.

É por isso que um plano de comunicação claro e metódico é essencial para manter seu projeto nos trilhos. Implemente diretrizes em torno dos canais de comunicação escolhidos, sejam e-mail, Slack ou reuniões diárias do Zoom.

Você pode optar por usar diferentes métodos de comunicação para diferentes tipos de atualizações de tarefas. Por exemplo, os membros da equipe podem precisar atualizar seu painel de gerenciamento de projeto diariamente para atualizar outras pessoas sobre o andamento da tarefa. E você também pode ter uma reunião semanal da equipe no Zoom para compartilhar o progresso geral e os pontos de discórdia.

A chave é que todos na equipe entendam como comunicar as diferentes atualizações do projeto pelos canais certos.

Também é importante definir expectativas realistas com as partes interessadas e clientes sobre quando eles podem esperar receber atualizações do projeto. As pessoas precisam saber quando podem esperar certas informações sobre o projeto.

Crie um plano de comunicação claro desde o início para que todos estejam na mesma página sobre as expectativas de comunicação.

Comentários marcados no aplicativo de gerenciamento de projetos escolhido podem ajudar a manter todos informados sobre pequenas atualizações de tarefas diárias:

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12. Acompanhe e monitore o progresso

Para tornar o progresso um item tangível que as equipes possam acompanhar com mais facilidade, é importante configurar alguns KPIs. Seus KPIs podem incluir orçamentos, expectativas de qualidade e cronogramas de projetos.

Durante o projeto, acompanhe o progresso do projeto e revise regularmente seus KPIs. Dessa forma, se o seu projeto começar a ultrapassar o orçamento ou não estiver atingindo as expectativas do cronograma, você poderá detectar problemas antecipadamente e fazer ajustes antes que eles atrapalhem seu projeto.

Aqui está um exemplo de como você pode configurar um painel visual para acompanhar os KPIs do seu projeto:

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13. Tenha um processo para fechar o projeto

É importante criar um processo de encerramento do projeto, para que seu projeto não fique preso em um ciclo de feedback sem fim ou se torne algo inacabado para sempre.

Mesmo que você não tenha cumprido todas as metas e objetivos do projeto, você ainda precisa encerrar as coisas formalmente. Para fazer isso, entregue formalmente o produto acabado ou novos recursos ao stakeholder. Em seguida, forneça orientação sobre como operar e solucionar problemas do novo produto.

Se você não completou tudo o que esperava, crie um protocolo para o que acontece a seguir. Você concluirá esses itens posteriormente ou eles não são mais uma prioridade?

Você também precisa criar um documento oficial de aprovação que significa que seu trabalho no projeto está completo e agora está nas mãos das partes interessadas ou do cliente.

Também é uma boa ideia realizar uma reunião com os membros da equipe e as partes interessadas sobre as lições aprendidas e como você pode melhorar para a próxima vez.

Implemente estes princípios de gerenciamento de projetos para aumentar o sucesso do seu projeto

O sucesso do projeto geralmente se resume ao gerenciamento eficaz do projeto. Siga estes 13 princípios de gerenciamento de projetos e veja como você pode colaborar mais facilmente com os membros da equipe e as partes interessadas.

Se você visa a eficiência do projeto, processos simplificados e comunicação clara, estará no caminho certo para ser um gerente de projeto sólido. Pronto para começar a gerenciar projetos usando esses princípios? Primeiro, confira a AppSumo Store, temos algumas das melhores ofertas de software disponíveis.