プロジェクトの成功を高めるための13のプロジェクト管理原則

単独で、またはチームの一部としてプロジェクトを管理することは困難な場合があります。 必然的に、期限、予算、クライアントの要件、リスク、および考慮すべきさまざまな優先順位があります。 そのすべてがすぐに圧倒される可能性があります。

そのため、いくつかの主要なプロジェクト管理原則に従うことで、生産性を高め、現実的な期待を設定し、プロジェクトをより成功させることができます。

生産性を向上させるための13のプロジェクト管理原則

これらの13のプロジェクト管理原則は、従わなければならない厳格なルールや構造ではありません。 代わりに、これらはあなたまたはあなたのチームの生産性を高めるためのガイドラインです。 これらのコア原則に従うことで、プロジェクトを開始および実行するための正しい道を歩むことができます。

1.プロジェクトの目標と目的を明確に定義する

プロジェクトに取り掛かる前に、目標を明確に定義してください。 プロジェクトに設定した目標と目的は、プロジェクトの成功または失敗の重要な決定要因になります。

作業を開始する前に目標を定義すると、チーム、クライアント、およびあなたはすべて、プロジェクトの現実的な期待を設定します。 そうすれば、将来の潜在的な誤解を避け、初日から全員の期待を管理することができます。

プロジェクト管理プラットフォームMonday.comを使用して四半期ごとの目標と期待を設定する例を次に示します。

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2.1人の経験豊富なプロジェクトリーダーを指名する

チームの全員がプロジェクトについて意見を述べる機会を持つ必要がありますが、最終的な決定を下し、各タスクとプロジェクトの段階の完了を監督する誰かが必要です。 そうしないと、意思決定が遅くなり、タスクが無限になり、品質チェックが制限されるリスクがあります。

プロジェクト全体を最初から最後まで監督し、タスクを委任し、重要な決定を下すことができる経験豊富なプロジェクトリーダーを1人指名します。

選択するプロジェクトリーダーは、利害関係者、チームメンバー、上級管理職、クライアント、および利害関係者の間で快適にマルチタスクを実行できる人物である必要があります。 チームメンバーへの期待と目標を明確に表現できる堅実なコミュニケーターである必要があります。

Kissflowのようなプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの最初から最後までの完全な概要を維持するために不可欠です。 これにより、プロジェクトリーダーは、タスクの委任、ワークロードの評価、およびさまざまな可動部分の優先順位付けを簡単に行うことができます。

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3.プロジェクトの成果物を知る

プロジェクトの目標と目的を定義したら、プロジェクトの成果物を明確にします。 成果物は、プロジェクトを正常に終了することでもたらされる具体的なアイテムまたはサービスです。

成果物は、独自の実証可能な製品、新機能、結果、またはサービス機能である可能性があります。

あなたはあなたの目的を考えることによってあなたのプロジェクトの成果物を決定することができます。

たとえば、ユーザーが会社のマーケティング予算をより適切に管理、追跡、分析できるようにすることが最終目標である場合、成果物は、ユーザーがデータをアップロードし、必要に応じて監視、追跡、および管理できるソフトウェアである可能性があります。

また、ユーザーが新しいソフトウェアを効果的に操作する方法を理解できるように、有益なガイドやトレーニングマニュアルを作成することもできます。

プロジェクトの成果物がどのように見えるかの例を次に示します。

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4.明確なチームの役割と責任を設定します

明確に定義されていないチームの役割と責任よりも多くの問題を引き起こすものはほとんどありません。 自分が何をすべきか、または自分のタスクが他のチームメンバーの役割とどのように関連しているかがわからない場合、プロジェクトは簡単に失敗します。

責任の境界線がぼやけていると、不必要な意見の不一致、タスクが2回完了したり、アイテムが完了しなかったりする可能性もあります。

チームメンバーがいつ、どのように自分の責任が全体像に収まるかを知っていると、プロジェクトはスムーズに実行され、成功する可能性が高くなります。

プロジェクトのキックオフフェーズでは、全員が効果的に協力できるように、各チームメンバーの役割を明確に説明します。

5.プロジェクトのリスクを評価する

それが不完全であるか、予算を超過するか、または他の非金銭的資源を使い果たすリスクであるかどうかにかかわらず、プロジェクトの管理に関連するリスクがあります。

プロジェクトを正式に開始する前に、すべての潜在的なリスクを特定し、後で予期しないリスクに巻き込まれるのではなく、最初にそれらを軽減するようにすることが不可欠です。

それを共同プロセスにして、すべてのチームメンバーに、考慮すべきだと思うリスクを切り詰めるように依頼します。

確かなリスク評価は、物事がうまくいかない可能性があることを認めています。 考えられるすべてのリスクを防ぐことはできませんが、適切に準備して、プロジェクトを失敗から守ることができます。

6.プロジェクトの優先順位とマイルストーンを知る

複雑なプロジェクトの最中にある場合、その時点で重要であると感じているが優先事項ではない小さな詳細に簡単に気を取られてしまうことがあります。

プロジェクトの優先順位と主要なマイルストーンを知ることは、進捗状況を評価し、現在の場所を示すのに役立ちます。 最初からタスクの優先順位を定義すると、タスクの競合や問題が発生した場合にチームの焦点をどこに向けるかがわかります。

優先順位を定義するには：

• 計画段階で主要なプロジェクトのマイルストーンを設定して、プロジェクトが順調に進んでいるかどうかをチームが把握できるようにします。
• チームに具体的な進歩の感覚を与えるKPIと指標を特定します。
• 重要度に応じて、タスクを1〜10のスケールで評価します。

プロジェクトのマイルストーンがどのように見えるかの視覚的な例を次に示します。

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7.説明責任と責任のシステムを作成します

チームメンバーがプロジェクトに投資し、動機付けられるようにすることで、説明責任の感覚を維持します。

これを行うには、特定のチームメンバーにタスクと期限を割り当てることができる中央のプロジェクト管理システムを選択します。 誰もが何に取り組むべきか、そしていつ完成した仕事を受け取ることを期待するかを知っていることを確認してください。 自動化された電子メールとチャットのリマインダーは、人々が自分の仕事を忘れないようにすることで、自分の仕事に責任を感じさせるのに役立ちます。

すべてのチームメンバーは、プロジェクト管理ツールにアクセスでき、進捗状況を簡単に追跡して、プロジェクトでの自分の役割を全体像レベルで確認できる必要があります。

最初から効果的なプロジェクト管理システムをセットアップするために時間をかけると、プロジェクトマネージャーとしての自分の時間を解放することもできます。 細部を細かく管理する必要はありません。代わりに、チームメンバーに自信を持って自分の強みを発揮し、自分自身と時間をより適切に管理できるようにします。

Trelloなどのプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、期限のあるチームメンバーにタスクを簡単に割り当てることができます。

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8.現実的な予算を設定する

すべてのプロジェクトには限られたリソースがあります。 プロジェクトの成功と完了の可能性を最大化するには、十分なリソースにアクセスできるように、現実的な予算について考えることが重要です。

予期しないコスト、遅延、および賢明なスケジュールのための余地を自分に与えるのに十分なリソースが必要です。 同時に、プロジェクトのリソースを最大限に活用します。 プロジェクトの期間中、可能な限り経費を節約し、軌道に乗ることができるように対策を講じてください。

予算をProjectManagerなどのプロジェクト管理アプリにアップロードして、コストと経費をリアルタイムで追跡できるようにすることをお勧めします。

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9.開始のための戦略を作成します

プロジェクトの開始は、他のプロジェクト活動を開始する前に完了する必要のあるすべての予備タスクです。 この段階では、実現可能性ドキュメント、ビジネスケースの作成、利害関係者や他のマネージャーとの連絡など、すべての管理タスクを完了する必要があります。

適切な開始戦略に従うことで、すべてのプロジェクト管理ドキュメントを最初から整理しておくことができます。 つまり、プロジェクトの途中で、利害関係者が実現可能性ドキュメントの表示を要求した場合、実行可能性ドキュメントがあり、どこにあるかがわかります。

関連するすべてのプロジェクト開始ドキュメントが、簡単にアクセスできる1つの中央の場所に保存されていることを確認してください。これにより、ユーザーは必要なときにドキュメントを確認できます。

10.実行のための戦略を立てる

プロジェクトの実行は通常、プロジェクトを正式に開始するための最初のプロジェクトキックオフミーティングから始まります。 ここで、プロジェクトのビジョンと目標を共有し、チームメンバーにタスクを割り当て、全員が開始できるようにします。

実行段階では、エラー、方向転換、またはその他の予期しないイベントを記録する方法があることを確認してください。 そうすれば、変更があった場合でもスムーズに実行できます。

11.コミュニケーション計画を立てる

プロジェクトマネージャーは、Slack、電子メール、プロジェクト管理チャットなどの複数のコミュニケーションチャネルを簡単に設定して、プロジェクトの進捗状況を全員に最新の状態に保つことができます。 しかし、追跡するチャネルが非常に多い場合、チームメンバーにとっては圧倒される可能性があります。

そのため、プロジェクトを軌道に乗せるには、明確で系統だったコミュニケーション計画が不可欠です。 メール、Slack、毎日のZoomミーティングなど、選択したコミュニケーションチャネルを取り巻くガイドラインを実装します。

さまざまなタイプのタスク更新に対して、さまざまな通信方法を使用することを選択できます。 たとえば、チームメンバーは、タスクの進行状況について他のメンバーを更新するために、プロジェクト管理ダッシュボードを毎日更新する必要がある場合があります。 また、一般的な進捗状況とこだわりのポイントを共有するために、毎週チームズームミーティングを開催することもできます。

重要なのは、チームの全員が、適切なチャネルを介してさまざまなプロジェクトの更新を伝達する方法を理解していることです。

また、プロジェクトの更新をいつ受け取ることができるかについて、利害関係者やクライアントに現実的な期待を設定することも重要です。 人々は、プロジェクトに関する特定の情報をいつ期待できるかを知る必要があります。

最初から明確なコミュニケーション計画を作成して、コミュニケーションの期待について全員が同じページにいるようにします。

選択したプロジェクト管理アプリ内のタグ付きコメントは、毎日の小さなタスクの更新について全員に通知するのに役立ちます。

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12.進行状況を追跡および監視します

チームがより簡単に追跡できる具体的な項目を進めるには、いくつかのKPIを設定することが重要です。 KPIには、予算、品質の期待、およびプロジェクトのタイムラインが含まれる場合があります。

プロジェクト中に、プロジェクトの進捗状況を追跡し、KPIを定期的に確認します。 そうすれば、プロジェクトが予算を超過し始めたり、タイムラインの期待に達していない場合でも、問題を早期に発見し、プロジェクトを失敗させる前に調整を行うことができます。

プロジェクトのKPIを追跡するためのビジュアルダッシュボードを設定する方法の例を次に示します。

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13.プロジェクトを終了するためのプロセスを用意する

プロジェクトの終了プロセスを作成することが重要です。そうすることで、プロジェクトが終わりのないフィードバックループに陥ったり、永遠に未完成のものになったりすることがなくなります。

プロジェクトのすべての目標と目的を達成できなかったとしても、正式に解決する必要があります。 これを行うには、完成品または新機能を関係者に正式に渡します。 次に、新製品の操作方法とトラブルシューティング方法に関するガイダンスを提供します。

完了したいと思っていたすべてを完了しなかった場合は、次に何が起こるかについてのプロトコルを作成します。 これらの項目は後日完了しますか、それとも優先されなくなりますか？

また、プロジェクトでの作業が完了し、現在は利害関係者またはクライアントの手に渡っていることを意味する公式の承認文書を作成する必要があります。

また、チームメンバーや利害関係者とのミーティングを開催して、学んだ教訓や次回の改善方法についても検討することをお勧めします。

これらのプロジェクト管理原則を実装して、プロジェクトの成功を後押しします

プロジェクトの成功は、多くの場合、効果的なプロジェクト管理に帰着します。 これらの13のプロジェクト管理原則に従い、チームメンバーや利害関係者とより簡単にコラボレーションする方法を確認してください。

プロジェクトの効率化、プロセスの合理化、明確なコミュニケーションを目指す場合は、堅実なプロジェクトマネージャーになるための軌道に乗ることができます。 これらの原則を使用してプロジェクトの管理を開始する準備はできましたか？ まず、AppSumoストアをチェックしてください。利用可能な最高のソフトウェア取引がいくつかあります。