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25 exemplos de roubo e peculato no local de trabalho

Publicados: 2023-08-04

Parte do seu trabalho como proprietário de uma empresa é rastrear e proteger os recursos da empresa. Isso inclui procurar sinais de peculato ou roubo de funcionários. Para fazer isso de forma eficaz, é útil conhecer os vários tipos de peculato que são comuns em pequenas empresas. Continue lendo para obter uma lista completa de exemplos de peculato.

Índice

O que é peculato?

Peculato é o uso indevido ou roubo de fundos ou propriedade da empresa. Há uma variedade de maneiras pelas quais um funcionário ou proprietário de uma empresa pode roubar ou se apropriar indevidamente de recursos, que você pode ver na lista abaixo.

Como acontece o desfalque?

O desfalque ocorre quando um funcionário ou proprietário de uma empresa rouba ou se apropria indevidamente de fundos da empresa. Por exemplo, um funcionário pode aceitar o pagamento de uma transação sem depositar fundos na conta bancária da empresa. Veja a lista abaixo para mais exemplos de peculato.

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Exemplos comuns de peculato e roubo de funcionários

Peculato refere-se a uma ampla gama de ações em que funcionários ou tomadores de decisão roubam ou fazem mau uso de recursos da empresa. Para proteger sua pequena empresa, aqui estão vários exemplos de peculato para saber. E se você já se perguntou: “Como lidar com peculato e roubo de funcionários?” você também pode encontrar dicas em cada exemplo.

1. Anulação de transações na caixa registradora

Quando um funcionário faz uma transação e recebe dinheiro, ele pode anular a transação e ficar com o dinheiro para si. Isso pode ser difícil de detectar, porque o sistema deveria equilibrar, mas o cliente ainda recebeu seu produto ou serviço e sua empresa não recebe os fundos.

Prevenção: muitos sistemas modernos de ponto de venda têm configurações que exigem a aprovação de um supervisor ou gerente para anular uma venda. Atualize seu sistema ou adote esse recurso para evitar dar essa oportunidade aos funcionários.

2. Embolsar pagamentos em dinheiro de arrecadadores de fundos

Se sua empresa ou organização realiza campanhas de arrecadação de fundos, você pode coletar doações que não são contadas imediatamente. Se apenas um trabalhador tiver acesso a esses fundos antes de serem apropriados, eles podem coletar alguns para si mesmos.

Prevenção: Tenha mais de um funcionário encarregado de arrecadar e contar os fundos.

3. Descontar cheques de clientes

Um funcionário pode abrir uma conta bancária com um nome semelhante ao da empresa. Em seguida, eles podem descontar cheques de clientes ou desviar pagamentos eletrônicos para sua conta, em vez da conta da empresa.

Prevenção: Este crime é mais comum quando um funcionário é responsável tanto pela cobrança de pagamentos quanto pelo controle dos registros contábeis. Separe responsabilidades para que haja várias pessoas que possam detectar possíveis problemas.

4. Superfaturamento de Clientes

Um funcionário pode cobrar dos clientes mais do que a taxa de sua empresa por um determinado produto ou serviço, ou adicionar taxas extras e embolsar o dinheiro extra.

Prevenção: Realize auditorias periódicas das práticas de cobrança do cliente e analise as reclamações dos clientes sobre cobrança ou taxas extras.

5. Forjamento de pagamentos

Um funcionário pode preencher cheques para si mesmo ou transferir fundos da conta bancária do funcionário se tiver acesso às suas informações e assinatura. Eles podem então criar lançamentos contábeis fraudulentos para encobrir esses pagamentos.

Prevenção: evite dar acesso à sua assinatura eletrônica e audite os pagamentos de despesas para detectar qualquer estranheza.

6. Falsificação de pagamentos de fornecedores

Um funcionário pode configurar contas de fornecedores falsas ou editar lançamentos contábeis para fazer parecer que os pagamentos estão sendo feitos aos fornecedores. Mas então eles enviam esse dinheiro para si mesmos.

Prevenção: revise todos os pagamentos aos fornecedores periodicamente ou peça a mais de um funcionário que verifique suas entradas.

7. Roubo de dados do cartão de crédito do cliente

Os funcionários que coletam os dados do cartão de crédito do cliente para concluir as compras podem registrar os números para usar em suas próprias compras. Isso é roubar diretamente dos clientes e pode levar à falta de confiança em sua empresa.

Prevenção: Use um software de pagamento que edite o número completo do cartão de crédito e evite obter informações manualmente, a menos que seja absolutamente necessário.

8. Imersão Dupla

Os funcionários podem coletar dinheiro extra de sua conta de despesas, primeiro cobrando a despesa no cartão de crédito da empresa e, em seguida, solicitando fundos de reembolso como se eles próprios pagassem.

Prevenção: Separe responsabilidades para que outros funcionários possam verificar se uma despesa já foi coberta. O software de gerenciamento de despesas pode agilizar esse processo.

9. Uso indevido de uma conta de despesas

Os funcionários também podem solicitar o reembolso de despesas não relacionadas às funções da empresa. Por exemplo, eles podem tentar cobrir um almoço pessoal, mesmo que não estejam se encontrando com um cliente.

Prevenção: Crie uma política clara sobre o que é e o que não é coberto. Em seguida, use o software de gerenciamento de despesas para coletar dados e recibos.

10. Uso indevido de descontos para funcionários

Se uma loja ou restaurante oferece descontos apenas para funcionários, alguns podem tentar oferecer esses privilégios a amigos, familiares ou outros.

Prevenção: Crie uma política rígida sobre quem pode e quem não pode usar esses descontos. Verifique as compras excessivas feitas por qualquer funcionário.

11. Roubo de dinheiro

Funcionários com acesso exclusivo a dinheiro podem pegar pequenas quantias, esperando que não sejam notados. No entanto, esses pequenos incrementos podem aumentar com o tempo.

Prevenção: Esse roubo geralmente ocorre quando um funcionário é responsável pelo dinheiro do condado ou por fazer depósitos bancários. Existem muitas práticas recomendadas de manuseio de dinheiro que sua empresa deve seguir para evitar isso, incluindo ter mais de uma pessoa completando esses depósitos.

12. Roubo de material de escritório

Um funcionário pode roubar suprimentos de sua área de armazenamento e trazê-los para casa ou até mesmo vendê-los.

Prevenção: Mantenha apenas pequenas quantidades de suprimentos acessíveis ao mesmo tempo. Ou peça aos funcionários que solicitem quando precisarem de mais de um determinado item.

13. Roubar equipamentos

O equipamento geralmente inclui itens maiores, como computadores ou tecnologia. Os funcionários podem levar esses itens para casa ou vendê-los em dinheiro.

Prevenção: faça com que os funcionários desconectem dispositivos grandes ou exija que permaneçam no escritório.

Mais exemplos de peculato para saber

Peculato refere-se a uma enorme gama de ações que funcionários ou tomadores de decisão realizam para ganho pessoal. Aqui estão ainda mais exemplos de peculato para os empresários saberem.

14. Venda de segredos comerciais – espionagem corporativa

Esse tipo de peculato ocorre quando um funcionário vende informações proprietárias para um concorrente.

Prevenção: Apenas dê acesso às informações que são essenciais para as funções de cada pessoa. Use armazenamento seguro para dados importantes e rastreie quem tem acesso.

15. Usando um cartão de crédito da empresa para uso pessoal

Se seus funcionários tiverem acesso aos cartões de crédito da empresa, usá-los para compras pessoais pode ser considerado peculato.

Prevenção: Estabeleça regras claras para o uso do cartão de crédito e revise as compras regularmente.

16. Assaltando sua localização

Funcionários que têm conhecimento interno sobre sua localização, como códigos de alarme ou localização de objetos de valor, podem participar de roubos.

Prevenção: Use câmeras e alarmes de segurança e rastreie cuidadosamente quem tem acesso a informações confidenciais.

17. Roubo de mercadorias

Os funcionários do varejo podem roubar produtos físicos das prateleiras ou levar itens que foram devolvidos recentemente:

Prevenção: defina práticas rigorosas de inventário e devolução e use câmeras de segurança para monitorar a atividade.

18. Reivindicação de equipamento perdido

Um funcionário alega que um laptop ou outro equipamento foi roubado. Eles pegam um novo e ficam com o antigo ou dão para um membro da família.

Prevenção: Use um software para rastrear a localização dos dispositivos da empresa ou desative-os se forem perdidos ou roubados.

19. Criando funcionários fantasmas

Os funcionários que controlam sua folha de pagamento podem configurar novos funcionários que não existem. Eles “pagam” esses funcionários falsos e ficam com o dinheiro para si.

Prevenção: Revise regularmente os documentos da folha de pagamento e compare-os com os registros dos funcionários. Essa também é uma das principais razões pelas quais a folha de pagamento é uma função que você deve terceirizar para um provedor respeitável.

20. Roubo de fundos fiscais

Os funcionários responsáveis ​​pelo pagamento de impostos podem ficar com esse dinheiro para si. Não apenas esses fundos estão faltando, mas você também estará no gancho para uma conta de imposto maior.

Prevenção: audite suas práticas fiscais regularmente ou terceirizar essa função para um serviço tributário respeitável.

21. Coletando Propinas

Propinas são pagamentos de fornecedores a funcionários em troca dos negócios da sua empresa ou outras regalias.

Prevenção: Existem muitas maneiras de gerenciar melhor suas contas a pagar e contas a receber. Comece escolhendo você mesmo os fornecedores ou crie um comitê para tomar essas decisões.

22. Roubo de Identidade

Esse tipo de peculato ocorre quando um funcionário usa o nome da sua empresa para abrir cartões de crédito ou contrair empréstimos para usar em suas próprias compras.

Prevenção: verifique regularmente as contas e o score de crédito da sua empresa para observar qualquer irregularidade.

23. Usando os recursos da empresa para iniciar um negócio

Se um funcionário usa tempo, equipamento ou fundos da empresa para iniciar seu próprio negócio sem o seu conhecimento, isso se qualifica como peculato.

Prevenção: Estabeleça regras claras sobre como os recursos da empresa devem ser usados.

24. Esquemas Ponzi

Um esquema ponzi ocorre quando uma empresa ou indivíduo promete altos retornos aos investidores ou partes interessadas, mas os paga com dinheiro de novos investidores, em vez de com o produto ou serviço que a empresa alega fornecer. Esse tipo de esquema é mais comum em empresas de gerenciamento financeiro e planejamento de aposentadoria.

Prevenção: Acompanhe como o dinheiro é trazido e para onde vai. Se estiver trabalhando com investidores, seja totalmente transparente sobre as origens dos fundos.

25. Falsificação de Registros Comerciais

Muitas formas de peculato envolvem a falsificação de registros comerciais para encobrir a apropriação indevida de fundos ou para fraudar os investidores.

Prevenção: encontre uma empresa de contabilidade respeitável para terceirizar essas tarefas e audite seus registros e finanças periodicamente.

Peculato é um crime de colarinho branco?

Sim, peculato é um dos crimes de colarinho branco mais comuns. A gravidade e o tipo de cobrança podem variar muito, mas geralmente são considerados uma forma de roubo ou fraude.

Qual é a punição para peculato?

O tipo de acusações criminais que alguém pode enfrentar por peculato pode variar amplamente com base na situação e na quantidade de dinheiro ou recursos que foram roubados ou mal utilizados. As leis também variam de acordo com o estado. Acusações de peculato menores são frequentemente consideradas contravenções, que podem envolver multas ou pena de prisão. Peculato criminoso pode incluir sentenças de prisão graves de até 15 anos.

Você pode desviar de sua própria empresa?

O desfalque ocorre quando fundos ou recursos de uma empresa são usados ​​indevidamente para ganho pessoal. Se você é o único proprietário do seu negócio, geralmente não pode ser acusado de peculato, pois é o proprietário desses recursos. No entanto, se sua empresa fizer parte de uma parceria ou tiver várias partes interessadas, o uso indevido de fundos pode ser considerado fraude.

Prevenção e detecção de peculato em sua pequena empresa

Prevenir e detectar o desfalque em sua pequena empresa é crucial para proteger a saúde financeira e a reputação de sua empresa. Como proprietário de uma empresa, é essencial implementar medidas que possam proteger sua empresa contra roubo interno. Aqui estão algumas estratégias a serem consideradas:

• Implementar controles internos: deveres separados: responsabilidades separadas entre diferentes funcionários para garantir que nenhum indivíduo tenha acesso a todos os aspectos das transações financeiras. Isso ajuda a evitar que qualquer pessoa manipule ou faça mau uso dos fundos da empresa.
• Auditorias Regulares: Realize auditorias internas regulares de seus registros financeiros para identificar quaisquer discrepâncias ou irregularidades. As auditorias podem ajudar a detectar possíveis desfalques no início e impedir que os funcionários se envolvam em atividades fraudulentas.
• Verifique as assinaturas: limite o acesso à sua assinatura e certifique-se de revisar e aprovar pessoalmente todas as transações financeiras significativas. Aprovando pessoalmente essas transações, você pode evitar desembolsos não autorizados.
• Promova a transparência: Incentive a denúncia: promova um ambiente em que os funcionários se sintam à vontade para relatar atividades suspeitas ou levantar preocupações sobre possíveis peculatos. Incentivar relatórios pode ajudá-lo a detectar peculato em um estágio inicial.
• Política de denúncias: estabeleça uma política confidencial de denúncias que permita que os funcionários denunciem má conduta anonimamente. A proteção do denunciante pode encorajar os funcionários a apresentar informações sem medo de retaliação.
• Educar os funcionários: Programas de treinamento: Fornecer treinamento regular aos funcionários sobre as políticas da empresa, conduta ética e as consequências do desfalque. Educar os funcionários sobre a gravidade do desfalque pode impedir esse comportamento.
• Enfatize as Consequências: Conscientize os funcionários sobre as repercussões legais e ações disciplinares resultantes do cometimento de peculato. Comunique claramente as penalidades por peculato para dissuadir potenciais infratores.
• Monitore dados financeiros: Use software de contabilidade: invista em software de contabilidade confiável que possa rastrear transações financeiras e gerar relatórios para revisão. O software de contabilidade pode ajudá-lo a monitorar atividades financeiras e identificar transações suspeitas.
• Reconciliações bancárias: reconcilie regularmente os extratos bancários com os registros contábeis para identificar quaisquer transações não autorizadas. A reconciliação de extratos bancários pode ajudar a detectar discrepâncias e possíveis desfalques.
• Realize verificações de antecedentes: Examine minuciosamente todos os funcionários em potencial, especialmente aqueles que terão acesso a dados financeiros ou lidarão com dinheiro. Verificações de antecedentes podem ajudar a identificar candidatos com histórico de desonestidade ou má conduta financeira.
• Informações digitais seguras: Proteção por senha: Exija senhas fortes para todos os sistemas da empresa e altere-as regularmente. A proteção por senha forte pode ajudar a impedir o acesso não autorizado a informações financeiras confidenciais.
• Restringir o acesso: conceda acesso a informações confidenciais apenas ao pessoal autorizado com base na necessidade de saber. Limitar o acesso reduz o número de indivíduos com acesso a dados financeiros críticos.
• Estabeleça um Código de Conduta: Código de Ética: Desenvolva e distribua um código de conduta que descreva o comportamento esperado e os padrões éticos para todos os funcionários. Um código de ética define expectativas claras e reforça a importância da integridade no local de trabalho.
• Defina políticas claras: Política de despesas: defina claramente quais despesas são reembolsáveis ​​e estabeleça limites para os gastos dos funcionários. Uma política de despesas explícita pode impedir que os funcionários abusem dos fundos da empresa.
• Gerenciamento de fornecedores: estabeleça um processo robusto de gerenciamento de fornecedores para evitar esquemas fraudulentos de fornecedores. Os fornecedores veterinários revisam cuidadosamente e regularmente as transações do fornecedor.
• Monitore o inventário: Verificações regulares de inventário: Realize verificações de inventário de rotina para garantir que os ativos físicos correspondam ao inventário registrado. Verificações regulares de inventário podem ajudar a identificar quaisquer ativos ausentes ou mal utilizados.
• Incentivar a supervisão: Revisão da administração: Exigir que a administração revise e aprove as transações financeiras regularmente. Ter vários níveis de aprovação pode impedir atividades fraudulentas.
• Auditoria Externa: Considere contratar auditores externos para conduzir auditorias periódicas para uma avaliação imparcial. Os auditores externos podem fornecer uma avaliação independente das práticas financeiras de sua empresa.

Ao implementar proativamente essas medidas preventivas e promover uma cultura de integridade e transparência, você pode reduzir significativamente o risco de peculato em sua pequena empresa. Ser vigilante e proativo é essencial para salvaguardar os recursos da sua empresa e manter a confiança dos clientes, funcionários e partes interessadas.

Conclusão

Como proprietário de uma empresa, a responsabilidade de rastrear e proteger os recursos de sua empresa é fundamental. O desfalque, o uso indevido ou roubo de fundos e propriedades da empresa, representa uma ameaça significativa à saúde financeira e à reputação de sua empresa. Para combater eficazmente esta ameaça, é crucial estar ciente das várias maneiras pelas quais o peculato pode ocorrer.

Os exemplos de peculato fornecidos aqui ilustram os diversos métodos que funcionários ou tomadores de decisão podem empregar para desviar recursos para ganho pessoal. Desde a anulação de transações na caixa registradora até o uso indevido de contas de despesas ou envolvimento em espionagem corporativa, o desfalque pode assumir várias formas.

Prevenir e detectar desvios requer medidas proativas e uma cultura de transparência e integridade dentro de sua organização. A implementação de controles internos, a realização de auditorias regulares e a promoção da transparência, incentivando a denúncia e estabelecendo políticas de denúncia são etapas essenciais para proteger seus negócios.

Educar os funcionários sobre as consequências do peculato e enfatizar a importância da conduta ética pode servir como um poderoso impedimento. Além disso, monitorar dados financeiros por meio de um software de contabilidade confiável, realizar verificações de antecedentes de funcionários em potencial e proteger informações digitais são estratégias essenciais para proteger contra peculato.

Ao definir políticas claras, realizar verificações regulares de estoque e incentivar a supervisão por meio de revisões gerenciais e auditorias externas, você pode reduzir ainda mais o risco de peculato em seus negócios.

Peculato é um crime de colarinho branco que pode levar a graves consequências legais, incluindo multas e prisão. Como proprietário de uma empresa, é crucial entender a gravidade dessa ofensa e tomar todas as medidas necessárias para evitar que ela ocorra em sua organização.

Ao implementar diligentemente as medidas e estratégias preventivas descritas aqui, você pode fortalecer sua pequena empresa contra a ameaça de peculato e manter a confiança de seus clientes, funcionários e partes interessadas. Proteger os recursos da sua empresa não é apenas uma obrigação legal, mas também essencial para o sucesso e prosperidade de longo prazo do seu negócio.

Imagem: Depositphotos