11 najczęstszych błędów w pisaniu biznesowym, których należy unikać

Czy wysyłanie propozycji biznesowych jest dla Ciebie obciążeniem, które prowadzi do łez?

Jeśli jesteś jak większość ludzi biznesu, każdego dnia wysyłasz niezliczone e-maile, propozycje i raporty, więc myśl o ich napisaniu sprawia, że ​​jesteś niechętny.

Jednak przetwarzanie „papierkowej roboty” pod względem ilości nic nie da, jeśli jakość jest kiepska.

Jeśli pisanie Twojej firmy jest złożone, formalne i duszne, może to prowadzić do wielu zerwanych umów biznesowych.

To dokładnie przeciwieństwo tego, co chcesz osiągnąć i „No Go” .

Chcesz, aby wszystkie pisy biznesowe przynosiły rezultaty — niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększanie sprzedaży, czy budowanie zaufania wśród klientów.

Więc co sprawia, że ​​pisanie biznesowe jest dobre i jak możesz upewnić się, że twoja kopia osiągnie swoje cele?

Dzisiaj przedstawimy Ci kilka wskazówek i trików od najlepszych ekspertów ds. marketingu, które pomogą Ci uniknąć najczęstszych błędów w pisaniu biznesowym.

Postępując zgodnie z tymi sugestiami, możesz poprawić swoje pisanie, brzmieć bardziej profesjonalnie i wylądować na swoim talerzu bardziej udane transakcje biznesowe .

Zanurzmy się!

Dobre pisanie to efektywne pisanie

Skuteczna i ugruntowana korespondencja z czytelnikami jest istotną częścią każdego udanego biznesu.

Aby stać się mistrzem udanego pisania biznesowego, musisz stworzyć określony zestaw celów, które chcesz osiągnąć:

• Aby przekonać dyrektora do zainwestowania w Twój pomysł
• Aby zwiększyć ruch w Twojej witrynie
• Aby zwiększyć sprzedaż
• Aby tworzyć treści, które konwertują
• Aby kogoś rozśmieszyć

Skupienie się na celu pomoże Ci pisać jasno i zwięźle, aby Twoi czytelnicy dokładnie wiedzieli, co powinni zrobić po przeczytaniu Twojej propozycji, reklamy lub wiadomości e-mail.

W biznesie dla czytelników, potencjalnych nabywców czy partnerów liczy się tylko jedno – odpowiedź na pytanie „Co z tego dla mnie?”

Aby osiągnąć te cele, ważne jest, aby ominąć typowe błędy w pisaniu biznesowym i dowiedzieć się, jak używać słów, które wpłyną na twoich czytelników, aby podjęli pożądane działania.

11 błędów w biznesie pisania, których należy unikać

Teraz, gdy wiemy, jak skupić się na pisaniu biznesowym, sprawdźmy, czego w tym procesie unikać.

Oto nasza lista 11 najczęstszych błędów w pisaniu biznesowym i sposobów radzenia sobie z nimi, aby uzyskać więcej sukcesów biznesowych.

#1 Mylące słowa lub wyrażenia

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez pisarzy biznesowych jest używanie mylących słów i fraz.

Wiele osób, które zarabiają na życie, nie zastanawia się nad wyborem słów, a to może zaszkodzić ich pracy.

Na przykład, jeśli prosisz kogoś o wzięcie udziału w projekcie lub kampanii, nie używaj słowa „prośba” — zamiast tego użyj czasowników „zapytaj” lub „zaproś”.

Oba te słowa mają bardziej pozytywne konotacje niż „prośba”, która może brzmieć biurokratycznie.

Unikaj też zbyt opisowych słów, takich jak:

• Weź udział ⇒ Dołącz

• Wykorzystaj ⇒ Użyj

• Podejmij wysiłek ⇒ Spróbuj

Sprawdźmy to na konkretnych przykładach:

Uwaga: aby być skutecznym w pisaniu biznesowym, ważne jest, aby wybierać słowa i wyrażenia, które mają najsilniejsze znaczenie i nie dezorientują czytelników.

# 2 Używanie nieformalnego tonu lub nadmiernej znajomości

Pisanie biznesowe jest często bardziej formalne niż codzienne e-maile do przyjaciół, rodziny i współpracowników.

Nie oznacza to, że nie możesz używać skrótów ani slangu, ale biznesowy adres e-mail nie jest miejscem, w którym można swobodnie lub nadmiernie zaznajomić się z czytelnikiem.

To drugi najczęstszy błąd w pisaniu biznesowym.

Ton, którego używasz, powinien być formalny i poprawny , ponieważ nigdy nie wiesz, kto przeczyta Twoją wiadomość e-mail.

Na przykład, jeśli piszesz wiadomość e-mail do osoby, możesz zaadresować ją jako „Droga Pani Smith” lub „Droga Pani Smith”.

Jeśli jest to duża firma, zaadresuj ją jako „Szanowni Państwo” lub „Szanowni Panie i Panowie”.

Jeśli nie masz pewności, do kogo zwrócić się w wiadomości e-mail, zrób rozeznanie w firmie, zanim ją napiszesz i dowiedz się, kim są Twoi docelowi odbiorcy.

Zobaczmy różnicę między pisaniem formalnym a nieformalnym:

Zawsze pamiętaj, że wysyłanie e-maili różni się od rozmowy przez telefon lub spotkania twarzą w twarz.

Możesz bardzo dobrze znać osobę, do której piszesz, ale nie zapominaj, że nadal korespondujesz z szefem lub klientem.

Uwaga: zignorowanie tego czynnika może prowadzić do błędnego wrażenia i nie uzyskania oczekiwanych rezultatów .

#3 Niejasny język

W piśmie biznesowym najlepiej unikać niejasnych sformułowań, takich jak „musi”, „może” i „może”.

Zamiast tego bądź konkretny i używaj czasowników, które mówią, jak ludzie robią rzeczy , a nie słów opisujących to, co robią.

Na przykład zamiast mówić „Musimy anulować Twoje zamówienie”, powiedz „Musieliśmy anulować Twoje zamówienie”.

Sprawdźmy to na przykładzie Walmarta:

Uwaga: Uświadom czytelnikom, jaki jest aktualny stan akcji, która ma miejsce i wyeliminuj wszelkie wątpliwości z ich strony.

#4 Pasywny głos

Pasywny głos to kolejny powszechny błąd w biznesie, który popełnia wiele osób.

Głos bierny jest nieskuteczny i denerwujący .

Sprawia to, że stwierdzenie brzmi mniej bezpośrednio, a czasem nawet mniej autorytatywnie.

Głos bierny brzmi tak, jakby podmiot zdania nie wykonywał czynności, ale raczej odbiera ją z innego źródła.

Na przykład: „Artykuł został napisany przez Jana”.

To zdanie powinno być wypowiedziane aktywnym głosem, ponieważ John nie tylko napisał raport.

Kiedy złapiesz się na używaniu strony biernej, poświęć chwilę na ponowne przemyślenie zdania i przepisz je tak, aby brzmiało jasno i przekonująco:

Pasywny: rękopis został przesłany na czas przez naszych redaktorów.

Aktywni: Nasi redaktorzy przesłali rękopis na czas.

Uwaga: pisz zdania aktywnym głosem, aby były łatwiejsze do odczytania, a ich znaczenie było jasne dla czytelnika. Aktywny głos angażuje się w czytnik, a HemingayApp umożliwia identyfikację i korektę wszystkich pasywnych głosów.

#5 Zbyt wiele wykrzykników

Nie używaj wykrzykników na końcu każdego zdania tylko po to, by zwrócić uwagę.

Powinieneś ich używać tylko wtedy, gdy chcesz mocno przekazać ideę lub jeśli chcesz wyrazić ekstremalne podekscytowanie.

Na przykład: „To świetny pomysł!!!”, „Zróbmy to!!!”

Zamiast używać wykrzykników zacznij używać liczb, interesujących faktów lub statystyk, aby zwiększyć wiarygodność swojej argumentacji.

Na przykład:

„Dzięki naszemu oprogramowaniu możesz przyspieszyć pracę nawet o 65% i ułatwić proces kalkulacji.”

Oto przykład, w jaki sposób wyrazić swoją opinię, używając faktów, które sprzedają:

Uwaga: Aby zwiększyć swoją wiarygodność i brzmieć bardziej przekonująco, unikaj wykrzykników i potwierdzaj swoje twierdzenia faktami.

#6 Błędy w pisowni i gramatyce

Trudno w to uwierzyć, ale niektórzy ludzie wciąż popełniają błędy ortograficzne i gramatyczne podczas pisania.

Rozwiązanie jest proste – sprawdź !

Oto kilka wskazówek, dzięki którym zawsze możesz wyprzedzić błędy ortograficzne i gramatyczne:

• Nie spiesz się, aby znaleźć błędy w swoim pisaniu
• Niech ktoś inny sprawdzi Twoje e-maile przed ich wysłaniem
• Czytaj na głos treść
• Użyj narzędzi do korekty, takich jak Grammarly

Byłoby wielkim kłopotem, gdyby ktoś zdecydował się odłożyć twoją ofertę tylko dlatego, że nie zapoznałeś się dokładnie ze swoją propozycją przed jej wysłaniem.

Uwaga: wysyłając e-maile, nie zapominaj, że błędy w pisowni są często związane z phishingiem.

Nie przeocz tego błędu tylko dlatego, że jest prosty i głupi do zrobienia.

# 7 Niejasna struktura i przepływ pomysłów

Wiele firm popełnia ten powszechny błąd na piśmie — nie poświęcają czasu na zaplanowanie swojej wiadomości przed jej napisaniem .

Zakładają, że czytelnik tylko dlatego, że wie, co chce powiedzieć, zrozumie również ich znaczenie.

Przyjrzyjmy się temu przykładowi — „W tym raporcie omówimy kilka kwestii dotyczących omawianego tematu”.

To zdanie nie wyjaśnia, o co chodzi.

Inny przykład to — „Nasz zespół był w stanie wykonać nasze zadanie zgodnie z harmonogramem i budżetem, ale nadal istnieją pewne obawy dotyczące sposobu realizacji zadań. W tym raporcie omówimy te obawy i przedstawimy zalecenia dotyczące tego, jak można je rozwiązać w przyszłości”.

Trudno zrozumieć, w jaki sposób te dwa stwierdzenia są powiązane lub czy istnieją jakiekolwiek obawy dotyczące tych ukończonych zadań.

Twój czytelnik musi podążać za twoim tokiem rozumowania — wesprzeć go czystym przepływem i jasnym przesłaniem .

Oto kilka pomysłów, jak to osiągnąć:

• Podaj jasne podsumowanie dyskusji z punktami
• Napisz akapity zawierające problemy a potencjalne rozwiązanie
• Staraj się, aby koncepcja była zwięzła, rzeczowa i prosta

Oto przykład dobrego pisania w e-mailu:

Uwaga: wyjaśnij czytelnikom, dlaczego przedstawiasz pewną sugestię lub rekomendację krok po kroku. W ten sposób „zabrzmisz” bardziej profesjonalnie i zdobędziesz zaufanie czytelnika.

# 8 Nie biorąc pod uwagę punktu widzenia czytelnika

Brak badania grupy docelowej jest „grzechem śmiertelnym”.

Nie możesz oczekiwać pozytywnego postępu w swoim biznesie, jeśli nie podążasz za naturalnym procesem popytu i łańcucha dostaw .

Jedno jest pewne – nie można sprzedać wiertarki starej babci, która dożywotnio żywi ciasteczka, prawda?

Ważne jest, aby przeanalizować swoich odbiorców, zanim zaczniesz pisać jakikolwiek rodzaj treści.

Zapytaj siebie:

• Kto przeczyta moje treści?
• Co o nich wiem?
• Jakie są ich potrzeby?
• Co ich zachwyci lub zszokuje?

Uwzględnij tę wskazówkę w swoim pisaniu, aby przyciągnąć odpowiednią grupę ludzi do swojej firmy.

Uwaga: jeśli chcesz, aby Twoje treści były skuteczne, skieruj się do odbiorców i upewnij się, że spełniasz ich potrzeby.

# 9 Za mało informacji

Nie dostarczanie odpowiednich informacji ogólnych jest po prostu leniwym pisaniem .

Obejmuje to pomijanie faktów niezbędnych do zrozumienia tematu i brak wystarczających dowodów na poparcie argumentu, produktu lub propozycji.

Załóżmy na przykład, że piszesz artykuł o tym, dlaczego studenci powinni mieszkać w domu, a nie w akademiku na terenie kampusu.

W takim przypadku potrzebujesz podstawowych informacji o życiu w college'u i akademiku dla swoich czytelników.

W ten sposób nie musisz wyjaśniać wszystkiego od zera, a co gorsza — zmuszaj czytelników do szukania odpowiedzi gdzie indziej .

Zamiast tego zacznij każdy akapit od zdania tematu, które jasno określa, o czym jest akapit.

Uwaga: każde zdanie skoncentruj się na jednym pomyśle, aby czytelnik mógł łatwo śledzić jego treść.

#10 Za dużo języka technicznego

Pisanie biznesowe czasami może być pełne modnych słów i akronimów branżowych.

I chociaż te terminy są czasami nieuniknione i czasami mogą być pomocne jako skrótowe, często wskazują na leniwe lub niejasne myślenie.

Pisanie biznesowe powinno być tak proste i proste, jak to tylko możliwe.

Nie używaj języka technicznego, chyba że Twoi odbiorcy go zrozumieją i docenią.

Poniżej znajdują się niektóre powszechnie używane słowa w języku technicznym w piśmie biznesowym, których generalnie należy unikać:

• Bądź taki, jaki może — to znaczy to samo, co „mimo to”.

Przykład: „Nieważne, cena jest uczciwa”.

Dobry wynik: „Mimo to cena jest uczciwa”.

• Zdecydowanie — jeśli coś na pewno się wydarzy, nie ma potrzeby o tym mówić.

Zamiast tego użyj "woli".

Przykład: „Na pewno się pojawi”.

Dobry wynik: „On się pojawi”.

• Skutecznie — Zdolny do uzyskania pożądanego rezultatu.

Jeśli coś zostało zrobione skutecznie, to oczywiście w pożądany sposób.

Przykład: „Maszyna została skutecznie zdemontowana”.

Dobra wydajność: „Maszyna została zdemontowana”.

Uwaga: chcesz, aby Twoje treści były jasne i pouczające, ale nie chcesz przytłaczać odbiorców nadmiernymi informacjami i mylącymi akronimami.

#11 Słaba organizacja

Niezależnie od tego, czy piszesz artykuł, propozycję, reklamę czy e-mail — spójność i dobra organizacja w pisaniu ma znaczenie .

Jeśli źle zorganizujesz swoje pisanie, ryzykujesz utratę uwagi czytelnika.

Użyj przejść między pomysłami, aby logicznie przejść z jednego punktu do drugiego.

Przykłady przejść: „Na przykład”, „ Dodatkowo”, „Z drugiej strony”, „W tym samym czasie”.

Dobra organizacja to także uporządkowanie informacji od najważniejszych do najmniej ważnych, od najmniej kontrowersyjnych do najbardziej kontrowersyjnych itp.

Uwaga: Zdecyduj, które informacje w piśmie biznesowym są krytyczne, pożądane i niepotrzebne — a następnie odpowiednio zorganizuj pismo biznesowe.

Użyj narzędzi AI, aby uniknąć błędów i przyspieszyć proces

Niezależnie od tego, czy tworzysz propozycję, wiadomość e-mail czy informację prasową — musisz wziąć pod uwagę wiele rzeczy, jeśli chcesz uniknąć najczęstszych błędów biznesowych.

Pamiętając o tych wskazówkach, mamy nadzieję, że Twoje pisanie będzie bardziej efektywne i wciągające, aby zwiększyć skalę swoich osiągnięć biznesowych.

Pamiętaj, że ważne jest, aby wiedzieć, co chcesz osiągnąć dzięki swojemu pisaniu.

W przeciwnym razie twoje słowa ucichną — podobnie jak twój sukces.

Mając to na uwadze, pisanie biznesowe może być trudnym tematem ze względu na wiele zmiennych — ale nie musi tak być.

Jeśli chcesz trwale uniknąć błędów w pisaniu i zwiększyć swoją wydajność, tworząc więcej różnych rodzajów treści w 70% krótszym czasie — narzędzia do pisania AI mogą być Twoim idealnym sprzymierzeńcem.

Te narzędzia mają na celu podniesienie jakości treści , dzięki czemu możesz poświęcić mniej czasu na korektę, a więcej na inne zadania, które są ważne dla Twojej firmy.

Niektóre z tych narzędzi, takie jak TextCortex, korzystają z procesu uczenia się opartego na modułach, który w ciągu kilku sekund może zapewnić wyniki podobne do ludzkich i wysokiej jakości .

Po pobraniu rozszerzenia do Chrome wystarczy, że wybierzesz pomysł składający się z pięciu słów, podświetlisz go i klikniesz przycisk „ Długi post ”.

Wybierz wyjście, które Ci odpowiada, a akapit jest gotowy.

Wdrożenie narzędzi AI w rutynie pisania biznesowego może:

• Zwiększ swoje możliwości pisania
• Zautomatyzuj cały proces pisania
• Zaoszczędź dużo czasu na pisanie
• Zadbaj o biznesowe błędy w pisaniu
• Znajdź właściwe słowa tam, gdzie ich potrzebujesz

TextCortex może przejąć 70% tej żmudnej pracy i natychmiast zwiększyć Twoje umiejętności pisania.

Najlepsze jest to, że może zaoszczędzić Twój wysiłek i pieniądze.

‍ Pobierz więc rozszerzenie TextCortex Chrome i zobacz, jak rozbija wszystkie te podstępne błędy w pisaniu i zamienia każdy Twój pomysł w czysty sukces.