ビジネスライティングで避けるべき11の最も一般的な間違い

ビジネスの提案書を送るのは、涙が出るほど重荷だと思いますか?

あなたがほとんどのビジネスマンと同じように、毎日数え切れないほどのメール、提案、レポートを送信しているため、それらを書くことを考えると気が進まなくなります。

しかし、「事務処理」を量的に処理しても、質が悪ければ何の役にも立たない。

あなたのビジネス文書が複雑で、形式的で、ぎこちない場合、多くのビジネス取引の破綻につながる可能性があります.

これは、達成したいことと「ノーゴー」の正反対です。

売り上げの促進であろうと、顧客との信頼関係の構築であろうと、すべてのビジネス文書が結果をもたらすことを望んでいます。

では、優れたビジネス ライティングとはどのようなものであり、コピーがその目標を確実に達成できるようにするにはどうすればよいでしょうか?

今日は、トップ マーケティングの専門家から、ビジネス ライティングでよくある間違いを避けるのに役立つヒントとコツをご紹介します。

これらの提案に従うことで、文章を改善し、よりプロフェッショナルに聞こえ、より成功する商談を手に入れることができます。

飛び込みましょう！

良い文章は効果的な文章です

読者との効果的かつ確立された通信は、成功するビジネスの不可欠な部分です。

成功するビジネスライティングの達人になるには、達成したい特定の目標を設定する必要があります。

• あなたのアイデアに投資するよう幹部を説得する
• ウェブサイトへのトラフィックを増やすには
• 売上を拡大するには
• 変換するコンテンツを作成するには
• 誰かを笑わせるために

目標に焦点を当てることで、明確かつ簡潔に書くことができるため、読者は提案、広告、または電子メールを読んだ後に何をすべきかを正確に知ることができます。

ビジネスにおいて、読者、潜在的なバイヤー、またはパートナーにとって重要なことはただ 1 つだけです。

これらの目標を達成するには、ビジネス ライティングでよくある間違いを回避し、読者が望ましい行動を取るように影響を与える言葉の使い方を理解することが重要です。

ビジネスライティングで避けるべき11の間違い

ビジネスライティングの主な焦点を確立する方法がわかったので、その過程で何を避けるべきかを確認しましょう.

ここでは、ビジネス ライティングで最もよくある 11 の間違いと、より成功するビジネス成果を得るためにそれらを処理する方法のリストを示します。

#1 紛らわしい言葉やフレーズ

ビジネス ライターが犯す最も一般的な間違いの 1 つは、紛らわしい単語やフレーズを使用することです。

生計を立てるために書いている人の多くは、言葉の選択をあまり考えておらず、これが仕事に悪影響を与える可能性があります。

たとえば、誰かにプロジェクトやキャンペーンへの参加を依頼する場合は、「依頼する」という言葉を使用せず、代わりに「依頼する」または「招待する」という動詞を使用します。

これらの言葉は両方とも、官僚的な響きの「要求」よりも肯定的な意味合いを持っています。

また、次のような過度に説明的な言葉は避けてください。

• 参加する ⇒ 参加する

• 利用する⇒利用する

• がんばる⇒やってみる

具体例で確認してみましょう。

注:ビジネス ライティングを効果的に行うには、最も強い意味を持ち、読者を混乱させない単語やフレーズを選択することが重要です。

#2 くだけた口調や過度の親しみを使用する

多くの場合、ビジネス文書は、友人、家族、同僚への日常的なメールよりもフォーマルです。

これは、短縮形やスラングを使用してはいけないという意味ではありませんが、ビジネス メールは、読者にカジュアルに、または過度に慣れ親しんだ場所ではありません。

これは、ビジネス文書で 2 番目に多い間違いです。

誰があなたのメールを読むか分からないので、使用する口調はフォーマルで正確でなければなりません。

たとえば、個人に電子メールを書いている場合は、「Dear Ms. Smith」または「Dear Mrs. Smith」などのアドレスを指定できます。

大企業の場合は、「Dear Sirs」または「Dear Ladies and Gentlemen」と呼びます。

誰に宛ててメールを送信すればよいかわからない場合は、メールを書く前にその会社について調査し、ターゲット ユーザーが誰であるかを調べてください。

正式な書き方と非公式な書き方の違いを見てみましょう。

電子メールは、電話で話したり、直接会ったりするのとは異なることを常に覚えておいてください。

あなたは手紙を書いている相手をよく知っているかもしれませんが、それでも上司やクライアントと連絡を取り合っていることを忘れないでください。

注:この要因を無視すると、誤った印象を与え、目的の結果が得られない可能性があります。

#3 あいまいな言葉遣い

ビジネス文書では、「しなければならない」、「できた」、「かもしれない」などのあいまいな言葉を避けるのが最善です。

代わりに、具体的に、人々が何をしているかを説明する言葉ではなく、人々がどのように行動しているかを伝える動詞を使用してください。

たとえば、「ご注文をキャンセルする必要があります」と言う代わりに、「ご注文をキャンセルする必要がありました」と言います。

ウォルマートの例で確認してみましょう。

注:現在行われているアクションの状況を読者に認識させ、読者の側で疑問を解消してください。

#4 受動態

受動態は、ビジネス文書で多くの人が犯すもう 1 つのよくある間違いです。

受動態は効果がなく、うるさいです。

それは声明の直接性を低下させ、時には権威性を低下させます。

受動態は、文の主語がアクションを実行するのではなく、別のソースからアクションを受け取るように聞こえます。

例: 「記事はジョンによって書かれました。」

ジョンは単にレポートを書いただけではないので、この文は能動態でなければなりません。

受動態を使用していることに気づいたら、少し時間を取って文を再考し、明確で説得力のある文に書き直してください。

受動的:原稿は編集者によって予定どおりに提出されました。

アクティブ:編集者が予定どおりに原稿を提出しました。

注:能動態で文章を書いて、読みやすく、読み手にその意味が明確になるようにします。 能動態は読者と関わり、 HemingayAppを使用してすべての受動態を識別して修正できます。

#5 感嘆符が多すぎる

強調するためだけに、すべての文の最後に感嘆符を使用しないでください。

アイデアを強く伝えたい場合、または極端な興奮を表現したい場合にのみ使用してください。

例： 「これは素晴らしいアイデアだ!!!」、「やってみよう!!!」

感嘆符を使用する代わりに、数字、興味深い事実、または統計を使用して、主張に信頼性を追加します。

例えば：

「当社のソフトウェアを使用すると、作業を最大 65% 高速化し、計算プロセスを簡単にすることができます。」

以下は、売れる事実を使って主張する方法の例です。

注:信頼性を高め、説得力を高めるために、感嘆符を避け、事実に基づいて自分の発言を証明してください。

#6 スペルと文法の誤り

信じがたいことですが、文章を書くときにスペルミスや文法ミスを犯す人がいまだにいます。

解決策は簡単です—校正！

つづりや文法の間違いに常に先んじるためのヒントを次に示します。

• 時間をかけて自分の文章の間違いを見つけてください
• メールを送信する前に、他の人にメールを再確認してもらいます
• コンテンツを読み上げる
• Grammarly などの校正ツールを使用する

提案を送信する前に慎重に検討しなかったという理由だけで、誰かがあなたの提案を保留することを決定した場合、それは非常に残念なことです。

注:メールを送信するときは、スペルミスがフィッシングに関連していることが多いことを忘れないでください。

簡単でばかげているという理由だけで、この間違いを見逃さないでください。

#7 不明確な構造とアイデアの流れ

多くの企業は、文章を書く際によくあるこの間違いを犯しています。

彼らは、自分が言いたいことを知っているからといって、読者もその意味を理解してくれると思い込んでいます。

この例を見てみましょう — 「このレポートでは、当面のトピックに関するいくつかの問題について説明します。」

この文では、トピックが何であるかが明確になりません。

別の例は次のとおりです。 このレポートでは、これらの懸念について議論し、将来どのように対処できるかについて提案します。」

これら 2 つのステートメントがどのように関連しているか、またはこれらの完了したタスクに懸念があるかどうかを理解するのは困難です。

読者はあなたの推論に従う必要があります —きれいな流れと明確なメッセージでそれを裏付けてください.

これを実現する方法のいくつかのアイデアを次に示します。

• 箇条書きで明確な議論の要約を提供する
• 問題と潜在的な解決策を含む段落を書く
• コンセプトを簡潔に、的を射て、率直に保つ

以下は、優れたビジネス文書の電子メールの例です。

注:特定の提案や推奨事項を行う理由を段階的に読者に説明してください。 こうすることで、よりプロフェッショナルに「聞こえる」ようになり、読者の信頼を得ることができます。

#8 読者の視点を考慮しない

ターゲット ユーザーを調査しないことは、「大罪」です。

需要とサプライ チェーンの自然なプロセスに従わなければ、ビジネスの進展は期待できません。

1 つ確かなことは、一生クッキーを支持している年老いたおばあちゃんにドリルを売ることはできないということですよね?

あらゆるタイプのコンテンツを書き始める前に、読者を分析することが重要です。

自問してみてください：

• 誰が私のコンテンツを読むのですか?
• 私は彼らについて何を知っていますか?
• 彼らのニーズは何ですか？
• 彼らに感銘を与えたり、衝撃を与えたりするものは何ですか?

このヒントを文章に取り入れて、あなたのビジネスに適した人々のグループを引き付けてください.

注:コンテンツを効果的にしたい場合は、視聴者をターゲットにして、彼らのニーズを満たすようにしてください。

#9 情報が不十分

適切な背景情報を提供しないのは、単なる怠惰な記述です。

これには、トピックを理解するために必要な事実を省略したり、議論、製品、または提案を裏付ける十分な証拠を提供しないことが含まれます。

たとえば、大学生がキャンパス内の寮に住むのではなく、自宅で暮らすべき理由についての記事を書いているとします。

この場合、読者のために大学や寮生活に関する背景情報が必要です。

この方法では、すべてを最初から説明する必要はありません。さらに悪いことに、読者に別の場所で回答を検索させることもできません。

代わりに、段落の内容を明確に示すトピック センテンスで各段落を開始します。

注:読み手が簡単に理解できるように、各文は 1 つのアイデアに焦点を当ててください。

#10 専門用語が多すぎる

ビジネスライティングは、業界固有の流行語や頭字語でいっぱいになることがあります。

これらの用語は避けられない場合があり、省略形として役立つ場合もありますが、怠惰または不明確な思考を示すことがよくあります。

ビジネス文書は、できるだけ単純明快に書く必要があります。

聴衆がそれを理解し、感謝しない限り、専門用語を使用しないでください。

以下は、一般的に避けるべきビジネス文書で一般的に使用される技術用語の一部です。

• Be That As It May — これは「それにもかかわらず」と同じ意味です。

例： 「それにしても、価格は公正です。」

良いアウトプット： 「それにもかかわらず、価格は公正です。」

• 確実に — 何かが確実に起こるのであれば、そう言う必要はありません。

代わりに「意志」を使用してください。

例： 「彼は必ず現れます。」

良いアウトプット： 「彼は現れるだろう」

• 効果的に— 望ましい結果を生み出すことができます。

何かが効果的に行われた場合、それは明らかに望ましい方法で行われました。

例: 「機械は効果的に解体されました。」

良い出力: 「機械は解体されました。」

注:コンテンツは明確で有益なものである必要がありますが、過剰な情報や紛らわしい頭字語で聴衆を圧倒したくはありません。

#11 貧弱な組織

記事、提案書、広告、または電子メールを書いているかどうかにかかわらず、執筆における一貫性と優れた構成が重要です。

文章の構成が不十分だと、読者の注意を失う危険があります。

アイデア間の移行を使用して、あるポイントから次のポイントへの論理的な流れを作ります。

移行例： 「たとえば」「さらに」「一方で」「同時に」

適切な編成には、最も重要なものから最も重要でないものへ、または最も議論の余地のないものから最も議論の余地のないものへと情報を並べることも含まれます。

注:ビジネス文書のどの情報が重要で、望ましいか、不要かを判断し、それに応じてビジネス文書を整理します。

AI ツールを使用してミスを回避し、プロセスをスピードアップ

提案書、電子メール、またはプレス リリースのいずれを作成する場合でも、最も一般的なビジネス ミスを回避したい場合は、考慮すべきことがたくさんあります。

これらのヒントを心に留めておくことで、より効果的で魅力的な文章を作成して、ビジネスの成果を拡大できることを願っています。

文章で何を達成しようとしているのかを知ることが不可欠であることを忘れないでください。

そうでなければ、あなたの言葉は台無しになり、あなたの成功も台無しになります。

このことを念頭に置くと、ビジネス ライティングはさまざまな要因が絡むため難しいテーマになる可能性がありますが、必ずしもそうである必要はありません。

より多くの異なるタイプのコンテンツを 70% 少ない時間で作成することで、ライティングのミスを恒久的に回避し、効率を高めたい場合、AI ライティング ツールは完璧な味方になります。

これらのツールは、コンテンツの品質を向上させるように設計されているため、校正に費やす時間を減らして、ビジネスにとって重要な他のタスクにより多くの時間を費やすことができます。

これらのツールの一部 (TextCortex など)は、数秒以内に人間のような高品質の出力を提供できるモジュール ベースの学習プロセスを使用します。

Chrome 拡張機能をダウンロードしたら、あとは 5 語のアイデアを選んで強調表示し、[長文投稿] ボタンをクリックするだけです。

自分に合った出力を選択すると、段落の準備が整います。

ビジネス ライティング ルーチンに AI ツールを実装すると、次のことが可能になります。

• ライティング能力を高める
• 書き込みプロセス全体を自動化
• 執筆時間を大幅に節約
• ビジネスライティングのミスに注意
• 必要な場所で適切な単語を見つける

TextCortex は、その退屈な作業の 70% 以上を引き受け、ライティング スキルを即座に向上させることができます。

最良の部分は、労力とお金を節約できることです。

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