6 błędów, których należy unikać podczas zatrudniania wirtualnego asystenta

Zatrudnienie Wirtualnego Asystenta jest podobne do zatrudniania zwykłego pracownika. Jedyną różnicą jest to, że jeden działa w świecie wirtualnym, a drugi w fizycznym biurze. Dlatego, jeśli planujesz zatrudnić Wirtualnego Asystenta, sensowne jest wdrożenie takiego samego podejścia, jak przy zatrudnianiu pracownika biurowego.

Oto sześć błędów, których należy unikać zatrudniając wirtualnego asystenta:

1. Niezidentyfikowanie potrzeby

Istnieją dwa rodzaje przedsiębiorców. Jednym z nich jest przedsiębiorca, który planuje z wyprzedzeniem i ma tendencję do nadmiernego przemyślenia swojej sytuacji. Może zdecydować się na zatrudnienie wirtualnego asystenta, ponieważ uważa, że ​​w ciągu kilku tygodni jego firma zyskuje na popularności. Martwi się, że jego obecna konfiguracja nie wystarczy, aby pomieścić dodatkową objętość. Zatrudnia więc wirtualnego asystenta w ciągu tygodnia i przygotowuje biznes do ekspansji.

Drugim przedsiębiorcą jest ten, który nie ma pojęcia, czego potrzebuje jego biznes. Ma tendencję do ślepego podążania za radami innych bez potwierdzania swojej decyzji. Zatrudnia więc wirtualnego asystenta tylko dlatego, że inny przedsiębiorca podzielił się swoim udanym doświadczeniem.

W obu przypadkach wirtualny asystent będzie niewykorzystany, ponieważ przedsiębiorcy nie mają pojęcia, dlaczego go zatrudnili.

Zanim zaczniesz rekrutować kandydatów na wirtualne stanowisko asystenckie, określ powody, dla których musisz wprowadzić go do swojego zespołu. W przeciwnym razie nie będziesz miał pojęcia, jakich umiejętności szukać, jakie kwalifikacje i zakres pracy do zlecania.

2. Brak systemu kwalifikacyjnego

Przedsiębiorców, którzy zatrudniają wirtualnego asystenta na podstawie Curriculum Vita, czeka nieprzyjemne przebudzenie. CV jest ważnym odniesieniem do kwalifikacji kandydata, ale nie powinno być jedynym kryterium. W rzeczywistości nie powinno to być głównym kryterium.

I nie wystarczy wyciągać wnioski na podstawie wstępnego wywiadu. Aby znaleźć najlepszego kandydata, musisz mieć wdrożony system kwalifikacyjny. Oto system, który możesz wypróbować:

• Wywiad wstępny
• Test umiejętności podstawowych
  • MS Word
  • MS Excel
  • Obsługa poczty e-mail
  • Podstawowe pisanie listów
  • Zarządzanie plikami
  • Obsługa telefonu
• Test umiejętności technicznych
  • Praktyczny test na konkretne wymagania stanowiska
  • Test kompetencji ustnych
• Profilowanie behawioralne
  • Rozumowanie przez analogię
  • Testy sytuacyjne
  • Sprawdź na kontach w mediach społecznościowych

Od samego początku ten system wygląda na żmudny, ale obejmuje trzy (3) ważne elementy dla kandydata: techniczny, podstawowy i behawioralny.

3. Zatrudnienie pierwszego kandydata

Dużym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest zatrudnienie pierwszego napotkanego kandydata. Nie dlatego, że pierwszy kandydat nie ma kwalifikacji; ale potrzebna jest pula talentów, aby porównywać kwalifikacje.

Zatrudniając wirtualnego asystenta, zbierz krótką listę od 5 do 7 kandydatów. Postaraj się, aby ich doświadczenia były jak najbardziej zróżnicowane. Nie skupiaj się tylko na kandydatach, którzy mają doświadczenie, którego wymaga Twoja firma. Czemu? Ponieważ większość z tych kandydatów jest już ustawiona na swoich drogach; mają wdrożony system i mogą wahać się, czy chcą podążać za twoim.

4. Brak środków kontroli jakości

Jeśli usłyszysz, że ludzie mówią, że mieli złe doświadczenia z wirtualnym asystentem, dowiedz się z pierwszej ręki, dlaczego tak było. Przedsiębiorcom łatwo jest obwiniać wirtualnego asystenta, ale w każdym układzie są dwie strony.

W każdej historii są dwie strony.

Większość rozwiązań nie działa, ponieważ nie ustanowiono środków kontroli jakości. Wirtualny asystent, choć doświadczony, pracuje z wytycznymi klienta jako odniesieniem. I jest jeszcze kwestia krzywej uczenia się, której należy przestrzegać.

Jako klient musisz być na szczycie wydajności swojego wirtualnego asystenta, zwłaszcza na początku zaangażowania, kiedy krzywa uczenia się jest stroma. Zawsze mierz wydajność wirtualnego asystenta i regularnie omawiaj wyniki. Celem jest ciągłe doskonalenie.

5. Brak komunikacji

Niektórzy przedsiębiorcy założą, że największą wadą wirtualnej pomocy jest brak komunikacji. Wskażą na różnice w strefach czasowych i niemożność współdzielenia przestrzeni, które utrudniają linie komunikacyjne.

Obserwacje te nie mają podstaw i są w istocie sprzeczne z zaletami pracy z wirtualnymi asystentami. Podejmując decyzję o zatrudnieniu wirtualnych asystentów, zdajesz sobie sprawę z potęgi technologii cyfrowej. Istnieje kilka programów online, za pomocą których możesz regularnie komunikować się z wirtualnym asystentem, niezależnie od strefy czasowej. Oto tylko kilka:

• WebEx
• Asany
• Siły sprzedaży
• Skype
• Viber
• Google hangout

Z wyjątkiem WebEx i Salesforce programy te można pobrać i bezpłatnie. Jeśli prowadzisz działalność online, musisz mieć oprogramowanie do współpracy. W przeciwnym razie nie będziesz w stanie efektywnie i wydajnie zarządzać swoim biznesem.

6. Pomijanie różnic kulturowych i społecznych

Od 2010 roku Filipiny i Indie konkurują o pierwsze miejsce w globalnym outsourcingu biznesowym. Oba kraje są świetnymi zasobami dla talentów online, w tym wirtualnych asystentów. W 2012 r. Indie odnotowały najwyższą liczbę pracowników internetowych, ale tuż za nimi plasują się Filipiny. Według giganta internetowego rynku pracy Elance, 1/8 ich freelancerów pochodzi z Filipin.

Jeśli zdecydujesz się zatrudnić wirtualnych asystentów z tych krajów, możesz mieć pewność, że praca będzie wysokiej jakości po bardziej przystępnych cenach. Aby jednak zaangażowanie zadziałało, musisz znać ich niuanse kulturowe i społeczne.

Kultura człowieka reprezentuje historię jego kraju. Wartości, normy i obyczaje były przekazywane z pokolenia na pokolenie. Nie należy oczekiwać, że kandydat naruszy swoje praktyki nieuzasadnione ze względu na pracę. Bądź uważny i szanuj ich praktyki i uwzględnij je w swoim harmonogramie. Kluczem do wykonania tej pracy jest zaplanowanie harmonogramu z wyprzedzeniem.

Jak właśnie przeczytałeś, proces kwalifikacji wirtualnego asystenta powinien przebiegać tak samo, jak w przypadku kwalifikacji zwykłego pracownika biurowego. Być może wirtualny asystent potrzebuje bardziej otwartych kanałów komunikacji, ale wartość utrzymywania bliskiej komunikacji ze zwykłym pracownikiem biurowym również jest prawdziwa.

Wielką zaletą jest posiadanie wirtualnego asystenta w zespole. Ale zawsze poświęć trochę czasu, aby znaleźć najlepiej dopasowanego kandydata do swojej firmy.

biografia autora

Felix współpracuje z Outsource Workers, firmą, która pomaga przedsiębiorcom znaleźć idealnego wirtualnego asystenta dla ich firmy. Więcej jego postów znajdziesz na Twitterze.