Come misurare la comunicazione sul posto di lavoro: una guida completa

Stai misurando le comunicazioni interne sul posto di lavoro per determinare al meglio quanto sia efficace? Per capire se sta facendo la differenza, un'ammaccatura, nella tua attività? Sfortunatamente, gli studi dimostrano cheil 60% delle aziende non ha nemmeno una strategia di comunicazione internaa lungo termine e le aziende che ne hanno una, il 12% non misurano affatto le metriche di comunicazione interna.

E forse stai pensando: “Qual è il grosso problema? E allora?" Ma, aspetta, c'è un motivo per cui ci stiamo concentrando su questa particolare questione relativa alle risorse umane.

Perché misurare le comunicazioni interne sul posto di lavoro è importante

Dovresti anche misurare le comunicazioni interne sul posto di lavoro? È davvero così importante? SÌ! Un milione di volte, sì. La comunicazione interna è la pietra angolare della tua azienda.

Cosa intendiamo però? Pensala in questo modo, come la pietra angolare della tua azienda, la comunicazione interna ha un grande impatto diretto sulla produttività e sul coinvolgimento dei dipendenti, sugli sforzi di collaborazione, sul morale dell'ufficio e sull'allineamento all'interno dell'organizzazione.

Se ti accorgi che il coinvolgimento dei dipendenti è basso, il morale ne risente, la collaborazione è praticamente inesistente, la visione dell'azienda non viene eseguita in modo efficace, i clienti non sono totalmente soddisfatti, il fatturato è in crescita e la produttività sta vacillando, allora è il momento per esaminare più da vicino la tua strategia di comunicazione interna. Ma prima ancora di poter migliorare la tua strategia di comunicazione interna, devi misurarla. Dopotutto, come puoi mai migliorare la tua comunicazione interna o persino prendere una decisione efficace al riguardo quando non hai i dati di cui eseguire il backup o per capire cosa funziona e cosa deve essere migliorato rapidamente.

“L'importanza della comunicazione interna non può essere sottovalutata; è uno dei pochi ruoli che toccano tutte le aree dell'organizzazione. – Jenni Field, presidente del CIPR Inside

Ma la mancanza di dati e metriche di comunicazione interna è il risultato dei seguenti problemi:

• Le metriche delle comunicazioni interne sono sparse tra reparti, piattaforme e canali
• I KPI per le comunicazioni interne non sono allineati con gli obiettivi aziendali
• Dimostrare il valore di una comunicazione interna efficace è difficile
• Gli imprenditori e i partner non considerano le comunicazioni interne una strategia efficace su cui investire
• La mancata condivisione della comunicazione tramite i canali giusti per ogni dipendente si verifica troppo spesso, la prospettiva "un guanto per tutti" è limitante
• I comunicatori interni non sanno come portare la comunicazione al livello successivo
• La comunicazione a cascata condivisa con i dipendenti porta solo a malintesi
• Troppe idee sbagliate sulla comunicazione interna rendono difficile capire cosa significhi veramente

Ora che i problemi della comunicazione interna sono meglio compresi, possiamo passare a rispondere a come misurare la comunicazione sul posto di lavoro.

Come misurare la comunicazione sul posto di lavoro

• Definisci i tuoi obiettivi aziendali

Ecco il punto, sapere come misurare la comunicazione sul posto di lavoro non è così semplice perché non esiste un unico elenco di KPI per le comunicazioni interne che funzioni su tutta la linea.

I KPI per le comunicazioni interne saranno diversi per ogni azienda poiché nessuna azienda ha gli stessi obiettivi che desidera monitorare. Inoltre, anche ciò che intendi fare con i dati è diverso.

Quali sono alcuni KPI per le comunicazioni interne? Visualizzazioni di pagina sulle tue pagine intranet, monitoraggio dei tassi di apertura nelle comunicazioni e-mail, monitoraggio della percentuale di clic nelle e-mail, monitoraggio delle visualizzazioni video nelle e-mail e nelle pagine intranet, monitoraggio dei sondaggi del personale con risposte predefinite, ecc.

Imposta una linea di base per capire meglio quando sai cosa stai misurando, quindi puoi determinare efficacemente l'efficacia dei tuoi sforzi attuali.

Una volta che sai quali obiettivi vuoi raggiungere, diventa più facile e chiaro impostare i tuoi KPI per le comunicazioni interne.

• Stabilire obiettivi

Dai un'occhiata alle tue attuali campagne di comunicazione o ai messaggi che hai inviato, come email o canali di gruppo WhatsApp. Quale dei canali sembra funzionare meglio? Quali dipendenti stai cercando di raggiungere di più? Qual è la tua definizione di successo?

Definisci quali metriche segue la tua azienda, come vengono seguite le metriche e cosa indicano i dati correnti.

• Usa i mezzi giusti

Esistono vari canali, o mezzi, per comunicare con i dipendenti e tutto dipende in gran parte dal tipo di attività, da dove lavorano i dipendenti (sul campo o in ufficio), dalle dimensioni del team e così via.

Dopo aver definito quanto sopra, puoi scegliere il canale migliore (mezzo) per fornire le comunicazioni dei dipendenti:

• L'incontro faccia a faccia è un MUST almeno una volta al mese per stabilire una connessione personale, migliorare il coinvolgimento e ottenere feedback.
• Le riunioni di gruppo possono essere tenute in casa o in un luogo speciale come un picnic all'aperto.Questo aiuta a creare cameratismo tra i membri del tuo team e consente una migliore collaborazione.
• La videochiamata ti consente di avere una conversazione basata su desktop in modo da condividere una presentazione e raccontare una storia.Le aziende usano spesso Zoom.
• Le app di comunicazione dei dipendenti sono la soluzione migliore per le aziende con dipendenti senza scrivania e sul campo in quanto offrono la soluzione perfetta per comunicare in movimento. Per esempio,
  • Tutti hanno un telefono cellulare in modo da poter tenere tutti sulla stessa pagina
  • Puoi creare canali per comunicare in base a posizione, titolo di lavoro, dipartimento, ecc
  • Tutte le comunicazioni relative al lavoro sono raccolte sotto un unico tetto
  • Comunicare in tempo reale aiuta ad aumentare il coinvolgimento e la produttività
  • Tutti i dati sono visivi e utilizzabili in modo da sapere sempre chi ha aperto e visualizzato il tuo messaggio, quanti dipendenti hanno compilato il sondaggio che hai inviato, chi ha risposto al sondaggio dal vivo e così via. Per qualsiasi dipendente che non ha letto il tuo messaggio, invia loro un promemoria di notifica push per farlo.

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• Recensione SWOT

Eseguire un'analisi SWOT della tua strategia di comunicazione interna può essere uno strumento efficace per le aziende che vogliono rafforzare la loro comunicazione. Quando capisci quali sfide stai affrontando e quali risorse hai a disposizione per affrontarle, allora puoi creare una strategia efficace per comunicare meglio.

Usa il metodo SWOT per stabilire quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza nella comunicazione, quali opportunità sono disponibili per migliorare la comunicazione e quali minacce stai affrontando per comunicare meglio?

• Punti di forza: gli attributi interni e positivi della tua azienda che sono sotto il tuo controllo per adattarsi
• Debolezze: fattori negativi che tolgono i tuoi punti di forza e devi migliorare per avere successo
• Opportunità: fattori esterni nell'ambiente di lavoro che possono contribuire al tuo successo
• Minacce: fattori esterni che non puoi controllare, quindi hai bisogno di piani di emergenza in atto

• Crea il messaggio prima che venga inviato

Quando descrivi esattamente cosa vuoi dire e cosa vuoi ottenere come reazione dal tuo pubblico, non perderai nessun dettaglio e potrai allineare al meglio il messaggio con il passare del tempo.

Concentrati su cosa, perché, dove, quando, come e chi. Se non puoi rispondere semplicemente, allora devi ripensare all'obiettivo.

Ad esempio, l'obiettivo di "aumentare il coinvolgimento dei dipendenti sul posto di lavoro" NON è specifico.

Invece, imposta l'obiettivo in modo che sia molto più specifico in modo che sia più facile da misurare. Ad esempio, modificalo in "aumentare il coinvolgimento dei dipendenti all'interno della filiale di Atlanta del 18% entro la fine del secondo trimestre per lanciare efficacemente il nuovo prodotto X nel terzo trimestre".

• Crea obiettivi SMART

Assicurati di creare un messaggio SMART. Cos'è che chiedi? SMART sta per specifico, misurabile, raggiungibile, pertinente e basato sul tempo.

• Specifico: determina ciò che stai cercando di realizzare e assicurati che tutti capiscano il messaggio
• Misurabile: stabilisci traguardi e obiettivi per monitorare efficacemente i progressi
• Raggiungibile: mantieni gli obiettivi gestibili e realistici
• Rilevante: crea obiettivi che sviluppino il tuo team e si colleghino agli obiettivi della tua azienda
• Basato sul tempo: segui una sequenza temporale specifica per rimanere al meglio in pista

• Delinea il tuo messaggio

Sue Dewhurst e Liam Fitzpatrick evidenziano suggerimenti per i comunicatori nel loro libro su come delineare al meglio il tuo messaggio:

• Input: quali risorse svilupperai e implementerai per la tua comunicazione interna?
• Risultati: il contenuto è informativo e coinvolgente?Hai raggiunto i risultati che avevi pianificato? Se no, perché?
• Soddisfazione: i tuoi dipendenti sono contenti della tua comunicazione interna?Il messaggio è stato compreso? Le informazioni sono state ricevute in modo tempestivo? Hai permesso ai tuoi dipendenti di condividere il loro feedback?
• Out-takes: quali risultati hanno guadagnato i tuoi dipendenti?
• Risultati: la tua comunicazione interna ha avuto un impatto sul comportamento di un dipendente?Tutti lavorano per un obiettivo comune?

• Guarda i tassi di fatturato

Quando hai dipendenti felici e soddisfatti del loro ruolo lavorativo, rimarranno in azienda per un periodo di tempo più lungo. Tuttavia, i dipendenti scontenti e scontenti inizieranno rapidamente a cercare un nuovo lavoro.

Tieni traccia del tuo tasso di turnover per capire al meglio quanto sia efficace la tua comunicazione interna. Quando il tuo team è più connesso e allineato con ciò che sta accadendo in azienda, si sente fidato e apprezzato. Tuttavia, quando tale fiducia non esiste affatto, la produttività diminuisce e il fatturato aumenta.

Per quanto riguarda i KPI per le comunicazioni interne, questo è facile da tracciare ma può essere difficile collegarlo direttamente alla comunicazione interna.

• Invia sondaggi

L'invio di sondaggi al tuo team e alla dirigenza senior è fondamentale in due fasi chiave: quando imposti i KPI e mentre misuri i risultati. (Sì, ti abbiamo detto che è stato durante due momenti cruciali).

Perché dovresti preoccuparti dei sondaggi? Perché ti consente di ottenere informazioni essenziali in tempo reale sui tuoi obiettivi da tutti i diversi reparti e livelli di dipendenti. Questo aiuta a garantire la possibilità di impostare i KPI con il quadro completo a portata di mano. Per non parlare del fatto che ti consente di adattare e migliorare i tuoi obiettivi e le tue strategie quando necessario.

Tuttavia, è fondamentale inviare sondaggi che stimolino l'azione e non siano una perdita di tempo. Quindi, assicurati che i tuoi sondaggi siano brevi, pertinenti e anonimi. Tutto ciò che è troppo lungo non fa che infastidire ulteriormente il tuo team e sostanzialmente garantisce una raccolta di risposte imprecise e inefficienti.

Conclusione sulla misurazione delle comunicazioni interne sul posto di lavoro

Non è un segreto che sia difficile misurare efficacemente dove si trovano i tuoi punti di forza e di debolezza quando si tratta della tua comunicazione interna. Tuttavia, con KPI chiari per le comunicazioni interne impostate, diventa più facile raccogliere i dati necessari per far progredire la tua azienda. Sono questi dati che ti consentono di monitorare i progressi e se vengono raggiunti obiettivi più ampi.

Come abbiamo detto all'inizio, la comunicazione interna è la pietra angolare della tua azienda. Quando è fatto bene, la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti, gli sforzi di collaborazione, il morale dell'ufficio e l'allineamento all'interno dell'organizzazione hanno tutti un impatto positivo.

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