Comment mesurer la communication en milieu de travail : un guide complet

Mesurez-vous les communications internes sur le lieu de travail pour déterminer au mieux leur efficacité ? Pour comprendre si cela fait une différence, une brèche, dans votre entreprise ? Malheureusement, des études montrent que60 % des entreprises n'ont même pas de stratégie de communication interne à long terme,et les entreprises qui en ont une, 12 % ne mesurent pas du tout les mesures de communication interne.

Et peut-être pensez-vous : « Quel est le problème ? Et alors?" Mais attendez, il y a une raison pour laquelle nous nous concentrons sur cette question particulière liée aux RH.

Pourquoi mesurer les communications internes sur le lieu de travail est important

Devriez-vous même mesurer les communications internes en milieu de travail ?Est-ce vraiment si important ? OUI! Un million de fois, oui. La communication interne est la pierre angulaire de votre entreprise.

Que voulons-nous dire cependant? Pensez-y comme ceci, en tant que pierre angulaire de votre entreprise, la communication interne a un impact direct et important sur la productivité et l'engagement des employés, les efforts de collaboration, le moral du bureau et l'alignement dans l'ensemble de l'organisation.

Si vous constatez que l'engagement des employés est faible, que le moral en souffre, que la collaboration est pratiquement inexistante, que la vision de l'entreprise n'est pas exécutée efficacement, que les clients ne sont pas totalement satisfaits, que le chiffre d'affaires augmente et que la productivité faiblit, alors il est temps pour regarder de plus près votre stratégie de communication interne. Mais avant même de pouvoir améliorer votre stratégie de communication interne, vous devez la mesurer. Après tout, comment pouvez-vous améliorer votre communication interne ou même prendre une décision efficace à son sujet lorsque vous n'avez pas les données à sauvegarder ou pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré rapidement.

« L'importance de la communication interne ne peut être sous-estimée ; c'est l'un des rares rôles qui touchent tous les secteurs de l'organisation. – Jenni Field, présidente de CIPR Inside

Mais le manque de données et de mesures de communication interne est le résultat des problèmes suivants :

• Les mesures de communication interne sont dispersées entre les services, les plates-formes et les canaux
• Les KPI pour les communications internes ne sont pas alignés sur les objectifs de l'entreprise
• Il est difficile de prouver la valeur d'une communication interne efficace
• Les propriétaires d'entreprise et les partenaires ne considèrent pas les communications internes comme une stratégie efficace dans laquelle investir
• Ne pas partager la communication via les bons canaux pour chaque employé se produit bien trop souvent, la perspective « un gant pour tous » est limitante
• Les communicateurs internes ne savent pas comment faire passer la communication au niveau supérieur
• La communication par ruissellement partagée avec les employés ne mène qu'à des malentendus
• Trop d'idées fausses sur la communication interne rendent difficile la compréhension de ce que cela signifie vraiment

Maintenant que les problèmes de communication interne sont mieux compris, nous pouvons passer à la question de savoir comment mesurer la communication en milieu de travail.

Comment mesurer la communication en milieu de travail

• Définissez vos objectifs commerciaux

Voici le problème, savoir comment mesurer la communication sur le lieu de travail n'est pas si simple car il n'y a pas de liste unique d'indicateurs de performance clés pour les communications internes qui fonctionne à tous les niveaux.

Les KPI pour les communications internes seront différents pour chaque entreprise car aucune entreprise n'a les mêmes objectifs qu'elle souhaite suivre. De plus, ce que vous avez l'intention de faire avec les données diffère également.

Quels sont les KPI pour les communications internes ? Pages vues sur vos pages intranet, suivi des taux d'ouverture dans les communications par e-mail, suivi du taux de clics dans les e-mails, suivi des vues vidéo dans les e-mails et les pages intranet, suivi des enquêtes auprès du personnel avec des réponses prédéfinies, etc.

Définissez une base de référence pour mieux comprendre quand vous savez ce que vous mesurez, vous pourrez ainsi déterminer efficacement l'efficacité de vos efforts actuels.

Une fois que vous savez quels objectifs vous souhaitez atteindre, il devient plus facile et plus clair de définir vos KPI pour les communications internes.

• Établir des objectifs

Jetez un œil à vos campagnes de communication en cours ou aux messages que vous avez envoyés, comme les e-mails ou les canaux de groupe WhatsApp. Laquelle des chaînes semble être la plus performante ? Quels employés cherchez-vous à toucher davantage ? Quelle est votre définition du succès ?

Définissez les métriques suivies par votre entreprise, comment les métriques sont suivies et ce que les données actuelles indiquent.

• Utilisez les bons médiums

Il existe différents canaux, ou supports, pour communiquer avec vos employés et tout dépend en grande partie du type d'entreprise, de l'endroit où travaillent vos employés (sur le terrain ou au bureau), de la taille de l'équipe, etc.

Une fois que vous avez identifié tout ce qui précède, vous pouvez choisir le meilleur canal (support) pour diffuser les communications avec les employés :

• Une réunion en face à face est un MUST au moins une fois par mois afin d'établir une connexion personnelle, d'améliorer l'engagement et d'obtenir des commentaires.
• Les réunions d'équipe peuvent avoir lieu à l'interne ou dans un endroit spécial comme un pique-nique en plein air.Cela aide à créer une camaraderie entre les membres de votre équipe et permet une meilleure collaboration.
• Les appels vidéo vous permettent d'avoir une conversation sur ordinateur afin de partager une présentation et de raconter une histoire.Les entreprises utilisent souvent Zoom.
• Les applications de communication pour les employés sont la meilleure solution pour les entreprises avec des employés sans bureau et sur le terrain, car elles offrent la solution parfaite pour communiquer en déplacement. Par exemple,
  • Tout le monde a un téléphone portable, vous pouvez donc garder tout le monde sur la même longueur d'onde
  • Vous pouvez créer des canaux pour communiquer en fonction de l'emplacement, du titre du poste, du service, etc.
  • Toutes les communications liées au travail sont rassemblées sous un même toit
  • Communiquer en temps réel contribue à stimuler l'engagement et la productivité
  • Toutes les données sont visuelles et exploitables afin que vous sachiez toujours qui a ouvert et consulté votre message, combien d'employés ont répondu au sondage que vous avez envoyé, qui a répondu au sondage en direct, etc. Pour tout employé qui n'a pas lu votre message, envoyez-lui un rappel de notification push pour le faire.

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• Réviser SWOT

L'exécution d'une analyse SWOT de votre stratégie de communication interne peut être un outil efficace pour les entreprises qui souhaitent renforcer leur communication. Lorsque vous comprenez les défis auxquels vous êtes confrontés et les ressources dont vous disposez pour les relever, vous pouvez créer une stratégie efficace pour mieux communiquer.

Utilisez la méthode SWOT pour déterminer quelles sont vos forces et vos faiblesses en matière de communication, quelles opportunités sont disponibles pour améliorer la communication et à quelles menaces faites-vous face pour mieux communiquer ?

• Points forts : les attributs internes et positifs de votre entreprise qui sont sous votre contrôle pour s'adapter
• Faiblesses : facteurs négatifs qui enlèvent vos forces et que vous devez améliorer pour réussir
• Opportunités : facteurs externes à l'environnement de travail qui peuvent contribuer à votre réussite
• Menaces : facteurs externes que vous ne pouvez pas contrôler, vous devez donc mettre en place des plans d'urgence

• Créez le message avant qu'il ne soit envoyé

Lorsque vous décrivez exactement ce que vous voulez dire et ce que vous voulez obtenir comme réaction de votre public, vous ne manquerez aucun détail et pourrez mieux aligner le message au fil du temps.

Concentrez-vous sur quoi, pourquoi, où, quand, comment et qui. Si vous ne pouvez pas répondre simplement à cette question, vous devez repenser l'objectif.

Par exemple, un objectif « d'augmenter l'engagement des employés sur le lieu de travail » n'est PAS spécifique du tout.

Au lieu de cela, définissez un objectif beaucoup plus précis afin qu'il soit plus facile à mesurer. Par exemple, modifiez-le pour "augmenter l'engagement des employés au sein de la succursale d'Atlanta de 18 % d'ici la fin du deuxième trimestre pour lancer efficacement le nouveau produit X au troisième trimestre".

• Créer des objectifs SMART

Assurez-vous de créer un message qui est SMART. Qu'est-ce que vous demandez? SMART signifie spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et basé sur le temps.

• Spécifique : déterminez ce que vous cherchez à accomplir et assurez-vous que tout le monde comprendra le message
• Mesurable : fixez des jalons et des objectifs pour suivre efficacement les progrès
• Atteignable : gardez des objectifs gérables et réalistes
• Pertinent : créez des objectifs qui développent votre équipe et se connectent aux objectifs de votre entreprise
• Basé sur le temps : suivez un calendrier spécifique pour rester sur la bonne voie

• Décrivez votre message

Sue Dewhurst et Liam Fitzpatrick mettent en évidence des conseils pour les communicateurs dans leur livre sur la meilleure façon de présenter votre message :

• Inputs : quelles ressources allez-vous développer et mettre en place pour votre communication interne ?
• Résultats : le contenu est-il informatif et engageant ?Avez-vous atteint les résultats que vous aviez prévus ? Si non, pourquoi ?
• Satisfaction : vos collaborateurs sont-ils satisfaits de votre communication interne ?Le message a-t-il été compris ? L'information a-t-elle été reçue en temps opportun? Avez-vous permis à vos employés de partager leurs commentaires ?
• Out-takes : quels avantages vos employés ont-ils retirés ?
• Résultats : votre communication interne a-t-elle eu un impact sur le comportement d'un employé ?Est-ce que tout le monde travaille vers un objectif commun ?

• Regardez les taux de roulement

Lorsque vous avez des employés heureux et satisfaits de leur poste, ils restent dans l'entreprise plus longtemps. Cependant, les employés mécontents et mécontents commenceront rapidement à chercher un nouveau travail.

Suivez votre taux de roulement pour mieux comprendre l'efficacité de votre communication interne. Lorsque votre équipe est plus connectée et alignée sur ce qui se passe dans l'entreprise, elle se sent digne de confiance et appréciée. Cependant, lorsque cette confiance n'existe pas du tout, la productivité chute et le chiffre d'affaires augmente.

En ce qui concerne les KPI pour les communications internes, il est facile de les suivre, mais il peut être difficile de les lier directement à la communication interne.

• Envoyer des sondages

L'envoi d'enquêtes à votre équipe et à la haute direction est crucial à deux étapes clés : lorsque vous définissez les KPI et lorsque vous mesurez les résultats. (Oui, on vous avait dit que c'était pendant deux moments charnières).

Pourquoi devriez-vous vous embêter avec des sondages? Parce qu'il vous permet d'obtenir des informations essentielles en temps réel sur vos objectifs à partir de tous les différents départements et niveaux d'employés. Cela permet de garantir que vous pouvez définir les KPI avec une image complète à portée de main. Sans oublier qu'il vous permet d'adapter et d'améliorer vos objectifs et vos stratégies lorsque cela est nécessaire.

Mais il est essentiel que vous envoyiez des sondages qui incitent à l'action et ne soient pas une perte de temps. Assurez-vous donc que vos sondages soient courts, précis et anonymes. Tout ce qui est trop long ne fait qu'ennuyer davantage votre équipe et garantit essentiellement une collection de réponses inexactes et inefficaces.

Conclusion sur la mesure des communications internes sur le lieu de travail

Ce n'est un secret pour personne qu'il est difficile de mesurer efficacement où se situent vos forces et vos faiblesses en matière de communication interne. Cependant, avec des KPI clairs pour les communications internes, il devient plus facile de collecter les données nécessaires pour faire avancer votre entreprise. Ce sont ces données qui vous permettent de suivre les progrès et si des objectifs plus larges sont atteints.

Comme nous l'avons dit au début, la communication interne est la pierre angulaire de votre entreprise. Lorsque tout est bien fait, la productivité et l'engagement des employés, les efforts de collaboration, le moral du bureau et l'alignement au sein de l'organisation sont tous positivement impactés.

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