Cara Menghitung Biaya Riil Seorang Karyawan

Majikan harus menganggarkan lebih dari gaji pokok saat mempertimbangkan karyawan baru. Tunjangan dan pajak menambah total biaya pemberi kerja per karyawan.

Selain itu, setiap pekerja membutuhkan sumber daya untuk melakukan pekerjaannya—seperti peralatan, materi pelatihan, atau bahkan bahan bakar untuk dimasukkan ke dalam kendaraan perusahaan.

Itu semua bertambah. Jadi, berapa biaya seorang karyawan? Dan bagaimana Anda bisa menghitungnya?

Pada artikel ini, kami membahas komponen biaya karyawan dan memberikan beberapa rumus untuk menghitung biaya sebenarnya dari seorang karyawan.

Kami juga melihat biaya tersembunyi karyawan yang dilewatkan oleh banyak pemberi kerja.

Rumus untuk Menghitung Biaya Sejati Seorang Karyawan

Formula yang biasa digunakan untuk menghitung biaya karyawan pertama kali diciptakan oleh dosen senior Massachusetts Institute of Technology Joseph Hadzima.

Hadzima mengusulkan bahwa biaya pemberi kerja sebenarnya untuk seorang karyawan adalah antara 1,25 dan 1,4 kali gaji pokok pekerja . Faktor ini menjadi pajak gaji per karyawan dan biaya tunjangan karyawan.

Ketika seorang karyawan baru bergabung dengan perusahaan Anda, Anda dapat menentukan biayanya dengan menghitung:

Gaji pokok x 1,25

Gaji pokok x 1,4

Biaya sebenarnya karyawan harus berada di antara kedua angka ini .

Misalnya, seorang pekerja baru dipekerjakan di bisnis Anda dengan gaji pokok $45.000. Hitung berikut ini:

$45.000 (gaji pokok) x 1,25 = $56.250

$45.000 (gaji pokok) x 1,4 = $63.000

Biaya sebenarnya mereka akan berkisar antara $56.250 dan $63.000.

Rumus yang sama berlaku untuk karyawan per jam . Kalikan saja tingkat upah per jam mereka dengan 1,25 dan 1,4 untuk menentukan kisaran biaya sebenarnya.

Misalnya, bayangkan Anda mempekerjakan karyawan baru dengan tarif $20 per jam.

$20 x 1,25 = $25

$20 x 1,4 = $28

Biaya sebenarnya pekerja turun antara $25 dan $28 per jam.

Perlu diingat bahwa formula ini mengesampingkan biaya lain seperti biaya rekrutmen, ruang kantor, perlengkapan karyawan, serta orientasi dan pelatihan. Di bawah ini, kami membahas faktor-faktor umum yang memengaruhi biaya pemberi kerja per karyawan sehingga Anda dapat membuat perhitungan yang lebih tepat.

Apa yang Dapat Mempengaruhi Biaya Karyawan

Sejumlah faktor memengaruhi biaya karyawan—sebagian bersifat internal perusahaan, sementara yang lain merupakan pengaruh eksternal. Penting untuk memahami faktor-faktor ini untuk menghitung biaya karyawan secara akurat.

Pajak gaji

Bisnis Anda bertanggung jawab untuk membayar pajak gaji berdasarkan gaji setiap karyawan. Ini termasuk Jaminan Sosial, Medicare, dan pajak pengangguran negara. Pajak dibayarkan kepada pemerintah federal dan negara bagian, tergantung di mana pekerjaan dilakukan.

Periksa situs web IRS untuk bantuan dengan perhitungan pajak federal. Anda juga dapat menemukan detail kontak untuk entitas pajak negara bagian.

Keuntungan karyawan

Tunjangan karyawan memainkan peran penting dalam keseluruhan biaya karyawan. Ini termasuk asuransi kesehatan, rencana pensiun, cuti lunas, dan asuransi lain serta tunjangan yang ditawarkan bisnis Anda kepada karyawan.

Hitung rata-rata biaya tunjangan karyawan per karyawan dengan membagi total biaya paket tunjangan Anda dengan jumlah total karyawan. Berikut rumus yang dituliskan:

Total biaya paket tunjangan / Total jumlah karyawan = Biaya tunjangan per karyawan

Ingatlah bahwa manfaat adalah biaya dan manfaat berkelanjutan seperti PTO dan asuransi lainnya yang biasanya diperbarui pada periode tertentu. Ini berarti mereka tidak akan membayar biaya tunjangan per karyawan sekali saja. Ingatlah hal ini selama perhitungan.

Lokasi

Lokasi merupakan salah satu faktor eksternal terbesar yang mempengaruhi biaya karyawan. Misalnya, karyawan yang sama melakukan pekerjaan yang sama di Denver, Colorado, akan membutuhkan gaji pokok yang lebih tinggi di Los Angeles, California, untuk memperhitungkan selisih biaya hidup. Menurut kalkulator biaya hidup CNN Money, biaya hidup Los Angeles 31,5% lebih tinggi daripada di Denver.

Kondisi pasar

Mempekerjakan pasar bergeser karena penawaran dan permintaan berubah. Ketika pasar menyukai pemberi kerja, adalah mungkin untuk menemukan talenta terbaik dengan biaya lebih rendah. Namun, ketika pasar berpihak pada karyawan, peningkatan kompensasi dan tunjangan mungkin diperlukan untuk menarik bakat yang Anda butuhkan.

Industri

Memahami industri Anda diperlukan untuk memahami apa yang diharapkan karyawan dalam kompensasi total mereka. Karyawan di beberapa industri mengharapkan untuk membayar sebagian atau seluruh rencana asuransi kesehatan mereka. Di industri lain, karyawan mengharapkan pemberi kerja untuk menawarkan asuransi kesehatan yang dibayar sepenuhnya oleh perusahaan.

Tunjangan perusahaan seperti diskon keanggotaan gym juga lebih umum di beberapa industri, sementara yang lain menawarkan tunjangan yang sangat terbatas atau tidak ada sama sekali kepada karyawan.

Jenis peran

Biaya karyawan juga bervariasi dengan norma yang diharapkan oleh berbagai peran dalam perusahaan. Karyawan senior dan mereka yang memiliki keterampilan sesuai permintaan lebih cenderung mengharapkan peningkatan kompensasi dan tunjangan dibandingkan dengan karyawan pemula atau karyawan dengan keterampilan umum. Proses rekrutmen juga bisa lebih kuat dan panjang untuk peran tingkat tinggi, yang meningkatkan biaya karyawan.

Bagaimana gaji karyawan dihitung juga dapat mempengaruhi biaya karyawan. Karyawan per jam—dan beberapa posisi bergaji—memenuhi syarat untuk lembur. Ini bisa lebih sulit untuk dianggarkan kecuali Anda memiliki sistem pelacakan waktu yang efisien.

Ukuran perusahaan

Perusahaan yang lebih besar terkadang dapat mengamankan biaya per karyawan yang lebih rendah, karena biaya keseluruhan tersebar di lebih banyak pekerja.

Selain itu, di perusahaan yang lebih besar, biaya untuk layanan dukungan TI dan sistem digital seperti pelacakan waktu dan perangkat lunak penggajian dapat tersebar ke lebih banyak karyawan. Ini juga membantu menurunkan biaya setiap karyawan.

Biaya perekrutan

Menemukan karyawan yang tepat untuk suatu peran memerlukan investasi perekrutan yang signifikan, termasuk biaya perekrutan internal dan eksternal.

Biaya perekrutan internal

Ini adalah biaya untuk membayar staf perekrutan dan mempekerjakan manajer untuk waktu mereka.

Merekrut staf

Misalnya, pertimbangkan seorang generalis SDM yang menghabiskan 15 jam setiap minggu untuk tugas perekrutan. Karyawan itu mendapatkan $20 per jam dan bekerja 50 minggu setiap tahun setelah mengambil cuti 2 minggu. Perhitungan Anda akan terlihat seperti:

15 [jam yang dihabiskan untuk perekrutan] x $20 [tarif per jam] x 50 [minggu kerja per tahun] = $15.000 per tahun untuk perekrutan internal

Untuk karyawan yang digaji, pertama-tama hitung tarif per jam efektif mereka dengan rumus ini:

Gaji / (Jam kerja mingguan x Minggu per tahun) = Tarif per jam

Jika karyawan penuh waktu Anda bekerja 40 jam per minggu, maka mereka bekerja 2.080 jam per tahun (40 x 52). Dengan gaji $45.000, tarif per jam efektif mereka adalah $21,63 ($45.000 / 2.080).

Jika perusahaan Anda memiliki beberapa karyawan yang mengelola rekrutmen, maka Anda perlu menambahkan kontribusi individu mereka ke biaya rekrutmen internal. Misalnya, dua karyawan SDM menghabiskan 15 jam setiap minggu untuk tugas perekrutan seperti pada contoh kami di atas akan menghasilkan biaya perekrutan internal sebesar $30.000 untuk tahun tersebut.

Mempekerjakan manajer

Mempekerjakan manajer mungkin hanya terlibat dalam perekrutan secara sporadis, tetapi waktu mereka juga harus dipertimbangkan saat menghitung biaya perekrutan internal Anda.

Misalnya, pertimbangkan manajer perekrutan yang menghabiskan rata-rata 5 jam per bulan untuk tugas perekrutan. Gaji manajer perekrutan adalah $50.000, dengan tarif per jam efektif $24,04. Dengan pemikiran ini, perhitungan Anda akan terlihat seperti:

$24,04 [tarif per jam] x (5 [jam perekrutan] x 12 [bulan]) = $1.442,40 [biaya tahunan]

Seperti halnya merekrut staf, gabungkan total biaya tahunan untuk setiap manajer perekrutan untuk mencapai total biaya perekrutan tahunan dari waktu manajer perekrutan.

Biaya perekrutan eksternal

Setelah menghitung biaya perekrutan internal Anda, Anda harus menghitung biaya perekrutan eksternal Anda.

Ini dapat mencakup biaya untuk membayar perekrut pihak ketiga untuk waktu mereka, serta pembayaran eksternal untuk:

• Iklan pekerjaan
• Acara promosi bisnis seperti bursa kerja
• Perangkat lunak perekrutan seperti sistem pelacakan pelamar
• Pemeriksaan latar belakang
• Biaya relokasi
• Bonus referensi untuk karyawan yang ada

Biaya orientasi

Setelah karyawan baru direkrut, mereka perlu dibekali dengan pengetahuan untuk berkontribusi dalam peran barunya. Orientasi dan pelatihan adalah biaya penting yang dapat bertambah dengan cepat.

Biaya overhead

Ini tidak terkait langsung dengan karyawan tetapi mencakup biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis .

Mereka secara tradisional mencakup hal-hal seperti biaya sewa ruang kantor, utilitas, perlengkapan kantor, peralatan, seragam karyawan, ponsel untuk pekerja, dan banyak lagi. Overhead juga dapat mencakup teknologi umum seperti perangkat lunak bisnis dan komputer.

Tingkat perputaran

Perusahaan dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi memiliki biaya karyawan keseluruhan yang lebih tinggi. Ini karena mereka dipaksa untuk lebih sering berinvestasi dalam perekrutan dan orientasi.

Mengapa Penting Menghitung Biaya Karyawan

Menghitung biaya karyawan sangat penting untuk manajemen bisnis yang efektif. Mengetahui biaya seorang karyawan memungkinkan Anda untuk secara akurat menganggarkan biaya kepegawaian Anda . Pengetahuan ini dapat membantu Anda ‌membuat keputusan yang lebih tepat tentang pengeluaran terkait karyawan seperti paket tunjangan, peralatan, kursus pelatihan, dan banyak lagi.

Demikian pula, kebutuhan kepegawaian lebih mudah diprediksi ketika Anda tahu berapa biaya posisi karyawan untuk bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengidentifikasi dengan lebih baik di mana opsi fleksibel seperti staf paruh waktu atau outsourcing ke kontraktor dapat memberikan manfaat terbaik bagi organisasi Anda.

Memahami biaya pemberi kerja untuk setiap karyawan juga menginformasikan penetapan harga untuk produk dan layanan. Dengan memperhitungkan biaya tenaga kerja, bisnis Anda dapat menentukan harga produk dan layanan dengan tepat untuk menghasilkan keuntungan.

Selain itu, menghitung biaya seorang karyawan dapat membantu mengevaluasi kinerja karyawan . Dengan membandingkan biaya karyawan dengan produktivitas dan penghasilan mereka, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data tentang promosi, kenaikan gaji, bonus, dan rencana peningkatan kinerja.

Kesimpulan

Perhitungan biaya karyawan mempertimbangkan lebih dari gaji pokok karyawan. Biaya riil seorang karyawan adalah antara 1,25 dan 1,4 kali gaji pokok mereka, untuk memperhitungkan tunjangan karyawan dan biaya pajak. Penting juga untuk mempertimbangkan faktor tambahan yang memengaruhi biaya karyawan, seperti biaya rekrutmen perusahaan Anda, lokasi karyawan, kondisi pasar kerja saat ini, dan biaya orientasi.

Bisnis yang memahami biaya sebenarnya dari karyawan mereka lebih mampu menganggarkan secara efektif, memasukkan biaya tenaga kerja ke dalam penetapan harga, dan mengevaluasi produktivitas karyawan secara akurat.

FAQ

Berapa persentase biaya yang harus dikeluarkan seorang karyawan?

Biaya rata-rata per karyawan adalah antara 1,25 dan 1,4 kali gaji pokok mereka. Angka ini akan meningkat jika mempertimbangkan biaya variabel seperti waktu perekrut, lokasi karyawan, dan kondisi pasar kerja.

Sebagian besar perusahaan AS menghabiskan 15% hingga 30% dari pendapatan kotor mereka untuk penggajian. Angka-angka ini bervariasi di seluruh industri.

Berapa biaya untuk mengganti karyawan?

Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) telah menemukan $4.700 sebagai biaya rata-rata per karyawan. Namun, beberapa pemberi kerja memberi tahu SHRM bahwa mereka memperkirakan biaya perekrutan baru 3 hingga 4 kali gaji posisi tersebut. Perkiraan ini mempertimbangkan biaya lunak seperti waktu penyelia yang diinvestasikan dalam proses perekrutan, yang dapat membuat biaya penggantian karyawan meroket.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini